BAB II LANDASAN TEORI
B. Sistem Akuntansi Penggajian pada Perusahaan
Menurut Mardi (2014:107) sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodik demikian pula pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer (Mulyadi, 1993:377).
Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap (Mardi, 2014:107).
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (1993:378-386) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji
Umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, dan pemindahan.
b. Kartu jam hadir
Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu jam kerja
Digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
d. Daftar gaji
Berisi jumlah gaji karyawan, dikurangi potongan-potongan PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan.
e. Rekap daftar gaji
Merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuatberdasarkan daftar gaji.
f. Surat pernyataan gaji
Dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop gaji
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji.
h. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (1993:386) catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah:
a. Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b. Kartu penghasilan karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
4. Fungsi Terkait
Menurut Mulyadi (1993:386-388) fungsi yang terkait dalam akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatat waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
c. Fungsi pembuat daftar gaji
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
d. Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
e. Fungsi keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Mulyadi (1993:389-390) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu. b. Prosedur pencatatan waktu kerja
Waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur pembuatan daftar gaji
Data yang dipakai sebagai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
d. Prosedur distribusi biaya gaji
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
e. Prosedur pembayaran gaji
Melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi
keuangan kemudian menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
6. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (1993:391-395) adalah :
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji
Fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji yang disajikan dalam daftar gaji, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab atas penghitungan penghasilan setiap karyawan. Hasil penghitungan penghasilan karyawan ini didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan. 2) Fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
8) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji.
c. Praktik yang sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.