BAB II. PEMBAHASAN
B. Pembahasan
1. Sistem Akuntansi Persediaan material pada PT PLN
a. Sistem Penerimaan Persediaan Material
Sistem penerimaan material di suatu unit administrasi PLN
merupakan suatu kegiatan awal dari proses terjadinya persediaan
material di unit tersebut atau di Gudang Unit Administrasi yang
bersangkutan. Di dalam PT. PLN terdapat dua prosedur dalam sistem
penerimaan material, yaitu prosedur penerimaan material dari rekanan
dan prosedur penerimaan material antar gudang atau unit. Berikut
prosedur-prosedur penerimaan persediaan material:
1. Prosedur penerimaan persediaan material dari rekanan
Prosedur penerimaan material dari rekanan yaitu, prosedur
penerimaan material yang telah ditetapkan dalam kontrak jual beli
antara rekanan yang bersangkutan dan PLN Pusat.
xlii Bagian pembelian
Fungsi pembelian memeriksa daftar permintaan pembelian dan
mancatat persediaan material yang masuk serta menyiapkan
order pembelian.
Bagian gudang
Fungsi gudang menerima dan memeriksa barang atau material
dari rekanan dan menyelesaikan administrasi penerimaan
material.
Bagian perbekalan
Fungsi perbekalan mencatat persediaan ke dalam Kartu
persediaan yang ada di T.U Perbekalan.
Bagian Keuangan
Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Nota
Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material.
Bagian Pengolahan data
Fungsi pengolahan data memproses data dan melakukan
perhitungan harga rata-rata baru persediaan.
· Dokumen
- Surat Perintah Kerja (SPK)
SPK merupakan daftar permintaan pembelian yang
digunakan untuk proses pengadaan material.
xliii
Daftar pengantar barang digunakan untuk pedoman
penerimaan barang di gudang.
- Kode 2 (K2)
Kode 2 untuk bon penerimaan barang.
- Form TUG 4
Form TUG 4 digunakan untuk berita acara pemeriksaan
barang-barang atau spare parts yang diterima.
· Catatan Akuntansi
- Buku pembelian
Untuk mencatat pembelian material berdasar K2.
- Kartu persediaan (TUG 1)
Kartu persediaan untuk membukukan penerimaan material
sesuai dengan kelompok material.
- Kartu Gudang (TUG 2)
Kartu gudang sebagai kartu pengenal untuk mempermudah
pengklasifikasiannya dan perhitungannya.
- TUKG 2
Buku Penerimaan Material untuk pencatatan dan
pembukuan penerimaan material di bagian keuangan.
· Bagan alir prosedur penerimaan material (Lampiran)
xliv
Prosedur penerimaan material antar gudang yaitu, prosedur
penerimaan material dari sub unit kerja yang berada dalam suatu
Unit Kerja.
· Fungsi-fungsi yang terkait:
Bagian pembelian
Fungsi pembelian memeriksa daftar permintaan pembelian dan
mencatat persediaan material yang masuk serta menyiapkan
order pembelian.
Bagian gudang
Fungsi gudang menerima dan memeriksa barang atau material
dari rekanan dan menyelesaikan administrasi penerimaan
material.
Bagian perbekalan
Fungsi perbekalan mencatat persediaan ke dalam Kartu
persediaan yang ada di T.U Perbekalan.
Bagian Keuangan
Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Nota
Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material.
Bagian pengolahan data
Fungsi pengolahan data memproses data dan melakukan
perhitungan harga rata-rata baru persediaan.
xlv
- Surat Perintah Kerja (SPK)
SPK merupakan daftar permintaan pembelian yang
digunakan untuk proses pengadaan material.
- Daftar pengantar barang
Daftar pengantar barang digunakan untuk pedoman
penerimaan barang di gudang.
- Form Kode 1 (K1)
Kode 1 untuk bon permintaan barang
- Form TUG 4
Form TUG 4 digunakan untuk berita acara pemeriksaan
barang-barang atau spare parts yang diterima.
· Catatan Akuntansi
- Buku pembelian
Untuk mencatat pembelian material berdasar K1.
- Kartu persediaan (TUG 1)
Kartu persediaan untuk membukukan pemerimaan material
sesuai dengan kelompok material.
- Kartu Gudang (TUG 2)
Kartu gantung sebagai kartu pengenal untuk mempermudah
pengklasifikasiannya dan perhitungannya.
- TUKG 2
Buku Penerimaan Material untuk pencatatan dan pebukuan
xlvi
· Bagan alir prosedur penerimaan material antar gudang
(lampiran).
3. Prosedur pengembalian material
Prosedur pengembalian material itu, prosedur penerimaan material
dari pengembalian material oleh user atau unit-unit lain.
· Fungsi-fungsi ysng terkait:
Bagian gudang
Fungsi gudang menerima dan memeriksa barang atau material
yang dikembalikan dan menyelesaikan administrasi penerimaan
material.
Bagian Keuangan
Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Kartu
Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material.
Bagian pengolahan data
Fungsi pengolahan data memproses data berdasarkan Kode 3
Bagian pemasaran (Distribusi)
Fungsi pemasaran membuat bon pengembalian barang atau
material yang dikembalikan ke gudang
· Dokumen
- Daftar Pengantar Barang (TUG 12)
Daftra pengatar barang digunakan untuk pedoman
penerimaan barang di gudang.
- Form Kode 3 (K3)
xlvii
- Form TUG 11
Form Kode 11 digunakan untuk daftar mutasi harian
· Cacatan Akuntansi
- Buku pembelian
Untuk mencatat pembelian material berdasar K3
- Kartu persediaan (TUG 1)
Kartu persediaan untuk membukukan penerimaan material
sesuai dengan kelompok material
· Bagan alir prosedur pengembalian material (Lampiran)
b. Sistem Pengeluaran persediaan material
Sistem pengeluaran persediaan material merupakan sistem untuk
menyalurkan atau mendistribusikan material yang sudah ada dalam
persediaan gudang kepada unit PLN yang membutuhkannya, serta
pemakaian oleh sub unit atau unit kerja itu sendiri. Terdapat tiga
prosedur persediaan material, yaitu : Prosedur pengeluaran material
antar gudang, prosedur pengeluaran material untuk pemakaian,
prosedur pengeluaran material untuk perbaikan.
1. Prosedur pengeluaran material antar gudang
Prosedur pengeluaran material untuk memenuhi permintaan dari
unit-unit yang bersangkutan
§ Fungsi-fungsi yang terkait:
Bagian perbekalan
Fungsi perbekalan membuat surat perintah penyerahan
xlviii Bagian gudang
Fungsi gudang memeriksa dan menyiapkan serta melakukan
pengiriman barang atau material
Bagian Keuangan
Fungsi Keuangan mencatat persediaan ke dalam Nota
Persediaan di T.U Keuangan serta pemberian harga material.
Bagian pengolahan data
Fungsi pengolahan data memproses data berdasar K6
§ Dokumen
- Form TUG 7 (Delivery Order)
Form TUG 7 merupakan surat perintah penyerahan
material kepada user
- Form Kode 6 (K6)
Form Kode 6 adalah Bon pengeluaran material
§ Catatan Akuntansi
- Kartu persediaan (TUG 1)
Kartu persediaan untuk membukukan pengeluaran material
sesuai dengan kelompok material
- TUKG 3
Buku pengeluaran Material untuk pencatatan dan
pembukuan material di bagian keuangan.
xlix
2. Prosedur pengeluaran material untuk pemakaian
Prosedur pengeluaran material untuk pemasangan baru atau
pemeliharaan sendiri.
§ Fungsi-fungsi yang terkait:
Bagian gudang
Fungsi gudang menyerahkan barang, membuat daftar mutasi
harian, dan melakukan pembukuan ke dalam kartu persediaan.
Bagian Keuangan
Fungsi Keuangan mencatat dalam buku pemakaian barang
sesuai daftar mutasi harian dan bon pemakaian
Bagian pengolahan data
Fungsi pengolahan data memproses data berdasar bon
pemakaian (K7)
§ Dokumen
- Form TUG 12
Form TUG 12 merupakan Daftar pengantar barang
- Form Kode 7
Form Kode 7 adalah Bon pemakaian material
- Form TUG 11
Form TUG 11 untuk Daftar Mutasi Harian Persediaan
§ Catatan Akuntansi
- Kartu persedian (TUG 1)
Kartu persediaan untuk membukukan pengeluaran material
l
- TUKG 1
Buku Pemakaian Material untuk pencatatan dan
pembukuan pemakaian material di bagian keuangan
§ Bagan alir prosedur pemakaian material (Lampiran) 3. Prosedur pengeluaran material untuk perbaikan
Prosedur pengeluaran material untuk perbaikan, yaitu prosedur
pengeluaran material untuk perbaikan material yang tidak
berfungsi atau rusak.
§ Fungsi-fungsi yang terkait:
Bagian gudang
Fungsi gudang menyerahkan barang, membuat daftar mutasi
harian, dan melakukan pembukuan ke dalam kartu persediaan.
Bagian Keuangan
Fungsi Keuangan mencatat buku pemakaian barang sesuai
daftar mutasi harian dan bon pemakaian
Bagian pengolahan data
Fungsi pengolahan data memproses data berdasar bon
pemakaian (K7)
§ Dokumen
- Form TUG 12
Form TUG 12 merupakan Daftar pengantar barang
- Form Kode 7 (K7)
li
- Form TUG 11
Form TUG 11 untuk Daftar Mutasi Harian Persediaan
§ Catatan Akuntansi
- Kartu persediaan (TUG 1)
Kartu persediaan untuk membukukan pengeluaran material
sesuai dengan kelompok material.
- TUKG 1
Buku Pemakaian Material untuk pencatatan dan
pembukuan pemakaian material di bagian keuangan
§ Bagian alir prosedur pemakaian material (Lampiran)
c. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Material 1) Prosedur perhitungan fisik persediaan material
Prosedur perhitungan fisik persediaan merupakan prosedur untuk
menghitung fisik persediaan dan menyesuaikan kuantitas dan harga
persediaan material yang ada di gudang.
· Fungsi-fungsi yang terkait :
Bagian gudang
Fungsi gudang menghitung, adjustment dan mengecek
kuantitas dan harga persediaan material di gudang berdasar
kartu persediaan dan daftar mutasi harian.
· Dokumen
- Form TUG 11
lii · Catatan Akuntansi
- Kartu gantung (TUG 2)
Kartu gantung digunakan untuk mencatat perhitungan fisik
persediaan serta untuk memberi tanda jenis persediaan yang
telah dihitung dengan cara menggantungkan kartu tersebut
pada tempat penyimpanan material sesuai jenisnya.
Kartu persediaan (TUG 1)
Kartu persediaan dgunakan untuk mencatat adjustment
terhadap data persediaan (kuantitas dan harga total)
2) Jaringan prosedur yang membentuk
a) Prosedur perhitungan fisik
Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan material di gudang
dihitung oleh petugas gudang secara independen yang hasilnya
dicatat dalam kartu penghitungan fisik.
b) Prosedur Adjustment
Dalam prosedur ini bagian gudang melakukan adjustment
terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu
persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik
persediaan material yang tercantum dalam Kartu penghitungan
fisik persediaan material.
liv
2. Metode Pencatatan Persediaan Material pada PT. PLN (Persero) APJ