BAGIAN III PENUNJANG OPERASI HOTEL
Bab 10 Pembelian dan Gudang
10.6 Sistem/Cara Pengadaan
10.7 Prosedur Pembelian Barang untuk PAR.HT03.011.01
Stok Gudang
10.8 Prosedur Keluar Masuk Barang Gudang Menetapkan Sistem dan
Prosedur 10.9 Kartu Stok/ Persediaan Barang
10.10 Perhitungan Fisik Persediaan 10.11 Manajemen Persediaan 10.12 Rangkuman
10.13 Pertanyaan dan Soal (Latihan, studi Kasus)
No. Hotel Mutiara
Jalan Pasar baru No.10 Jakarta PURCHASE ORDER To PT.______________________ Jalan____________________ ________________________ Please send us the items below:
Item Code
10.1 Tujuan
Setelah menyelesaikan bab ini, Anda diharapkan mampu: a. memahami fungsi pembelian;
b. mengenal organisasi pembelian dan gudang; c. memahami struktur pengendalian intern;
d. mengenal jenis-jenis pembelian barang dan jasa; e. mengenal sistem pengadaan barang/jasa; f. memahami prosedur pembelian;
g. memahami prosedur penerimaan barang;
h. memahami prosedur pengeluaran barang gudang; i. mengenal kartu stock; dan
j. memahami opname fisik barang (physical opname).
10.2 Fungsi dan Peranan Departemen Pembelian dan Gudang
Fungsi utama dari Departemen Pembelian dan Gudang adalah untuk melakukan fungsi pengendalian internal (internal control) terhadap aktivitas pembelian dan pergudangan. Sistem pengendalian internal adalah mencakup struktur organisasi, metode dan cara kerja, dan peralatan yang dipergunakan oleh bagian pembelian dan gudang dengan tujuan pokok:a. Mengamankan harta perusahaan (persediaan barang). b. Membina tertib pencatatan barang (di gudang).
c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
d. Memastikan dipatuhinya kebijakan dan peraturan di bidang pembelian dan gudang.
Saat ini telah disadari oleh manajemen bahwa fungsi Departemen Pembelian tidak hanya sekadar melakukan proses pembelian sesuai permintaan dan fungsi gudang tidak hanya sekadar menyimpan barang. Kedua departemen ini bila berfungsi secara efektif dan efisien justru bisa meningkatkan profitabilitas perusahaan. Jadi kedua departemen ini tidak hanya berfungsi sebagai ”cost center”, tetapi juga berfungsi sebagai ”profit center”. Laba tidak hanya dapat diperoleh melalui peningkatan penjualan. Namun juga melalui berbagai rangkaian aktivitas penghematan biaya (efisiensi). Misalnya harga beli yang lebih murah, penghematan biaya penyimpanan barang di gudang, mengurangi kerusakan/keusangan barang,
barang, dan sebagainya. Laba juga meningkat melalui peningkatan efektivitas proses pembelian dan penanganan barang di gudang. Efektif artinya tepat sasaran, sesuai dengan tujuannya.
Fungsi pembelian dan gudang disebut efektif sebagai berikut.
a. Membeli barang sesuai dengan spesifikasi permintaan dari departemen yang membutuhkan yang menyangkut: tepat mutu, tepat waktu, dan tepat kuantitas. b. Tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok barang di gudang. Kalau kelebihan bisa meningkatkan biaya (akibat rusak, beban asuransi meningkat, staf gudang bertambah, dan sebagainya). Kalau kurang bisa mengganggu operasi hotel.
c. Mampu mengamankan harta (persediaan barang) dari pencurian,
penyalahgunaan, kesalahan penanganan barang, dan sebagainya. d. Mampu menyediakan barang/jasa saat dibutuhkan.
Fungsi pembelian dan gudang disebut efisien bila sebagai berikut.
a. Mampu membeli barang dan jasa dengan harga satuan yang lebih murah untuk mutu yang sama.
b. Mampu menekan biaya pergudangan ( biaya per satuan barang lebih murah). c. Mampu menekan biaya kerusakan/keusangan barang di gudang.
10.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa bervariasi tergantung besar kecilnya hotel. Salah satu contoh struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa dilihat pada Gambar 10.1
Gambar 10.1 Struktur Organisasi Departemen Pembelian dan Gudang
GM CONTROLLER PURCHASING MANAGER STOREROOM SUPERVISOR STAFF PEMBELIAN
10.3.1 Uraian Tugas dan Tanggung jawab
a. Jabatan : manajer pembelian (purchasing manager)
Bertanggung jawab kepada : controller
Membawahi : a. Kepala gudang(store room supervisor)
b. Staf pembelian. Tugas Pokok :
Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembelian dan pergudangan. Adapun bertujuan mengamankan harta persediaan, meningkatkan efisiensi biaya pembelian dan pergudangan, menjamin efektivitas (tepat waktu, tepat kualitas, tepat jumlah), dan memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur pembelian dan pergudangan yang telah ditetapkan.
Uraian Tugas:
1. Mencari informasi calon-calon pemasok barang dan jasa dan membina hubungan dengan para pemasok yang ada.
2. Melakukan proses seleksi pemasok berdasarkan proses tender dan/atau proses penawaran harga dari para calon pemasok.
3. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur pemesanan dan
penerimaan barang dari pemasok.
4. Mengawasi, memantau pelaksanaan prosedur penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran barang gudang.
5. Membina dan mengawasi administrasi pembelian dan pergudangan.
b. Jabatan : kepala gudang (store room supervisor).
Bertanggung jawab kepada : manajer pembelian.
Membawahi : staf gudang (store room).
Tugas Pokok :
Mendukung kegiatan operasi hotel melalui perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pergudangan. Adapun bertujuan mengamankan harta persediaan, meningkatkan efisiensi penyimpanan persediaan gudang, menjamin efektivitas penyimpanan (tepat penanganan, tepat pengamanan), dan memastikan dipatuhinya kebijakan dan prosedur keluar masuk barang gudang.
Uraian Tugas:
1. Membina tertib kartu stok barang dan administrasi gudang.
2. Merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi tata cara penyimpanan barang di gudang.
3. Mengamankan barang dari kemungkinan pencurian, kebakaran, kebanjiran, salah penanganan, penyalahgunaan, dan sebagainya. 4. Melakukan pemeriksaan atas kedatangan barang dari pemasok dan
membuat laporan penerimaan barang.
5. Menyiapkan permintaan pembelian saat persediaan barang menipis, atau bila ada permintaan dari departemen lain yang membutuhkan.
6. Secara periodik bersama-sama dengan bagian akuntansi/audit melakukan perhitungan fisik atas barang di gudang.
c. Jabatan : staf pembelian.
Bertanggung jawab kepada : manajer pembelian. Tugas Pokok :
Membantu manajer pembelian dalam pelaksanaan kegiatan dan administrasi pembelian.
Uraian Tugas:
1. Membina dan melaksanakan administrasi pembelian. 2. Menghubungi pemasok dan menyiapkan order pembelian.
3. Menyimpan arsip yang berhubungan dengan kontrak, data pemasok, dokumen tender/seleksi pemasok, salinan order pembelian, faktur pembelian, dan sebagainya.
4. Berkoordinasi dengan staf gudang dalam hal pemesanan barang dan kedatangan barang.
d. Jabatan : staf gudang
Bertanggung jawab kepada : kepala gudang Tugas Pokok :
Membantu kepala gudang dalam pelaksanaan kegiatan dan administrasi keluar-masuk barang gudang.
Uraian Tugas:
1. Membina kartu stok dan melaksanakan administrasi gudang. 2. Menyiapkan permintaan pembelian.
3. Menyimpan arsip yang berhubungan dengan keluar masuk barang (bon atau bukti keluar/masuk barang).
4. Berkoordinasi dengan staf pembelian dalam hal pemesanan barang dan kedatangan barang.
10.4 Jenis-Jenis Pembelian Barang/Jasa
Melihat sifat dan karakter kegiatan industri perhotelan, maka banyak sekali jenis dan klasifikasi barang dan jasa, tergantung dari sudut mana melihatnya. Beberapa jenis/klasifikasi, antara lain sebagai berikut.
a. Didasarkan atas kerutinan kebutuhan.
1) Kebutuhan rutin, misalnya bahan makanan dan minuman, linen, per-lengkapan(supplies) kamar, restoran dan bar, cucian, perlengkapan kantor/administrasi, dan sebagainya.
Gambar 10.2. Bahan Makanan dan Minuman
Gambar 10.3. Perlengkapan Kantor
2) Kebutuhan nonrutin, misalnya alat kebakaran, peralatan (equipment), mebel, kendaraan, dan sebagainya.
b. Didasarkan atas ketahanan kesegarannya.
1) Barang ferishable: bahan sayuran, buah-buahan, ikan segar, dan sebagian besar jenis bahan makanan dan minuman segar lainnya.
Gambar 10.6. Barang Ferishable
2) Barang nonferishable, misalnya linen, perlengkapan kebersihan dan ka-mar mandi (sabun, sampo, kertas toilet), minuman keras, dan sebagainya.
c. Didasarkan atas wujud fisiknya:
1) Barang berwujud (tangible goods), misalnya bahan makanan, perlengkapan, kendaraan, dan sebagainya.
Gambar 10.8. Barang Berwujud
2) Barang tidak berwujud/jasa (intangible goods), misalnya computer application software, cleaning service, jasa pemeliharaan gedung, jasa pemeliharaan mesin/peralatan.
d. Didasarkan atas lamanya pemakaian
1) Barang yang habis dipakai/digunakan dalam periode kurang dari satu tahun, misalnya persediaan bahan makanan dan minuman, perlengkapan, linen, pakaian seragam, dan sebagainya.
2) Barang yang dapat digunakan dalam periode lebih dari satu tahun, misalnya kendaraan, peralatan (equipment).
e. Didasarkan atas klasifikasi akuntansi.
1) Harta lancar: perlengkapan(supplies), linen, bahan makanan & minuman, dan sebagainya.
2) Harta tidak lancar/harta tetap: gedung, kendaraan, peralatan.
Didasarkan atas klasifikasi umur pemakaian/klasifikasi akuntansi maka pada gambar 10.9a adalah contoh harta tetap housekeeping (furniture, fixture, and equipment) yang umur pemakaiannya lebih dari satu tahun. Sedangkan pada gambar 10.9b merupakan contoh jenis/item harta operasional/harta lancar untuk keperluan housekeeping.
Gambar 10.9a Furniture, Fixture, and Equipment-Housekeeping
Guestroom, Public and
Staff Area Guestroom Department Equipment
Furniture: • Armoires • Boxsprings • Beds • Chairs • Chests of drawers • Couches • Desks • Dressers • Employee lockers • Hutches • Nightstands • Sofa beds • Tables • Accent curtains • Blackout curtains • Bedspreads • Blankets • Comporters • Pillows • sheers • Glass washers • Hampers • Laundry equipment • Maid’s cart
• Rotary floor scrubbers • Pile lifters • Sewing machines • Shampooers • Vacuum Cleaners • Wheelchairs Fixtures • Accessories • Ceramic ornaments • Lamps • Lighting fittings • Mirrors • Paintings
Sumber: Cassado, (2000), Housekeeping Management,p.85. • Clock radios • In-room safes • Minibars • Telephone sets • Television sets Equipment:
Gambar 10.9b Harta Lancar (Operating Assets)
10.5 Prinsip Pengendalian Internal
Untuk menjamin fungsi pembelian dan gudang dapat diperhatikan beberapa prinsip pengendalian internal sebagai berikut.
a. Pengendalian organisasi yaitu adanya pemisahan fungsi/pejabat antara yang membeli, yang menyimpan, yang mencatat, dan yang membayar. Di sini bagian/ petugas pembelian harus terpisah dengan petugas gudang, petugas akuntansi, dan petugas pembayaran/keuangan.
Sumber: Cassado,(2000), Housekeeping Management,p.87. Cleaning Supplies Guest Supplies Linens All-purpose cleaner • Bowl cleaner • Brooms • Buckets • Cleaning rags • Disinfectant • Furniture polish • Germicidals • Laundry Non-reusable: • bath soap • candy mints • coffe/tea • facial tissue • hand soap • laundru bags • matches • notepads • pens • postcards • sanibags • stationery • toilet seat bands • toilet tissue chemicals • Metal polishers • Mops • Rubber globes • Scrubbing pads • Spray bottles • Window cleaners • wringers Reuseable: • Asthrays • Bibles • Coat hangers • Do-not-disturb signs • Glasses • Ice buckets • Loan items
• Shower rubber mats • Shower plastic curtains • Trays • Waste baskets • Water pitchers Bed: • Pillow cases • Sheets Bathroom: • Bath mats • Bath towels • Hand towels • Shower textile curtains • washcloths All housekeeping Department personnel Uniforms
b. Pengendalian anggaran yaitu adanya pengendalian anggaran atas rencana pembelian yang telah ditetapkan. Fungsi anggaran untuk menghindari pemborosan yang tidak diharapkan.
c. Pengendalian pemilihan pemasok dengan tujuan untuk memilih calon pemasok yang tepat (tepat/ murah harga, tepat mutu, tepat waktu, jaminan ketersediaan barang dalam jangka panjang)
d. Pengendalian pemesanan barang yang tujuannya agar barang dipesan dari pemasok yang telah ditunjuk, order pembelian sesuai dengan jumlah dan mutu yang diminta, dibeli pada waktu dan jumlah yang benar-benar dibutuhkan. e. Pengendalian penerimaan barang yang bertujuan memastikan tidak ada barang
masuk yang tidak dipesan sebelumnya. Komitmen pemasok tentang mutu, jumlah, dan waktu pengiriman apakah telah sesuai dengan yang telah dijanjikan. f. Pengendalian otorisasi untuk memverifikasi dan memastikan bahwa proses pembelian, dan pengeluaran barang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwewenang sesuai fungsi dan tingkat/jenjang jabatannya.
g. Pengendalian keamanan gudang yaitu untuk memastikan adanya pengamanan fisik barang di gudang dari kemungkinan pencurian, bahaya banjir dan kebakaran, dan adanya asuransi gudang yang memadai.
h. Pengendalian akuntansi dan administrasi gudang yaitu terciptanya tertib akuntansi dan administrasi persediaan barang di bagian akuntansi dan gudang.
10.6 Sistem/Cara Pengadaan
Sistem/cara pengadaan barang/jasa sangat tergantung pada kekhususan/ kerumitan spesifikasi barang/jasa, jumlah calon pemasok yang ada, tingkat urgensi/ kepentingannya, frekuensi, dan nilai pengadaannya. Berdasarkan hal ini maka ada sedikitnya tiga sistem/cara pengadaan.
a. Pengadaan langsung yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat langsung dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses seleksi pemasok sebelumnya. Biasanya hal ini dilakukan untuk kebutuhan rutin yang mendesak dan nilainya tidak terlalu besar. Contoh belanja dapur, sayur mayur di pasar untuk keperluan restauran saat itu saja.
b. Penunjukan langsung artinya pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah terlebih dahulu ditetapkan/ditunjuk melalui proses penyeleksian calon-calon pemasok. Pemasoknya diikat dengan suatu kontrak untuk periode cukup lama sehingga pemesanan bisa dilakukan berulang-ulang melalui repeat order. Sistem ini dipilih untuk jenis pengadaan yang bersifat rutin, nilai cukup signifikan, dan ada cukup banyak calon pemasok yang memenuhi syarat.
