II. TINJAUAN PUSTAKA
2.5 Sistem dan Pendekatan Sistem
Sistem adalah suatu gugus dari komponen yang saling terkait dan terorganisasi dalam rangka mencapai suatu tujuan atau gugus tujuan tertentu, (Manetsch dan Park 1979 diacu Eriyatno 1997). Pengertian tersebut memberikan penjelasan bahwa dalam sistem terdapat bagian-bagian yang saling berinteraksi dalam upaya pencapaian tujuan. Oleh karena itu lebih lanjut Marimin (2004) mengatakan bahwa, sistem merupakan gugus dari elemen-elemen yang saling berinteraksi secara teratur dalam rangka mencapai tujuan atau sub tujuan.
Muhammadi et al. (2001) memberi pengertian sistem sebagai keseluruhan interaksi antara unsur dari sebuah obyek dalam batas tertentu yang bekerja mencapai tujuan tertentu. Ada tiga kata kunci dalam pengertian tersebut yaitu keseluruhan, interaksi dan unsur. Keseluruhan menunjukkan totalitas kinerja yang terdapat dalam sistem. Interaksi merupakan pengikat atau penghubung antara unsur-unsur dalam suatu sistem. Sedangkan unsur menggambarkan benda baik abstrak maupun konkrit yang menyusun obyek sistem. Dengan demikian unjuk kerja dari suatu sistem ditentukan oleh fungsi unsur. Unsur-unsur yang menyusun sistem disebut sebagai subsistem.
Menurut Hartrisari (2007) suatu sistem dapat terdiri atas beberapa subsistem. Masing-masing susbsistem open sistem tersebut memiliki fungsi yang berbeda. Namun secara keseluruhan dalam konsep sistem memiliki fungsi yang sama. Artinya masing-masing fungsi dari subsistem tersebut saling mendukung untuk berjalannya fungsi sistem secara keseluruhan.
Hartrisari (2007) menjelaskan bahwa sistem dapat digolongkan dalam dua tipe yaitu, (1) sistem terbuka dan (2) sistem tertutup atau closed sistem. Sistem terbuka ialah sistem yang out putnya merupakan tanggapan dari in put, namun tidak memberi umpan balik terhadap in put. Sebaliknya sistem tertutup, out putnya memberikan umpan balik terhadap in put. Sedangkan Muhammadi et al. (2001) menjelaskan bahwa sistem terbuka ialah sistem yang ada pada realita dunia nyata. Sedangkan sistem tertutup hanya ada dalam suatu konsepsi.
2.5.2 Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem adalah suatu pendekatan analisis organisatoris yang menggunakan ciri-ciri sistem sebagai titik tolak analisis, (Marimin 2004). Sedangkan Eriyatno (1998) menjelaskan bahwa pemikiran sistem selalu mencari keterpaduan antar bagian melalui pemahaman yang utuh, maka diperlukan suatu kerangka fikir baru yang terkenal sebagai pendekatan sistem (sistem approach). Dengan demikian pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang komprehensif dan berorientasi tujuan. Selanjutnya disampaikan bahwa pendekatan sistem dapat memberi landasan untuk pengertian yang lebih luas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku sistem dan memberikan dasar untuk memahami penyebab ganda dari suatu masalah dalam kerangka sistem.
Hartrisari (2007) menjelaskan pendekatan sistem merupakan pendekatan yang tidak secara langsung mereduksi faktor yang berpengaruh tetapi lebih bersifat menyeluruh. Pendekatan yang bersifat holistik lebih memfokuskan keterkaitan antara faktor. Sedangkan Eryatno (1999) menjelaskan bahwa untuk dapat bekerja secara sempurna suatu pendekatan sistem mempunyai delapan unsur yang meliputi (1) metodelogi untuk perencanaan dan pengelolaan, (2) tim yang multidisipliner, (3) pengorganisasian, (4) disiplin untuk bidang yang kuantitatif, (5) teknik model matematik, (6) teknik simulasi, (7) teknik optimasi dan (8) aplikasi komputer. Sedangkan Manetch dan Park (1997) diacu Edwarsyah (2008) menjelaskan bahwa pendekatan sistem akan dapat berjalan dengan baik, jika terpenuhi kondisi-kondisi berikut ini.
1. Tujuan sistem didefinisikan dengan baik dapat dikenali jika tidak dapat dikuantifikasi;
2. Prosedur pembuatan keputusan sangat jelas atau tersentralisasi; 3. Dalam perencanaan jangka panjang memungkinkan untuk dilakukan.
Keunggulan pendekatan sistem antara lain: (1) pendekatan sistem diperlukan karena makin lama makin dirasakan interdependensinya dari berbagai bagian dalam mencapai tujuan sistem, (2) sangat penting untuk menonjolkan tujuan yang hendak dicapai, dan tidak terikat pada prosedur koordinasi atau pengawasan dan pengendalian itu sendiri, (3) dalam banyak hal pendekatan
manajemen tradisional seringkali mengarahkan pandangan pada cara-cara koordinasi dan kontrol yang tepat, seolah-olah inilah yang menjadi tujuan manajemen, padahal tindakan-tindakan koordinasi dan kontrol ini hanyalah suatu cara untuk mencapai tujuan, dan harus disesuaikan dengan lingkungan yang dihadapi, (4) konsep sistem terutama berguna sebagai cara berfikir dalam suatu kerangka analisis, yang dapat memberi pengertian yang lebih mendasar mengenai perilaku dari suatu sistem dalam mencapai tujuannya (Marimin 2007).
Menurut Marimin (2007) sifat dasar dari suatu sistem terdiri atas tujuh, yaitu:
1. Pencapaian tujuan, prinsip ini memberikan sifat bahwa sistem merupakan sesuatu yang dinamis dalam mencapai tujuan;
2. Kesatuan usahan, prinsip ini menjelaskan bahwa hasil keselurahan dari sistem melebihi bagian-bagiannya atau disebut konsep sinergi;
3. Keterbukaan terhadap lingkungan, prinsip ini menjelaskan bahwa lingkungan merupakan sumber potensi dan hambatan. Oleh karena itu pencapaian tujuan suatu sistem relatif tidak mutlak. Sebaliknya dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan tantangan lingkungannya;
4. Transformasi, yaitu prinsip yang menjelaskan tentang proses perubahan input menjadi out put.
Menurut Hartrisari (2007) pendekatan sistem memiliki beberapa tahapan. 1. Analisis kebutuhan, bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan
dari msing-masing para pihak.
2. Formulasi permasalahan, mengkombinasikan dan mensinergiskan semua permasalahan yang merupakan kebutuhan para pihak dalam sistem.
3. Identifkasi sistem, yaitu memahami mekanisme yang terjadi dalam sistem mencakup faktor-faktor yang terkait di dalamnya. Identifikasi sistem dapat dilakukan dengan diagram in put-out put atau diagram lingkar sebab akibat. 4. Simulasi pemodelan, yaitu tahap interaksi antara analisis sistem dengan
pembuatan keputusan yang menggunakan model dengan mempertimbangkan berbagai variabel yang dimasukkan.
Pendekatan sistem menggunakan model untuk mempelajari perilaku sistem yang dikaji, yang digunakan sebagai dasar perbaikan sistem. Sementara model adalah penyederhanaan sistem. Sistem merupakan sangat komplek, maka model dibuat untuk memudahkan memahami gambaran sistem. Tujuan penyusunan model yaitu; (1) memahami proses yang terjadi dalam suatu sistem; (2) membuat prediksi dan (3) menunjang pengambilan keputusan (Hartrisari 2007).
Menurut Barlas (1996) validasi adalah aspek yang penting pada pendekatan model dinamik. Walaupun validasi model hanya merupakan bagian dari tahapan pendekatan model dinamik, namun sangat menentukan keberlakuan dari model tersebut. Selanjutnya disampaikan bahwa ada dua tipe validasi yaitu validasi struktur dan validasi out put (kinerja). Validasi struktur terkait dengan kesesuaian antara teori yang menjadi dasar sistem empiris yang dibangun dengan perilaku modelnya. Sedangkan validasi kinerja ialah membandingkan antara data simulasi dengan data empiris. Mahmudi et al. (2001) menyatakan bahwa validasi kinerja bisa dilakukan dengan dua cara yaitu secara visual dan secara statistik. Salah satu cara statistik untuk menguji kinerja model ialah dengan menghitung
Absolutte Means Error (AME). Jika nilai AME > 10% maka validasi kinerjanya rendah sehingga model harus diperbaiki. Sebaliknya jika AME < 10% validasi kinerja modelnya baik, dan model bisa digunakan.