BAB I PENDAHULUAN
F. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Baridwan (1994:158) menjelaskan bahwa penerimaan kas merupakan berbagai macam sumber. Sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan aktiva tetap, dan pinjaman yang berasal dari bank ataupun wesel. Hall (2009:239) mengatakan, penerimaan kas merupakan ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembiayaan, dimana dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.
Mulyadi (2008:500) berpendapat bahwa sistem informasi akuntansi penerimaan kas merupakan suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
Pendapat lain menurut Winarno (2006:15.3) mengatakan bahwa penerimaan kas berarti siklus yang digunakan untuk mengubah produk dan jasa perusahaan menjadi kas.
Kesimpulan definisi penerimaan kas ialah proses pencatatan transaksi dari seluruh proses bisnis yang terjadi pada suatu perusahaan untuk kemudian diubah bentuknya menjadi kas dan penghasilan bagi perusahaan tersebut.
Veranda (2014:23) menjelaskan, penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan kredit.
a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Mulyadi (2008:455) berpendapat bahwa berdasarkan sistem pengendalian internal yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
1) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2) Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu:
1) Fungsi Penjualan 2) Fungsi Kas 3) Fungsi Gudang 4) Fungsi Pengiriman 5) Fungsi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008:456), prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai ada tiga macam, yaitu:
Perusahaan menerima uang tunai, uang pribadi, atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli.
2) Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales). Transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan.
3) Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
Salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual yang memberikan kemudahan, baik bagi pembeli, maupun bagi penjual.
Mulyadi (2008:462) berpendapat, informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dan penjualan tunai adalah:
1) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4) Nama dan alamat pembeli, sebagai informasi dalam penjulan produk tertentu, namun pada umumnya informasi ini tidak diperlukan oleh manajemen dalam kegiatan penjualan tunai. 5) Kuantitas produk yang dijual.
7) Otorisasi jabatan yang berwenang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Faktur penjualan tunai
2) Pita register kas (cash register tape) 3) Credit Card Sales Slip
4) Bill of Lading
5) Faktur penjualan COD 6) Bukti setor bank
7) Rekap harga pokok penjualan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Jurnal penjualan 2) Jurnal penerimaan kas 3) Jurnal umum
4) Kartu persediaan 5) Kartu gudang
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Prosedur order penjualan 2) Prosedur penerimaan kas 3) Prosedur penyerahan barang
5) Prosedur penyetoran kas ke bank 6) Prosedur pencatatan penerimaan kas
7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan b. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Menurut Mulyadi (2008:163), dalam perusahaan, penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Sistem pengendalian internal yang baik yaitu sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya.
3. Prinsip-prinsip dalam Penerimaan Kas
Baridwan (1994:158) berpendapat bahwa, prinsip-prinsip yang perlu diingat dalam menyusun prosedur penerimaan kas adalah sebagai berikut:
a. Menetapkan tanggungjawab pengelolaan dan pengawasan fisik b. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup c. Harus dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau
uang yang diterima, dari siapa, jumlah dan tujuannya untuk siapa. d. Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan yang sudah
diberi nomor urut atau dicatat dalam mesin cash register.
e. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.
f. Tembusan nota penjualan tunai harus dikirimkan ke kasir dan bagian pengiriman.
g. Bukti setor bank setiap hari dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan uang.
h. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya.
i. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang menerima uang maupun yang menulis cek.
j. Kunci cash register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas.
k. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat kecurangan.
4. Prosedur Penerimaan Kas
Hall (2009:239), prosedur penerimaan kas memiliki dua aspek, yaitu:
a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran, dan biasanya ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan.
Cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini. Jurnal penerimaan kas akan dicatat oleh bagian keuangan setelah proses rekonsiliasi antara cek dan permintaan pembayaran. Tiga departemen dalam penerimaan kas yaitu departemen piutang dagang, departemen buku besar, dan departemen controller.
5. Formulir dalam Penerimaan Kas
Baridwan (1994:168) mengatakan bahwa, formulir-formulir yang digunakan dalam pengolahan dan pengawasan siklus penerimaan kas dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Dokumen asli pendukung setiap penerimaan kas.
b. Data harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan kas.
c. Buku jurnal.
d. Buku pembantu piutang dan buku besar. 6. Diagram Alir Siklus Penerimaan Kas
Menurut Winarno (2006:15.25), siklus penerimaan kas juga dapat digambarkan kegiatannya dengan diagram alir atau flowchart, yang memiliki perbedaan dengan DFD yang hanya menggambarkan aliran data dan informasi. Siklus penerimaan kas memiliki bagian- bagian yang terdapat di dalamnya, yaitu:
a. Bagian penjualan, berfungsi menerima pesanan dari pembeli dan meng-inputnya ke dalam komputer.
b. Bagian kredit, bertanggungjawab memelihara catatan para konsumen, sehingga dapat diketahui konsumen yang rajin membayar dan konsumen yang bermasalah.
c. Bagian gudang, bertugas menerima perintah dari bagian penjualan untuk memberikan jasanya kepada konsumen, dan akan diberikan arsip penagihan dari jasa yang telah diberikan kepada konsumen. d. Bagian penagihan, yang bertugas mengirimkan faktur penjualan
atau tagihan kepada konsumen.
e. Bagian keuangan, bertanggungjawab menerima pembayaran dari pembeli dan menyelenggarakan pencatatan atas penerimaan pembayaran.
7. Kegiatan Pokok Siklus Penerimaan Kas
Septian (2015:24) menjelaskan, kegiatan-kegiatan yang ada di dalam siklus ini berisi kegiatan yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa dari perusahaan kepada pembeli. Winarno (2006:15.4) mengatakan kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Memenuhi permintaan penawaran harga oleh calon pembeli,
b. Menerima pesanan dari pembeli untuk menjual barang atau jasa perusahaan,
c. Mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli, d. Menyampaikan tagihan dan menerima pembayaran,
e. Menyajikan informasi yang berhubungan dengan penjualan.
Departemen yang terlibat dalam siklus penerimaan kas ada dua, yaitu bagian pemasaran dan bagian keuangan. Bagian pemasaran terlibat dalam penerimaan pesanan hingga penyampaian produk kepada pelanggan, dan bagian keuangan bertanggungjawab menagih dan menerima pembayaran dari pelanggan (Winarno, 2006:15.4). 8. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas yang Terkomputerisasi
Hall (2009:249) mengatakan bahwa teknologi dapat diubah menjadi alat yang sangat baik untuk mencapai perubahan organisasi. Perubahan organisasi dari bawah disebut otomatisasi, sedangkan perubahan organisasi dari atas disebut rekayasa ulang. Otomatisasi mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan, namun sistem yang otomatis sering hanya menyerupai proses manual tradisional yang digantikannya. Rekayasa ulang meliputi perubahan mendasar pola pikir atas proses dan alur pekerjaan, yang bertujuan memperbaiki kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan cara mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah (Septian, 2015:26-27).
Perpindahan yang utama dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akuntansi tradisional dari penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang, dan buku besar umum dilakukan oleh aplikasi komputer.
Pemasukan data, dalam proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan pengiriman dari departemen penagihan. Karyawan yang melakukan pemasukan data mengkonversikan dokumen pemberitahuan pengiriman ke media digital untuk menghasilkan file transaksi pesanan penjualan. File transaksi yang dihasilkan berisi beberapa batch pesanan penjualan, kemudian total pengendalian batch secara otomatis dihitung untuk setiap batch yang disimpan pada file tersebut (Hall, 2009:251).
Hall (2009:252) mengemukakan, program edit memvalidasi transaksi dengan menguji setiap record untuk mengetahui jika terjadi kesalahan yang diakibatkan karena pengetikan atau kesalahan logis. Program edit menghitung kembali total pengendalian batch untuk menunjukkan perubahan yang diakibatkan oleh pemindahan record yang salah. File pesanan penjualan yang sudah diedit kemudian dijalankan untuk proses selanjutnya.
Lebih lanjut menurut Hall (2009:252) bahwa prosedur pembaharuan file pesanan penjualan yang diedit, program pembaharuan memasukkan transaksi pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder untuk mencari record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi yang selanjutnya dan mengulangi proses ini. Kegiatan ini terus berjalan sampai seluruh catatan file transaksi selesai dibukukan.
Akun buku besar umum biasanya diperbaharui setelah setiap batch, dan ketika program mencapai akhir dari file transaksi, program tersebut akan berakhir. Prosedur ini akan menghasilkan sejumlah laporan manajemen mencakup rangkuman penjualan, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar voucher jurnal, serta laporan anggaran dan kinerja.