BAB II LANDASAN TEORI
A. Uraian Teori
2. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2013) “Sistem informasi akuntansi penggajian adalah sistem pembayaran atas jas yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gaji dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan”.
Menurut Wilkinson, (1991), bahwn “Sistem informasi akuntansi penggajian untuk kebanyakan perusahaan/organisasi yaitu suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berupa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berupa gaji yang harus dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan pegawai, pinjaman pada perusahaan serta gaji serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai”.
26
Gambar1. Siklus Penggajian (sumber: Marshall B.Romney dan Paul Steinbert, Sistem Informasi Akuntansi, 2005).
Pada gambar diatas menyajikan konteks sistem penggajian yang bagian kepegawaian memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan ataupun promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan, misalnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu berbagai departemen memberikan data mengenai kehadiran.
Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu.dalam cara yang sama perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memeberikan intruksi menghitung memotong berbagai tarif yang ditetapkan.
Pada dasarnya siklus penggajian memiliki tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian.Dapat dilihat pada gambar diatas menunjukkan tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalalm siklus penggajian. Ketujuh aktifitas siklus penggajian yaitu sebagai berikut:
1) Perbarui file induk pegawai Aktivitas ini melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti memperkerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi
2) Perbarui tarif dan pemotongan pajak Aktivitas kedua dalam siklus penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi.
3) Validasi data kehadiran dan waktu Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai Informasi ini datang dalam berbagia bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar.
4) Siapkan penggajian Langkah ini mempersiapkan penggajian. Tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut.Informasi
28
tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan.
5) Keluarkan dana penggajian Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawaidibayar dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran permi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
6) Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan
dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer danasecara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
Informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan yaitu sebagai berikut:
1) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.Jumlah gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Menurut Krismaji, (2010: 422-423). bahwa “Sistem informasi akuntansi penggajian adalah manajemen atas berbagai sumberdaya yang terkait dengan aktivitas karyawan yang didalamnya mencakup penentuan gaji, upah, dan insentif lainnya dengan cara menetapkan prosedur-prosedur yang mampu mengatur berbgai kegiatan secara efektif dan teratur”.
Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan oleh Mulyadi ( 2013: 374 ) yaitu:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu Jam Hadir
3. Kartu jam kerja. 4. Daftar gaji dan upah.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah. 8. Bukti kas keluar.
Berdasarkan dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan rangkaian suatu prosedur, sistem, dan
30
catatan untuk menetapkan berapa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan dimana sistem penggajian ditujukan untuk karyawan tetap (manager) sedangkan sisitem pengupahan ditujukan untuk karyawan tidak tetap (buruh). Tentunya dengan sistem penggajian dan pengupahan yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan dan mempertahankan karyawannya, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen.Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Menurut Mulyadi (2013:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.
Sedangkan sistem pengupahan menurut Mulyadi (2013:385) terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu. 2. Prosedur pencatatan waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah.
Adapun uraian dan penjelasan dari masing-masing prosedur adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunkan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorded mechine).Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjungan lembur.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Didalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan.Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan
32
baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar gaji.
3. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Pada prosedur ini daftar gaji, rekap gaji diterima oleh bagian utang dari bagian gaji dan upah. Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang kemudian menyerahkan rekap gaji tersebut kebagian jurnal.
5. Prosedur pembayaran gaji
Didalam prosedur ini, pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan mencairkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah.
c. Fungsi Yang Terkait
Menurut Mulyadi (213: 383), bahwa Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan.
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggrakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi inibertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. 4) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan : bagian hutang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
5) Bagian hutang
Bagian ini memegang fungsi pencatat hutang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
6) Bagian kartu biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja.
34
7) Bagian jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
d. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan.
e. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleg fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
2) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang di konsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4) Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, hutang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan
5) Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
7) Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
8) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
f. Catatan Akuntansi Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2013: 382) catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1) Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. 2) Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang di keluarkan untuk pesanan tertentu.