2.2 Teori – teori Khusus
2.2.1 Sistem Informasi Penjualan .1 Pengertian Penjualan
Menurut Mulyadi ( 2001, p.202 ), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
2.2.1.2 Prosedur dalam Sistem Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, p.456), sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi prosedur-prosedur berikut ini :
1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales.
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam
check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card,
sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari
over-the-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :
a. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga di bagian penjualan.
b. Bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi, atau kartu kredit.
c. Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. e. Bagian kassa menyetorkan kas yang diterima ke Bank.
f. Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.
g. Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
2. Penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales).
COD sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.
a. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos. b. Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan
cara mengisi formulir COD sales di kantor pos.
c. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.
d. Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir
COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya
kiriman barang COD sales.
e. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir
COD sales. kantor pos penerima menyerahkan barang ke pembeli,
dengan diterimanya kas dari pembeli.
f. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD
sales telah dilaksanakan.
g. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.
2.2.1.3 Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi ( 2001, p.463 ), Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
1. Faktur penjualan tunai. Digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2. Pita register kas (cash register tape). Dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register).
3. Credit card sales slip. Dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit, dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit.
4. Bill of lading. Merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum.
5. Faktur penjualan COD. Digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur tersebut diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.
6. Bukti setor bank. Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
7. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
2.2.1.4 Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi ( 2001, p.462 ), fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah:
1. Fungsi Penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
3. Fungsi Gudang, bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
5. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
2.2.1.5 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Menurut Mulyadi ( 2001, p.462 ), informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan tunai adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 3. Kuantitas produk yang dijual.
4. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 5. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 6. Otorisasi pejabat yang berwenang.
7. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh managemen dari kegiatan penjualan tunai.
Menurut Mulyadi (2001, p.468), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a. Jurnal penjualan. b. Jurnal penerimaan kas. c. Jurnal umum. d. Kartu persediaan. e. Kartu gudang.
2.2.1.7 Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi ( 2001, p.470 ), unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Organisasi.
- Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. - Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
- Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
- Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
- Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
- Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
3. Praktik yang sehat.
- Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
- Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
- Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2.2.2 Sistem Informasi Persediaan