BAB IV SISTEM LAPORAN PENDATAAN FOOD & BEVERAGECOST
4.1 Sistem Laporan Pendataan F & B Cost Control
Sistem laporan pendataan F & B Cost Controlhotel dalam hal ini adalah kumpulan formulir, catatan-catatan dan prosedur-prosedur yang digunakan sedemikian rupa untuk menyediakan dan mengolah data keuangan yang berfungsi sebagai media kontrol bagi management hotel untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.
4.1.1 Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas selembar kertas. Formulir sering juga disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran yang terjadi dalam Food & Beverage Cost Control.
Dokumen yang digunakan Meliputi : 1.Purchase requisition
(PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
(PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice
(MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4.Daily receiving report
(DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation analysis price
Merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding.
6.Bincard
Merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex
Adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control
Jurnal merupakan catatanFood & Beverage Cost Controlpertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data pengeluaran dan pemasukan barang dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Dalam jurnal ini data pengeluaran dam pemasukan barang untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan. Dalam jurnal ini pula, terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah unit) kemudian dimasukkan kedalam suatu sistem informasi komputer.
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal
khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali. Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai
Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal di atas.
4.1.3 Laporan
Hasil akhir proses Food & beverage Cost Control adalah laporan pengeluaran dan pemasukan barang yang dapat berupa laporan laba rugi, laporan pembayaran cash dan credit, laporan biaya pendapatan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistemCost Control. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Prosedur Pembelian Persediaan (Penjelasan Bagan Alur Pembelian) :
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
• Cost control, sebagai alat control.
• Purchasing , sebagai dasar untuk membuat PO .
• Gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan
General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada
umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
• Supplieruntuk ditunjuk -
• Cost control , sebagai kontrol -
• Gudang, sebagai informasi pembelian -
• Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang -
• Purchasing , sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima,
setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
• Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
• Cost control untuk persetujuan harga
• Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
• Cost control , sebagai kontrol -
• Gudang, sebagai informasi -
• Purchasing , sebagai arsip -
• Account payable,sebagai dasar mencatat hutang -
• Supplier , sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkancost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
4.2 Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Proses Pembuatan System