10 PERSYARATAN SYSTEM MANAJEMEN BAGI LEMBAGA SERTIFIKASI HALAL
10.2 SISTEM MANAJEMEN UMUM
10 Persyaratan system manajemen bagi lembaga sertifikasi halal 10.1 Umum
10.1 Pilihan
Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan dan memelihara sistem manajemen yang mampu mendukung dan memperagakan pencapaian persyaratan Standar ini secara konsisten. Selain itu untuk memenuhi persyaratan pasal 5 sampai 9, lembaga sertifikasi harus menerapkan sistem manajemen berdasarkan :
a) persyaratan sistem manajemen berdasarkan SNI ISO 9001 (lihat sub pasal 10.2), atau b) persyaratan sistem manajemen umum (lihat sub pasal 10.3).
10.2 Sistem manajemen umum
Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan dan memelihara sistem manajemen, sesuai persyaratan SNI ISO 9001, yang mampu mendukung dan memperagakan pencapaian secara konsisten persyaratan Standar ini, yang diperkuat oleh sub pasal 10.2.2 sampai 10.2.4
10.2.2 Ruang lingkup
Untuk penerapan persyaratan SNI ISO 9001, ruang lingkup sistem manajemen harus mencakup persyaratan desain dan pengembangan untuk jasa sertifikasinya
10.2.3 Fokus kepada pelanggan
Untuk penerapan persyaratan SNI ISO 9001, pada saat mengembangkan sistem manajemen, lembaga sertifikasi halal harus mempertimbangkan kredibilitas sertifikasi dan harus memperhatikan kebutuhan seluruh pihak (sebagaimana disebutkan dalam sub pasal 4.1.2) yang berkaitan dengan jasa audit dan sertifikasi , tidak hanya pada kliennya.
10.2.4 Tinjauan manajemen
Untuk penerapan persyaratan SNI ISO 9001, lembaga sertifikasi halal harus memasukkan sebagai masukan kaji ulang manajemen, informasi yang relevan tentang banding dan keluhan dari pengguna kegiatansertifikasi.
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
51 dari 60
10.3.1 UmumLembaga sertifikasi halal harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen yang mampu mendukung dan memperagakan pencapaian persyaratan Standar ini secara konsisten. Manajemen puncak lembaga sertifikasi halal harus menetapkan dan mendokumentasikan kebijakan dan sasaran untuk kegiatannya. Manajemen puncak harus menyediakan bukti komitmen untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen berdasarkan persyaratan Standar ini. Manajemen puncak harus menjamin bahw a kebijakannya dimengerti, diterapkan, dan dipelihara pada seluruh tingkatan organisasi lembaga sertifikasi halal. Manajemen puncak lembaga sertifikasi halal harus menunjuk satu anggota manajemen yang diluar tanggung jaw ab lainnya harus memiliki tanggung jaw ab dan kew enangan yang mencakup :
a) menjamin bahw a proses dan prosedur yang diperlukan untuk sistem manajemen ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara, dan
b) melaporkan kepada manajemen puncak mengenai kinerja sistem manajemen dan kebutuhan untuk peningkatannya.
10.3.2 Manual sistem manajemen
Seluruh persyaratan yang dapat diterapkan dalam Standar ini harus dibuat dalam manual atau dokumen terkait. Lembaga sertifikasi harus menjamin bahw a manual dan dokumen terkait dapat diakses oleh seluruh personel yang terkait.
10.3.3 Pengendalian dokumen
Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur untuk mengendalikan dokumen (internal dan eksternal) yang berhubungan dengan pemenuhan Standar ini. Prosedur harus menetapkan pengendalian yang dibutuhkan untuk :
a) menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan,
b) meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen,
c) menjamin bahw a setiap perubahan dan status revisi terakhir dokumen teridentifikasi, d) menjamin bahw a versi dokumen yang berlaku dan relevan tersedia di tempat penggunaan,
e) menjamin bahw a dokumen selalu mudah dibaca dan mudah dikenali,
f) menjamin bahw a dokumen eksternal teridentifikasi dan distribusinya terkendali, dan
g) mencegah penggunaan dokumenkadaluw arsa yang tidak disengaja dan memberi identifikasi yang sesuai untuk dokumen tersebut jika dokumen itu disimpan untuk maksud tertentu.
10.3.4 Pengendalian rekaman
Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur untuk menetapkan pengendalian yang dibutuhkan untuk pengidentifikasian, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, w aktu retensi dan pemusnahan dari rekaman berkaitan dengan pemenuhan. Standar ini. Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur untuk penyimpanan rekaman dalam periode waktu tertentu sesuai dengan ketentuan kontrak dan peraturan perundang-undangan. Akses terhadap rekaman ini harus konsisten dengan pengaturan kerahasiaan.
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
52 dari 60
10.3.5 Tinjauan manajemen10.3.5.1 Umum
Manajemen puncak lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur untuk tinjauan sistem manajemen pada interval w aktu yang terencana untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya, termasuk kebijakan dan sasaran yang terkait dengan pemenuhan Standar ini. Tinjauan ini harus dilaksanakan minimalsatu kali dalam setahun. 10.3.5.2 Masukan tinjauan
Masukan tinjauan manajemen harus mencakup informasi yang terkait dengan : a) hasil audit internal dan eksternal,
b) umpan balik dari klien dan pihak terkait dengan pemenuhan dokumen ini, c) umpan balik dari komite pengaman ketidakberpihakan,
d) status dari tindakan pencegahan dan tindakan korektif, e) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya,
f) pencapaian sasaran,
g) perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen, dan h) banding dan keluhan
10.3.5.3 Keluaran tinjauan
Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yang terkait dengan
a) peningkatan efektivitas sistemmanajemen dan prosesnya,
b) peningkatan jasa sertifikasi terkait dengan pemenuhan Standar ini, dan c) kebutuhan sumber daya.
10.3.6 Audit internal
10.3.6.1 Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur audit internal untuk memverifikasi bahw a lembaga sertifikasi halal memenuhi persyaratan Standar ini dan bahw a sistem manajemen diterapkan dan dipelihara secara efektif.
10.3.6.2 Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan pentingnya proses dan area yang akan diaudit serta hasil audit sebelumnya
10.3.6.3 Audit internal harus dilaksanakan minimal sekali setiap 12 bulan. Frekuensi audit internal dapat dikurangi jika lembaga sertifikasi dapat menunjukkan bahw a sistem manajemennya dapat tetap diimplementasikan secara efektif berdasarkan Standar ini dan telah dibuktikan kestabilannya.
10.3.6.4 Lembaga sertifikasi halal harus memastikan bahw a
a) audit internal telah dilaksanakan oleh personel yang memiliki pengetahuan sertifikasi, audit, dan persyaratan dokumen ini,
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
53 dari 60
c) personel yang bertanggung jaw ab pada area yang diaudit diinformasikan hasil dari audit, d) setiap tindakan hasil audit internal dilakukan tepat w aktu dan dengan cara yang sesuai, dane) setiap peluang untuk peningkatan diidentifikasi. 10.3.7 Tindakan korektif
Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur untuk mengidentifikasi dan mengelola ketidaksesuaian dalam operasinya. Lembaga sertifikasi halal juga harus, bila diperlukan, mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dalam rangka mencegah kejadian yang berulang. Tindakan korektif harus sesuai dengan dampak masalah yang dihadapi.
Prosedur harus menetapkan persyaratan untuk :
a) mengidentifikasi ketidaksesuaian (misalnya dari keluhan dan audit internal), b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,
c) memperbaiki ketidaksesuaian,
d) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menjamin bahw a ketidaksesuaian tidak terjadi kembali,
e) menentukan dan menerapkan secara tepat w aktu, tindakan yang diperlukan, f) merekam hasil dari tindakan yang telah dilakukan, dan
g) mengkaji efektivitas tindakan korektif. 10.3.8 Tindakan pencegahan
Lembaga sertifikasi halal harus menetapkan prosedur tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial. Tindakan pencegahan yang diambil harus sesuai dengan dampak yang mungkin terjadi dari masalah potensial.
Prosedur tindakan pencegahan harus menjelaskan persyaratan untuk a) identifikasi ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya,
b) mengevaluasi kebutuhan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian, c) menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan,
d) merekam hasil tindakan yang dilakukan, dan
e) mengkaji efektivitas dari tindakan pencegahan yang dilakukan.
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
54 dari 60
Lampiran A. Ruang LingkupLembaga sertifikasi halal harus menggunakan Tabel A. untuk : a. menjelaskan ruang lingkup dari sektor-sektor;
b. menjamin kualifikasi teknis dari auditor-auditornya memadai untuk particular ruang lingkup; dan
c. memilih tim audit yang kualifikasinya sesuai.
Ruang lingkup dari organisasi klien yang spesifik dapat terdiri lebih dari satu kategori
Tabel A.1 Kategori Produk dan Jasa
Kode
Kategori Kategori Contoh Sektor Kategori Resiko
A Pertanian 1
(Pembibitan) Hewan, ikan, veteriner, perikanan, perburuan, penangkapan Tidak Beresiko Pertanian 2
(Penanaman) Buah-buahan, sayuran, biji-bijian, rempah-rempah, kacang-kacangan, prouk hortikultura Tidak Beresiko
B Pengolahan 1
(Produk Hewan Mudah Rusak)
Daging, unggas, telur, produk su su, ikan Lihat
Tabel A.2
Pengolahan 2 (Produk Tanaman Mudah Rusak)
Buah-buahan segar, buah-buahan diawetkan, sayuran segar, sayuran diawetkan
Lihat Tabel A.2 Pengolahan 3 (Produk Stabil) memiliki umur simpan panjang pada suhu ruang
Produk dikalengkan, biskuit, snacks, minyak, air,
minuman, pasta, tepung, gula, garam Lihat Tabel A.2
C Produksi
Pakan Pakan hewan, pakan ikan Tidak Beresiko
D Jasa-Jasa Pemasok air, pembersih, pemusnahan limbah,
pengujian, analisis, transportasi dan penyimpanan, pengembangan produk, jasa keuangan islam
Tidak Beresiko
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
55 dari 60
E Peralatan
Pabrik Peralatan proses, vending machines Beresiko Tinggi
F Pabrik (Bio)
Kimia pestisida, pupuk, bahan pembersih, biokultur Tidak Beresiko
G Pabrik Bahan
Pengemas Bahan pengemas Beresiko
H Vaksin Beresiko
I Produk
ko smetik, fragrance
Beresiko
J Industri jasa Distribusi, transportasi dan penyimpanan Beresiko
K Barang
gunaan
Tinta, tisu, peralatan masak, kuas, sepatu, jaket, tas, alatmedis, dompet, tekstil, dan lain-lain
Beresiko
L Kelompok
pabrik lainnya
Kemasan dan bahan kemasan, bahan plastik, kertas dan bahan kertas, pembersih, pelembut, resin, pemurni air minum, cat Beresiko M Restoran, hotel, katering, dapur 1. Restoran 2. Katering 3. Dapur Beresiko N RPH Beresiko Tinggi O Jamu dan obat-obatan 1. Jamu 2. Suplemen 3. Obat 4. Cangkang kapsul Beresiko
Tabel A.2 Kategori Produk Pangan
Kode
Kategori Kategori Sub Kategori Kategori Resiko
B1 Produk segar /
bahan baku
1. Ikan segar/ beku/ kering (ikan termasuk hewan air) 2. Telur segar/ beku/ asin/ pasteurisasi
3. Tumbuhan segar/ kering dan tumbuhan olahan sederhana, contoh sayuran beku, pasta buah, oat, the hitam, rempah kering, rumput laut kering, ganggang kering
4. Tepung, pati dan produk olahan sederhana, contoh tapioka, tepung sagu, tepung beras, tepung ketan, tepung jagung, tepung ubi, tepung kacang hijau/ hunkue, tepung kedelai, tepung sorgum, pati jagung, pati sagu, corn grits, tahu kedelai, kulit/
Tidak Beresiko
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
56 dari 60
kembang tahu, bungkil kedelai, bungkil kacangtanah
5. Soun, bihun, misoa (kering) 6. Cokelat industrial (cokelat bubuk,
cokelat liquor, cokelat massa, cokelat butter, cokelat cake)
7. Esbatu
8. AMDK
9. Air boiler 10. Gas
11. Madu murni
12. Gum tumbuhan (guar gum, arabic gum, carob bean gum, etc), karagenan, tepung rumput laut, konyaku, CMC, alginat
13. Minyak nabati mentah (crude vegetable oil), contoh CPO, minyak zaitun murni, minyak wijen murni 14. Garam
15. Tetes tebu (molasse s) 16. Kafein
17. Bleaching earth (bentonit, diatomit, kaolin, zeolit), arang/ karbon aktif
18. Bahan kimia (natrium karbonat, HCl, H2SO4) 19. Bahan tambang (mineral, bentonit, zeolit, fosfat)
B2 Produk olahan
pangan
1. Daging dan produk daging olahan (termasuk unggas)
2. Ikan dan produk ikan olahan (ikan termasuk hewan air)
3. Susu dan produk susu olahan 4. Susu dan makanan bayi/ balita
5. Produk telur olahan, contoh tepung telur
6. Produk tumbuhan olahan, contoh tofu, buah kaleng 7. Tepung, pati dan produk olahannya, contoh
maltodekstrin, tepung terigu, kulit lumpia 8. Nasi dan lauk pauk
9. Mi, pasta dan produk olahannya
10. Roti dan kue (bakery) dan bakery ingredient 11. Makanan ringan (snack)
12. Coklat olahan, konfeksioneri dan bahan pendukungnya
13. Es krim dan bahan pendukungnya 14. Selai dan jelly
15. Minuman dan bahan minuman, contoh the berperisa, kopi instan, minuman berkarbonasi, jus buah
16. Pembentuk gel, contoh tepung agar, tepung jelly, pectin
17. Minyak, lemak dan produk olahannya, contoh minyak sawit, margarin, shortening, pengoles loyang, specialty fats
18. Ekstrak nabati/ hewani
19. Rempah, bumbu dan kondimen, contoh tepung bumbu, kecap
20. Pemanis, contoh gula, dekstrosa, fruktosa, pemanis buatan
21. Bahan tambahan, contoh pewarna, emulsifier,
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
57 dari 60
penstabil22. Protein,asam amino dan enzim dari tumbuhan 23. Vitamin, mineral dan zat gizi lainnya
24. Air daur ulang 25. Dietary Ingredient
26. Makanan diet khusus(special dietary foods)
B3 Flavor, seasoning, Beresiko B4 Whey, gelatin, kolagen, kondroitin, enzim hewani Beresiko Tinggi B5 Produk mikrobial
Enzim mikrobial, MSG, kultur mikroba, protein dan asam amino mikrobial
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
58 dari 60
Lampiran B. Waktu Audit1. Umum
Dalam menetapkan w aktu audit yang dibutuhkan untuk setiap lokasi, lembaga sertifikasi halal sebaiknya mempertimbangkan durasi minimal audit lapangan untuk sertifikasi aw al yang diberikan pada Tabel 1.
Waktu minimal untuk sertifikasi aw al mencakup audit tahap 1 dan tahap 2 namun belum mencakup w aktu persiapan audit dan penulisan laporan. Waktu minimal audit ini ditetapkan untuk audit terhadap sistem yang hanya memiliki sistem keamanan pangan yang sangat dasar. Waktu minimal dalam melaksanakan audit survailen sebaiknya adalah satu per tiga waktu audit sertifikasi aw al dengan minimal hari audit adalah 0,5 hari. Waktu minimal untuk audit sertifikasi ulang sebaiknya adalah dua per tiga w aktu audit sertifikasi aw al Minimal hari audit adalah 0,5 hari.
Jika organisasi tidak memiliki sistem manajemen yang telah disertifikasi sebaiknya dilakukan penambahan w aktu audit. Sertifikat sistem manajemen harus mencakup ruang lingkup keamanan pangan untuk produk yang sesuai.
Jumlah pekerja sebaiknya diartikan sebagai jumlah pekerja penuh w aktu. Faktor lain dapat meningkatkan w aktu minimal audit misalnya pelaksanaan pengambilan contoh dalam sertifikasi multilokasi, tipe produk, jumlah lini produk, pengembangan produk, jumlah CCP, jumlah Program Prasyarat Dasar, area bangunan, infrastruktur, laboratourin pengujian (in house), dan kebutuhan penterjemah.
2. Perhitungan Waktu Audit Minimal untuk Sertifikasi Awal Waktu minimal audit untuk satu lokasi (Ts) adalah :
Ta = D + H + PV+FTE dimana :
D = w aktu dasar audit lapangan
H = hari audit untuk tambahan studi keamanan pangan PV = hari audit untuk variasi produk
MV= hari audit berdasarkan jumlah bahan
Waktu minimal audit untuk setiap tambahan lokasi (Tasv) adalah : Tasv= Ta x 50/100
DPLS 21 Revisi : 1 Januari 2016
59 dari 60
Tabel 1. Waktu Minimal Audit Sertifikasi AwalKategori D Waktu dasar audit lapangan (hari audit) H Setiap penambahan studi keamanan pangan (hari audit) PV Variasi produk (hari audit) MV Variasi bahan (hari audit) Untuk setiap tambahan lokasi yang dikunjungi (hari audit) Produk tidak beresiko 0,5 0,1 1 to 100 = 0.1 101 to 200 = 0.20 201 to 300 = 0.30 301 to 500 = 0,4 >501 = 0,5 1 to 100 = 0.1 101 to 200 = 0.20 201 to 300 = 0.30 301 to 500 = 0,4 >501 = 0,5 50% dari w aktu minimal audit lapangan Produk olahan pangan 0,5 0,1 Flavor, seasoning, fragrance 0,70 0,1 Whey, gelatin, kolagen, kondroitin, enzim hew ani
0,70 0,1
Produk mikrobial
0,70 0,1
Jamu dan
obat-obatan 0,70 0,1 Vaksin 0,70 0,1 Produk kosmetik 0,70 0,1 Restoran, katering, dapur 1,50 0,1 RPH 0,50 0,1 Industri jasa 0,70 0,1 Barang gunaan 0,70 0,1 Kelompok pabrik lainnya 0,70 0,1
Bagian: DPLS 21 September 2014
LAMPIRAN C DIAGRAM ALIR PROSES SERTIFIKASI HALAL
Seleksi dan penunj ukan kompetensi tim audit Pertukaran informasi antara klien dgn lembaga sertifikasi halal halal Resertifikasi Aplikasi klien untuk
sertifikasi awal
Kegiatan survailen berjalan Siklus dua tahun sertifikasi
Kajian permohonan Identifikasi areao of concern & tambahan informasi Perencanaan audit tahap 1 Pelaksanaan audit tahap 1 Penyelesaian /temuan audit tahap 1 Audit survailen Perencanaan audit resertifikasi
Konfirmasi program audit dan komunikasikan dengan klien
Penunjukan tim audit
Penyusunan program audit Pengusulan sertifikasi dan konfirm asi program audit Klien dan lembaga sertifikasi halal halal melaksanakan penandatanganan kontrak sertifikasi Penyelesaia temuan audit tahap 2 Pelaksanaan audit tahap 2/pengambilan contoh/penguj ian Konfirmasi/penu njukan kompetensi audit tahap 2 Perencanaan audit tahap 2 Kesimpulan audit sertifikasi awal Keputusan sertifikasi Penerbitan sertifikat Lisensi tanda halal
Konfirmasi atau penyesuaian program dan follow-up audit dan kegiatan survailen termasuk frekuensi dan lama. Audit. Khusus harus dimasukkan sebagai pertimbangan
Perencanaan audit survailen Pelaksanaan audit survailen Penyelesaian temuan audit survailen Kesimpulan audit survailen Kajian independen sertifikasi (j ika diperlukan) Perencanaan audit resertifikasi Pelaksanaan audit resertifikasi Penyelesaian temuan audit resertifikasi Kesimpulan audit resertifikasi Pemberian keputusan resertifikasi dan penerbitan sertifikat Keputusan resertifikasi