3.4 Tugas-Tugas Sekretaris dalam Penataan Arsip secara Digital
3.4.4 Sistem Penataan arsip secara Digital Pada divisi Perawatan dan Modifikasi PT
Selama melaksanakan praktik kerja pada divisi perawatan dan modifikasi PT Dirgantara Indonesia, penulis merasakan arsip merupakan alat pengingat baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin sangat diperlukan agar memudahkan penemuan kembal bila sewaktu-waktu diperlukan. Arsip merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan adanya arsip yang rapi dan tertib bila dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Dengan demikian pimpinan mengharap sekretarisnya benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Oleh sebab itu, maka semua berkas yang berisi informasi yang bernilai guna yang masuk pada divisi perawatan dan modifikasi mendapat perhatian dan dikelola dengan baik. Guna mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sekretaris kepala divisi perawatan dan modifikasi PT Dirgantara Indonesia menggunakan metoda penyimpanan/sistem penataan arsip (Filing System) secara Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System.
Pada sistem ini, yang diperhatikan adalah tanggal dari datangnya surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut, pada akhirnya surat
56
atau berkas yang di input dalam aplikasi Microsoft Excel yang kemudian
disimpan tersebut dikelompokan berdasarkan nama bulan pada setiap tahunnya.
Gambar 3.13
Agenda Surat Masuk Digital Kadiv Perawatan dan Modifikasi 2019 menggunakan aplikasi Microsoft Excel
Sumber : Arsip Digital Kadiv MS PT Dirgantara Indonesia
55 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis
Penulis melaksanakan pengamatan langsung dalam pelaksanaan kerja praktik sehingga mengetahui bagaimana prosedur dan sistem pengelolaan arsip pada divisi Perawatan dan Modifikasi PT Dirgantara Indonesia, khususnya dalam penataan arsip secara digital.
Berdasarkan hal-hal yang telah diuraikan dalam beberapa bab sebelumnya penulis mencoba menganalisis perbandingan antara teori dengan praktik. Penulis di tempatkan pada bagian sekretaris kepala divisi perawatan dan mengamati secara langsung bagaimana proses pengelolaana hingga penataan arsip secara digital.
4.2 Pengelolaan Arsip digital pada divisi perawatan dan modifikasi (MS) PT Dirgantara Indonesia
Pada saat praktik kerja penulis berkesempatan untuk membantu sekretaris kepala divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia untuk mengelola dokumen-dokumen yang ada pada divisi perawatan dan modifikasi.
Pengelolaan arsip pada divisi perawatan dan modifikasi dilaksanakan dengan menggunakan alat elektronik dalam prosesnya, serta sistem penataan yang digunakan berdasarkan kronologi atau waktu dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh sekretaris pada divisi perawatan dan modifikasi.
56
Pengelolaan arsip secara digital berbasis komputer membuat pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, banyak organisasi yang menggunakan pengelolaan arsip secara digital dalam pengelolaan dokumen, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang paling canggih. Saat ini banyak organisasi yang menggunakan penataan arsip secara digital, proses penciptaan arsip dengan proses digital sering disebut proses digitalisasi dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum yaitu proses penciptaan arsip elektronik dan arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
4.2.2 Sarana Penataan Arsip
Pada saat melaksanakan praktik kerja, penulis mengelola dokumen menjadi arsip digital menggunakan alat elektronik komputer dan scanner pada saat prosesnya. Komputer yang digunakan oleh sekretaris Kepala Divisi Perawatan dan Modifikasi sudah sesuai untuk menunjang pekerjaan administratif seperti surat menyurat, pengolahan data dan dokumen serta proses penataan arsip secara digital.
Untuk scanner yang digunakan pada saat penulis melaksanakan kerja praktik merupakan scanner baru dengan teknologi terbaru dan canggih sangat membantu memudahkan proses pengkonversian dokumen menjadi arsip digital. Berikut adalah perbandingan antara teori dan praktik penulis dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara digital pada divisi perawatan dan modifikasi.
Tabel 4.1
57
Perbandingan antara teori dan praktik pengelolaan arsip secara digital
TEORI PRAKTIK ANALISA
1. Terhambatnya proses scanning document saat komputer mengalami error system.
Adanya perbedaan antara teori Abubakar (2012:10) dengan praktik yang penulis laksanakan.
Berdasarkan hasil perbandingan di atas, berikut hasil analisa yang dapat penulis sampaikan:
1. Tidak dapat melakukan scanning document, selama melaksanakan kerja praktik penulis beberapa kali mengalami error system karena komputer yang digunakan kurang mendukung jalannya proses pengarsipan secara digital. Dari teori dan praktik yang penulis laksanakan selama kurang lebih 2 bulan, dapat di analisa bahwa pada praktiknya penulis hanya mengerjakan langkah pertama sampai ketiga
Dokumen kertas
58
saja. Yaitu menginput data, scanning dan recognition terhadap dokumen dengan menggunakan mesin scanner. Maka langkah operasional tersebut ada ke tidak sesuaian antara teori dan praktik. Berdasarkan kerja praktik yang penulis laksanakan, pengelolaan arsip digital pada divisi perawatan dan modifikasi PT Dirgantara Indonesia pada dasarnya sama dengan teori yang sudah ada, hanya saja pada prosesnya penulis hanya mengerjakan langkah 1 sampai 3 pada teori Abubakar (2012:10) tersebut.
4.2.3 Sistem Penataan Arsip secara Digital
Divisi perawatan dan Modifikasi menerapkan sistem penataan secra kronologi Pada pelaksanaannya, penulis berpendapat bahwa pengelolaan arsip pada divisi perawatan dan modifikasi PT Dirgantara Indonesia dalam aktualisasinya sudah sesuai dengan teori Sedarmayanti (2014:64) mengenai penataan arsip berdasarkan sistem tanggal setiap arsip disimpan pada folder yang telah dipersiakan sesuai kronologi dokumen yang dikelola. Sehingga pada saat diperlukan bisa dengan mudah ditemukan berdasarkan kronologi dokumen tersebut. Adapun perbandingan antara teori dan praktik penataan arsip secara digital pada divisi Perawatan dan Modifikasi sebagai berikut:
Tabel 4.2
Perbandingan antara teori dan praktik sistem penataan arsip
59
TEORI PRAKTIK ANALISA
Menurut Sedarmayanti (2014:64) Menata arsip berdasarkan sistem tanggal adalah penataan arsip yang didasarkan pada urutan tanggal, yang mana pada umumnya tanggal termaksud diperhatikan dari datangnya surat atau berkas. kedalam agenda surat
masuk digital
menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan setiap tahunnya akan dikelompokkan
berdasarkan nama bulan.
1. Ada kesesuaian antara teori Sedarmayanti
4.3 Hambatan dan Pemecahan
4.3.1 Hambatan
Selama penulis melaksanakan kerja praktik terdapat satu kendala yang dirasa menghambat pekerjaan pada saat membantu sekretaris kepala divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia. Komputer yang digunakan sangat lambat dan terkadang mati atau error secara tiba-tiba sehingga proses
60
pengarsipan terhambat karena scanner tidak terdeteksi atau komputer mengalami error sementara harus di diamkan.
4.3.2 Pemecahan
Merujuk pada hambatan yang dialami penulis selama melaksanakan kerja praktik, penulis memiliki solusi untuk memecahkan masalah dari hambatan yang dihadapi, penulis mencoba menghubungi staff IT yang ada di gedung ACS untuk memberikan bantuan pada saat terjadi error system kemudian saat di cek ternyata komputer tersebut sudah hampir 5 tahun belum pernah di upgrade sehingga sudah terdapat banyak virus, maka staff IT meng upgrade komputer sekretaris kepala divisi perawatan dan modifikasi PT Dirgantara Indonesia selama 2 hari sehingga komputer tersebut saat ini dapat digunakan dengan lancar.
61 BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah penulis melaksanakan kerja praktik dan menganalisis hambatan serta bagaimana cara menyelesaikan hambatan yang ada pada sekretaris kadiv perawatan dan modifikasi PT Dirgantara Indonesia, penulis mempunyai beberapa simpulan yaitu:
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip secara digital pada divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia sesuai dengan teori Sambas Ali Muhidin dan Hendri (2016:413) sehingga sudah baik dan dapat memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan dan penemuan kembali arsip pada divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia.
2. Sarana pengelolaan arsip pada divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia sesuai dengan teori Wawan Harianto (2013:4) sehingga sudah baik dan menunjang kebutuhan dalam pengelolaan arsip secara digital ada divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia.
3. Sistem penyimpanan arsip pada divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia menggunakan sistem tanggal sudah sesuai dengan teori Sedarmayanti (2014:64) sehingga memberikan kemudahan dan proses penemuan kembali arsip pada divisi perawatan dan modifikasi di PT Dirgantara Indonesia menjadi lebih cepat.
62
5.2 Saran
Setelah penulis menjabaran beberapa simpulan, seperti yang terlihat pada subbab di atas, penulis mencoba mengembangkan saran untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam mengelola arsip secara komputerisasi. Yaitu perlu dilakukan maintenance terhadap peralatan kantor terutama pada alat elektronik yang digunakan, agar mempermudah melakukan pekerjaan pengarsipan secara komputerisasi. Demikian simpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan, semoga dapat bermanfaat bagi instansi tempat penulis melakukan kerja praktik dan institusi menempuh pendidikan.
63
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 2012. Pola Kearsipan Modern. Jakarta: Djambatan.
Kadir, Abdul. 2013. Pengantar Teknologi Informasi. Yogya: Abadi.
Priansa. D.J. 2013. Kesekretarisan Profesional. Bandung: Alfabeta.
Priansa. D.J dan Agus G. 2015. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisiem, dan Profesional Bandung: Alfabeta.
Priansa. D.J. dan Fenny Damayanti 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Siagian. 2014. Filsafat Administrasi. Jakarta : Bumi Aksara
Sugiarto, Agus. 2015. Manajemen Kearsipan Modern. Yogya : Gava Media.
Sedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional Bandung:
Mandar Maju.
Syafri, Wirman. 2012. Studi Tentang Administrasi Publik. Bandung: Erlangga.
The Liang Gie. 2012. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta
T.Soemohadiwidjojo. 2014. Mudah Menyusun SOP. Jakarta: Penebar Plus
Harianto, Wawan. 2013 Penerapan Arsip elektronik. Tersedia : http://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id [21 April 2019].
Muhidin S.A. dan Hendri Pengelolaan Arsip Digital . Tersedia :
http://www.journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/2016 [21 April 2019].
64
RIWAYAT HIDUP BIODATA:
Nama : Salma Alkindira
Tempat/ Tgl. Lahir : Bandung, 18 Desember 1997
Alamat : Jl. Sindanglaya No.327
Status : Belum Menikah
Kewarganegaraan : WNI
PENDIDIKAN
Tahun 2002 – 2003 : TK A Ba Ta Tsa, Kota Bandung
Tahun 2004 – 2009 : SDN Andir Kidul II, Kota Bandung
Tahun 2009 – 2012 : SMP Plus Al-Ghifari
Tahun 2012 – 2015 : SMKN 9 Bandung
Tahun 2016 – 2019 : Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti