SISTEM PENGAWASAN INTERN GAJI PADA SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 29 MEDAN
E. Sistem Pengawasan Gaj
Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam instansi. Pengawasan intern menurut peneliti merupakan alat pengendalian yang sangat membantu manajemen dalam melaksanakan tugas. Sehingga mempunyai peranan yang sangat penting dalm suatu instansi.
Menurut Mulyadi (2008 : 163) tujuan pengawasan intern adalah sebagai berikut :
“Sistem pengawasan intern meliputi struktur organisasi metode, dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Saat ini sistem pengawasan intern yang digunakan adalah berdasarkan definisi dari COSO (Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission) yang mencakup 5 unsur yaitu:
1. Lingkungan pengawasan
Lingkungan pengawasan adalah kondisi yang dibangun dan diciptakan dalam suatu organisasi yang akan mempengaruhi efektivitas pengendalian. Kondisi lingkungan kerja dipengaruhi oleh beberapa hal
yaitu adanya penegakan integritas dan etika seluruh anggota organisasi, komitmen pimpinan manajemen atas kompetensi, kepemimpinan manajemen yang kondusif, pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya manusia, perwujudan peran aparat pengawasan yang efektif dan hubungan kerja yang baik dengan pihak ekstern.
Dalam lingkup organisasi pemerintahan maka lingkungan pengendalian terkait dengan integritas, etika, dan kompetensi pegawai, kepemimpinan manajemen, serta pengawasan intern yang dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah.Pegawai diharapkan tidak hanya memiliki pengetahuan, pendidikan, pengalaman dan keterampilan sesuai dengan fungsi kerjanya, namun juga memiliki integritas dan etika yang tinggi. Penyebab terjadinya kecurangan adalah karena lemahnya integritas dan etika dari pegawai pemerintah. Motivasi ekonomi menjadi hal yang paling berat yang harus dihadapi oleh organisasi pemerintahan, karena masih terbatasnya standar pendapatan untuk pegawai pemerintahan jika dibandingkan dengan pegawai perusahaan swasta atau BUMN, terutama bagi pegawai pelaksana. Penegakan etika dan integritas ini sebaiknya dinyatakan dalam bentuk peraturan tertulis seperti kode etik dan peraturan kepegawaian. Sehingga nantinya pegawai dapat melakukan hal tersebut dalam
34
kegiatan pekerjaan sehari-hari dan membentuk budaya kerja yang baik. Sanksi dan penghargaan merupakan salah satu sarana agar pegawai dapat terus mengembangkan integritas dalam kegiatan pekerjaannya. 2. Penilaian risiko
Risiko merupakan hal-hal yang berpotensi menghambat tercapainya tujuan. Identifikasi terhadap risiko (risk identification) diperlukan untuk mengetahui potensi-potensi kejadian yang dapat menghambat dan menghalangi terwujudnya tujuan organisasi. Setelah dilakukan identifikasi maka dilakukan analisis terhadap risiko meliputi analisis secara kuantitatif (quantitative risk analysis) dan kualitatif (qualitative risk analysis). Analisis risiko akan menentukan dampak kejadian, serta merupakan input untuk mendapatkan cara mengelola risiko tersebut. Kemudian dilakukan pengelolaan risiko (risk management) yaitu dengan alternatif sebagai berikut : 1. memindahkan risiko seperti penggunaan asuransi jiwa oleh pegawai, 2. mentolerir risiko misalnya menggunakan peralatan yang ada karena keterbatasan sumber daya peralatan,
3. menghilangkan risiko misalnya dengan mengubah jenis pekerjaan karena pekerjaan tersebut tidak dapat dilakukan atau risikonya terlalu besar.
Hal yang terutama dalam penilaian risiko ini adalah adanya kesadaran pegawai dan pimpinan instansi pemerintahan bahwa setiap kegiatan pekerjaan, terutama kegiatan pokok pekerjaan, memiliki risiko yang harus
dikelola. Pengelolaan akan tergantung pada tingkat risiko yang dihadapi. 3. Kegiatan Pengawasan
Kegiatan pengawasan adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko, menetapkan dan melaksanakan kebijakan serta prosedur, serta memastikan bahwa tindakan tersebut telah dilaksanakan secara efektif.
Tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mengatasi risiko dapat dibagi menjadi 2 jenis tindakan yaitu :
a. Tindakan Preventif
Tindakan preventif adalah tindakan yang dilakukan sebelum kejadian yang berisiko berlangsung.
b. Tindakan Mitigasi
Tindakan mitigasi adalah tindakan yang dilakukan setelah kejadian berisiko berlangsung, dalam hal ini tindakan mitigasi berfungsi untuk mengurangi dampak yang terjadi. Tindakan-tindakan tersebut juga harus dilakukan evaluasi sehingga dapat dinilai keefektifan serta keefisienan tindakan tersebut. Umumnya tindakan preventif dapat mengurangi dampak lebih besar dibandingkan tindakan mitigasi, sehingga dalam organisasi pemerintahan diperlukan tindakan preventif agar tidak banyak pengeluaran yang diperlukan untuk melakukan tindakan mitigasi. Penetapan kebijakan dan prosedur di lingkungan organisasi pemerintahan erat kaitannya
36
dengan perundang-undangan, peraturan, dan ketetapan-ketetapan. Kebijakan seharusnya tidak menabrak peraturan yang ada. Sedangkan prosedur sudah seharusnya disusun dan ditetapkan hingga ke struktur terkecil dalam suatu organisasi pemerintahan, misalnya prosedur pekerjaan dalam satu unit/bagian kerja. Kebijakan dan prosedur ini sudah dalam bentuk tertulis agar setiap pegawai dapat mengetahui dan melaksanakan setiap kebijakan dan prosedur yang ada.Beberapa kegiatan pengawasan intern pemerintah meliputi reviu kinerja, pembinaan sumber daya manusia, pengendalian sistem informasi, pengendalian fisik aset, penetapan ukuran kinerja, pemisahan fungsi, otorisasi transaksi dan kejadian, pencatatan yang akurat dan tepat waktu, pembatasan akses terhadap sumber daya, akuntabilitas terhadap sumber daya, dan dokumentasi atas sistem pengendalian intern .
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi adalah data yang sudah diolah yang digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. Informasi yang salah dapat menyebabkan keputusan dan kebijakan yang salah pula. Hal ini juga berlaku untuk organisasi pemerintahan. Kesalahan informasi dapat terjadi saat melakukan pengambilan data, analisis data dan kesimpulan data menjadi informasi serta pengelolaan informasi. Unit pengumpul dan pengolah data serta pengelola informasi merupakan unit yang sentral dalam unsur
pengendalian informasi yang berkualitas. Informasi berkualitas sendiri harus memenuhi beberapa syarat yaitu informasi harus sesuai kebutuhan, tepat waktu, mutakhir, akurat, dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang terkait.Informasi yang berkualitas tentunya harus dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang terkait. Penyampaian informasi yang tidak baik dapat mengakibatkan kesalahan interpretasi penerima informasi. Dalam suatu instansi pemerintahan harus dibentuk unit khusus yang menangani penyampaian informasi, atau ditunjuk pejabat yang berwenang untuk melakukan penyampaian informasi tersebut.
Unsur pengawasan terhadap informasi dan komunikasi menjadi penting karena berkembangnya ilmu dan teknologi. Teknologi informasi dapat menjadikan pengawasan intern pemerintah lebih efektif dan efisien, namun di sisi lain menuntut adanya pengembangan terhadap pengetahuan dan keterampilan pegawai akan teknologi informasi
5. Pemantauan Pengawasan Intern
Pemantauan (monitoring) adalah tindakan pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas sebagai penilai terhadap kualitas dan efektivitas sistem pengawasan intern. Pemantauan dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu pemantauan berkelanjutan (on going monitoring), evaluasi yang terpisah (separate evaluation), dan
38
tindak lanjut atas temuan audit.Pemantauan berkelanjutan merupakan bahasa lain dari supervisi oleh atasan langsung. Pemantauan ini dapt dilakukan setiap saat, dapat menggunakan sarana laporan pekerjaan harian (daily activity), mingguan, atau laporan bulanan. Pemantauan meliputi berbagai aspek kegiatan pekerjaan sesuai kebijakan dan prosedur yang ada. Pelaksanaan terhadap prosedur yang telah ditetapkan diharapkan dapat mengurangi penyimpangan kegiatan pekerjaan.
Evaluasi terpisah adalah penilaian secara periodik atas kinerja organisasi dengan standar pengukuran yang sudah disepakati sebelumnya. Peranan pemantauan (monitoring) pengawasan internal memiliki peran yang penting dalam seluruh komponen pengawasan internal. Setiap komponen pengawasan internal akan mendapatkan pemantauan dan pengawasan. Di sinilah peran dari tim khusus pengawasan intern atau yang dikenal dengan tim audit.Menurut COSO dalam buku Azhar Susanto (2008:95) pengawasan intern dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui:
1. Efisiensi dan efektifitas operasi
2. Penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya
3. Ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku.
Bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah Sekolah Menengah Pertama Negeri 29 Medan adalah bagian personalia,
bagian pengawasan waktu / absensi, dan bagian adminstrasi dan keuangan. a. Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Bagian personalia akan menyeleksi formulir permintaan karyawan baru berdasarkan data – data tersebut.
b. Bagian pengawasan waktu / absensi
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh bendahara. Tiap karyawan wajib hadir diharuskan mengisi daftar hadir (absensi) yang telah disediakan. c. Bagian admministrasi dan keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
Demi terciptanya sistem informasi atas gaji serta pengendalian internal gaji yang baik pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 29 Medan, dilakukan pembayaran gaji dan pelaksanaannya melibatkan bagian keuangan dan bagian akuntansi.
1. Bagian keuangan
Bagian keuangan yaitu pegawai keuangan bertugas memeriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepala bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing – masing kabag lainnya.
2. Bagian akuntansi
40
lalu membukanya kedalam buku besar gaji.
Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, maka pihak manajemen perusahaan perlu merancang dan menetapkan unsur-unsur pengawasan intern sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut : harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk penyimpanan aktiva perusahaan, suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam perusahaan merupakan alat bagi manajemen mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data akuntansi yang tepat.Klasifikasi data akuntansi dapat dilakukan dalam rekening buku besar. Menurut AICPA susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut : membantu mempermudah penyusunan laporan-
laporan lain dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta milik, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan operasi, menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening, member batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat selalu dijalankan di dalam melaksanakan tugas dalam fungsi setiap unit organisasi.
Adapun cara-cara umum yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah : menggunakan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, pemeriksaan mendadak, setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya, keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan intern.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengawasan intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan intern tidak akan berhasil dengan baik. Dalam memilih
42
pegawai yang cakap dapat ditempuh dengan cara : seleksi calon karyawan yang sesuai dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, yang dilakukan dengan mengadakan analisa jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut, pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan jabatannya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN