Pola Pendampingan
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
Kegiatan pengarsipan pada Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Banten mengenai surat-menyurat, surat keluar menggunakan pedoman tata naskah dinas yang telah disahkan oleh Departemen Pertanian berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor : 121/Permentan/OT.140/10/2014 sekaligus mencabut Peraturan Menteri Pertanian Nomor : 20/Permentan/OT.140/3/2012 tentang pedoman pola klasifikasi kearsipan Kementerian Pertanian tentang pedoman pola klasifikasi kearsipan Kementerian Pertanian. Klasifikasi Arsip Kementerian pertanian disusun dengan memperhatikan fungsi-fungsi Kementerian Pertanian yang dikelompokan dalam fungsi fasilitatif dan fungsi subtantif, dengan menggunakan system pengkodean alfa numerik yaitu kombinasi huruf dan angka, serta disusun secara berjenjang mulai dari pokok masalah (primer), Sub masalah (sekunder) dan sub-sub masalah/kegiatan (tersier).
Disamping pedoman tata naskah Dinas penyusunan kearsipan juga dilaksanakan sesuai dengan pedoman Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana telah di tuangkan dalam UU nomor 43 tahun 2009 pasal 1 mengenai Jadwal retensi arsip yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Jadwal Retensi Arsip atau yang disingkat dengan JRA, menggunakan Peraturan Menteri Pertanian nomor 77/Kpts/OT.140/2/2006.
Organisasi kearsipan yang ada di Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Banten merupakan bagian dari Subagian Tata Usaha yang di pimpin oleh Kepala Bagian Tata Usaha. Penyusunan arsip surat keluar pada Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Banten menggunakan pedoman Klasifikasi Arsip Kementerian Pertanian yang terdiri dari :
Buletin IKATAN Vol. 6 No. 2 Tahun 2016 54 1) Klasifikasi Arsip Fungsi Fasilitatif :
RC = Perencanaan
OT = Organisasi dan Tata Laksana TU = Ketatausahaan dan kearsipan PL = Perlengkapan HK = Hukum HM = Hubungan Masyarakat KU = Keuangan KP = Kepegawaian PW = Pengawasan
TI = Data dan Sistem Informasi 2) Klasifikasi Arsip Fungsi Subtantif :
SR = Prasarana dan Sarana Pertanian TP = Tanaman
HR = Hortikultura
PP = Pengolahan Pemasaran Hasil Pertanian KB = Perkebunan
PK = Peternakan dan Kesehatan Hewan
LB = Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan Pertanian PV = Perlindungan Varietas Tanaman
PI = Perizinan Pertanian KR = Karantina
KN = Ketahanan Pangan
SM = Penyuluhan dan Pengembangan SDM pertanian
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian dari penyusunan arsip surat keluar dari periode bulan Januari hingga bulan Juli 2016 di ambil data klasifikasi arsip fungsi fasilitatif kode KP.270 tentang kenaikan gaji berkala. Selama periode Januari hingga Juli dari data tersebut dapat di informasikan bahwa ada 26 orang Pegawai yang mengalami kenaikan Gaji Berkala.
Buletin IKATAN Vol. 6 No. 2 Tahun 2016 55 Tabel 1. Surat keluar klasifikasi arsip fungsi fasilitatif kode KP.270 dari periode bulan Januari
hingga bulan Juli 2016
TANGGAL URAIAN TANGGAL DAN NO SURAT TUJUAN
05-01-2016 KGB an. Jimmy H. 34/KP.270/I.12.10/1/2016 KPPN Serang 05-01-2016 KGB an. Donni 35/KP.270/I.12.10/1/2016 KPPN Serang 09-02-2016 KGB An.Kardiyono 113/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 09-02-2016 KGB An.Yusron 114/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 09-02-2016 KGB An.Nina 115/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 09-02-2016 KGB An.Icah 116/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 09-02-2016 KGB An.Ulima 118/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 09-02-2016 KGB An.Hijriyah 119/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 09-02-2016 Usulan Kenaikan Pangkat 124/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Eko K. 167/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Sri K. 168/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Yuyun 169/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Maureen 170/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Pipit 171/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. M. Suharjo 172/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Tana 173/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 29-02-2016 KGB An. Abu Salam 174/KP.270/I.12.10/2/2016 KPPN Serang 04-04-2016 Kenaikan gaji berkala An.
Ahmad Makmur 276/KP.270/I.12.10/4/2016 Ka. Balai/KPPN 04-04-2016 Kenaikan gaji berkala An.
Zuraida Yusrak 277/KP.270/I.12.10/4/2016 Ka. Balai/KPPN 04-04-2016 Kenaikan gaji berkala An.
Suryadi 278/KP.270/I.12.10/4/2016 KPPN 19-05-2016 KGB An. Sri M. 399/KP.270/H.12.10/5/2016 KPPN Serang 20-05-2016 Surat Cuti An. Ragilsari 403/KP.580/H.12.10/5/2016 KPPN Serang 20-05-2016 SK PNS An. Septi 406/KP.130/H.12.10/5/2016 KPPN Serang 20-05-2016 SK PNS An. Asep 407/KP.130/H.12.10/5/2016 KPPN Serang 20-05-2016 SK PNS An. Yusuf 408/KP.130/H.12.10/5/2016 KPPN Serang 11-07-2016 Kenaikan gaji berkala an
Buletin IKATAN Vol. 6 No. 2 Tahun 2016 56 Tabel 2. Surat keluar klasifikasi arsip fungsi fasilitatif kode KP. 310 yang merupakan surat
penugas Diklat/ pelatihan dari periode bulan Januari hingga bulan Juli 2016
TANGGAL URAIAN TGL & NO SURAT TUJUAN
21-01-2016 Usulan Diklat Peserta Diklat Fungsional Penyuluh Pertanian Th. 2016
75/KP.310/I.12.10/1/2016 Kepala Balai Besar Pengkajian 01-02-2016 Usulan Calon Peserta Diklat
Penelitian Karya Ilmiah Angkatan II
97/KP.310/I.12.10/2/2016
Perpustaka an Nasional 09-02-2016 Permohonan Dukungan Dana
Mengikuti Short Course
121/KP.310/I.12.10/2/2016 Badan Litbang Pertanian 09-02-2016 Mengikuti Short Course 121/KP.310/I.12.10/2/2016 BBP2TP 11-02-2016 Diklat Fungsional Peneliti Tk.
Lanjut Th. 2016 An. Dr. Pepi Nur Susilawati
131/KP.310/I.12.10/2/2016
Kepala BBP2TP 18-02-2016 Surat Tugas An.Eka.R Diklat
Media Cetak Penyuluh Petani
140.1/KP.310/I.12.10/2/2016
PPMKP 22-02-2016 Surat Tugas An.Zuraida & Silvia 145.1/KP.310/I.12.10/2/2016 PPMKP 21-04-2016 Surat pernyataan An. Tian M.
telah lulus S-2 Jepang
325/KP.310/I.12.10/4/2016
BPP2TP 9-05-2016 Surat Tugas An. Ahmad Fauzan 363/KP.310/H.12.10/5/2016 BPP2TP 24-05-2016 Surat tugas An Ahmad Fauzan 418/KP.310/H.12.10/5/2016 BPP2TP 26-05-2016 Surat Penugasan An.Pepi Ns. 430.1/KP.310/H.12.10/5/2016 BPP2TP 21-07-2016 Peserta ujian penyesuaian ijazah 567/KP.310/H.12.10/7/2016 BBP2TP 21-07-2016 Surat Penugasan Diklat
Penyuluh Pertanian an Septi
568/KP.310/H.12.10/7/2016
BBP2TP 21-07-2016 Usulan kenaikan pangkat
lain-lain (penyesuaian pangkat)
569/KP.310/H.12.10/7/2016
BBP2TP 22-07-2016 Usulan mengikuti short course di
wageningen UR- Belanda an Tian Mulyaqin
575/KP.310/H.12.10/7/2016
BBP2TP
25-07-2016 Surat Tugas an. Yati Astuti 585/KP.310/H.12.10/7/2016 BKN 28-07-2016 Usulan training 595/KP.310/H.12.10/7/2016 BBP2TP
Buletin IKATAN Vol. 6 No. 2 Tahun 2016 57 Tabel 2. Surat keluar klasifikasi arsip fungsi fasilitatif kode HM. 240 periode bulan Januari
hingga bulan Juli 2016
TANGGAL PERIHAL NOMOR TUJUAN
23-03-2016 Persetujuan Observasi an. Ahmad syukur dkk (3 Org)
245/HM.240/H.12.10/3/2016 BPTP Banten 04-04-2016 Persetujuan Izin Penelitian M
faisal Islamy dari untirta
279/HM.270/H.12.10/3/2016 BPTP Banten 06-04-2016 Persetujuan Obesrvasi an
Sakmawati dari Unbaja
286/HM.240/H.12.10/4/2016 BPTP Banten 06-04-2016 Persetujuan Izin Penelitian/skripsi
Ayu Nadia Hatmanti dari Untirta
287/HM.240/I.12.10/4/2016 BPTP Banten
12-07-2016
PersetujuanPraktek Kerja Mahasiswa an Persetujuan Praktek Kerja Mahasiswa dari universitas Padjajaran an Siti
Juariah dkk (2 Orang)
550/HM.240/I.12.10/7/2016 BPTP Banten
HM.240 adalah Hubungan Masyarakat merangkum kegiatan magang, KKN, dan Izin Penelitian dari data magang yang berdasarkan surat keluar maka dapat di beritahukan dalam periode Januari sampai dengan juli ada 8 orang mahasiswa yang melakukan magang, KKN, dan Izin Penelitian.
KESIMPULAN
Balai Pengkajian Pertanian Banten sebagai UPT yang mewakiili Pemerintah Pusat di Banten khususnya Kementerian Pertanian. Yang dalam istilah arsip juga disebut sebagai lembaga pencipta arsip. Sudah pasti memiliki arsip dan data-data yang sangat penting dan berguna bagi ilmu pengetahuan dan kelangsungan hidup masyarakat banyak. Untuk itu dalam penataan arsipnya juga harus tertata sesuai dengan azas-azas kearsipan. Yaitu arsip yang di ciptakan harus memberkas. Dan sesuai dengan klasifikasinya.
Buletin IKATAN Vol. 6 No. 2 Tahun 2016 58
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : Per/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan Angka Kreditnya.
Klasifikasi Arsip Kementerian Pertanian, Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian RI Tahun 2014.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
Peraturan Pemerintah PP 28/2012. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997.