Ada dua cara yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas yaitu, sistem pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil.
Biasanya cek digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah besar, sedangkan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil menggunakan dana kas kecil. Pengeluaran kas dengan menggunakan cek mempunyai kebaikan yaitu:
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang yang namanya tercantum dalam cek.
2. Permintaan cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar (Mulyadi, 2001: 509-512).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian, dan untuk mencatat jurnal pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
2. Register cek
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar dan register cek (Mulyadi, 2001: 513).
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi.
2. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
3. Fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
a. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. b. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas
atau regiser cek.
c. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
4. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodic dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar) (Mulyadi. 2001: 513-514).
Dalam pengeluaran kas dengan sistem dana kas kecil dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu, sistem saldo berfluktuasi dan imprest system.
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta ke bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar agar guna pengisian kembali dana kas kecil (Mulyadi, 2001: 530-531).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal)
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. 2. Register cek
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil (Mulyadi, 2001: 532-533).
Bagian Jurnal
Gambar 2.6
Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek Mulai Faktur dari Pemasok Jurnal Pembelian 1 Dari bagian Pembelian 3 DP Faktur dari Pemasok Jurnal Pengeluaran Kas 4
Bagian Utang Bagian Kasa
FDP = Faktur dari Pemasok DP = Dokumen Pendukung
Gambar 2.7
Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek (lanjutan) 1 Faktur dari Pemasok T 2 4 DP Faktur dari Pemasok Kartu Utang Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung N Selesai 2 Faktur dari Pemasok Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP FDP Cek 3 Ke Kreditur
Pemakai Dana Kas Kecil
PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung
Gambar 2.8
Sistem Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil Mulai Membuat permintaan pengeluaran kas kecil 2 PPKK 1 1 2 PPKK 1 N Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung Membuat bukti pengeluaran kas kecil DP BPKK 3 4 PPKK 2 N Selesai
Pemegang Dana Kas Kecil
Gambar 2.9
Sistem Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil (lanjutan) 1 2 PPKK 1 Menyerahkan uang kepada peminta 2 PPKK 1 2 Bersama dengan penyerahan uang tunai A 3 DP PPKK 1 BPKK Memeriksa pertanggungja waban pemakaian dana kas kecil
DP 2 PPKK 1 BPKK N 4 Diarsipka n sampai dengan saat pengisian kembali kas keci Dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
F. Efektifitas
Menurut Tunggal (1995: 12), efektifitas berhubungan dengan penentuan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai. Blocher (2001: 724) berpendapat bahwa suatu akan efektif jika perusahaan dapat memperoleh atau melampaui sasaran yang dituju. Efektifitas merupakan derajat keberhasilan suatu organisasi dalam usahanya untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut.