TOPIK PENELITIAN
G. Sistem Pengendalian Internal Aktiva Tetap
G. Sistem Pengendalian Internal Aktiva Tetap
Menurut Gondodiyoto dan Hendarti ( 2007 : 122 ) Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan semua metode serta kebijakan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, menguji ketepatan dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakkan efisiensi usaha serta mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan.
Sistem pengendalian internal atau internal control meliputi evaluasi (menilai) atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan rencana, dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (jika ada penyimpangan yang merugikan). Misalnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasional penyimpangan dan pencataan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kebenaran data akuntansi, mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya, dalam upaya meningkatkan efisiensi usaha, serta mondorong ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen.
Menurut Information System Audit and control Association ( ISACA, dalam Cangemi, 2003 : 65 ) internal control adalah the policies, procedures, practice
and organizational structures, designed to provide reasonable assurance that business objective will be achieved and that events will be prevented, or detected, and corrected.
Menurut Hartadi ( 1999 : 3 ) Pengendalian internal meliputi 2 hal yaitu pengendalian internal bidang akuntansi dan pengendalian internal bidang administrasi.
1. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi yaitu meliputi rencana organisasi, metode dan ukuran, prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang dikoordinasikan terutama untuk menjamin kekayaan organisasi dan mengecek ketentuan dan keandalan data organisasi.
2. Pengendalian administrasi
Pengendalian administrasi yaitu meliputi rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang.
Dari uraian diatas, maka peneliti menyimpulkan pengertian pengendalian internal adalah evaluasi secara menyeluruh yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan cara membandingkan antara prosedur- perosedur yang telah dibuat oleh manajemen suatu oraganisasi dengan keadaan yang sebenarnya yang telah dilaksanakan oleh organisasi tersebut, apakah kegiatan operasional telah dilaksanakan dengan baik atau terdapat penyimpangan yang dapat merugikan organisasi.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengendalian intern atas aktiva tetapnya sebagai berikut :
1. Pengendalian melalui persetujuan ( authorization control )
Pemberian persetujuan atas peminjaman aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU.
2. Pengendalian terhadap gerak-gerik fisik
Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU melakukan sejumlah prosedur–prosedur atau peraturan-peraturan yang
dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tidak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.
3. Pemberian nomor urut
Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar pengendalian internal baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.
4. Prosedur atas pengendalian internal
Kepala Bagian Tata Usaha USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Departemen mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program departemen selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik .
5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan
Bagian Tata Usaha melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk
mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.
Pengendalian internal atas aktiva tetap meliputi penjagaan dan pencatatan akuntansi aktiva tetap yang memadai yang dimiliki organisasi untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Penjagaan dari aktiva tetap meliputi :
1. Memberikan tanggung jawab kepada seseorang atas aktiva tetap tersebut. 2. Memisahkan tugas antara orang yang menjaga dengan orang yang melakukan
pencatatan aktiva tetap tersebut.
3. Memiliki asuransi aktiva tetap terhadap kejadian –kejadian tertentu seperti kebakaran, pencurian, dan lain-lain.
4. Melakukan pembinaan kepada orang-orang yang menggunakan aktiva tetap tersebut agar mereka dapat secara benar pengoperasikan aktiva tetap tersebut. 5. Adanya program pemeliharaan dan perbaikan yang teratur.
6. Melindungi aktiva tetap dari hujan, panas, dan sebagainya.
7. Mempertinggi keamanan di wilayah tersebut,misalnya orang-orang yang tidak berhubungan tidak diperbolehkan masuk ke daerah tersebut.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan.
Berdasarkan hasil penelitian terhadap Pengendalian Internal Aktiva Tetap pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Aktiva tetap yang dimiliki Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU merupakan Aset Negara.
2. Metode penyusutan yang dilakukan atas aktiva tetap Bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi USU didasarkan pada PSAP No.7 yaitu metode penyusutan yang digunakan atas aktiva Badan Usaha Milik Negara (BUMN) antara lain metode garis lurus, metode saldo menurun, dan metode unit produksi. Namun pada umumnya cara yang digunakan pemerintah adalah metode garis lurus.
3. Penggantian aktiva tetap yang dilakukan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU didasarkan pada Instruksi Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN yaitu aktiva tetap tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak maupun tidak fungsional lagi.
4. Sistem pengendalian internal yang dilakukan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU telah dilaksanakan dengan baik, dimana aktiva yang
keluar dan masuk harus melalui izin Kepala Bagian Tata Usaha. Tata Usaha mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program tata usaha selalu dibangun melalui pembahasan pada saat rapat-rapat bagian, sehingga proses akuntabilitas pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik.
B. Saran
Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka peneliti mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :
1. Pengawasan internal terhadap aktiva tetap departemen harus lebih ditingkatkan, misalnya dengan membentuk penggunaan daftar pengendalian atas aktiva tetap dan pengelompokan atau pengendalian jumlah aktiva departemen secara rinci.
2. Tidak diungkapkan secara jelas mengenai metode penyusutan yang digunakan oleh tata usaha. Dalam hal ini tata usaha hanya melandaskan perhitungan berdasarkan ketetapan pemerintah, seharusnya tata usaha membuat perhitungan sendiri atas aktiva tetap yang dimiliki, sehingga tata usaha memliliki estimasi sendiri atas aktiva tetapnya.