BAB II LANDASAN TEORI
C. Sistem Penggajian dan Pengupahan
Sistem penggajian dan pengupahan adalah prosedur dan catatan-catatan
yang digunakan unuk menetapkan secara tepat besaran gaji dan upah yang
1. Gaji dan Upah
Pada dasarnya, pembayaran kepada karyawan dapat dibedakan
menjadi dua golongan, yaitu:
a. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.
b. Upah umumnya merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana (buruh).
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
adalah (Mulyadi, 2001: 374):
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja
d. Daftar gaji dan daftar upah
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
f. Surat pernyataan gaji dan upah
g. Amplop gaji dan upah
h. Bukti kas keluar
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
a. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam
perusahaan.
d. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Di samping itu,
kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji
karyawan dan ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan.
4. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah
(Mulyadi, 2001: 382):
a. Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
membuat surat tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan
gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
kehadiran bagi semua karyawan perusahaan.
c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar
untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
1) Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang
dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk
memproses pembayaran gaji yang tercantum dalam daftar gaji.
Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji seperti tercantum dalam
daftar gaji.
2) Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya
yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk
mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan
3) Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang
bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
d. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan.
e. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
5. Prosedur yang Membentuk Sistem
Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian adalah
(Mulyadi, 2001: 385):
a. Prosedur pencatatan kehadiran
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat kehadiran karyawan yang
diselenggarakan oleh fungsi pencatatan kehadiran yang menggunakan
daftar hadir pada pintu masuk perusahaan.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
Prosedur ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja
langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur pembuatan daftar upah dan gaji
Fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang
keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
penghentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan
kena pajak, maka informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung
oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam
kartu penghasilan karyawan.
d. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk mengendalikan
biaya dan perhitungan harga pokok produk.
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan
berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji.
f. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada
fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi
keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan
6. Unsur Pengendalian Intern Dalam Siklus Penggajian dan Pengupahan
Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian dan
pengupahan yaitu (Mulyadi, 1992:343) :
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
pembayaran gaji dan upah.
2) Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputuan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direksi.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan direksi.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan
upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi personalia.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi
personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh kepala fungsi akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
katelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar
sebelum dilakukan pembayaran.
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
kartu penghasilan karyawan.
5) Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
7. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Berikut ini diuraikan sistem akuntansi penggajian kepada
karyawan yang gajinya dibayar secara bulanan. Bagan alir dokumen
Bagian Pencatat Waktu
Bagian Gaji & Upah
Mulai
Mencatat jam hadir karyawan
Katu Jam Hadir
Mencatat Daftar Hadir 1 1 Membuat Daftar Gaji Membuat Rekap Gaji SPG 2 RDG 2 8 KJH Daftar Hadir Karyawan Daftar Gaji KJH Daftar Hadir 1 2 2 1 1 1 2 T T T
KJH = Kartu Jam Hadir RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji DG = Daftar Gaji Kartu penghasilan karyawan Kartu Penghasilan Karyawan DG Bukti Kas Keluar 3 2
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi Penggajian Sumber: Sistem Akuntansi (Mulyadi 2001: 397)
Bagian Utang 2 KPK SPG 2 RDG 2 Daftar Gaji KPK SPG 2 RDG 2 DG Membuat Bukti Kas Keluar 3 2 Bukti Kas Keluar RDG DG Bukti Kas Keluar 7 3 4 9 1 2 1 1 1 KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar 1 1 1 Register bukti kas keluar
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber: Sistem Akuntansi (Mulyadi 2001: 398)
4 KPK SPG RDG 2 DG 3 Bukti Kas Keluar 2 1 1
Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek 6 Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji Membubuhkan cap lunas pada bukti
dan dokumen pendukungnya Membahayakan gaji
kpd. karyawan & meminta tanda tangan atas kartu
penghasilan karyawan 6 KPK SPG RDG 2 DG 3 Bukti Kas Keluar 2 1 1 7 8 Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji
Bagian Keuangan
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber: Sistem Akuntansi (Mulyadi 2001: 399)
3 9 BKK RDG Membuat Bukti Memorial BKK RDG Bukti Memorial Jurnal Umum RDG Daftar Gaji Bukti Kas Keluar Register Cek 5 BKK RDG Bukti Memorial 5 Kartu Biaya Selesai N N 1 2 1 1 1 1 2 2 2
BKK = Bukti Kas Keluar
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber: Sistem Akuntansi (Mulyadi 2001: 400)