Sistem Penjualan Tunai

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritik

4. Sistem Penjualan Tunai

a. Pengertian Penjualan Tunai

Penjualan adalah suatu proses penyerahan hak seseorang atas sesuatu benda kepada orang lain yang biasanya diteruskan dengan pembayaran sejumlah uang dan orang yang menerima hak atas barang tersebut (Mulyadi, 2001: 202). Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan perusahaan dengan menyerahkan atau mengirimkan barang/jasa kepada pembeli setelah fungsi penerimaan kas perusahaan menerima uang dari pembeli (Mulyadi, 2001: 202).

b. Fungsi yang Terkait Dengan Penjualan Tunai

Dalam sistem informasi akuntansi penjualan, pada umumnya terdapat empat fungsi dasar yang membentuk sistem penjualan tunai antara lain (Mulyadi, 1989: 202):

1. _{Fungsi penjualan}

Fungsi ini bertugas untuk menerima order atau melayani kebutuhan barang dari pelanggan, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan kepada pelanggan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa.

2. _{Fungsi kassa}

Fungsi ini bertanggung jawab untuk pengumpulan kas dari pelanggan.

3. _{Fungsi gudang}

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

4. _{Fungsi pengiriman}

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang yang kemudian diserahkan ke pembeli.

5. _{Fungsi akuntansi}

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan menyajikan informasi kepada manajemen.

Data sumber yang dipergunakan sebagai input dalam sistem informasi akuntansi penjualan sangat berdasarkan pada pelanggan, dalam hal ini adalah order pelanggan dan pembayaran kas dari pelanggan yang ditangani oleh bagian kassa sehingga dihasilkan suatu bukti otorisasi untuk pelanggan oleh bagian akuntansi. Penjualan dan penerimaan kas tersebut akan dicatat dan dari data tersebut akan dihasilkan informasi bagi pihak manajemen.

lnformasi yang umumnya diperlukan oleh pihak manajemen dari kegiatan penjualan tunai adalah ikhtisar data transaksi penjualan seperti total penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk,

 

jumlah harga pokok penjualan yang dijual, namun pada dasarnya informasi yang dibutuhkan satu perusahaan dengan perusahaan lain akan sangat berbeda tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan itu sendiri. Laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen penjualan antara lain:

1. Laporan total penjualan, laporan ini memuat tentang jumlah penjualan barang dalam jangka waktu tertentu, laporan ini berguna untuk pihak manajemen tingkat atas untuk mengetahui jumlah penjualan dan pendapatan perusahaan.

2. Laporan penjualan menurut jenis barang, laporan ini berisi data penjualan yang lebih spesifik dimana tercantum spesifikasi barang yang telah dijual dalam jangka waktu tertentu, laporan ini dapat membantu manajemen untuk mengetahui peningkatan dan penurunan penjualan barang dalam perusahaan.

3. Laporan retur barang, laporan ini berisi tentang barang yang dikembalikan oleh konsumen beserta dengan keterangan untuk retur tersebut dalam jangka waktu tertentu, laporan ini dapat membantu manajemen untuk meningkatkan layanan konsumen yang lebih baik.

4. Laporan persediaan berjalan, laporan ini memuat informasi tentang jumlah persediaan barang yang ada di bagian gudang. Laporan ini berguna bagi manajemen untuk mengetahui barang dagangan yang

masih tersedia dan menentukan barang yang akan dipesan kembali kepada bagian pembelian.

5. Laporan harga pokok penjualan, laporan ini berisi harga pokok barang dagangan yang telah dijual oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu, laporan ini berguna untuk membantu manajemen dalam mengetahui laba kotor perusahaan untuk per jenis barang.

c. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah (Mulyadi,1989: 198):

1. Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.

2. Pita register kas

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini

 

merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

3. Bukti setor bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor ini dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai.

4. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom jumlah harga dalam kolom pemakaian pada formulir kartu persediaan. d. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang (Mulyadi, 1989: 201).

1.

Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.

2.

Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dan berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

3.

Jurnal Umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4.

Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok dari produk yang dijual. Selain itu, kartu ini juga digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang ada di gudang.

5.

Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

 

e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Tunai

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan barang, prosedur pencatatan penjualan tunai, prosedur penyetoran kas ke bank, prosedur pencatatan penerimaan kas, dan prosedur pencatatan harga pokok penjualan (Mulyadi, 1989: 203). 1. Prosedur Order Penjualan.

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

2. Prosedur Penerimaan Kas.

Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.

3. Prosedur Penyerahan Barang.

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas, selain itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.

5. Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank.

Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.

6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasar data yang dicatat dalam kartu persediaan, yang kemudian dijadikan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.

f. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu (Mulyadi, 1989: 204):

 

1. Dari segi organisasi, ada 3 pengendalian antara lain : a. _{Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.} b. _{Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.}

c. _{Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi} penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, ada 5 pengendalian yaitu:

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.

c. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap "sudah diserahkan" pada faktur penjualan tunai.

d. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberi tanda pada faktur penjualan tunai.

3. Praktik yang sehat, ada tiga pengendalian yaitu :

a. F aktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Jumlah kas yang diterima dan penjualan tunai disetor

seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau pada hari kerja berikutnya.

c. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.