BAB II : PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PT
D. Sistem Penyimpanan Arsip
Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan ada berbagai macam, tergantung pada tujuan dan anggaran ynag disediakan serta peralatan yang ada dipasaran atau yang dapat dipesan. Prosedur atau langkah kerja adalah sama untuk semua sistem filing, jika ada perbedaan hanya pada cara kerja dari langkah mengindeks dan menyortir pada masing-masing sistem.
Adapun langkah-langkah kerja atau prosedur penyimpanan arsip dapat dirinci sebagai berikut :
1. Mengumpulkan
Mengumpulkan adalah kegiatan mengumpulkan surat atau warkat baik surat masuk ataupun surat keluar dalam perusahaan yang bersangkutan.
2. Memeriksa
Pertama-tama semua surat atau dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti apakah semua benar-benar sudah harus disimpan. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindarkan agar surat-surat yang masih dalam proses atau masih harus diedarkan ke unit-unit kerja lain.
3. Menggolongkan
Menggolongkan merupakan suatu kegiatan dimana surat-surat tersebut diklasifikasikan menurut golongan masing-masing yakni sesuai dengan kegunaannya dan masa daya lakunya.
4. Mengindeks
Mengindeks adalah memilih kata tangkap untuk petunjuk (guide) pada label-label map.
5. Mengkode
Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks atau menambah kata tangkap baru yang sebelumnya tidak terdapat pada surat.
6. Menyortir
Bila surat yang dipinjam cukup banyak, perlu dilakukan penyortiran terlebih dahulu untuk memindahkan pekerjaan penempatannya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat disimpan secara bergiliran kelompok demi kelompok.
7. Menempatkan
Menempatkan berarti menyimpan surat-surat ataupun warkat menurut penggunaannya. Apakah surat itu masih sering dipakai atau jarang dipakai dalam pekerjaan sehari-hari.
8. Memelihara
Memelihara adalah penyelesaian dari surat-surat atau warkat dimana biasanya disimpan dalam suatu tempat khusus yang aman.
Menurut Sedarmayanti (2003 : 70) penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lima (5) macam sistem penataan arsip, yaitu :
1. Sistem Abjad / Alphabetical Filing System 2. Sistem Subjek / Subjek Filing System 3. Sistem Nomor / Numerical Filing System 4. Sistem Tanggal / Chronological Filing System 5. Sistem Wilayah / Geographical Filing System Ad 1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi pengiriman dapat disusun berdasarkan abjad yaitu menyusun subjek
termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya, maka pemberian nama dapat digolongkan menjadi empat (4) golongan yaitu :
a. Nama orang
b. Nama perusahaan swasta c. Nama instansi pemerintah d. Nama organisasi sosial Ad 2 . Sistem Subjek
Sistem subjek adalah salah satu sistem penataan berkas yang berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem perihal, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat setiap harinya untuk dibuatkan daftar indeksnya.
Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya masalah-masalah “Kepegawaian” atau masalah yang bersangkutan dengan “Keuangan” juga dikelompokkan menjadi satu subjek dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok subjek, misalnya :
Kepegawaian Keuangan
Cuti Gaji
Kenaikan pangkat Insentif
Ad 3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar klasifikasi arsipnya.
Sistem penyimpanan arsip menurut sistem nomor dibagi dua yaitu : 1. Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terakhir (terminal) sebenarnya dapat digunakan untuk segala macam penyimpanan warkat dalam jumlah besar. 2. Sistem klasifikasi desimal
Sistem ini disebut juga dengan sistem klasifikasi, sistem ini banyak dikembangkan di lingkungan perpustakaan.
Ad 4. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.
Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem kronologis antara lain : a. Membaca surat
b. Memberi kode, kode yang dipergunakan adalah tanggal yang tercantum pada surat.
c. Menyortir, surat yang mempunyai tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu.
d. Mencatat surat ke dalam kartu indeks, pencatatan pada kartu indeks berfungsi untuk mempermudah penemuan kembali surat.
Lihat lampiran 2 Ad 5. Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat dan lokasi, daerah atau wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan.
Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azas pengorganisasian. Sedarmayanti (2003 : 21) yaitu :
1. Azas sentralisasi
Azas ini disebut juga azas terpusat dimana seluruh arsip perusahaan disimpan dalam satu ruangan. Artinya semua arsip mengenai suatu perihal dari bagian yang berlainan disimpan bersama dalam bagian kearsipan pusat. Bila bagian-bagian tersebut membutuhkan, maka mereka harus meminjam dari bagian kearsipan terpusat.
2. Azas Desentralisasi
Menurut azas ini seluruh arsip disimpan secara terpisah pada setiap bagian atau unit yang memudahkan penyediaan arsip yang dibutuhkan.
3. Azas Gabungan Sentralisasi - Desentralisasi
Yang dimaksud dengan azas gabungan sentralisasi dengan desentralisasi adalah penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan
unit-unit arsip yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara sendiri-sendiri.
Sistem Penyimpanan Arsip pada PTP.Nusantara III
Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di PT. Perkebunan Nusantara III dipergunakan sistem nomor atau sistem numeric.
Arsip Aktif
Arsip yang masih berada pada bagian/kebun/unit yang dipelihara karena secara fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan.
Contoh :1.Surat keputusan Direktur tentang pedoman penyelenggaraan perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III yang masih berlaku.
2 . Semua surat masuk. 3. Surat edaran.
4. Surat masuk berupa UU, Kepres, KPTS Menteri. Arsip Inaktif
Arsip yang frekuensi untuk penyelenggaraan administrasi sudah tidak aktif.
Contoh : semua arsip surat masuk dan surat keluar dari arsip aktif setelah satu tahun berjalan.
Arsip Permanen
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk permanen penyelenggaraaan perusahaan secara umum namun mempunyai nilai informasi yang cukup tinggi.
1. Dokumen Akte Pendirian Perusahaan 2. Dokumen Hak Guna Usaha
3. Surat Keputusan Menteri 4. Peralatan dan bahan 5. Acuan Reverensi PKB 6. Rincian Instruksi
Penyimpanan arsip memiliki tiga azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan sentralisasi – desentralisasi. Berdasarkan arsip tersebut PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan satu azas yaitu azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif secara terpisah di masing-masing tata usaha pengolah, sehingga apabila karyawan ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Dalam penelitian penulis, penyimpanan arsip pada PTPN III tidak menggunakan kartu pinjaman arsip yang merupakan cara paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.