No. Kode Dokumen : SOP-DM-BAU-006.17 Tanggal Terbit : 29-09-2019
SOP EVALUASI No. Revisi : 01 Halaman : 1 dari 2 A. TUJUAN
Untuk mengevaluasi kinerja karyawan bidang administrasi umum apakah sesuai dengan spesifikasi pekerjaan dan program yang telah ditentukan oleh Universitas Muhammadiyah Surabaya.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dimulai dari menyerahkan from job diskription, mengumpulkan repor pelaksanaan program kerja, analisa repor kinerja karyawan/unit, sampling dilapangan sampai dengan pengarsipan.
C. DEFINISI
Suatu proses pengukuran akan evektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan institusi
D. REFERENSI
E. PROSEDUR
a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan form yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Wakil Rektor II.
b. Ka. BAU memimpin rapat evaluasi bersama staf dalam penanganan kinerja staf BAU.
c. Evaluasi pelayanan permohonan pinjam/sewa ruang dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan peminjaman/sewa, berita acara pelaksanaan kegiatan, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.
d. Materi rapat evaluasi pelayanan permohonan pinjam/sewa ruang meliputi hasil survey kepuasan pemohon, yang mendukung kelancaran pelaksanaan.
e. Hasil rapat evaluasi dilaporkan ke Ka. BAU kepada Wakil Rektor II.
BAGAN ALUR/FLOWCHART SOP EVALUASI
NO URAIAN
PELAKSANA
DOKUMEN WAKTU
BSDI Bag.
Administrasi Ka. BAU
1 MULAI ditujukan ke Ka.
BAU diserahkan ke Ka.
BAU
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Kode Dokumen : SOP-DM-BAU-006.18 Tanggal Terbit : 29-09-2019
PERMINTAAN DAN PENYERAHAN BARANG
No. Revisi : 02 Halaman : 1 dari 2 A. TUJUAN
Sebagai pedoman dan rujukan untuk menetapkan prosedur permintaan atau penyerahan barang.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari permintaan dari unit kerja ke BAU sampai dengan penyerahan barang.
C. DEFINISI
Kompilasi : Pemilahan barang berdasarkan jenis
D. REFERENSI
Hasil kompilasi dan daftar permintaan barang
E. URAIAN PROSEDUR
1. Unit kerja membuat surat permintaan barang ke BAU.
2. Ka.BAU mendisposisikan ke Bag. RumahTangga untuk dilakukan verifikasi.
3. Bag. RumahTangga melakukan verifikasi barang dan mengecek persediaan barang di gudang .
4. Bag. RumahTangga menyiapkan permintaan barang unit kerja.
5. Bag. RumahTangga melakukan pencatatan permintaan barang.
6. Bag. RumahTangga menghubungi unit kerja untuk penyerahan barang.
BAGAN ALUR/FLOWCHART
SOP PERMINTAAN DAN PENYERAHAN BARANG
NO URAIAN
PELAKSANA
DOKUMEN WAKTU
Unit
Unit kerja mengajukan surat permintaan barang dan penyerahan barang yang diberikan ke Bag.
Administrasi Rektorat
Lembaran
Surat 1 Hari
3
Surat permintaan barang dan penyerahan barang diserahkan ke Wakil Rektor II
Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
4
Adanya pendisposisian / tidak dari Wakil Rektor II untuk permintaan barang dan penyerahan barang
Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
5
Adanya pendisposisian atau tidak dari Ka.BAU untuk permintaan barang dan penyerahan barang
Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
6
Pengimputan data permintaan barang dan penyerahan barang
Lembaran
Disposisi 1 Hari
7
Serah terima &
berkoordinasi dengan staf yang terkait untuk permintaan barang dan penyerahan barang
Lampiran
Pengajuan 1-2 Hari
8 SELESAI
YA
Tidak Tidak
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Kode Dokumen : SOP-DM-BAU-006.19 Tanggal Terbit : 29-09-2019
PENGELOLAAN ASET No. Revisi : 02
Halaman : 59 dari 3
A. TUJUAN
Pengelolaan aset bertujuan untuk mengetahui jumlah dan kondisi barang bergerak dan barang tidak bergerak guna memudahkan dalam pengelolaan kondisi barang.
B. RUANG LINGKUP
Pengelolaan aset meliputi penjumlahan dan pemeriksaan barang baik barang bergerak maupun barang tak bergerak
C. DEFINISI
Pengelolaan aset guna mempermudah dalam pengolahan kondisi dan pengadaan barang F. REFERENSI
G. URAIAN PROSEDUR
Adapun urutan prosedur Penganggaran adalah sebagai berikut:
1. Biro Administrasi Umum (BAU) mengajukan proses pengelolaan aset ke Wakil Rektor II 2. Adanya Disposisi Wakil Rektor II
3. Biro Administrasi Umum (BAU) mencatat aset baik barang bergerak maupun barang tak bergerak
BAGAN ALUR/FLOWCHART SOP PENCAIRAN
NO URAIAN
PELAKSANA
DOKUMEN WAKTU
BAU WAKIL
REKTOR II BAK
1 MULAI
2
Biro Administrasi Umum (BAU) mengajukan proses pengelolaan aset ke Wakil Rektor II
Lampiran
Dokumen 1-3 Hari
3 Adanya Disposisi Wakil Rektor II
Lampiran
Dokumen 1 Hari
4
Biro Administrasi Umum (BAU) mencatat aset baik barang bergerak maupun barang tak bergerak
Lampiran
Dokumen 1-6 Hari
5 SELESAI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Kode Dokumen : SOP-DM-BAU-006.20 Tanggal Terbit : 29-09-2019
TENDER No. Revisi : 02 Halaman : 1 dari 2 A. TUJUAN
Sebagai pedoman dan rujukan dalam mengelola beberapa vendor untuk menyediakan kebutuhan yang di perlukan baik fakultas biro dan universitas yang bekerja sama dengan biro administrasi umum
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari pemberian tender kepada vendor untuk menyediakan pemenuhan barang dan jasa kepada BAU
C. DEFINISI
Kompilasi : Pengolahan tender kepada vendor berdasarkan harga dan jenjang pembayaran
D. REFERENSI
Hasil daftar permintaan barang
E. URAIAN PROSEDUR
1. Unit kerja membuat surat permintaan barang ke BAU.
2. Disposisi permintaan barang oleh wakil rektor 2
3. Memilih salah satu vendor yang mampu menyediakan barang yang dibutuhkan
4. Vendor mengajukan penawaran harga barang berikut cara pembayaran kepada ka.BAU 5. Ka. BAU memberikan acc kepada vendor untuk segera dipenuhi kebutuhan tersebut 6. Vendor segera menyediakan barang yang dibutuhkan
BAGAN ALUR/FLOWCHART SOP TENDER
NO URAIAN
PELAKSANA
DOKUMEN WAKTU
Unit Kerja
Wakil
Rektor II Vendor Ka.
BAU Vendor
1 MULAI
2
Unit kerja membuat surat permintaan barang ke BAU
Lembaran
Surat 1 Hari
3
Disposisi permintaan barang
oleh wakil rektor 2 Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
4
Vendor mengajukan penawaran harga barang berikut cara
pembayaran kepada ka.BAU Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
5
Ka. BAU memberikan acc kepada vendor untuk segera
dipenuhi kebutuhan tersebut Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
6
Vendor segera menyediakan
barang yang dibutuhkan Lembaran
Disposisi 1 Hari
8 SELESAI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Kode Dokumen : SOP-DM-BAU-006.21 Tanggal Terbit : 29-09-2019
PENUNJUKAN REKANAN/SUPLIYER
No. Revisi : 02 Halaman : 1 dari 2 A. TUJUAN
Sebagai pedoman dan rujukan dalam penunjukan beberapa vendor yang telah masuk untuk mengajukan penawaran barang dan jasa dalam menyediakan pemenuhan baik fakultas biro dan universitas.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penawaran barang dan jasa oleh rekanan /suplayer untuk menyediakan pemenuhan barang dan jasa kepada BAU.
C. DEFINISI
Penunjukan dari beberapa rekanan /suplayer yang telah masuk ke BAU untuk pemenuhan barang dan jasa sesuai kebutuhan dan kesediaan pemudahan pembayaran.
D. REFERENSI
Hasil daftar permintaan barang
E. URAIAN PROSEDUR
1. Suplayer menawarkan barang dan jasa kepada Universitas melalui Biro Administrasi Akademik 2. Bau menampung semua suplayer yang masuk sebagai rujukan harga dan cara pembayaran di
kemudian hari.
3. Bau Menerima permintaan barang dan jasa dari biro UPT
4. Warek 2 mendisposisi perrmintaan barang dan jasa untuk segera di penuhi
5. Bau menunjuk suplayer untuk menyediakan barang sesuai dengan perjanjian harga dan cara pembayaran.
BAGAN ALUR/FLOWCHART
SOP PENUNJUKAN REKANAN/SUPLAYER
N
O URAIAN
PELAKSANA DOKUMEN WAKTU
Suplayer BAU UPT/Biro /Fakultas
Warek 2
1 MULAI
2
Suplayer menawarkan barang dan jasa kepada Universitas melalui Biro Administrasi Akademik
Lembaran
Surat 1 Hari
3
Bau menampung semua suplayer yang masuk sebagai rujukan harga dan cara pembayaran di kemudian hari
Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
4
Bau Menerima
permintaan barang dan
jasa dari biro UPT Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
5
Warek 2 mendisposisi permintaan barang dan jasa untuk segera di penuhi
Lembaran
Disposisi 1-2 Hari
6
Bau menunjuk suplayer untuk menyediakan barang sesuai dengan perjanjian harga dan cara pembayaran