3.1. SOP Pemilihan Supplier Alternative
a. Melakukan seleksi supplier dan evaluasi supplier untuk pembelian raw material (bahan baku dan bahan penolong) serta packaging produk jadi. b. Jika bahan baku atau bahan penolong (berasal dari pemasok local) yang
teridentifikasi memiliki kategori kritis, maka diperiksa apakah pemasok baru telah memiliki sertifikat halal dari LPPOM MUI, MUI daerah. c. Jika bahan baku atau bahan penolong (berasal dari pemasok impor)
yang teridentifikasi memiliki kategori kritis, maka diperiksa apakah telah memiliki sertifikat halal yang dikeluarkan oleh lembaga luar negeri yang diakui oleh LPPOM MUI.
d. Apabila sebagai supplier existing (pemasok local ataupun pemasok impor) tidak lagi memiliki sertifikat halal disarankan untuk mencari supplier baru yang telah memiliki sertifikat halal (sebagai supplier alternative).
e. Bila supplier existing dan supplier baru (sebagai supplier alternative) tidak memiliki sertifikat halal, maka perlu dilakukan pemeriksaan spesifikasi teknis yang menjelaskan asal usul bahan dan diagram alir proses pembuatan bahan tersebut serta dikonsultasikan kepada LPPOM MUI melalui Koordinator Halal Internal.
f. Bila masa berlaku sertifikat halal dari supplier habis dan masih dalam proses perpanjangan, purchasing harus memintakan bukti surat keterangan dalam proses yang dikeluarkan LPPOM MUI untuk supplier tersebut.
g. Harus ada jaminan bahwa bahan yang akan dibeli sesuai dengan data yang tertera pada sertifikat halal atau dokumen halal (nama dan kode bahan, nama perusahaan, nama dan lokasi pabrik).
h. Supplier diperiksa apakah merupakan produsen langsung atau penyalur. Bila pemasok adalah penyalur, maka meskipun dia hanya penyalur harus memiliki sertifikat halal atau diagram alir proses dari produsen yang memproduksi produk tersebut. Serta dilampirkannya adanya surat keterangan dari supplier terebut bahwa mereka hanyalah penyalur bukan produsen.
i. Rencana penggantian/penambahan supplier yang tidak terdaftar dalam matrix bahan yang telah disetujui LPPOM MUI, harus dilaporkan kepada LPPOM melalui Koordinator Halal Internal.
j. Bahan dari pemasok baru dapat digunakan setelah mendapat persetujuan oleh LPPOM MUI.
k. Data supplier terupdate baik yang aktif maupun tidak harus didokumentasikan dengan baik.
3.2. SOP Perencanaan Pengembangan Produk Baru (New Product
Develop) dan Perubahan Bahan sebagai bahan alternative
a. R & D melakukan perencanaan pengembangan produk baru (New Product Develop) dan perubahan formula, setelah R&D terlebih
dahulu melakukan pengkajian, termasuk persyaratan peraturan perundang-undangan yang terkait serta dari aspek keamanan dan kehalalan produk. Perencanaan meliputi :
. Jenis Bahan baku yang akan digunakan. - Mekanisme alur proses produksi.
- Lama waktu yang dibutuhkan selama proses. - Jumlah produk yang akan dihasilkan
- Besarnya biaya produksi yang mempengaruhi pembelian bahan - Verifikasi produk (nantinya dilakukan secara internal atau
eksternal)
b. Bahan baku dan bahan penolong yang dipergunakan R&D untuk melakukan trial produksi untuk pengembangan produk baru atau menggunaan bahan baru sebagai bahan alternative, harus yang bersertifikat halal. Sehingga R&D meminta kepada departemen purchasing untuk mencarikan supplier mana yang secara kelengkapan dokumennya memenuhi syarat.
c. Bila bahan tidak memiliki sertifikat halal, maka pihak purchasing mencarikan alternative untuk mencari bahan alternatif yang sama atau yang sejenis yang telah memiliki sertifikat halal dari MUI atau dari lembaga yang diakui oleh LP POM MUI, agar bahan tersebut bisa dipergunakan sebagai trial produksi oleh R&D.
d. Bila bahan alternative yang sama tidak ditemukan maka perlu dilakukan pemeriksaan spesifikasi teknis yang menjelaskan asal usul bahan dan diagram alir proses pembuatan bahan tersebut serta dikonsultasikan kepada LPPOM MUI melalui Koordinator Internal Auditor.
e. Bahan baku dan bahan penolong yang sudah di approve manajemen, harus dikomunikasikan dengan Koordinator Halal Internal, sehingga Koordinator Halal Internal mengkomunikasikannya dengan LPPOM MUI untuk mendapatkan persetujuan penggunaan bahan.
f. Bahan baku dan bahan penolong yang nantinya akan dipergunakan untuk trial proses produksi, baru dapat digunakan setelah mendapat persetujuan oleh LPPOM MUI.
3.3. SOP Proses Produksi
a. Pembuatan kertas kerja produksi harus mengacu pada formula dan matriks bahan yang telah diketahui oleh LPPOM MUI.
b. Bahan yang dapat digunakan dalam proses produksi hanya yang terdapat dalam daftar matrix bahan yang telah diketahui oleh LP POM MUI dan telah diberikan label halal pass oleh Koordinator Halal Internal.
c. Bahan yang dipergunakan untuk proses produksi dipastikan terbebas dari kontaminasi najis dan bahan yang haram, dan diberikan label identitas untuk mempermudah pengidentifikasiannya ketika mampu telusur.
d. Pada line produksi dipastikan alat proses dan alat bantu proses hanya digunakan untuk bahan yang telah bersertifikat halal, apabila dalam proses produksi juga digunakan untuk bahan yang belum disertifkasi halal, maka prosedur pembersihan dipastikan dapat menghilangkan/menghindari produk dari kontaminasi silang. Proses pembersihannya dicatatan dan didokumentasikan.
e. Harus dipastikan bahwa di area produksi tidak boleh ada bahan-bahan atau barang-barang yang tidak digunakan untuk produksi.
f. Setelah proses produksi sebelum packaging dilakukan test QC secara fisik, kimia, dan mikrobiologi untuk memenuhi standar produk jadi.
3.4. SOP Pemeriksaan Bahan Baku dan Produk Jadi
a. Kedatangan bahan baku, bahan penolong dan packaging material yang datang dilakukan pengecekkan oleh QC, pengecekkan yang dilakukan meliputi :
- Kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan (sertifikat halal/diagram alir proses, COA, MSDS).
- Pengecekkan fisik dan kimia apakah sudah sesuai dengan COA atau MSDS yang diberikan supplier.
b. Jika dari salah satu hasil pengecekkan persyaratan kedatangan barang
tidak dipenuhi/ tidak OK maka QC akan memberikan label hold. Pemberian label hold dikarenakan :
- Hasil pengecekkan bahan secara fisik dan kimia sesuai dengan keterangan yang ada di COA dan MSDS dari supplier.
- Masa berlaku sertifikat halal dari bahan tersebut telah habis. Maka hal ini dikomunikasikan QC dengan Koordinator Halal Internal, agar purchasing memintakan ke supplier sertifikat halal yang baru dan surat keterangan dalam proses dari LPPOM MUI jika dalam proses sertifikasi halal.
- Bahan tersebut tidak terdaftar pada matrix bahan yang telah disetujui oleh LPPOM MUI.
c. Jika hasil pengecekkannya persyaratan kedatangan barangnya OK, maka QC akan memberikan label released (yang ditandatangani QC) dan diberikan stiker halal pass oleh Koordinator Halal Internal.
d. Pengecekkan produk jadi oleh QC berupa test fisik, kimia dan biologi. Awalnya dilakukan test fisik dan kimia jika hasilnya tidak sesuai dengan standar produk diberikan label hold dan produk tersebut di adjustmen pH atau warna kembali. Setelah hasilnya sesuai dengan standar maka QC akan melakukan pengecekkan mikrobiologi. Jika hasil mikrobiologinya OK, maka QC memberikan label released oleh QC (yang telah ditandatangani). Kemudian dilakukan packaging dan penempelan label produk.
e. Jika produk jadi kita sudah selesai diproses, tetapi setelahnya ditemukan menggunakan bahan baku atau bahan penolong yang ternyata tidak terdapat dalam daftar matrix bahan, atau didalam bahan baku dan bahan penolong tersebut mengandung bahan yang didalam persyaratannya tidak diijinkan oleh LPPOM MUI (memiliki kandungan alkohol yang berasal proses fermentasi, tetapi kadarnya lebih dari 1%) maka :
- QC memberikan label hold dan mengkomunikasikan ke Koordinator Halal Internal.
- Koordinator Halal Internal mengkomunikasikan ke LPPOM MUI. - Setelah mendapatkan jawaban tertulis dari LPPOM MUI bahwa
bahan baku dan bahan penolong tersebut dapat diperguanakan, maka Kordinator Halal Internal mengkomunikasikan ke QC untuk dapat memberikan label released.
- Setelah mendapatkan jawaban tertulis dari LPPOM MUI bahwa bahan baku dan bahan penolong tersebut tidak dapat dipergunakan, maka Koordinator Halal Internal menginformasikan ke QC untuk memberikan label rejected. Dan bersamaan dengan itu semua Koordinator Halal Internal mengeluarkan Surat Pernyataan bahwa produk jadi itu hanya diperbolehkan dijual ke customer yang tidak membutuhkan sertifikat halal atau ke customer yang tidak menggunakan produk tersebut tidak secara oral
- Apabila produk tersebut telah terlanjur terkirim ke customer maka QC menginformasikan ke marketing untuk menginformasikan ke customer, karena akan dilakukan penarikkan produk dengan nomer batch sekian ke customer.
3.5. SOP Penerimaan Bahan dan Penyimpanan pada Gudang
Raw Material dan Finished Product
a. Penerimaan bahan baku, bahan penolong dan packaging yang datang terlebih dahulu dilakukan pengecekkan kebersihan kendaraan, dan penerimaan barangnya harus disesuaikan dengan surat jalan dari supplier (nama bahan, nama supplier dan quantitynya), selanjutnya diberikan ke QC untuk dilakukan pengecekkan.
b. Setelah mendapatkan label released dari QC dan halal pass dari Koordinator Halal Internal, maka gudang raw material memberikan pelabelan bahan baku, bahan penolong dan packaging barang jadi. c. Penyimpanan bahan tersebut di gudang raw material adalah bahan
bahan yang sesuai dengan daftar matrix bahan yang disetujui LPPOM MUI. Apabila ada bahan yang tidak sesuai dengan daftar matrix bahan maka penyimpanannya harus terrpisah dan dipastikan tidak terjadi kontaminasi silang (ditempatkan beda rak / jika satu rak maka harus ada skat pemisah).
d. Penerimaan produk jadi ke gudang finished goods harus disertai dengan Transfer Delivery Note dan COA produk jadi.
e. Penyimpanan produk jadi di gudang finished good harus dipisahkan mana yang telah bersertifikat halal MUI dan mana yang tidak (ditempatkan beda rak / jika satu rak maka harus ada skat pemisah), selain itu juga dipisahkan antara food / cosmetic product.
3.6. SOP Pengiriman Produk ke Customer.
a. Sebelum melakukan pengiriman produk ke customer, distribusi harus memastikan kondisi kendaraan harus bersih sehingga tidak ada kontaminasi silang dengan bahan haram/najis.
b. Pengiriman produk jadi jika menggunakan ekspedisi jasa pengiriman lain, distribusi harus dapat menjamin bahwa ekspedisi tersebut bersih dan tidak mencampurkan menjadi satu dengan produk lainnya yang dapat menimbulkan kontaminasi silang dengan bahan haram/najis.
c. Pengiriman produk jadi yang dilakukan distribusi harus sesuai dengan surat jalan yang disertakan dalam pengiriman ke customer.
d. Pengiriman produk jadi ke customer dilengkapi dengan COA dan Sertifikat Halal dari LPPOM MUI yang masih berlaku
3.7. SOP Pengklasifikasian customer, Survai Kepuasan Pelanggan dan
Keluhan Pelanggan
a. Melakukan pengklasifikasian customer, sehingga diketahui :
- Customer yang membutuhkan sertifikat halal dan mana yang tidak - Customer yang dalam penggunaan produk akhirnya tidak secara
langsung digunakan secara oral, dikarenakan ada beberapa produk yang masih mengandung alkohol lebih dari 1%, meskipun alkoholnya berasal dari proses fermentasi.
b. Melakukan survai kepuasan pelanggan.
Survai kepuasan pelanggan marketing mencangkup : - Harga jual produk ke customer
- Qualitas produk yang dikirim ke customer dari segi kemananan pangan dan kehalalan produk
- Pengiriman tepat waktu
- Dapat memenuhi PO Customer - Penanganan keluhan pelanggan c. Penanganan keluhan pelanggan
Jika terdapat keluhan pelanggan dikarenakan pengiriman barang tidak sesuai dengan COA dan Sertifikat Halal yang diberikan, maka keluhan pelanggan tersebut segera diatasi dengan membuatkan CPAR dan melakukan tindakan penyelesaian. Jika perlu diadakan penarikkan produk dan produk harus ditukar maka sesegera mungkin dilakukan tukar guling atau reture produk