Proses awal masuk ke dalam sistem dilakukan oleh sistem admin dengan melakukan login pada Form Login dengan memasukkan User Id dan Password yang tepat. Jika User Id dan Password yang dimasukkan tidak tepat maka akan ada pemberitahuan bahwa User Id dan Password yang dimasukkan tidak benar. Setelah sukses login, untuk mengisi profil perusahaan sistem admin akan masuk ke dalam Menu Profil Perusahaan yang ada di menu Setting > Profil Perusahaan. Data perusahaan yang dimasukkan antara lain nama, alamat, kota, kode pos, nomor telpon, nomor fax, pajak pertambahan nilai yang dikenakan ke konsinyi, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan dan info rekening yang dimiliki oleh perusahaan (nama bank dan nomor rekening). Selain itu juga dapat dimasukkan logo perusahaan ke dalam Form Profil Perusahaan dengan mengklik tombol Pilih Gambar yang ada di sebelah kanan atas Form Profil Perusahaan, setelah itu mencari letak logo perusahaan untuk ditampilkan ke dalam sistem.
Selanjutnya dalam pemberian hak akses pada tiap-tiap bagian akan dilakukan sesuai kebutuhan dari tiap bagian. Pengaturan hak akses ada dalam Menu Hak Akses yang ada di Menu Setting > Menu Hak Akses. Di dalamnya terdapat beberapa check list yang dapat diisikan sesuai kebutuhan tiap-tiap bagiannya.
4.12.2 Proses Pencatatan Pesanan
Proses ini dimulai setelah terjadi perjanjian konsinyasi antara konsinyi dan perusahaan. Konsinyi dapat datang langsung atau menghubungi melalui telepon ke perusahaan untuk memberikan pesanannya. Setelah itu Customer Service akan mencatat pesanan tersebut dengan membuat Surat Pesanan.
Sebelum melakukan aktivitas di dalam sistem, Customer Service harus login terlebih dahulu untuk masuk ke dalam sistem dengan memasukan User Id dan Password secara tepat. Jika User Id dan Password yang dimasukkan tidak cocok maka akan ada pesan yang memberitahukan bahwa User Id dan Password tidak benar. Jika data konsinyi sudah ada dalam sistem, konsinyi hanya perlu memberikan pesanannya kepada customer service. Jika data konsinyi belum dimasukkan ke dalam sistem, Customer Service akan memasukan data konsinyi tersebut dengan cara masuk ke dalam menu Data Konsinyi yang ada di Menu Master > Data Konsinyi. Kemudian Customer Service memasukkan data konsinyi yang antara lain nama, alamat, kota, kode pos, telepon, fax, diskon, kontak person.
Proses selanjutnya adalah pencatatan pesanan konsinyi. Setelah masuk pada menu utama, Customer Service tersebut harus memilih menu Pembuatan Surat Pesanan yang ada di Menu Transaksi > Surat Pesanan > Buat Surat Pesanan. Kemudian Customer Service tersebut mengisi data-data yang ada pada pesanan konsinyi ke dalam form Surat Pesanan.
Data-data yang dimasukkan ke dalam form Surat Pesanan antara lain adalah no PO, data konsinyi, tanggal kirim, kode Barang, kuantitas, keterangan, status pajak, biaya pengiriman dan biaya lain-lain. Untuk nomor SP akan dibuat
oleh sistem secara otomatis dengan nomor yang berurutan setiap pembuatan Surat Pesanan. Sedangkan untuk data konsinyi diidentifikasikan menggunakan kode pelanggan. Dalam membuat SP baru, data konsinyi dapat diperoleh dengan cara memilih kode pelanggan yang dimaksud pada combo box data konsinyi. Setelah kode pelanggan dipilih maka akan muncul data–data dari konsinyi tersebut sehingga dapat dicocokkan apakah benar konsinyi dengan nama perusahaan ini yang akan memesan barang.
Untuk mengisi kode barang dapat dilakukan dengan mengklik pada kode barang yang ada di detail barang, maka akan muncul pop up yang berisi daftar barang yang ada di persediaan. Kemudian memilih barang yang dipesan dengan melakukan double-click dan memasukkan kuantitasnya. Sedangkan total harga barang yang dipesan akan dibuat secara otomatis oleh sistem. Apabila seluruh data telah dimasukkan, Customer Service mengklik tombol Simpan maka data akan disimpan ke dalam database sistem.
4.12.3 Proses Pembuatan Daftar Pengiriman
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat memeriksa surat pesanan yang ada dan yang belum dikirim. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Daftar Pengiriman yang ada di Menu Transaksi > Menu Daftar Pengiriman > Menu Buat Daftar Pengiriman. Bagian penjualan memilih surat pesanan yang belum dibuat dengan mengklik tombol ... yang ada disebelah kolom No SP. Setelah No SP dipilih maka akan muncul data pesanannya. Kemudian mengisi no kendaraan yang akan mengantar dan keterangan yang dibutuhkan. Setelah seluruh data yang perlukan terisi,
bagian penjualan menyimpan Daftar Pengiriman tersebut dan mencetaknya. Sistem akan menyimpan data tersebut kedalam database.
4.12.4 Proses Pembuatan Daftar Sisa
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat ada retur barang dari konsinyi atau saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Daftar Sisa yang ada di Menu Transaksi > Daftar Sisa > Buat Daftar Sisa.
Saat konsinyi memberikan barang yang diretur dan memo retur, bagian penjualan akan membuat Daftar Sisa. Daftar Sisa dibuat berdasarkan Daftar Pengiriman yang sudah pernah dibuat yang tercantum dalam memo retur dari konsinyi. Bagian penjualan memasukkan No DP pada kolom No DP kemudian menekan tombol Enter, maka akan muncul data konsinyi yang meretur barang. Bagian penjualan akan memasukkan kd barang yang diretur dan kuantitasnya pada detail barang kemudian mengisikan keterangan yang diperlukan.
Apabila Daftar Sisa dibuat saat akhir periode konsinyasi, konsinyi akan memberikan laporan persediaan barang konsinyasi. Dalam laporan persediaan konsinyasi, barang sisa sudah dikelompokkan berdasarkan No DP nya. Bagian penjualan akan memasukkan No DP dan data barang sisa tersebut. Daftar Sisa ini diperlukan untuk menyesuaikan jumlah barang yang ada di konsinyi guna membuat Faktur Penjualan Konsinyasi. Jadi Daftar Sisa digunakan untuk mengurangi jumlah barang yang ada pada Daftar Pengiriman yang bersangkutan. Daftar Pengiriman yang telah dikurangi dengan Daftar Sisa akan menjadi Faktur Penjualan Konsinyasi.
Setelah semua data lengkap terisi, bagian penjualan akan mencetak Daftar Sisa tersebut untuk dijadikan lampiran saat menagihkan faktur ke konsinyi. Setelah data disimpan secara otomatis data tersebut akan tersimpan dalam database.
4.12.5 Proses Pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi yang ada di Menu Transaksi>Faktur Penjualan Konsinyasi>Buat Faktur Penjualan Konsinyasi.
Bagian penjualan memilih daftar pengiriman yang belum dibuatkan faktur dengan menekan tombol “...” yang ada disebelah kolom No DP. Setelah No DP dipilih maka akan muncul informasi mengenai DP tersebut. Bagian Penjualan dapat mengisikan keterangan jika dibutuhkan. Kemudian menekan tombol simpan untuk menyimpan data tersebut ke dalam database. Setelah data disimpan, dilanjutkan dengan mencetak faktur penjualan konsinyasi tersebut dengan menekan tombol cetak untuk diserahkan ke bagian keuangan supaya dibuatkan surat tagihan.
4.12.6 Proses Pembuatan Surat Tagih
Proses ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima faktur yang akan ditagihkan dari bagian penjualan. Setelah masuk pada menu utama, bagian keuangan harus memilih menu pembuatan surat tagih yang ada di Menu Transaksi > Surat Tagih > Buat Surat Tagih.
Bagian keuangan memilih nama konsinyi yang akan ditagih. Setelah nama konsinyi dipilih maka akuan muncul daftar faktur yang akan ditagihkan. Bagian keuangan dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data disimpan, surat tagihan tersebut dicetak dan disatukan dengan faktur yang akan ditagihkan kemudian dikirimkan ke konsinyi.
4.12.7 Proses Pengisian Persediaan
Proses ini dilakukan oleh bagian gudang saat akan memasukkan barang ke dalam persediaan. Berdasarkan Surat Pengisian Persediaan, bagian gudang menambah jumlah persediaan barang yang ada di gudang ke dalam sistem. Setelah masuk pada menu utama, bagian gudang tersebut harus memilih menu Data Persediaan yang ada di Menu Master>Data Barang>Data Barang Pusat kemudian Tab Data Persediaan. Bagian gudang memilih barang yang akan ditambah jumlah persediaannya berdasarkan yang ada pada Surat Pengisian Persediaan. Setelah mendapat informasi barang yang dimaksud, bagian tersebut harus menekan tombol Ubah dan memasukkan jumlah penambahan kuantitas barang pada kolom kuantiti. Kemudian menekan tombol Perbaharui untuk menyimpan data tersebut kedalam database.
4.12.8 Proses Pembuatan Jurnal
Proses ini dilakukan otomatis oleh sistem dan melibat bagian penjualan untuk mengeksekusinya. Jurnal akan dibuat secara otomatis oleh sistem setiap terjadi transaksi. Jurnal-jurnal yang ada adalah sebagai berikut :
Persedian Barang Pusat xxx
Persediaan Barang Konsinyi xxx 2. Jurnal saat pembuatan Daftar Sisa
Persedian Barang Konsinyi xxx
Persediaan Barang Pusat xxx 3. Jurnal saat pembuatan Faktur Penjualan
Piutang Usaha xxx
Biaya Komisi xxx
Biaya Pengiriman Barang xxx
Biaya Lain-lain xxx
Pajak xxx
Penjualan Konsinyasi xxx
Harga pokok penjualan xxx
Persediaan barang konsinyasi xxx
Jurnal umum tersebut ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat dibuat per bulan. Jurnal umum ini dapat dilihat dan dicetak dengan masuk ke menu jurnal yang ada di Menu Laporan>Jurnal. Bagian penjualan akan diminta untuk memasukkan periode bulan jurnal yang ini dilihat. Setelah memasukkan periode bulannya, kemudian karywan penjualan tersebut harus menekan tombol Cetak untuk melihat hasil jurnalnya. Untuk mencetak jurnal tersebut dapat dilakukan dengan menekan tombol bergambar printer.
4.12.9 Proses Penyesuaian Persediaan
Proses ini dilakukan saat terjadi perbedaan jumlah persediaan pada sistem dengan jumlah persediaan fisik. Perbedaan jumlah persediaan ini biasanya terlihat saat terjadi pengecekan fisik (stock opname). Agar jumlah persediaan yang ada di sistem dengan jumlah persediaan fisik sama, maka dilakukan penyesuaian persediaan pada sistem. Proses ini dilakukan oleh bagian gudang dengan cara mengisi form Penyesuaiaan Persediaan yang ada pada Menu Master > Data Barang > Data Barang Pusat pada Tab Penyesuaian Persediaan. Penyesuaiaan dilakukan per barang dan harus menuliskan alasan yang jelas pada kolom keterangan mengenai penyesuaian persediaan terhadap barang tersebut.