URAIAN TEORITIS
DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BINJAI
4.2 Deskripsi Hasil wawancara
4.2.1 Standart dan sasaran Peraturan Daerah Binjai Nomor 7 Tahun 2011
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 14 Februari 2019,dengan bapak Mohd.Taufiq Bahagia selaku Kepala Dinas di Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil Untuk mengukur kinerja implementasi kebijakan tentunya menegaskan standart dan sasaran yang harus dicapai oleh para pelaksana kebijakan atau implementor.
Tahapan pelaksanaan adalah mekanisme untuk mengatur bagaimana sebuah program dijalankan. Tahapan implementasi Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai sudah diatur mekanismenya yaitu dimulai dari proses sosialisasi mengenai Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK), pengisian blangko oleh masyarakat hingga penerbitan data kependudukan oleh dinas tersebut.
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 14 Februari 2019,dengan bapak Mohd.Taufiq Bahagia selaku Kepala Dinas di Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil tentang bagaimana sosialisasi yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan masyarakat. Pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai telah berusaha mensosialisasikan tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) baik kepada pihak kelurahan, pihak kecamatan, maupun masyarakat secara langsung.Pihak dinas telah berdialog kepada pihak kelurahan dan kecamatan bagaimana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam administrasi kependudukan baik berupa buku petunjuk teknis dan pelaksanaan maupun menjelaskan dengan berdialog langsung agar dapat menyampaikan kepada masyarakat di kelurahan setempat. Namun beberapa pihak kelurahan dan kecamatan tidak menyadari atau kurangnya keterampilan untuk mensosialisasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) kepada masyarakat sehingga tidak sampai pada masyarakat. Selain itu, pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai telah melakukan menyebarkan selebaran, mendirikan banner dan spanduk, dan bersosialisasi langsung ke sekolah – sekolah dan perguruan tinggi sekitar Kota Binjai mengenai Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Namun sosialisasi tersebut tidak tepat sasaran kurangnya kesadaran sebagian masyarakat untuk peduli dan peka dengan administrasi kependudukan juga merupakan faktor penyebabnya jadi bagaimanapun sosialisasi itu digalakkan apabila sasarannya
tidak mau tahu maka sosialisasi tidak dapat berjalan dengan baik. Walaupun seperti itu, namun pihak dinas seharusnya tidak menyerah dalam mensosialisasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan(SIAK) secara intens dua atau tiga bulan sekali agar masyarakat mengetahui apa itu Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
Tahapan kedua, pengisian blanko yang dilakukan sendiri oleh masyarakat belum bisa dikatakan berjalan dengan baik. Secara tidak langsung ini merupakan dampak dari kurang maksimalnya sosialisasi dan tidak tepat pada sasaran yaitu kepada masyarakat yang ingin mengurus administrasi kependudukan. Sehingga masyarakat mengalami kesulitan dalam pengisian blanko dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Selain itu, rendahnya pengetahuan yang dimiliki masyarakat dan kurang minatnya masyarakat membaca prosedur yang disediakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai dalam mengisi formulir untuk data kependudukan tersebut. Akan tetapi masalah ini dapat diatasi dengan bantuan petunjuk – petunjuk atau persyaratan berkas – berkas yang dibawa di tempat antrian masyarakat yang ingin mengurus dibuat seperti mading namun menghadap ke dalam ruangan agar masyarakat yang menunggu dapat membaca sendiri atau adanya penempatan petugas pada loket – loket khusus untuk membantu masyarakat mengisi blanko atau bertanya apabila mengalami kesulitan dalam pengisian blanko tersebut.
Tahapan selanjutnya adalah tahapan pemprosesan data tersebut. Pada tahapan ini, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil telah berusaha maksimal mungkin. Terbukti dinas telah membuat standar mutu pelayanan bahwa data
kependudukan akan siap dalam jangka waktu beberapa menit untuk Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga, sedangkan untuk pengambilan akta seperti akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, dan akta penceraian diambil setiap hari jumat. Karena pengurusan akta mempunyai prosedur yang lebih panjang dibandingkan penerbitan Kartu Tanda Penduduk ataupun Kartu Keluarga.
Keberhasilan atau kekurangan dalam setiap tahapan impelementasi Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) ini dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk pelaksanaan implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) selanjutnya. Kelancaran pelaksanaan setiap tahapan implementasi SistemInformasi Administrasi Kependudukan (SIAK) tidak terlepas dari peran dan kerjasama semua pihak pelaksana atau implementor dan juga masyarakat.
Manfaat yang dirasakan masyarakat dari implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) ini adalah masyarakat dapat mengurus data kependudukan dengan waktu yang lebih singkat dan pelayanan yang akurat seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) tidak saja menggunakan data dari biodata namun telah menggunakan data biometrik yaitu dengan adanya sidik jari dan irismata yang tersimpan dalam database sebagai data biometric sehingga data tidak dapat dimanipulasi.
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 14 Februari 2019,dengan ibu Zahara Nasution,selaku Kepada Bidang SIAK Tentang pertanyaan bagaimana pelaksanaan penyelengaraan Administrasi Kependudukan
apakah sudah berjalan dengan baik beliau menyatakan bahwa Supaya tercipta konsistensi atau keseragaman dari tujuan dan sasaran suatu kebijakan dalam hal ini adalah Peraturan Daerah Nomor 7 tahun 2011 Kota Binjai tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan (SIAK) sangat diperlukan agar aparat pelaksana paham akan apa yang hendak di capai. Sebaliknya jika tidak ada suatu pemahaman yang sama antar aparat pelaksana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), tentu pelaksanaan kebijakan tersebut tidak optimal. Keseragaman cara pandang ini hanya dapat terwujud apabila ada komunikasi yang baik antara para pemimpin atau perumus kebijakan dengan aparat pelaksana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
4.2.2 Komunikasi
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 14 Februari 2019,dengan bapak Mohn Taufiq Bahagia,Selaku Kepala Dinas Capil Tentang pertanyaan jenis komunikasi apa yang diterapkan dalam mengimplementasi sistem informasi administrasi kependudukan beliau menyatakan bahwa Dalam implementasi penyelenggaraan Administrasi Kependudukan(SIAK) ada dua jenis komunikasi yang dilakukan yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal merupakan komunikasi antar aparat pelaksana kebijakan yang dapat dilihat dari koordinasi dan konsolidasi bersama yang mereka lakukan. Komunikasi yang dilakukan melalui kerjasama, koordinasi,dan konsolidasi antar aparat pelaksana Sistem Informasi AdministrasiKependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjaisudah berjalan dengan baik dan lancar. Hal ini didukung oleh hasil wawancaradengan Kepala Dinas dan Kepala Bidang
SIAK di Dinas Kependudukan danPencatatan Sipil Binjai yang menyatakan bahwa semua pihak yang terlibat dalampelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) senantiasa menjalin komunikasi baik pada tingkat struktural seperti sub bagian, bidang, danseksi maupun secara pribadi. Selain itu, komunikasi tidak hanya dilakukan secaraformal, namun juga dilakukan secara informal dalam bentuk saling bertukar informasi dengan menggunakan pendekatan kekeluargaan.
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi aparat pelaksana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dengan isntansi atau lembaga – lembaga lain termasuk dengan masyarakat. Komunikasi eksternal yang dilakukan oleh aparat pelaksana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) jugatelah terlaksana namun belum maksimal. Komunikasi dengan instansi pemerintahdan lembaga – lembaga lainnya selama ini sudah terjalin dengan lancar, namun komunikasi yang dilakukan dengan masyarakat belum menjangkau seluruhnya.Hal ini dapat dilihat dari masih banyaknya masyarakat yang belum mengetahui tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), bagaimana prosesnya, dan apa manfaat yang dapat mereka peroleh. Hasil wawancara dengan beberapa masyarakat menyatakan bahwa mereka belum pernah menerima sosialisasi dari pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai secara langsung sehingga mereka hanya diberitahu aparat kelurahan tentang adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Mengenai tujuan, proses,dan manfaat Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) bagi mereka sama sekali tidak ada penjelasan.