Deskripsi : program kampanye perubahan yang telah dilakukan pada fase jangka menengah dipertahankan dan dikembangkan secara lebih intensif untuk memperkuat dukungan dan komitmen pegawai dan pimpinan terhadap reformasi birokrasi
Kegiatan indikatif :
a. Penyusunan pedoman kampanye perubahan
b. Penyusunan muatan dan materi kampanye perubahan
c. Penyusunan penanggung jawab jadwal dan tempat kampanye
2. Pengembangan customer focus dalam manajemen perubahan Deskripsi : Reformasi birokrasipada merupakan upaya untuk memperbaiki kinerja pelayanan kepada masyarakat. Oleh sebab itu program manajemen perubahan perlu diarahkan untuk menciptakan perbaikan dalam pelayanan sesuai dengan harapan pengguna layanan.
Kegiatan indikatif :
a. Penyusunan pedoman perubahan yang berorientasi kepada
customer focus
b. Pengembangan instrumen survey dan feed back dari pengguna layanan
3. Pengembangan inovasi perubahan
Deskripsi : manajemen perubahan diharapkan mampu menciptakan terobosan untuk memperbaiki citra birokrasi yang identik dengan prosedur berbelit belit, inefisiensi, produktifitas. Untuk menciptakan terobosan tersebut diperlukan adanya pengembangan gagasan gagasan inovatif yang diarahkan untuk menciptakan nilai tambah dalam proses pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi LAN.
Kegiatan indikatif :
a. Penyusunan pedoman dan instrumen pengembangan inovasi b. Sosialisasi
4. Pengembangan knowledge management untuk mendukung perubahan
Deskripsi : berbagai gagasan, informasi dan konsep dalam reformasi birokrasiperlu dikembangkan secara terus sebagai aset organisasi yang nantinya diharapkan mampu memperkuat proses perubahan menuju visi yang diharapkan. Untuk mengelola gagasan, informasi dan konsep tersebut maka program reformasi perlu mengembangkan knowledge management
Kegiatan indikatif :
a. Pedoman sistem pengembangan knowledge management
b. Penyusunan database konsep, informasi dan gagasan reformasi c. Sosialisasi
BAB V
STRATEGI KOMUNIKASI
omunikasi merupakan kunci keberhasilan dalam manajemen perubahan. Oleh sebab itu penyelenggaraan komunikasi memerlukan rumusan strategi sehingga bermanfaat bagi tim manajemen perubahan dan tim reformasi birokrasi dalam menyampaikan change message kepada kelompok sasaran/stakeholder secara efektif .
1 Penataan Peraturan Perundang- Undangan Materi :
a. Sosialisasi perubahan terhadap peraturan yang terkait dengan upaya peningkatan kinerja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi LAN.
b. Implikasi perubahan peraturan perundangan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi LAN
c. Dukungan yang diharapkan dalam proses penyesuaian akibat perubahan peraturan perundangan.
Kelompok sasaran Media
a. Pimpinan dan pegawai LAN di Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar dan Aceh.
Rapat, website dan intranet
b. Pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah mitra kerja LAN
Website, newsletter
c. Individu pengguna layanan LAN Website, newsletter
d. Media massa Pers conference, website
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 150.000.000
Waktu Tiga bulan
2 Penataan dan Penguatan Organisasi Materi :
a. Sosialisasi hasil restrukturisasi/penataan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan LAN.
b. Informasi mengenai langkah langkah penguatan unit kerja yang menangani organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat.
c. Implikasi restrukturisasi dalam aspek manajemen kepegawaian, tatalaksana, koordinasi kerja.
d. Dukungan yang diharapkan dalam proses perubahan struktur dan penguatan unit kerja yang menangani organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat.
Kelompok sasaran Media
a. Pimpinan dan pegawai LAN di Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar dan Aceh.
Rapat, website dan intranet
b. Pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah mitra kerja LAN
Website, newsletter
c. Individu pengguna layanan LAN Website, newsletter
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 150.000.000
Waktu Tiga bulan
3 Penataan tatalaksana Materi :
a. Jenis SOP dan layanan e-office LAN
b. Cara penggunaan dan pemeliharaan (update)
c. Harapan optimalisasi pemanfaatan SOP dan e-office dalam perbaikan kinerja organisasi dan pelayanan kepada stakeholders
Kelompok sasaran Media
a. Pimpinan dan pegawai LAN di Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar dan Aceh
Rapat, website dan intranet
b. Pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah mitra kerja LAN
Website, newsletter
c. Individu pengguna layanan LAN Website, newsletter
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 225.000.000
Waktu Empat bulan
4 Penataan Sistem Manajemen SDM Materi :
c. Sistem renumerasi baru
d. Sosialisasi penerapan kebijakan disiplin pegawai e. Sosialisasi kediklatan berbasis kompetensi
Kelompok sasaran Media
a. Pimpinan dan pegawai LAN di Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar dan Aceh.
Rapat, website dan intranet
b. Pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah mitra kerja LAN
Website, newsletter
c. Individu pengguna layanan LAN Website, newsletter
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 615.000.000
Waktu Enam bulan
5 Penguatan pengawasan Materi :
a. Pengenalan Sistem Pengawasan Intern Pemerintah (SPIP)
b. Perubahan peran dan program kerja inspektorat sebagai quality assurance dan consulting
c. Jenis dukungan yang diharapkan dari penerapan (SPIP) dan peran inspektorat
Kelompok sasaran Media
a. Fungsional auditor LAN, pejabat pengelola keuangan
Rapat, website dan intranet b. Pimpinan dan pegawai LAN di
Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar dan Aceh
Rapat, website dan intranet
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 115.000.000
Waktu Dua (2) bulan
6 Penguatan Akuntabilitas Kinerja Materi :
a. Metode peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja b. Pengenalan sistem manajemen kinerja organisasi
c. Pengenalan Indikator Kinerja Utama
d. Jenis dukungan yang diharapkan dalam rangka penguatan akuntabilitas kinerja
Kelompok sasaran Media a. Fungsional auditor LAN, pejabat
pengelola keuangan
Rapat, website dan intranet b. Pimpinan dan pegawai LAN di
Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar, Aceh
Rapat, website dan intranet
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 125.000.000
Waktu Dua (2) bulan
7 Peningkatan kualitas pelayanan publik Materi :
a. Penerapan standard pelayanan di lingkungan LAN b. Implikasi penerapan standard pelayanan
c. Tata kelola dan Instrument partisipasi masyarakat d. Instrumen evaluasi kualitas pelayanan
Kelompok sasaran Media
a. Pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah mitra kerja LAN
Website, booklet/leaflet b. Pimpinan dan pegawai LAN di
Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar, Aceh
Rapat, website dan intranet
c. individu pengguna layanan LAN Website, booklet/leaflet, Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 325.000.000
Waktu Dua (2) bulan
8 Grand Kick Off
Deskripsi : Grand Kick Off adalah acara launching perdana program reformasi birokrasi. Dalam acara ini Kepala LAN akan meresmikan dan menyampaikan informasi dasar mengenai reformasi birokrasi. Pada acara tersebut juga akan ditandatangani secara simbolik Pakta Pembaharuan LAN sebagai bentuk kontrak perubahan antara Kepala LAN dan para staff pimpinan.
Materi :
a. Alasan perlunya reformasi birokrasi dan visi reformasi LAN b. Informasi mengenai program reformasi birokrasi LAN c. Informasi mengenai tim manajemen perubahan LAN d. Target perubahan tahun 2011
e. Dukungan dan partisipasi yang diharapkan f. Penandatanganan Pakta Pembaharuan
Kelompok sasaran Media
a. Wakil instansi pemerintah pusat dan daerah mitra kerja LAN
Rapat b. Pimpinan dan pegawai LAN di
Jakarta, Bandung, Samarinda, Makassar, Aceh
Rapat
Estimasi anggaran yang dibutuhkan Rp 25.000.000
BAB VI
ORGANISASI TIM MANAJEMEN PERUBAHAN
ntuk menjamin agar proses perubahan dapat dilaksanakan dengan baik menuju arah yang diharapkan, program reformasi birokrasi
membutuhkan tim manajemen perubahan. Tim yang disebut sebagai Program Management Office (PMO) memiliki tugas :
1. Menyusun perencanaan manajemen perubahan sesuai dengan arah dan prioritas program reformasi birokrasi,
2. Menyusun strategi dan melakukan monitoring serta evaluasi terhadap implementasi program reformasi birokrasi.
3. Melakukan pemetaan terhadap stakeholder internal dan eksternal yang berpengaruh terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi.
4. Mendorong setiap pegawai mendukung implementasi program reformasi birokrasi
5. Melakukan identifikasi terhadap resistensi serta kendala dalam pelaksanaan reformasi birokrasi.
6. Melakukan monitoring, evaluasi dan menyusun strategi perbaikan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi implementasi program reformasi birokrasi.
Untuk menjalankan tugas tersebut, PMO terdiri dari :
1. Program sponsor. Bertindak sebagai program sponsor adalah Kepala LAN RI.
a. Melakukan pengawasan dan memberikan arah terhadap efektifitas dan efisiensi proses perubahan dalam rangka pelaksanaan program program reformasi birokrasi
b. Mendorong seluruh jajaran pimpinan dan staff LAN untuk mendukung pelaksanaan dan pencapaian target program reformasi birokrasi.
2. Kelompok penasehat.
Dalam menjalankan tugasnya, program sponsor dibantu oleh kelompok penasehat. Kelompok penasehat ini terdiri dari :
a. Sekretaris Utama LAN b. Deputi I
c. Deputi II d. Deputi III e. Deputi IV f. Deputi V
Tugas kelompok penasehat :
a. Memberikan nasehat kepada Kepala LAN sebagai program sponsor baik diminta atau tidak diminta mengenai arah, strategi, prioritas pelaksanaan manajemen perubahan yang mendukung program program reformasi birokrasi LAN.
b. Memberikan nasihat mengenai rencana mobilisasi dan koordinasi pemanfaatan sumber daya pendukung program reformasi birokrasi. 3. Project Management Office (PMO).
Dalam pelaksanaan manajemen perubahan, PMO bertanggung jawab terhadap implementasi program manajemen perubahan yang mencakup perubahan pada bidang :
a. Organisasi b. Tatalaksana
c. Peraturan perundang undangan d. Sumber daya manusia aparatur e. Pengawasan
f. Akuntabilitas g. Pelayanan publik
Dalam menjalankan tanggung jawabnya PMO memiliki tugas mengkoordinir implementasi strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi yang mendukung keberhasilan program reformasi birokrasi. Untuk itu PMO berperan dalam menjalin komunikasi dengan berbagai pihak/stakeholder baik internal maupun eksternal serta mengambil
langkah yang diperlukan untuk mengatasi ketidaksepahaman, konflik, atau kendala lainnya.
Susunan personalia PMO LAN
Ketua : Dr. Adi Suryanto, M.Si. Sekretaris : Dra. Reni Suzana, MPPM. Anggota:
1. Drs. Guntur Karnaeni, M.Si. 2. Drs. Gering Supriyadi, MM. 3. Dr. PM. Marpaung, M.Sc. 4. Dra. Etty Kurniasih, M.Si. 5. Dr. Muhammad Idris, M.Si. 6. Dr. Sukari, MM.
7. Dr Muhammad Taufiq, DEA.
Dalam menjalankan tugasnya, PMO dibantu oleh dua gugus tugas yaitu Tim Design Management (TDM) dan dan Tim Quality Assurance (TQA).
4. Tim Design Management atau TDM. TDM adalah tim yang disusun untuk membantu PMO dalam menyusun konsep, pedoman dan/atau instrumen yang diperlukan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan manajemen perubahan. Disamping itu TDM bertugas dalam menindaklanjuti hasil monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan reformasi birorkrasi dengan menyusun langkah perbaikan yang diperlukan.
Ketua : Dr. Anwar Sanusi, MPA. Sekretaris : Dra. Army Winarty, M.Si.
Anggota : 1. Hartoto, S.IP. M.Si. 2. Yogi Suwarno, S.IP. MA.
3. Dra. Erna Irawati, M.Pol.Admin. 4. Dra. Elly Fatimah, M.Si.
5. Dra. Damayani, MQM. 6. Drs. Yusuf Gunawan, M.Si. 7. Rudy Mastofani, ST. MT. 8. Drs. Haris Faozan, M.Si. 9. Drs. Eris Yustiono, M.Sc. 10.Rusma Dwiyana, SH. M.Hum. 11.Pujiatmo Subarkah, SE.Ak. M.Sc.
5. Tim Quality Assurance atau TQA. TQA memiliki tugas melakukan monitoring dan evaluasi terhadap mutu dan kesesuaian target pelaksanaan program manajemen perubahan. Disamping itu TQA melakukan identifikasi permasalahan/kendala terhadap proses perubahan serta memberikan masukan kepada TDM terhadap kebutuhan penyempurnaannya.
Ketua : Drs. Edy Kusponco Wibowo, MM. Sekretaris: Akhyar Effendy, SE. M.Si. Anggota:
1. Tri Widodo WU, SH, M.Sc. 2. Dra Puji Hastuti, M.Pd. 3. Bambang Giyanto, SH, M.Pd. 4. Mariman, SE, M.Si.
6. Drs. M. Iqbal, M.Pd.
7. Sait Abdullah, Sip, M.Pol.Adm. 8. Dr. Andi Taufiq, M.Si.
9. Dr. Joni Dawud, DEA. 10.Drs. Riyadi, M.Si.
11.Drs. Lukman Samboteng, M.Si. 12.Muhammad Firdaus, MA. Ph.D.
6. Manajemen Proyek (MP).
Program reformasi birokrasi perlu diintegrasikan dalam seluruh aspek kegiatan organisasi LAN. Oleh sebab itu, Manajemen Proyek (MP) perlu dibentuk dengan tanggung jawab utama yaitu mengkoordinir dan melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan program reformasi birokrasi yang diterapkan dalam manajemen sehari hari. MP adalah pejabat eselon II sebagai seorang Manajer Proyek Perubahan (MPP) yang memimpin pelaksanaan proses perubahan di unit masing masing yang mereka pimpinan.
Dalam menjalankan tugasnya, MPP dibantu oleh Tim Pelaksana Manajemen Perubahan. Tim ini ditunjuk oleh MPP dari staff pimpinan atau pegawai di unit yang dipimpinnya untuk menjalankan program program reformasi birokrasi.
BAB VI
PENUTUP
eberhasilan dalam pelaksanaan manajemen perubahan sangat ditentukan oleh komitmen pimpinan dan partisipasi pegawai. Oleh sebab itu tersusunnya dokumen hanya akan memberikan manfaat apabila didukunga dengan komitmen yang kuat dari pimpinan untuk melaksanakan berbagai program yang sudah disusun.
Di samping itu proses perubahan, merupakan hal yang sangat dinamis oleh sebab itu efektifitas program manajemen perubahan memerlukan adaptasi dan penyesuaian sesuai dengan perkembangan lingkungan baik internal dan eksternal. Dokumen manajemen perubahan ini disusun sebagai rujukan atau guidance bagi penyelenggaraan Reformasi Birokrasi di lingkungan Lembaga Administrasi Negara. Seluruh rangkaian kegiatan Reformasi Birokrasi akan dilaukan berdasarkan pentahapan dan distribusi sumber daya organisasi yang telah direncanakan dalam manajemen perubahan ini.