IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4. Struktur Hirarki dalam PHA
Para pemasok akan diseleksi sebelum menandatangani kontrak. Berikut adalah kriteria bagi pemasok buah-buahan di Giant :
a. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), untuk menjamin bahwa usaha yang dijalankan oleh pemasok telah dilegalkan oleh pemerintah.
b. Merupakan usaha pribadi atau kelompok
c. Bersedia mengirim buah-buahan ke gudang sentral atau gerai-gerai d. Mengisi aplikasi pemasok
e. Buah-buahan yang berkualitas sesuai dengan segmentasi pasar, mempunyai keunggulan dan spesifikasi pada masing-masing jenis, dengan rincian sebagai berikut :
1. Buah-buahan tidak busuk, cacat fisik, cacat hama dan penyakit, cacat mekanis karena benturan, gesekan memar atau mikrobiologi.
2. Kemasan atau penampilan
- Kemasan sesuai dengan karakteristik buah-buahan, dikemas dalam karton, tray foam, wrapping film, ikat, volume yang sama dan kualitas yang seragam.
- Usahakan desain kemasan sederhana, contohnya buah dibungkus dengan plastik atau kertas yang mudah untuk dibuka.
- Nama dan asal buah-buahan jelas, contohnya durian montong dengan kode pemasok A yang berasal dari Thailand.
- Mencantumkan barcode pada setiap kardus buah-buahan yang dikirim oleh pemasok
3. Bentuk dan ukuran buah-buahan yang seragam dengan kualifikasi tertentu sesuai dengan berat atau besar buah-buahan.
4. Bersih dari kotoran yang tidak diinginkan seperti rambut, tanah, getah, bebas dari benda asing, dan serangga.
5. Buah-buahan aman dikonsumsi dan terdaftar di Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM)
f. Lead time (2-3 hari), waktu yang dibutuhkan ketika terjadi pemesanan sampai buah-buahan diterima oleh Giant, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Menjaga kelancaran informasi dan teknologi
2. Bersedia mengirim tepat waktu dan sesuai pesanan
3. Bersedia mengirim sepanjang tahun termasuk hari raya keagamaan g. Menjaga hubungan kemitraan jangka panjang dengan bersedia :
1. Bersedia mengirim dalam jumlah dan kualitas yang berkelanjutan
2. Memahami serta memenuhi segala ketentuan yang terdapat dalam Memoranduf of Understanding (MoU)
3. Menjaga kepercayaan dengan memberikan buah-buahan dan pelayanan terbaik
h. Biaya operasional yang terdiri atas biaya pemesanan, pembelian, dan pengiriman
i. Sistem pembayaran dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : 1. Mengisi permohonan pembayaran
2. Bersedia menggunakan faktur yang diseragamkan
3. Pembayaran setelah 14 hari atau 28 hari kedatangan buah-buahan
PHA digunakan untuk mengetahui pemasok utama buah-buahan yang dipilih Giant. Pemilihan pemasok dilakukan untuk mengetahui apakah pemasok dapat memenuhi kriteria. Giant memprioritaskan 5 (lima) kriteria yang harus dipenuhi pemasok agar menjadi pemasok utama. Selengkapnya disajikan pada Gambar 9.
Gambar 9. Struktur PHA Pengadaan Buah-buahan di Giant
Berdasarkan struktur PHA di atas, masing-masing elemen disusun dalam bentuk kuesioner yang berisi matriks-matriks penilaian dengan skala 1-9.
Kuesioner tersebut disajikan pada Lampiran 2. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing elemen tersebut :
a. Kriteria (K)
1. Kualitas buah-buahan. Pemasok harus memberikan kualitas buah-buahan yang terbaik untuk menunjang Giant dalam menghadapi konsumen yang
semakin selektif dalam membeli (K1). Sub faktor dari kualitas buah-buahan yaitu, tingkat kematangan 85 persen (SK11) : agar buah-buahan dapat bertahan lama, penampilan (SK12) : buah-buahan tidak cacat dengan ukuran dan berat yang seragam, bersih dari kotoran, dan di Giant Hypermarket Botani Square
Biaya
dikemas dengan baik, dan keamanan (SK13) : tidak mengandung zat-zat kimia yang berbahaya dan tidak dianjurkan untuk dikonsumsi manusia.
2. Biaya operasional, seluruh biaya yang dikeluarkan Giant dalam pengadaan buah-buahan (K2). Sub faktornya terdiri atas biaya pemesanan (SK21) : biaya biaya yang dikeluarkan untuk menghubungi pemasok seperti biaya telpon, fax, dan e-mail. Biaya pembelian (SK22) : biaya yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan antara Giant dan pemasok untuk mengadakan buah-buahan dalam kuantitas tertentu, dan biaya pengiriman (SK23) : biaya yang dikeluarkan pemasok saat mengirim buah-buahan dan dibebankan ke Giant dalam bentuk harga jual .
3. Lead time, waktu yang dibutuhkan ketika terjadi pemesanan sampai buah-buahan diterima oleh Giant (K3). Sub faktornya terdiri atas waktu pemesanan (K31) : Giant memesan buah-buahan pada saat reorder point, waktu penerimaan (SK32) : waktu buah-buahan diterima oleh Giant, dan kelanjaran informasi dan transportasi (SK33) : untuk mengantisipasi keterlambatan datangnya buah-buahan ke Giant.
4. Kemitraan, kualitas dari hubungan kerjasama dapat menentukan lamanya bermitra antara Giant dengan pemasok (K4). Sub faktornya yaitu, Memorandum of Understanding (MoU) (SK41) : suatu kesepakatan antara Giant dengan pemasok yang dituangkan dalam bentuk kontrak kerjasama, Kepercayaan (SK42), dapat memotivasi pemasok untuk memberikan pelayanan yang terbaik termasuk menjaga kualitas buah-buahan
5. Sistem pembayaran, kesepakatan antara Giant dengan pemasok mengenai jangka waktu pembayaran (K5). Sub faktornya terdiri atas 14 hari setelah kedatangan (SK51) : pemasok bersedia dibayar setelah 14 hari kedatangan buah-buahan, 28 hari setelah kedatangan (SK52) : pemasok bersedia dibayar setelah 28 hari kedatangan buah-buahan.
b. Alternatif
1. Pemasok A (PA) 2. Pemasok B (PB)
3. Pemasok C (PC) 4. Pemasok D (PD) 4.4.1 Pengolahan Horizontal
Pengolahan horizontal menunjukkan besarnya tingkat pengaruh suatu elemen dengan elemen lainnya terhadap suatu faktor. Berdasarkan Tabel 4 dapat dilihat tingkat kepentingan masing-masing aktor untuk setiap faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan dan pengendalian buah-buahan secara berkelanjutan di Giant.
Tabel 4. Susunan Bobot Hasil Pengolahan Horizontal
Alternatif/Faktor K1 K2 K3 K4 K5
Pemasok A 0,205 0,160 0,175 0,132 0,138 Pemasok B 0,217 0,264 0,239 0,147 0,181 Pemasok C 0,105 0,093 0,131 0,183 0,168 Pemasok D 0,473 0,482 0,455 0,538 0,514
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa, pemasok dengan kode D dapat memenuhi 4 (empat) kriteria di atas terutama dalam hal kemitraan (0,538). Sub faktor yang diproritaskan dari kemitraan yaitu kepercayaan (0,547). Sedangkan sub faktor MoU sebesar 0,453. Tanpa adanya adanya kepercayaan yang diberikan Giant kepada pemasok, maka kemitraan tidak dapat bertahan lama. Hubungan jangka panjang dengan pemasok juga dapat mengurangi biaya, karena Giant tidak perlu mencari pemasok baru.
Sistem pembayaran menjadi prioritas kedua dengan bobot (0,514).
Sub faktor yang diprioritaskan dari sistem pembayaran yaitu pembayaran dalam jangka waktu 28 hari setelah kedatangan buah-buahan di Giant (0,474). Sedangkan sub faktor kedua yaitu pembayaran dalam jangka waktu 14 hari setelah kedatangan buah-buahan di Giant (0,526). Giant menerapkan sistem pembayaran dengan jangka waktu, karena permintaan konsumen selalu berfluktuatif dan karakteristik buah-buahan yang tidak dapat bertahan lama. Sehingga Giant mengantisipasi risiko tersebut dengan memberikan batas waktu pembayaran kepada pemasok.
Biaya operasional menjadi prioritas ketiga dengan bobot 0,482.
Sub faktor yang diprioritaskan dari biaya operasional yaitu biaya pembelian (0,663). Sub faktor yang diprioritaskan dari biaya operasional yaitu biaya pembelian (0,659). Sedangkan bobot biaya pengiriman sebesar 0,231 dan bobot sub faktor biaya pemesanan sebesar 0,106. Biaya pembelian merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membeli buah-buahan dari pemasok. Biaya tersebut dikeluarkan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Divisi Accounting.
Kualitas buah-buahan menjadi prioritas keempat dengan bobot 0,473. Pemasok harus selalu menghadirkan buah-buahan yang selalu segar, tidak cacat atau busuk, bersih dari kotoran. Hal tersebut juga harus diperhatikan oleh Giant, karena buah-buahan yang dipajang di gerai terkadang sudah tidak baik kondisi fisiknya. Oleh karena itu Giant memberikan harga diskon 50 persen dan meletakannya pada tumpukan paling atas agar buah-buah tersebut cepat terbeli oleh konsumen. Hal tersebut dilakukan Giant dalam 3 (tiga) hari. Apabila sudah melewat dari 3 (tiga) hari, Giant akan mengolah buah-buahan tersebut menjadi limbah cair dan membuangnya pada tempat pembuangan yang telah ditentukan.
Sub faktor yang diprioritaskan dalam kualitas buah-buahan yaitu, keamanan buah-buahan (0,607). Bobot dari sub faktor tingkat kematangan buah-buahan sebesar 0,253. Sedangkan bobot dari sub faktor penampilan buah-buahan sebesar 0,140. Buah-buahan yang terlihat baik belum tentu aman untuk dikonsumsi. Buah-buahan yang aman dikonsumsi oleh makhluk hidup merupakan buah-buahan yang bebas dari zat-zat kimia seperti pestisida, formalin, atau zat-zat lainnya yang tidak baik jika dikonsumsi secara langsung. Giant juga memasang penjelasan tentang tanda-tanda keracunan di lorong Departemen Fresh (tempat buah dan sayur-sayuran).
Ketika truk pemasok sampai di Giant, buah-buahan akan langsung diperiksa mutunya oleh Staf Divisi Receiving. Hal tersebut langsung dilakukan agar buah-buahan tidak terlalu lama di luar loading bay.
Mengingat buah-buahan dapat menurun kualitasnya jika tidak berada pada suhunya, atau kebusukan akibat benturan pada saat diangkut dalam truk pemasok. Seluruh kegiatan mulai dari pemeriksaan sampai penyimpanan di gudang, harus selesai dalam 1(satu) hari. Pemasok harus dapat mengerti hal tersebut, karena pemasok buah-buahan lainnya juga harus segera diproses untuk penerimaan dan pemeriksaan.
Lead time menjadi prioritas kelima dengan bobot 0,455. Sub faktor yang diprioritaskan dalam lead time yaitu, waktu penerimaan dengan bobot 0,510. Bobot dari Sub faktor informasi dan transportasi sebesar 0,380. Sedangkan bobot Sub faktor waktu pemesanan yaitu 0,110. Lead time sangat penting dalam menentukan kapan buah-buahan dapat sampai tepat waktu di gudang. Hal tersebut berkaitan dengan kemampuan pemasok dalam mempertahankan kualitas buah-buahan yang sudah mengalami perjalanan yang cukup panjang. Selain itu, Giant ingin mempertahankan konsumen agar tidak pindah ke ritel lainnya yang berdekatan. Dalam hal ini, Giant selalu mengadakan buah-buahan yang digemari oleh konsumen secara berkelanjutan.
4.4.2 Pengolahan secara Vertikal
Pengolahan secara vertikal akan menunjukkan alternatif pemasok yang dikandung masing-masing unsur dalam hirarki. Pengolahan vertikal pertama dilakukan untuk mengetahui kriteria yang diprioritaskan Giant dalam memilih pemasok utama buah-buahan. Hasil pengolahan tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Bobot dan Prioritas Kriteria-Kriteria yang Berpengaruh dalam Pemilihan Pemasok Utama Buah-Buahan
Faktor Bobot Prioritas
K1 0,177 4
K2 0,258 1
K3 0,231 2
K4 0,113 5
K5 0,221 3
Berdasarkan Tabel 5 dapat dilihat bahwa, faktor biaya operasional menjadi prioritas yang dipertimbangkan dalam memilih pemasok utama buah-buahan. Besarnya biaya operasional harus disesuaikan dengan kebutuhan persediaan supaya tidak terjadi pemborosan. Buah-buahan merupakan produk fresh yang cepat menurun kualitasnya. Sebelum memesan buah-buahan ke pemasok, kepala Divisi Produce harus dapat mengestimasi besarnya biaya yang akan dikeluarkan yang disesuaikan dengan kebutuhan persediaan di gudang.
Pengolahan vertikal kedua dilakukan untuk mengetahui alternatif pemasok yang diproritaskan dalam proses pengadaan buah-buahan yang berkelanjutan. Hasil pengolahan tersebut dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 6. Alternatif Pemasok Utama Buah-Buahan
Aktor Bobot Prioritas
Pemasok A 0,164 3
Pemasok B 0,219 2
Pemasok C 0,130 4
Pemasok D 0,488 1
Berdasarkan Tabel 6, pemasok D sangat diprioritaskan Giant dalam pengadaan dan pengendalian buah-buahan (0,488). Hal tersebut dikarenakan, pemasok D selama ini memperlihatkan kinerja yang baik terutama dalam hal pemenuhan kriteria yang telah diprioritaskan. Kriteria tersebut diantaranya yaitu, dapat menyediakan buah-buahan yang berkualitas, mudah bernegoisasi dalam hal biaya operasional termasuk kenaikan dan penurunan harga, tepat waktu dan sesuai dengan pesanan, menjaga kemitraan yang selama ini terjalin dengan menanamkan kepercayaan, dan bersedia untuk dibayar dalam jangka 28 hari setelah penerimaan buah-buahan di Giant.
Berdasarkan pemenuhan kriteria tersebut, Giant menjadikan pemasok D sebagai pemasok utama untuk beberapa jenis buah-buahan terutama jeruk Ponkam. Selain itu, pemasok D mampu mengirim sepanjang tahun, sehingga persediaan buah-buahan di Giant dapat berkelanjutan dan mampu bersaing dengan ritel lainnya yang juga menyediakan buah-buahan.