PENINGKATAN PROFIT MARGIN
B. Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas PT. Megahputra Sejahtera
Gambar : 2
SUMBER : PT. MEGAHPUTRA SEJAHTERA MAKASSAR Branch manager
head Servis Manager Sparepart
Service
53 C. Uaraian Tugas Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka uraian tugas masing-masing jabatan dijelaskan sebagai berikut:
1. Branc Manager
Tugas dan tanggung jawab Branch Manager antara lain:
a. Merencanakan , mengontrol dan mengkoordinasikan proses penjualan dan pemasaran bersama Sales & Marketing Supervisor untuk mencapai target penjualan dari mengembangkan pasar secara efektif dan efesien b. Menentukan harga jual, produk yang akan di launching, jadwal
kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan
c. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal
d. Mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan .
e. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar
f. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh tim penjualan untuk memastikan tercapainya tergetkepuasan pelanggan yang di tentukan.
g. Menerapkan budaya, sistem, peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.
54 2. Costumer Relation Office (CRO)
Tugas dan tanggung jawab CRO antara lain :
a. Melayani kelancarab aktivitas pesawat telepon yang masuk dan keluar untuk disampaikan kepada masing-masing personil yang bersangkutan.
b. Mencatat dan meneruskan korespondensi surat masuk dan keluar c. Bertanggung jawab akan kenyaman pelanggan.
d. Bertanggung jawab atas kelayakan kondisi showroom, menggunakan
“showroom display dan sarana check list.
e. Menjalankan costumer relention bersama wiraniaga, menggunakan Reminder Memo.
f. Membuat Reminder memo yang isinya untuk mengingatkan sales untuk menghubungi costumer mengenai Costumer Retention (3 hari setelah dikirim) memberi informasi bahwa BPKB costumer telah selesai, memberi ucapan selamat ulang tahun kepada costumer.
Mengontrol dan mengecek kebersihan dan kerapian showroom display seperti :
a) Kebersihan lantai dan dinding showroom.
b) Kebersihan costumer lounge / tempat duduk pelanggan c) Ketersediaan koran dan majalah costumer lounge.
d) Kebersihan mobil display.
e) Terpasangnya name plate pada bagian depan dan belakang mobil
55
f) Specs-stand sticker pada setiap mobil yang di display.
g) Stage display utama yang sedang dipromosikan.
h) Kecukupan brosur seluruh type mobil.
i) Ketersediaan dan kebersihan colour guide semua warna untuk semua type mobil.
j) Kebersihan dan fungsi toilet.
k) Papan informasi rencana delivery/penyerahan mobil
g. Mengontrol karyawan yang izin keluar perusahaan dan diketahui oleh supervisor dan manajer.
h. Melayani dan menanyakan keperluan costumer dan mengarahkan costumer sesuai keperluannya.
3. Supervisor Promosi, Pameran dan Traning for Traince (TFT)
Tugas dan tanggung jawab Supervisor Promosi, Pameran, dan TFT antara lain :
a. Mentraining sales baru
b. Mentaraining semua sales setiap awal bulan, dan jika ada produk baru
c. Membuat laporan pameran dan diserahkan kepada Suzuki Indomobil Sales (SIS).
d. Mengenai pembuatan nomor plat pilihan sendiri dari pelanggan yang membeli mobil.
56
e. Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan media cetak tertentu untuk keperluan promosi.
f. Menangani setiap event pameran yang akan dilaksanakan.
g. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan event pameran.
4. Staff Administrasi dan Kasir Penjualan
Tugas dan tanggung jawab Staff Administrasi dan Kasir Penjualan antara lain :
a. Menyimpan copy arsip Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) yang telah diterbitkan dengan baik dan rapi.
b. Menginput data rincian kendaraan costumer.
c. Bertanggung jawab atas kelancaran buku servis kendaraan mulai dari permintaan, pengecekan hingga pada penyerahan kepada pembeli.
d. Menginput Inquiry Tracking System (ITS) setiap sales.
e. Bertanggung jawab atas penerimaan dan mendata setiap STNK dan plat kendaraan costumer dari kantor Sistem Administrasi Manunggal satu Atap (Samsat)
f. Mengatur Kartu Data pelanggan (KDP) sales/ harinya.
g. Membuat cover note (tagihan ke Leasing kendaraan kredit).
h. Mengarsip dan mendata Surat Pesanan Kendaraan (SPK) i. Menerima pembayaran costumer yang membeli mobil.
j. Mengarsip setiap bukti-bukti pembayaran berupa kwitansi dan bukti transfer costumer.
57 5. Sales Supervisor.
Tugas dan tanggung jawab Sales Supervisor antara lain : a. Mengirimkan Registrasi polisi setiap bulan.
b. Membuat rencana pembelian unit kendaraan showroom dalam jumlah tertentu (Max.10 unit).
c. Membuat dan menyetujui pembelian kebutuhan barang, khusus untuk inventory atau kegiatan tidak rutin (Max. Rp.5 juta).
d. Setiap pembelian kebutuhan barang dan jasa subdvisi sales harus disertai dengan menerbitkan Purchase Order (PO).
e. Menyusun rencana kerja dan anggaran serta mengatur strategi untuk meningkatkan penjualan showroom untuk jangka waktu setahun ke depan.
f. Melakukan break down penjualan dalam bentuk action plan sesuai dengan peramalan yang telah dibuat.
g. Memperhatikan dan menerapkan prosedur standar yang telah baku sebagai Show Room Resmi “ Suzuki” R4 dalam proses penjualan dan penyerahan unit kendaraan kepada pihak pembeli.
h. Menjalin komunikasi yang harmonis setiap saat dengan pihak Bank yang menyediakan layanan kredit Pemilik Mobil (KPM) mengenai informasi terbaru prosedur kredit dan harga KPM yang berlaku pada saat itu.
58
i. Mengikuti terus dengan teliti tata cara pelunasan kewajiban pembayaran pembeli hingga pencairan pembayaran, khususnya yang memanfaatkan fasilitas kredit.
j. Mengontrol kegiatan penjualan, penyerahan unit kendaraan kepada pelanggan, sampai dengan penyelesaian semua surat-surat kendaraan k. Menganggarkan besarnya uang saku perjalanan dinas subdvisi Sales
yang berlaku untuk jangka waktu setahun.
l. Menyusun laporan kegiatan penjualan, termasuk daftar nama prospek / minggu.
m. Membuat papan rekap kegiatan (terdiri dari nama sales dan jumlah konsumen yang diperoleh) agar dapat memantau perkembangan penjualan produk Suzuki di Show Room
n. Bertanggung jawab terhadap peningkatan pelayanan dan kepuasan pelanggan (Costumer Satisfaction), khususnya di subdvisi Sales.
o. Menjadi jembatan penghubung antara pimpinan dan karyawan subdvisi Sales, dalam hal mengsosialisasikan kebijakan pimpinan kepada karyawan dan menyampaikan aspirasi karyawan kepada pimpinan.
p. Membuat laporan produktivitas persediaan, tenaga penjualan dan promosi per triwulan sebagai dasar pedoman penilaian kinerja kerja.
Termasuk menerbitkan surat teguran maupun surat peringatan (SP) karyawan subdvisi Sales.
59
q. Berkewajiban menghitung dan membuat laporan yang jelas dan terperinci besarnya insentif Sales Counter dan Salesperson yang dimasukka ke kantor pusat slambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah akhir bulan.
6. Koordinator Sales
Tugas dan tanggung jawab koordinator sales anatara lain :
a. Mengetahui lokasi prospek dan memeriksa laporan harian salesmen setiap hari.
b. Mengkoordinir, membimbing, dan mengarahkan salesman yang berada di dalam kelompoknya untuk mencapai target unit penjualan salesman secara perorangan maupun target unit penjualan salesman seacara kelompok
c. Mengatur dan menerapkan strategi penjualan yang efektif dan produktif untuk meningkatkan penjualan unit secara umum dan pada kelompok salesman yang dibimbingya secara khusus.
d. Memotivasi salesperson yang kurang produktif agar dapat mencapai target unit penjualan.
e. Merekap dan menilai kinerja kerja salesman setiap bulan maupun 3 tiga bulan untuk teruskan kepada sales supervisor sebagai dasar penilaian produktivikasi salesman.
f. Membantu melayani follow up prospek yang datang ke showroom ketika salesman tidak berada di tempat.
g. Berkoordinasi dengan sales koordinasi Suzuki dan CRO
60
h. Membantu mentraining anggota salesman masing-masing.
7. Salesperson
Tugas dan Tanggung jawab Sales Force antara lain :
a. Mengikuti dan/atau melaksanakan dengan baik seluruh sales head / sales koordinator yang berhubungan dengan penjualan mobil merek Suzuki
b. Melayani pelanggan yang bermaksud membeli mobil Suzuki.
c. Membantu dan berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mempertimbangkan kondisi dan ketentuan perusahaan.
d. Bertanggungjawab terhadap seluruh proses penjualan, mulai dari tahap pra-penjualan, tahap penjualan dan delevery
e. Memenuhi target penjualan yang ditentukan perusahaan dan/atau yang selalu disesuaiakan oleh atasan sesuai dengan kendali dan situasi pasar
f. Berkoordinasi dengan masing-masing koordinatornya.
8. Sales Counter
Tugas dan Tanggung jawab sales Counter antara lain
a. Memberikan pelayanan dan informasi kepada calon pembeli yang datang berkunjung di show room maupun yang bertanya melalui telepon.
61
b. Menerima pesanan unit dengan mengisi formulir surat pesanan kendaraan (SPK) saat terjadi transaksi penjualan serta melengkapi seluruh persyaratan administrasi penjualan.
c. Bertanggung jawab untuk melaksanakan program Costumer Satisfaction/ kepuasan pelanggan secara konsisten sesuai standar yang ada.
9. Servis Manager ( SM )
Tugas dan Tanggung jawab SM antara lain :
a. Menjalin hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM ) Suzuki.
b. Menjalankan program dan ketentuan yang dibuat oleh ATPM secara konsisten.
c. Membuat rencana kerja dan target untuk bengkel , baik untuk periode 1 tahun detil per bulan.
d. Memonitor dan menyalidasi aktivitas harian dan bulanan bengkel.
e. Menangani keluhan pelanggan untuk keluhan keras atau masalah yang tidak terselesaikan dan menjembatani komunikasi ke ATPM Suzuki.
f. Membuat program kerja dan menjalin kerjasama dengan pihak terkait ( Asuransi, Vendor, dsb ) untuk meningkatkan perfoma bengkel secara keseluruhan
g. Melakukan koordinasi dengan staf yang ada dibengkel untuk meningkatkan kerjasama antar bagian di bengkel.
62
h. Menjalin kerjasama dengan bengkel Resmi Suzuki lainnya untuk pertukaran informasi yang bersifat teknis maupun umum.
i. Membuat Field Tecnical Information Report( FTIR ) untuk masalah teknis produk sesuai ketentuan ATPM.
j. Memonitor seluruh elemen bengkel agar melakaukan kegiatan servis sesuai Servis Quality Standard (SQS ).
k. Menjalin seluruh fasilitas dan peralatan di area pelanggan dan area bengkel tersedia, lengkap, dan berfungsi baik untuk melayani pelanggan.
10. Servis Advisor ( SA )
Tugas dan tanggung jawab SA antara lain :
a. Menangani dan memonitor proses dari reservasi hingga tindak lanjut paksa servis pada pelanggan.
b. Berdasarkan hasil diagnosa , memberikan nasihat dan rekomendasi kepada pelanggan tentang perbaikan dan perawatan kendaraan Suzuki.
c. Melakukan proses pendaftaran dan penyerahan antara lain membuat estiminasi waktu dan pekerjaan, pembuat surat perintah kerja (SPK), penjelasan kepada pelanggan dan penyerahan kendaraan sesuai Servis Quality Standard.
d. Menjamin kendaraan selesai dan siap pada waktu yang telah dijanjikan kepada pelanggan.
63
e. Melakukan koordinasi dengan Servis Marketing Representative untuk proses reservasi (servis booking) dan tindak lanjut pelanggan pasca servis (servis follow up).
f. Menyerahkan SPK kepada foreman untuk perbaikan kendaraan dan selanjutnya menerima kembali kendaraan yang telah selesai dengan mengecek ulang kerapian kendaraan.
g. Melakukan koordinasi dengan foreman dalam hal penanganan keluhan kendaraan pelanggan.
h. Melakukan interaksi dan komunikasi dengan baik dengan pelanggan untuk memasarkan jasa yang ditawarkan bengkel sesuai dengan ketentuan dari ATPM Suzuki.
i. Sebagai “ lini depan “ bengkel untuk memberikan penjelasan secara teknis dan dapat diterima pelanggan dengan baik untuk semua masalah teknik produk dan pelayanan bengkel.
j. Memeriksa dan menganalisa keluhan permasalahan kendaraan pelanggan.
k. Menganalisa jumlah unit kendaraan yang masuk tiap bulan dan menyusun strategi agar entry unit bengkel tetap tinggi.
11. Servis Marketing Representative (SMR)
Tugas dan Tanggung jawab SMR antara lain :
a. Menerima reservasi servis dari pelanggan, mengatur jadwal reservasi, dan menuliskan daftar pelanggan reservasi pada papan reservasi servis.
64
b. Mengalokasikan form reservasi servis pada file box reservasi servis.
c. Melakukan kegiatan servis reminder dengan menghubungi pelanggan untuk mengingatkan jadwal servis berkala, jadwal uji emisi dan membuat reservasi mulai dari saat servis gratis hingga jadwal perawatan berkala.
d. Menjalankan Servis Retention System (SRS) untuk konsumen baru maupun dari pelanggan bengkel baru.
e. Memelihara dan memperbaharui database pelanggan dari CRO-sales dan Servis Advisor.
f. Melakukan tindak lanjut prose pasca servis (servis follow up sesuai dengan ketentuan dari ATPM Suzuki).
g. Memberi informasi dan melakukan koordinasi dengan Servis Advisor jika dibutuhkan perbaikan ulang atas kendaraan pelanggan serta mencantumkan jadwal perbaikan ulang tersebut dalam papan resrvasi.
h. Mempromosikan bengkel dengan menghubungi pelanggan pasif yaitu pelanggan yang sudah lebih dari 6 bulan tidak datang kebengkel Resmi Suzuki serta memberika informasi program promosi, pakjet servis, servis campingan, safety recall, dan pengenalan produk baru kepada pelanggan melalui media surat, telepon, SMS, atau e-mail.
i. Membina hubungan dengan pelanggan pada hari-hari khusus seperti hari raya, ulang tahun, dan sebagainya untuk pelanggan yang terdata pada database pelanggan di CRO-sales.
65
j. Menerima keluhan yang diterima melalui telpon atau melalui CRO dan menindaklanjuti ke bagian terkait hingga keluhan tersebut dapat diatasi.
k. Bertanggung jawab atas kondisi Front Office dan ruang tunggu secara keseluruhan dan melakukan pemeriksaan seraca rutin setiap hari sebelum jam kerja buka bengkel untuk memastikan ruangan tersebut nyaman dan siap digunakan untuk melayani pelanggan.
12. Foreman
Tugas dan Tanggung jawab Foreman antara lain :
a. Mekanik SPK dari service advisor untuk diteruskan kepada mekanik dan menganalisa kerusakan kendaraan bersama mekanik.
b. Membuat detail diagnosa dan instruksi pekerjaan kepada mekanik untuk menangani masalah kendaraan pelanggan.
c. Menangani dan memonitor proses perbaikan kendaraan pelanggan sesuai dengan ketentuan SQS.
d. Memperbaharui papan monitoring proses kerja.
e. Mengatur dan memantau seluruh pekerjaan mekanik termasuk membantuk mekanik yang mengalami kesulitan.
f. Menyiapkan suku cadang untuk mendukung proses perbaikan kendaraan.
g. Memeriksa kondisi keseluruhan setelah kendaraan selesai diperbaiki oleh mekanik dan memastikan semua pekerjaan telah selesai dilakukan dan tidak terdapat maslah pada kendaraan pelanggan.
66
h. Berdasarkan hasil pemeriksaan, memberikan saran perbaikan pada pelanggan melalui Servis Advisor.
i. Menyerahkan kendaraan yang telah selesai kepada servis advisor dalam keadaan rapi.
j. Melakukan uji coba kendaraan (test jalan) sebelum diperbaiki untuk menganalisa maslah kendaraan tersebut, dan melakukan test jalan setelah kendaraan diperbaiki untuk memastikan semua pekerjaan telah selesai.
k. Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapian bengkel servis.
13. Petugas Pengatur Kendaraan (P2K)
Tugas dan Tanggung jawab Petungas Pengatur Kendaraan (P2K) a. Menyambut pelanggan pada saat kedatangan pelanggan.
b. Memasang Safety Car Kit (steering cover, seat cover, cover tuas transmisi, handbreak cover, dan floormate) untuk melindungi kendaraan pelanggan selama perbaikan di bengkel di depan pelanggan.
c. Memberikan kartu nomor urut pendaftaran sebagai nomor antrian saat melakukan pendaftaran servis dan mengantarkan pelanggan ke area pendaftaran servis.
d. Memastikan kondisi fisik kendaraan dengan melakukan pemeriksaan di sekeliling area body mobil dan interior kendaraan pelanggan dengan menggunakan formulir serah terimah kendaraandan meminta persetujuan pelanggan.
67
e. Memindahkan kendaraan pelanggan ke stall pemeriksaan awal dan memindahkan kendaraan pelanggan dari stall pemeriksaan akhir ke area penyerahan kendaraan.
14. Toolsman
Tugas dan Tanggung jawab Toolsman anatara lain :
a. Menyediakan peralatan yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan pekerjaan service dan reparasi kendaraan.
b. Bertanggung jawab dan memeriksa perlengkapan peralatan atau kunci-kunci seluruh mekanik setiap bulan.
15. Teknisi ( Mekanic)
Tugas dan Tanggung jawab Teknisi (Mekanic) antara lain :
a. Melakukan pekerjaan ( perbaikan atas kendaraan pelanggan) sesuai SPK dan intruksi dari foreman.
b. Melaporkan hasil pekerjaan servis kepada foreman
c. Memasang fender cover standar Suzuki sesuai ketentuan SQS untuk menjaga agar kendaraan pelanggan tidak tergores/rusak/cacat pada saat diperbaiki di bengkel.
d. Mempernaharui kartu status kendaraan sesuai dengan proses pekerjaan yang sedang berlangsung.
e. Memastikan kendaraan diserahkan pada proses berikutnya dalam keadaan bersih dan rapi serta memasukkan suku cadang berkas ke dalam Kantong Suku Cadang Bekas.
68
f. Menjaga kebersihan dan kerapian tempat kerja dan peralatan.
16. Kasir
Tugas dan Tanggung jawab Kasir antara lain :
a. Membuat dan memproses tagihan servis kepada pelanggan.
b. Menangani pembayaran dari pelanggan.
c. Mencatat dan bertanggung jawab atas penggunaan kas kecil
d. Menerima seluruh pembayaran yang berhubungan dengan penjualan spare part dan ongkos jasa perbaikan kendaraan.
e. Menerbitkan penjualan dan faktur pajak subdvisi service dan spare parts.
f. Mengecek kartu piutang costumer subdvisi servis dan spare parts.
g. Membuat dan menyiapkan tanda terima tagihan terhadap barang dan jasa yang dibeli untuk selanjutnya dibayarkan melalui kantor pusat.
17. Sparepart Counter
Tugas dan Tanggung jawab Sparepart Counter antara lain :
a. Memberikan pelayanan dan informasi kepada pembeli sparepart atau part shop yang datang ke counter parts maupun yang bertanya melaui telepon.
b. Mencari informasi mengenai perkembangan produk kompetitor untuk dijadikan bahan laporan.
c. Menyiapkan spare parts atau part shop yang akan dibeli dengan melakukan permintaan melalui bagian gudang.
69 A. Analisis Perputaran Modal Kerja
Berdasarkan hasil penelitian di Perusahaan PT MegahPutra Sejahtera Makassar, Analisis Perputaran Modal Kerja selama 5 tahun terakhir dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut :
rumus untuk menghitung Perputaran Modal Kerja adalah sebagai berikut :