Struktur Organisasi - GAMBARAN UMUM INSTANSI

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.5 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai suatu kerangka yang menunjukkan suatu hubungan di antara pejabat maupun bidang satu dengan lainnya, sehingga jelas kedudukan, wewenang serta tanggung jawab masing-masing bagian dalam suatu kedudukan yang teratur.

Adapun struktur organisasi Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada bagan berikut :

Sumber : Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara (2021)

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Biro Organisasi Setdaprovsu 2.6. Job Description

Biro Organisasi mempunyai tugas membantu Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara dalam menyusun konsep kebijakan Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan Pemerintah atas pelaksanaan pembinaan, fasilitasi, monitoring, evaluasi, koordinasi dan pengendalian urusan pemerintahan dan kewenangan otonomi Provinsi di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan serta akuntabilitas dan analisis jabatan.

Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan,

bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup Biro Organisasi. Untuk melaksanakan tugas, fungsi Biro Organisasi terdiri dari 1(satu) Biro, 3 (tiga) Bagian dan 9 (sembilan) Sub Bagian serta memiliki fungsi dan uraian tugas.

1. Kepala Biro Organisasi mempunyai uraian tugas :

a. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Organisasi;

b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian;

c. Melaksanakan koordinasi, kerja sama dan kemitraan dengan jajaran Biro Sekretariat Daerah, perangkat daerah dan/atau instansi terkait, dalam rangka memperlancar dan meningkatkan kinerja dan pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Organisasi;

d. Menyelenggarakan perumusan penyusunan standar, norma dan kriteria pelaksanaan penataan kelembagaan, reformasi birokrasi dan tatalaksana;

e. Melaksanakan pendistribusian tugas ke satuan pelaksana/bagian pada Biro Organisasi;

f. Melaksanakan bimbingan, pengembangan, evaluasi dan penilaian kinerja satuan pelaksana dan jajaran sumber daya manusia Biro Organisasi;

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan terkait dengan tugas dan fungsi Biro Organisasi; dan

h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Organisasi.

2. Bagian Kelembagaan

1) Kepala Bagian Kelembagaan mempunyai tugas :

a. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian Kelembagaan;

b. Melaksanakan koordinasi, kerja sama dan kemitraan dengan jajaran Bagian Kelembagaan dan/atau satuan pelaksana lainnya dalam rangka memperlancar dan meningkatkan pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian Kelembagaan;

c. Melaksanakan pendistribusian tugas kepada pelaksana

d. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pengembangan, evaluasi dan penilaian kinerja pelaksana;

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Organisasi terkait dengan tugas dan fungsi Bagian Kelembagaan;dan

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Bagian Kelembagaan

2) Kepala Sub bagian Fasilitasi Kelembagaan Provinsi mempunyai uraian tugas:

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian kelembagaan provinsi;

b. Melaksanakan pengumpulan, mengolah dan menyajikan bahan/data bagian fasilitasi kelembagaan provinsi sesuai standar yang ditetapkan;

c. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan bagian fasilitasi kelembagaan provinsi sesuai peraturan perundang-undangan;

d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan fasilitasi kelembagaan provinsi;

e. Melaksanakan sinkronisasi, sinergisitas dan harmonisasi penataan kelembagaan Perangkat Daerah provinsi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

f. Melaksanakan konsultasi, koordinasi dan asistensi penyelenggaraan fasilitasi perangkat daerah provinsi

g. Melaksanakan pengkajian atas pengembangan kelembagaan Perangkat Daerah provinsi;

h. Melaksanakan penyusunan petunjuk teknis penataan Perangkat Daerah provinsi, sesuai pedoman umum;

i. Melaksanakan pembinaan, fasilitasi dan evaluasi kelembagaan unit pelaksana teknis dinas dan badan;

j. Melaksanakan penyusunan persetujuan pembentukan lembaga perangkat daerah ;

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian terkait dengan tugas sub bagian Fasilitasi Kelembagaan Provinsi

l. Melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya sesuai dengan standarnya.

3) Kepala Sub Bagian Bina Perangkat Daerah Kabupaten/Kota, mempunyai uraian tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian Bina Perangkat Daerah Kabupaten/kota;

b. Melaksanakan penyusunan, perencanaan dan program kegiatan sub bagian Bina Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;

c. Melaksanakan monitoring, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan Bina Perangkat Daerah Kabupaten/Kota,

d. Melaksanakan evaluasi, fasilitasi dan pengendalian kelembagaan perangkat daerah Kabupaten/Kota;

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsi sub bagian Bina Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;

f. Melakukan penyusunan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya.

4) Kepala Sub Bagian Data Perangkat Daerah dan Bina Kelembagaan Badan Usaha Milik Negara mempunyai uraian tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian data perangkat daerah dan bina kelembagaan badan usaha milik daerah;

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan sub bagian data perangkat daerah dan bina kelembagaan badan usaha milik daerah;

c. Melaksanakan pembinaan, koordinasi dan fasilitasi penyusunan data perangkat daerah dan bina kelembagaan badan usaha milik daerah;

d. Melaksanakan inventarisasi dan penghimpunan data kelembagaan perangkat daerah provinsi, kabupaten/kota dan badan usaha milik daerah;

e. Melaksanakan evaluasi data kelembagaan perangkat daerah Provinsi, kabupaten/kota dan badan usaha milik negara;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsi Sub Bagian Data Perangkat daerah dan Badan usaha milik daerah

g. Melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas.

3. Bagian Ketatalaksanaan

1) Kepala Bagian Ketatalaksanaan mempunyai uraian tugas :

a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup bagian ketatalaksanaan;

b. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan di bidang ketatalaksanaan;

c. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian dan penetapan kebijakan bidang ketatalaksanaan, administrasi/ketatausahaan, penerapan birokrasi reformasi, perpustakaan secretariat, standarisasi, pedoman,

pelayanan public umum SKPD dan BUMD lingkup provinsi dan Kabupaten/Kota;

d. Menyelenggarakan penilaian penyelenggaraan pelayanan public;

e. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro sesuai dengan tugas dan fungsinya

f. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

2) Kepala Sub Bagian Tatalaksana Pemerintah Provinsi dan Badan Usaha Milik Daerah memiliki uraian tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan serta menilai prestasi kerja staf pada lingkup sub bagian tatalaksana pemerintah provinsi dan BUMD;

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan sub bagian tatalaksana pemerintah provinsi dan BUMD sesuai peraturan perundang-undangan;

c. Melaksanakan pengkajian, perumusan, penyusunan dan penyempurnaan kebijakan umum bidang tatalaksana, standarisasi, norma pedoman dan kriteria penyelenggaraan tatalaksana pemerintah dan pembangunan, standarisasi, pedoman, norma, reformasi birokrasi serta pelayanan umum;

d. Melaksanakan pembinaan, sosialisasi, bimbingan teknis, fasilitasi, monitoring dan evaluasi penyelenggaraan tatalaksana pemerintah dan pembangunan, standarisasi dan pelayanan umum;

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya;

f. Melaksanakan penyusunan pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya sesuai standar yang ditetapkan.

g. Melaksanakan fasilitasi naskah dinas provinsi dan BUMD.

3) Kepala Sub Bagian Tatalaksana Pemerintah Kabupaten/Kota mempunyai uraian tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan serta menilai prestasi kerja staf pada lingkup sub bagian tatalaksana pemerintah kabupaten/kota;

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan sub bagian tatalaksana kabupaten/kota;

c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan tatalaksana pemerintah dan pembangunan reformasi birokrasi dan pelayanan umum kabupaten/kota;

d. Melaksanakan monitoring, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan tatalaksana pemerintah dan pembangunan, standarisasi, pedoman dan pelayanan umum kabupaten/kota;

e. Melaksanakan pembinaan dan fasilitasi pelaksanaan tata naskah dinas dan pakaian dinas kabupaten/kota;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya;

g. Melaksanakan penyusunan pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya, sesuai standar yang ditetapkan.

4) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro mempunyai uraian tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan serta menilai prestasi kerja staf pada lingkup sub bagian tata usaha biro;

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan sub bagian tata usaha;

c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan pedoman, standar, norma dan kriteria penyelenggaraan ketatausahaan/administrasi, arsip dan dokumentasi;

d. Melaksanakan penatausahaan, menggandakan dan mendistribusikan surat-surat/naskah dinas lingkup biro dan eksternal serta menyelenggarakan kearsipan biro;

e. Melaksanakan pengkoordinasian dan penghimpunan laporan pelaksanaan tugas/kegiatan dari tiap-tiap bagian lingkup biro;

f. Melaksanakan penataan, pengaturan jadwal acara, agenda kegiatan, protokoler pimpinan, serta fasilitasi pelaksanaan rapat internal dan eksternal;

g. Melaksanakan pembenahan, penataan dan pengelolaan arsip;

h. Melaksanakan inventarisasi, pemeliharaan dan melayani kebutuhan peralatan dan perlengkapan lingkup biro;

i. Melaksanakan administrasi kepegawaian dan keuangan biro;

j. Melaksanakan penyusunan laporan keuangan dan aset serta pertanggungjawaban biro atas pelaksanaan tugasnya.

4. Bagian Akuntabilitas Kinerja dan Analisis Jabatan

1) Kepala Bagian Akuntabilitas dan Analisis Jabatan mempunyai uraian tugas :

a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup akuntabilitas dan analisis jabatan;

b. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan akuntabilitas dan analisis jabatan;

c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan di bidang akuntabilitas dan analisis jabatan;

d. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi dan fasilitasi pelaksanaan akuntabilitas dan analisis jabatan lingkup provinsi dan kabupaten/kota;

e. Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan akuntabilitas dan analisis jabatan lingkup provinsi dan kabupaten/kota;

f. Menyelenggarakan konsultasi, asistensi dan supervisi penyelenggaraan akuntabilitas dan analisis jabatan;

g. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan Kepala Biro sesuai dengan tugas dan fungsinya;

h. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

2) Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Penilaian Kinerja mempunyai uraian tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian perencanaan dan penilaian kinerja;

b. Melaksanakan penyusunan program dan perencanaan serta penilaian kinerja di lingkungan Biro Organisasi

c. Melaksanakan konsultasi, koordinasi, asistensi dan supervisi penyelenggaraan perencanaan dan penilaian kinerja pada instansi terkait

d. Melaksanakan penyiapan bahan laporan kegiatan bulanan, triwulan, semesteran, tahunan dan lima tahunan Biro Organisasi;

e. Melaksanakan pengkoordinasian dan penyusunan RENSTRA, RENJA;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugasnya

g. Melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

3) Kepala Sub Bagian Pengukuran Kinerja dan Bina Budaya Kerja mempunyai urusan tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada sub bagian pengukuran kinerja dan bina budaya kerja;

b. Melaksanakan penyusunan program dan kegiatan pengukuran kinerja dan bina budaya kerja;

c. Melaksanakan kebijakan perjanjian kinerja organisasi perangkat daerah Provinsi Sumatera Utara;

d. Melaksanakan penyusunan indikator kinerja utama (IKU) organisasi perangkat daerah, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

e. Melaksanakan penyusunan bina budaya kerja pemprovsu dan kabupaten/kota

f. Melaksanakan penyampaian pelaporan kinerja ke pemerintah pusat, sesuai standar yang ditetapkan;

g. Melaksanakan bimbingan penyusunan laporan kinerja dan perjanjian kinerja di lingkungan organisasi perangkat daerah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota;

h. Melaksanakan koordinasi, fasilitasi dan pendokumentasian penyampaian penyelenggaraan laporan kinerja kabupaten/kota dan provinsi;

i. Melaksanakan konsultasi, koordinasi, asistensi dan supervisi penyelenggaraan pengukuran dan bina budaya kerja ke instansi terkait;

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugasnya;

k. Melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

4. Kepala Sub Bagian Analisis Jabatan Fungsional dan Jabatan Fungsional Umum mempunyai uraian tugas:

a. Melaksanakan tugas pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian analisis jabatan fungsioanl dan jabatan fungsional umum;

b. Melaksanakan penyusunan program kegiatan analisis jabatan fungsional dan jabatan fungsional umum;

c. Melaksanakan penyusunan pelaksanaan analisis dan kajian jabatan fungsional dan jabatan fungsional umum

d. Mengadministrasikan jabatan fungsional dan jabatan fungsional umum Pemerintah Provinsi dan Kab/kota

e. Mengadministrasikan pejabat jabatan fungsional SKPD Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;

f. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan fasilitasi pelaksanaan penyusunan analisis jabatan fungsional dan jabatan fungsional umum;

g. Melaksanakan pembinaan, konsultasi dan fasilitasi administrasi jabatan fungsional dan jabatan fungsional umum;

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugasnya;

i. Melaksanakan penyusunan laporan analisis jabatan fungsional dan jabatan fungsional umum.

2.7. Kinerja Usaha Terkini

Adapun rencana kegiatan Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut:

Tabel 2.1

Indikator Kinerja Utama Biro Organisasi Tahun 2021 NO Indikator Kinerja Utama Target Program Kegiatan 1 Persentase Perkada Penataan

Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara

100% Program Penataan

Kelembagaan dan

Ketatalaksanaan 2 Persentase Rekomendasi

Penataan Organisasi

3 Persentase Perangkat Daerah yang menyusun Anjab Analisis Beban Kerja

100% 2. Pembinaan penyusunan standar kompetensi ASN (Aparatur Sipil Negara) di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

3. Pembinaan penyusunan Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kab/Kota se Sumatera Utara.

4. Revisi/perubahan

penyempurnaan hasil penetapan evaluasi jabatan di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

Sumber : Biro Organisasi Setdaprovsu (2021)

2.8. Rencana Kegiatan

Adapun rencana kegiatan dari Biro Organisasi Setdaprovsu sebagai berikut :

1. Terwujudnya Kelembagaan Perangkat Daerah sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

2. Meningkatnya Nilai Survey Kepuasan Masyarakat (SKM);

3. Penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan (SAKIP) yang berbasis kinerja secara optimal pada Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara.

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Surat

3.1.1. Pengertian Surat

Menurut Nuraida (2014: 61) mengemukakan surat sebagai “suatu media komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau informasi yang ingin disampaikan atau ditanyakan kepada si penerima surat. Surat menurut Suryani (2014:2) adalah secarik atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama peribadi maupun organisasi/lembaga/instansi. Adapun percakapan dalam surat harus harus dengan bahasa tata bahasa tulis. Isi atau maksud surat dapat berupa surat pemberitahuan, permohonan, pernyataan dan sebagainya.

Sedangkan yang dimaksud surat-menyurat atau sering disebut korespondensi adalah kegiatan saling menulis surat. Jadi, apabila seseorang menulis surat kepada orang lain dan yang menerima surat kemudian membalas atas surat yang diterimanya, maka kegiatan tersebut dinamakan surat-menyurat atau korespondensi (saling menulis surat). Menurut Asriel ddk (2016 : 104) mendefinisikan surat dalam arti sempit dan luas. Secara sempit Surat didefinisikan sebagai sarana penyampaian pesan secara tertulis dari komunikator kepada komunikan untuk tujuan tertentu. Pesan yang disampaikan berupa informasi tentang pernyataan, permintaan, pertanyaan, pemberitahuan, penawaran, atau laporan pemikiran. Dalam arti luas surat, surat bukan hanya sarana komunikasi tertulis. Dalam arti luas ini surat surat mencakup formulir

yang sudah diisi, surat surat berharga dokumen, dan sesuatu yang mengandung informasi serta dapat digunakan untuk memperlancar komunikasi.

Sedangkan menurut Menurut Muchtar dan Qamariah (2017:52), surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis. Menurut Mariskha (2015:2) Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode dan notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Kantor Gubernur bagian Biro Organisasi Sekretariat Derah Provinsi Sumatera Utara Kota Medan adalah suatu instansi pemerintah yang mana selalu korespondensi dilakukan baik itu intern ataupun ekstern. Yang artinya di mana suatu instansi pemerintah seperti Kantor Gubernur bagian Biro Organisasi Sekretariat Derah Provinsi Sumatera Utara Kota Medan menggunakan media komunikasi dengan saling menulis surat (surat-menyurat). Devisi lainnya seperti Bagian Sekda (Sekretariat Daerah), Biro Administrasi Pembangunan, Biro Perekonomian, Biro Hukum, Biro Organisasi Pimpinan, Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah, Biro Pengadaan Barang dan Jasa, Biro Kesejahteraan Rakyat, dan Biro Umum akan mengirimkan surat pada bagian tertentu jika akan melaksanakan pertemuan (rapat).

3.1.2. Fungsi Surat

Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis.

Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju. Menurut Priansa (2014:177) Adapun fungsi khusus surat yaitu:

1. Alat bukti tulis

Surat Sebagai alat bukti tertulis akan dipergunakan apabila terjadi adanya perselisihan antara orang atau pejabat yang menulis dan menerima surat tersebut karena melakukan kegiatan dengan menggunakan media surat.

Dengan adanya bukti surat maka dapat letak masalahnya yang terjadi, sehingga kesalahpahaman dapat di hindari dengan adanya bukti tertulis 2. Bukti histori

Surat yang pernah dikirim maupun diterima pada suatu organisasi/lembaga/instansi dapat dijadikan sebagai bahan kajian tentang aktivitas atau tindakan-tindakan yang pernah dilakukan selama beberapa tahun terakhir. Dengan demikian melalui kajian tentang aktivitasnya selama beberapa tahun terakhir dapat dijadikan sebagai bukti historis suatu organisasi/lembaga/instansi yang bersangkutan.

3. Alat pengingat

Daya ingat seseorang ada batasnya artinya tidak semua yang pernah di baca atau dilihat selalu di ingat. Dengan adanya surat maka dapat digunakan sebagai alat pengingat, yaitu dengan melihat kembali surat yang pernah di terima/dibaca apakah surat yang pernah diterima atau surat yang pernah dikirim (sebagai pertinggal). Dengan demikian isi surat tinggal di baca kembali apabila ingin mengetahui apa yang pernah dibaca/dilihat.

4. Duta Organisasi

Surat yang ditulis oleh suatu organisasi/lembaga atau instansi mencerminkan keadaan organisasi/lembaga atau instansi yang bersangkutan. Jadi, perlu diperhatikan dalam penulisan surat yang ditujukan kepada siapa saja. Karena secara tidak langsung yang membaca surat tersebut akan menilai organisasi/lembaga instansi atau pengirim surat. Jadi, apabila isi surat, bahasa yang digunakan, bentuk surat, tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku penerima atau pembaca surat dapat menilai penulis surat atau pengirim surat kurang baik. Dengan demikian surat sebagai duta harus mencerminkan keadan dari organisasi yang bersangkutan.

5. Pedoman

Surat sebagai alat komunikasi dapat dikatakan efektif apabila yang di komunikasikan itu sampai pada tujuan sesuai dengan sumbernya. Dapat dikatakan bahwa semua orang dapat menulis surat, tetapi untuk menul is surat yang baik tidak semua orang dapat. Untuk menulis surat yang baik maka perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Isi surat harus singkat, jelas dan sopan. Artinya surat harus di tulis sesingkat mungkin, sehingga surat tidak perlu berhalaman-halaman, kecuali surat dalam bentuk khusus atau surat tertentu yang memang memerlukan jumlah halaman lebih dari satu halaman. Isi surat harus jelas, meskipun singkat tidak mengurangi kejelasan isinya. Penulisan surat pada umumnya terdiri dari 3 alinea yaitu alinea pertama merupakan alinea pembuka, alinea kedua yaitu merupakan alinea isi, dan alinea ketiga yaitu merupakan alinea penutup

b. Bahasa surat adalah bahasa tulis (ragam bahasa tulis) artinya bahasa dalam penulisan surat harus mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku (setidaknya tata bahasa yang baku)

c. Pandai penulis surat berarti dapat menulis sesuai dengan kaidah ragam bahasa yang digunakan dan penulis surat yang baik dituntut memahami masalah atau isi yang dibicarakan serta latar belakangnya.

3.1.3. Penggolongan Surat 1. Jenis jenis Surat

Penggolongan atau klasifikasi terhadap surat-surat yang dibedakan dimasyarakat dapat dibedakan seperti di bawah ini :

1. Menurut Wujudnya

a. Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan dan biasanya berukuran 10 x 15cm.

b. Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat menjadi amplop. Surat ini berguna untuk

menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.

c. Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut ke dalamnya.

d. Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.

e. Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat.

2. Menurut Tujuannya

a. Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.

b. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.

c. Surat Permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan usaha yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.

d. Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.

e. Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas.

f. Surat Susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan di dalam surat tersebut

g. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.

h. Surat Laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain.

i. Surat Perjanjian adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka.

j. Surat Penawaran adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada calon pembeli yang telah mengirimkan surat permintaan penawaran tetapi juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak mengirimkan surat permintaan penawaran.

3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya

a. Surat Dinas adalah surat yang digunakan oleh instansi-instansi

Dalam dokumen TUGAS AKHIR ANALISIS PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA BIRO ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA OLEH: (Halaman 23-0)