GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
1.6 Struktur Organisasi
1.6 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi dalam perusahaan digunakan untuk
Sumber : PT Yoshino Indonesia.
38
pembagian kerja dan menjalankan fungsi-fungsi yang dikoordinasikan dalam satu kegiatan usaha perusahaan agar tercipta pengendalian internal yang baik dan terciptanya suasana kerja yang terorganisir dan sistematis.
Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Yoshino Indonesia, yaitu struktur organisasi fungsional. Struktur organisasi fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.
Struktur organisasi yang ada di PT Yoshino Indonesia. Sebagai berikut:
Gambar 4.6 Struktur Organisasi PT. Yoshino Indonesia
39
Pada gambar 4.6 dapat kita lihat kekuasaan tertinggi adalah Vice President Director yang mempunyai wewenang memerintahakan perintah langsung ke Devision Head kemudian sampai dengan kepada Departement Head
Setiap posis memiliki tugas dan wewenang yang berbeda yakni dapat dilihat struktur organisasi PT Yoshino Indonesia, diatas, pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian sebagai berikut:
1. Vice President Director (VP Director)
a. Melakukan pengawasan atas perusahaan yang dijalankan oleh Devision Head
b. Memberikan persetujuan dan pengesahan atas rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan
c. Mengadakan rapat secara berkala untuk membahas operasional perusahaan d. Mengawasi kebijakan yang telah ditetapkan oleh Devison Head dan
memberikan masukan jika diperlukan.
e. Menunjuk dan menetapkan anggota Komite Audit 2. Devision Head
a. Memegang wewenang dan tanggung jawab perusahaan serta bertindak atas nama perusahaan
b. Merencanakan, menentukan, mengawasi dan mengevaluasi kebijaksanaan perusahaan
c. Membuat strategi terhadap kebijakan mutu yang harus dilakukan oleh perusahaan
40
d. Memimpin perusahaan dan mengendalikan seluruh kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
3. Internal Audit
a. Memeriksa semua catatan akuntansi perusahaan
b. Menguji kewajaran data akuntansi, baik untuk kepentingan internal maupun kepentingan eksternal
c. Memastikan bahwa semua transaksi keuangan dan lainnya dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen d. Menyusun program kerja audit tahunan
e. Menginformasikan temuan audit dalam laporan audit 4. Devisi Produksi & Teknologi
Menurut Mary Parker Follet (2015: 97) menyatakan bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
Sebab itulah masih banyak perbedaan definisi tentang manager. Dilihat dari tata bahasa manager adalah pelaku dari manajemen. Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan
41
mengatur." Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti "tangan".
Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Jika disimpulkan dari tata bahasa maka manager adalah Seseorang (pelaku) yang mengatur, mengarahkan, mengendalikan dan mengkoordinasikan bawahannya untuk encapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien.
Tugas manager secara umum:
Mempertahankan staff dengan merekrut, memilih, mengorientasi, dan melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan tertib.
a. Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan, monitoring, dan menilai hasil pekerjaan.
b. Melakukan coaching, konseling, dan mendisiplinkan karyawan, mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur, dan standar produktivitas.
c. Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi.
d. Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan, mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil.
42
e. Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan, mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians dan memulai tindakan korektif.
f. Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem.
g. Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional, membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam sosial bermasyarakat secara profesional.
h. Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.
Tanggung Jawab Manager secara umum:
Menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf sesuai dengan departemen yang dia pimpin, bertanggung jawab tentang perencanaan dan evaluasi kegiatan sebuah organisasi atau perusahaan. Seseorang yang tanggungjawab utamanya adalah menjalankan proses atau fungsi manajemen, dengan membuat perencanaan serta mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, serta melakukan fungsi pengawasan terhadap manusia/pekerja, keuangan, aset fisik, serta informasi. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang manajer harus dapat mencapai tujuan organisasi melalui kerjasama dengan banyak orang (staf).
43
Fungsi Manager secara umum
a. Fungsi perencanaan (planning) dari suatu kebijakan yang akan diambil perusahaan serta memprediksikan hasil yang akan didapatkan dari tindakan yang akan diambil tsb.
b. Fungsi pengaturan (organizing), yaitu mengatur, membentuk, mendelegasikan dan menerapkan jalur suatu wewenang/tanggungjawab dan sistem komunikasi, serta mengoordinir kerja setiap anggota organisasi/instansi.
c. Fungsi pengawasan (controlling), yaitu mencakup persiapan atau standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik dalam bentuk produk ataupun jasa yg diberikan pada perusahaan dalam rangka memberikan pencapaian tujuan perusahaan.
d. Fungsi kepemimpinan (leading) yang membuat oranglain melakukan pekerjaan, mendorong, memotivasi serta menciptakan iklim pekerjaan yang baik.
e. Fungsi evaluating, yaitu menganalisa hasil dari seluruh kegiatan yang telah dilakukan melalui analisis SWOT.
4.1 Manajer Produksi memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Bertanggung jawab atas perencanaan produksi sesuai dengan permintaan dari bagian penjualan
b. Bertanggung jawab atas proses produksi mulai dari pengolahan bahan baku menjadi menjadi suatu produk yang siap untuk dijual kepada pelanggan
44
c. Memastikan setiap proses prosuksi yang berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal produksi yang telah dibuat dan menghasilkan produk yang sesuai dengan pesanan
d. Melaksanakan aktivitas perbaikan terus-menerus (Continous Improvement) untuk mencegah terulangnya kegagalan produk
4.2 Manajer R&D (Research & Development) memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Melakukan control terhadap jalannya proses produksi b. Merancang spec sebagai acuan untuk proses produksi.
c. Melakukan inovasi-inovasi terhadap produk baik dari kwalitas dan penambahan jenis produk yang di inginkan pelanggan untuk mempertahankan konsumen
4.3 Manajer SCM (Supply Chain Management) memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Merencanakan, mengatur dan mengawasi kegiatan pengendalian persediaan
b. Memeriksa kebenaran atas pencatatan persediaan dengan membandingkan antara kartu persediaan dengan kartu gudang.
c. Membuat Program Planning Produksi
4.4 Manajer MM (Maintenance Machine) memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin produksi
b. Mengawasi aktivitas perbaikan atas kerusakan-kerusakan mesin produksi
45
5. Devisi Keuangan & Adm
5.1 Manajer IT memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Membuat system untuk aktifitas pembayaran gaji (HRIS)
b. Membuat system pelaporan dan system alat control untuk proses produksi (Barcode Sistem)
5.2 Manajer Finance memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
b. Melakukan aktivitas transaksi keuangan perusahaan
c. Melakukan kotrol atas penganggaran atau budgeting perusahaan d. Pelaporan kondisi keuangan
5.3 Manajer Accounting memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Mengontrol dan mengevaluasi laporan keuangan
b. Merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan atas semua aktivitas akuntansi
c. Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan di perusahaan
d. Menerima laporan mengenai arus kas yang keluar dari atau masuk ke perusahaan
e. Menganalisa dan mengawasi keuangan perusahaan secara keseluruhan
46
5.4 Manajer HRD memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan penempatan karyawan baru b. Bertanggung jawab atas pelatihan dan pengembangan karyawan serta
melakukan pengawasan atas kinerja karyawan
c. Menjalin hubungan baik dengan instansi pemerintah dan masyarakat sekitar perusahaan.
6. Devisi Komersial
6.1 Manajer Pembelian (Purchasing) memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian.
b. Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian
c. Mengadakan negosiasi dengan pemasok-pemasok utama.
d. Bertanggung jawab terhadap kualitas, harga, legalitas atas pembelian bahan dari pemasok
6.2 Manajer Marketing memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Membuat strategi pemasaran dan merencanakan target penjualan b. Bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran hasil produksi c. Menyusun rencana penjualan dan kebijakan penjualan
7. Devisi Quality
7.1 Manajer QA memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
47
a. Menyusun kebijakan kualitas perusahaan, prosedur kerja, instruksi kerja perusahaan
b. Melakukan pengawasan kualitas terhadap proses produksi
c. Bertanggung jawab atas jaminan kualitas produk berdasarkan standar kualitas yang telah ditetapkan
7.2 Manajer LAB memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik sesuai bidangnya yaitu
a. Menerima bahan baku dari pemasok dan memeriksa kondisi serta memeriksa kualitas bahan baku apakah sudah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.
b. Menerima barang jadi dari bagian produksi dan memeriksa kualitas dari tiap barang jadi tersebut untuk memastikan apakah telah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan.
8. Section Head
Tugas dan Tanggung Jawab Section Head bertugas merencanakan, mengorganisir, mengarahkan serta mengendalikan semua kegiatan operasional yang berhubungan dengan proses produksi seperti :
1. Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum perusahaan sesuai dengan norma pedoman dan instruksi dari pimpinan umum.
2. Melaporkan data serta kegiatan yang ada ke Direksi.
3. Mengarahkan dan mengawasi kegiatan-kegiatan kepada Asisten.
4. Membina dan mengawasi serta mempertanggung jawabkan jalannya koperasi.
48
5. Mengkoordinasikan dan bertanggungjawab terhadap penyusunan rencana anggaran belanja perusahaan.
6. Menandatangani dan mengecek dokumen, formulir dan laporan sesuai dengan sistem prosedur yang berlaku.
7. Membina dan meningkatkan kesejahteraan sosial karyawan.
8. Membina suasana kekeluargaan dan kerja sama yang baik antara asisten, karyawan serta memelihara keamanan.
8.1 Staff Quality Control
Quality control (pengendali mutu) banyak diperlukan atau dibutuhkan di berbagai sektor industri, dari manufaktur mobil sampai produksi pangan.
Tergantung dari sektor industri dimana Quality control tersebut bekerja, tugas umum mereka memeriksa secara visual, bantuan teknologi modern atau menguji produk secara manual sebelum, selama atau setelah proses produksi. Quality control juga bertanggung jawab dalam menjalankan dan memantau peralatan inspeksi, serta merekam dan menganalisis data kualitas suatu produksi.
Lebih detailnya Quality control bertugas meneliti produk dan selama proses produksi baik sebelum, selama dan setelah proses produksi untuk memperoleh standar kualitas yang diperlukan. Tugas quality control mencakup monitoring, uji-tes dan memeriksa semua proses produksi yang terlibat dalam produksi suatu produk. Memastikan semua standar kualitas dipenuhi oleh setiap komponen dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan.
49
Tugas Quality Control
Tugas quality control secara spesifik bervariasi, tergantung pada industri di mana mereka bekerja. Tidak peduli pada sektor industri dimana mereka bekerja tujuan utama mereka adalah pengendalian kualitas, menguji produk sesuai standar spesifikasi pabrik atau perusahaan. Quality control memiliki kewenangan untuk menerima atau menolak produk yang yang akan dipasarkan. Ketika mereka menemukan cacat pada hasil produksi mereka berwenang dan dapat mengirimkan produk yang cacat kembali untuk perbaikan. Inti dari tugas mereka adalah menguji, memeriksa, meneliti, menganalisi kualitas produk sehingga produk yang dihasilkan sesuai dengan standar perusahaan dan layak diedarkan di pasaran.
Tanggung jawab Quality Control
a. Memantau perkembangan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan.
b. Bertanggung jawab untuk memantau, menganalisis, meneliti, menguji suatu produk.
c. Memverifikasi kualitas produk
d. Quality Control bertanggung jawab memonitor setiap proses yang terlibat dalam produksi produk.
e. Memastikan kualitas barang produksi sesuai standar.
f. Merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas rendah.
g. Bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang dilakukan pada produk dari sebuah perusahaan.
h. Membuat analisis catatan sejarah perangkat dan dokumentasi produk sebelumnya untuk referensi di masa mendatang
50
8.2 Staff Adminitrasi
Pekerjaan administrasi yang benar-benar penting dalam banyak perusahaan, memberikan bantuan yang berharga di seluruh organisasi.
Fungsi administrasi perkantoran di antaranya adalah
a. Pemecah masalah dalam keuangan
b. Memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika situasi yang tidak biasa muncul selama penyelesaiannya belum di selesaikan
c. Bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan secara berkala
d. Admission
e. Merekam kegiatan
f. Pengembangan dan pelatihan-staf, pengolahan data dan kegiatan
g. Membuat laporan bulanan dan tahuna
h. Bertugas sebagai anggaran dan perkiraan perencanaan operasional
i. Dapat mengelola kantor secara baik
j. Menyusun daftar bagi para pegawai staf
k. Memahami pentingnya SOP (Standard Operation Procedure) untuk kelancaran aktivitas kantor.
l. Tentukan periode konfirmasi staf saat ini bekerja
m. Menjaga file pribadi staf
n. Mengelola semua hal yang berkaitan dengan cuti staf.
51