Struktur Organisasi - GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.3 Struktur Organisasi

STUKTUR ORGANISASI BADAN PENGELOLA WADUK CIRATA

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Badan Pengelola Waduk Cirata

2.4 Deskripsi Jabatan

A. Bidang Pemeliharaan Waduk Dan Lahan

Fungsi Bidang pemeliharaan adalah sebagai beikut :

 Melaksanakan analisa dan kajian terkait perhitungan hidrologi

 Merencanakan dan melaksanakan pemeliharaan waduk, sipil (bangunan air jalan,dsb) peralatan mesin, peralatan listrik.

Kepala

Fungsi Hidrologi & Sedimentasi Manajer Pemeliharaan

Waduk& Lahan

Fungsi Sarana & Prasarana Sipil dan Waduk

Fungsi Pemeliharaan Lingkungan & Lahan

Manajer Perencanaan & Pengendalian

Fungsi Perencanaan

Fungsi Monitoring dan Program

Fungsi Manajemen Mutu & Resiko

Manajer Keuangan & Administrasi

Fungsi SDM

Fungsi Keuangan

 Melakukan inovasi secara berkesinambungan dalam peningkatan kinerja operasional unit

 Memastikan bahwa sasaran kinerja bidang pemeliharaan waduk dan lahan yang ditetapkan dapat dicapai dengan baik.

 Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan waduk dan lahan (rutin & nonrutin) termasuk menyediakan kebutuhan pendukungnya.

 Membuat kesepakatan serta kerjasama dengan batasan-batasan yang jelas dan menguntungkan kedua belah pihak.

 Membuat laporan mengenai hasil inspeksi, realisasi fisik program, pemeliharaan, efisiensi drive program, serta realisasi pemakaian anggaran pemeliharaan waduk dan lahan untuk dijadikan bahan evaluasi bagi peningkatan kualitas pemeliharaan pada tahun tahun mendatang.

 Memastikan sasaran kinerja unit sehingga dapat memberikan kontribusi yang optimal dalam penyediaan air termasuk dengan menginisiasi dan mengelola hujan buatan.

 Mengelola kegiatan keselamatan dan kesehatan kerja dalam kegiatan pemeliharaan waduk dan lahan untuk mencapai angka kecelakaan kerja nihil (zero accident) melalui penerapan SMK3.

 Melaksanakan upaya-upaya program konservasi unit untuk pengendalian serta mencegah terjadinya kerusakan metal pada Unit Pembangkit karena korosi agar keandalan unit dapat tetap terjaga.  Melakukan koordinasi secara intensif dengan unit operasional UP

Cirata.

 Merencanaan dan mengendalikan kualitas air agar memenuhi peraturan lingkungan yang berlaku melalui penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001.

 Menyusun program kerja dan rencana anggaran bidang.

 Melakukan identifikasi risiko dan mitigasi risiko terkait bidang Pemeliharan Waduk dan Lahan.

 Mengevaluasi dan mengembangkan kebijakan-kebijakan dalam bidangnya.

B. Bidang Perencanaan dan Pengendalian  Merencanakan pola operasi waduk.

 Merencanakan program-program pemeliharaan waduk, bangunan sipil lahan dan fasilitas pendukung lainnya yang berdampak pada peningkatan kinerja waduk.

 Menyusun rencana dan pengendalian ketersediaan air, bekerjasama dengan instansi terkait.

 Memastikan bahwa sasaran kinerja bidang perencanaan dan pengendalian yang ditetapkan dapat dicapai dengan baik.

 Merencanakan, memonitor dan mengendalikan Rencana Anggaran Pemeliharaan dan Anggaran investasi unit untuk memastikan kegiatan pemeliharaan berlangsung secara ekonomis dan mencegah penyimpangan-penyimpangan penggunaan anggaran yang mungkin terjadi.

 Membuat laporan mengenai hasil perencanaan dan pengendalian program pemeliharaan waduk, lahan, bangunan sipil, dan fasilitas pendukung lainnya serta realisasi dan pemakaian anggaran pemeliharan dan investasi untuk dijadikan bahan evaluasi bagi peningkatan kualitas pemeliharaan dan optimalisasi biaya pemeliharaan pada tahun-tahun mendatang.

 Memastikan tercapainya sasaran kinerja unit.

 Melakukan koordinasi secara intensif dengan unit operasional UP Cirata.

 Menyusun Program Kerja dan Anggaran Bidang.

 Melakukan identifikasi risiko dan mitigasi risiko terkait bidang Perencanaan dan Pengendalian.

 Mengevaluasi dan mengembangkan kebijakan-kebijakan dalam bidangnya.

C. Bidang Keuangan dan Administrasi

 Melaksanakan dan membina tata usaha kepegawaian, kesejahteraan pegawai dan pengelolaan data kepegawaian.

 Mengendalikan dan membina kegiatan administrasi umum, pelayanan hukum dan hubungan masyarakat serta lingkungan.

 Mengelola sumberdaya manusia, dan pengembangannya melalui program pelatihan yang sesuai kompetensi untuk memperoleh optimasi jumlah tenaga kerja.

 Merencanakan, mengkoordinasi, dan mengevaluasi Anggaran Biaya Kepegawaian dan fasilitas kerja.

 Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan, dan rumah tangga perkantoran untuk memperlancar kinerja BPWC.

 Melaksanakan fungsi kehumasan untuk membina hubungan dengan stakeholder.

 Melaksanakan fungsi Corporate Social Responsibility (CSR) sebagai sarana untuk menjaga dan meningkatkan kualitas lingkungan disekitar waduk yang berdampak pada pengkatan kualitas dan kuantitas air.  Menyelenggarakan kegiatan pengadaan material berdasarkan

kebutuhan operasional.

 Menjamin terlaksananya kegiatan keamanan lingkungan dengan baik sehingga terciptanya lingkungan kerja yang aman dan kondusif bagi karyawan.

 Menyelenggarakan kegiatan proses administrasi gudang serta material

 Menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan belanja serta mengelola keuangan dan akuntansi BPWC.

 Mengelola administrasi keuangan Unit sehingga berjalan sesuai dan memenuhi ketentuan serta prinsip-prinsip mengenai keuangan.

 Menganalisa dan membuat laporan realisasi keuangan, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengadakan kebijakan penggunaan keuangan selanjutnya.

 Mengarahkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan proses audit yang komprehensif sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku, untuk mendukung kemampuan perusahaan mencapai hasil kinerja operasional yang maksimum.

 Memberikan saran-saran perbaikan untuk memastikan semua kebijakan dan ketentuan dilaksanakan sebagaimana mestinya sesuai dengan standard atau ketentuan yang berlaku.

 Mengkoordinasikan pembuatan laporan audit secara berkala sehingga informasi audit yang dibutuhkan semua pihak untuk evaluasi kerja dan pembuatan keputusan dapat tersedia dengan cepat dan akurat.

 Melaksanakan pengendalian dan pembinaan pengadaan barang dan jasa untuk pemeliharaan sarana waduk.

 Mengelola sistem informasi di bidangnya dengan mengacu kepada Sistem Informasi Unit.

 Membuat laporan secara berkala sebagai bahan masukan dan pengambilan keputusan lebih lanjut.

 Menyusun Program Kerja dan Rencana Anggaran Bidang.

 Melakukan identifikasi risiko dan mitigasi risiko terkait Bidang Keuangan dan Administrasi.

 Mengevaluasi dan mengembangkan kebijakan-kebijakan dalam bidangnya.

1.5 Aspek Kegiatan Perusahaan

 Pemeliharaan Waduk meliputi :

a. Pemantauan kebersihan perairan, kegiatan masyarakat di waduk dan sekitarnya.

b. Penyuluhan masalah ketertiban dan kelestarian lingkungan. c. Pemeliharaan/perapatan patok batas tanah milik PLN. d. Pemasangan gulma air dan sampah.

e. Pemeliharaan trashboom sebagai penghalang sampai didaerah hulu. f. Penghijauan disekeliling waduk.

g. Penelitian kwalitas air. h. Penelitian laju sedimentasi.  Pengamanan Lahan meliputi :

a. Sosialisasi penataan, penertiban pemanfaatan lahan. b. Inventarisasi/ pendataan tanah yang digarap masyarakat.

d. Merelokasi warung

 Pengolahan Lahan meliputi : a. Agroforesty & care center b. Pusat pembibitan

c. Agrosylvopastural

d. Komposting

 Pengolahan Aset meliputi : a. Kantor b. Masjid c. Ruang serbaguna d. Boat house e. Penginapan f. Welcome building

15 BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata terdapat bagian didalamnya Akuntansi atau Keuangan. Pada pelaksanaan kerja praktek, penulis ditempatkan pada bagian keuangan.

3.1.1 Prosedur

Menurut Mulyadi (2001:5) yang dimaksud dengan prosedur adalah : “ Suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang ”.

Sedangkan menurut Azhar Susanto (2004:264) mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

“ Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama “.

Menurut Zaki Baridwan (2009:30) prosedur adalah :

“ Prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sedang terjadi “.

Dari definisi-definisi prosedur diatas disimpulkan bahwa prosedur adalah serangkaian proses atau kegiatan yang dilakukan sekelompok orang

secara berulang-ulang dan dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi-transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.

3.1.2 Dana

Pengertian dana menurut Ardiyos (2005 : 451) mengemukakan bahwa :

“Dana berarti uang, surat berharga, serta harta lainnya yang sengaja disisihkan bagi suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan”.

Pengertian dana menurut Kasmir (2008 : 17) mengemukakan bahwa :

“ Dana dianggap sebagai kas, Dana dianggap sebagai uang yang disimpan di bank dalam bentuk giro atau tabungan, Dana dianggap sebagai modal kerja, Dana dianggap sebagai seluruh aktiva yang dimiliki perusahaan, Dana dianggap sebagai aktiva yang memiliki sifat sama dengan kas.”

Dari beberapa definisi dana yang diuraikan dapat ditarik kesimpulan dana dapat dianggap sebagai kas, dana yang disimpan di bank, sebagai modal kerja yang dapat berupa uang tunai, surat berharga, giro atau bangunan yang digunakan untuk berbagai tujuan tertentu.

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Pelaksanaan kuliah kerja praktek penulis ditempatkan pada bagian keuangan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi sesuai dengan judul yang penulis ambil yaitu tentang prosedur pengeluaran dana pada PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata.

Adapun kegiatan yang dilakukan penulis selama kuliah kerja praktek yaitu sebagai berikut :

a. Pengenalan karyawan yang ada di PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata khususnya karyawan pada bagian keuangan.

b. Penjelasan dari pembimbing tentang tugas-tugas pada bagian keuangan, proses secara keseluruhan tentang proses pengeluaran dana.

c. Memperhatikan setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan bagian keuangan.

d. Mengantarkan dokumen-dokumen yang harus ditandatangani kepada setiap kepala bagian.

e. Membantu karyawan menginputkan data kedalam komputer.

f. Belajar mengarsipkan dokumen dan penjelasan dokumen apa saja yang diperlukan dalam proses pengeluaran dana dengan bagian kasir.

3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama satu bulan melaksanakan kuliah kerja praktek di PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata, banyak sekali pengetahuan yang penulis dapatkan khususnya tentang prosedur pengeluaran dana.

3.3.1 Prosedur Pengeluaran Dana untuk Pembayaran Kepada Pegawai

maupun kepada Pihak ke Tiga

1. Pembayaran kepada pihak ketiga meliputi : a. Pembayaran PO

18 b. Pembayaran Non PO c. Pembayaran Langsung Bridging system PO Pembuatan Verifikasi

Bridging system Non PO

Pemeriksaa n Verifikasi Menyetujui Verifikasi Pengeluar an Kas Membuat permintaan Pemeriksaan Permintaan oleh manajer terkait Menyetujui permintaan oleh manajer keu dan adm

Gambar 3.1

Prosedur pengeluaran dana untuk pembayaran kepada pihak ke tiga

2. Pembayaran kepada pegawai meliputi : a. SPPD b. Restitusi Kesehatan c. Persekot Dinas d. Penggantian kwitansi Membuat permintaan Pemeriksaan permintaan oleh manajer terkait Menyetujui permintaan oleh manajer keu&adm Verifikasi keuangan Memeriksa verifikasi / persetujuan keu utk pembayaran Menyetujui verifikasi oleh GM Pembayaran oleh Kasir 1 ² ³ 4 ₅ ₆ Gambar 3.2

Prosedur pengeluaran dana untuk pembayaran kepada karyawan secara umum

 Restitusi Kesehatan

a. Menyerahkan kuitansi dan bukti pembayaran, ketentuannya yaitu jika nilai kuitansi diatas Rp 250.000,- sampai dengan Rp

1.000.000,- harus bermaterai 3000 dan jika diatas Rp 1.000.000,- harus bermaterai 6000. Dibelakang kuitansi ditandatangani pegawai yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang. b. Menyertakan copy resep.

c. Menyerahkan ke bagian kepegawaian.  Perjalanan Dinas

a. Membuat memo perjalanan dinas b. Melampirkan copy undangan (jika ada) c. Menyerahkan ke bagian sekretariat  Penggantian Kuitansi

a. Menyerahkan kuitansi dan bukti-bukti pembayaran lainnya ke bagian sekretariat

b. Sekretariat membuat nota dinas permohonan penggantian pembayaran ke bagian keuangan

 Permohonan Persekot Dinas

a. Pelaksana membuat memo permohonan penggunaan persekot dinas dan membuat permintaan pembayaran dalam aplikasi verifikasi online dalam sistem informasi manajemen b. User memeriksa memo permohonan persekot dinas dan

permintaan pembayaran dalam sistem informasi manajemen c. Jika user memberikan persetujuan persekot dinas maka user akan

membuat nota dinas dan surat permohonan persekot dinas ke bagian keuangan

d. Jika user tidak memberikan persetujuan maka memo tersebut akan dikembalikan kepada pelaksana.

3.3.2 Dokumen yang Dibutukan dalam Proses Pengeluaran Dana

untuk Pembayaran Kepada Pegawai dan Kepada Pihak ke Tiga.

Formulir dan dokumen yang digunakan dalam proses pengeluaran dana untuk pembayaran kepada pegawai dan kepada pihak ke tiga.

 Dokumen untuk pihak ke-tiga meliputi: a. Surat Permohonan Pembayaran

b. Kuitansi (rangkap 3) yaitu surat bukti penerimaan uang (kbbi.web.id) c. Asli Faktur Pajak yaitu bukti pungutan pajak PPN/PPnBM yang

dibuat oleh pengusaha kena pajak yang melakukan penyerahan BKP/JKP (www.pajakonline.com)

d. Copy Faktur Pajak

e. Copy Surat Perjanjian (untuk kegiatan bernilai > 300) yaitu surat pembuktian dengan tulisan dilakukan tulisan otentik atau dengan tulisan dibawah tangan (KUHPerdata)

f. Copy Surat Perintah Kerja (untuk kegiatan bernilai < 300)

g. Copy NPWP yaitu nomor yang diberikan kepada wajib pajak sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang digunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas WP dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya. (www.pajakonline.com)

h. Copy Surat pengukuhan PKP

j. Asli Berita Acara Pemeriksaan Barang

k. Bon Penerimaan Barang (Surat Jalan) yaitu surat yang berfungsi sebagai surat pengantar pada saat mengirim barang kepada pembeli dan sebagai salah satu bukti yang perlu dilampirkan pada saat penagihan.

l. Asli Berita Acara Serah Terima Pekerjaan m. Asli Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan n. Asli Berita Acara Pemeliharaan Pekerjaan o. Asli Surat Pesanan (PO)

p. Laporan Pekerjaan Fisik q. Dokumentasi Pekerjaan

 Dokumen untuk pembayaran kepada pegawai meliputi :

a. Kuitansi adalah selembar surat bukti yang menyatakan bahwa telah terjadi penyerahan sejumlah uang, yang harus ditandatangani lengkap dengan tanggal penyerahan, tempat, serta alasan penyerahan uang itu. b. Resep (untuk kesehatan) adalah permintaan tertulis dari seorang

dokter kepada apoteker untuk membuat dan menyerahkan obat kepada pasien.

c. Nota dinas adalah surat atau media komunikasi yang dipergunakan intern suatu organisasi.

d. Memo permohonan adalah memo yang berisikan permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.

e. Memo perjalanan dinas adalah memo yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.

23 BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang telah dilaksanakan oleh penulis pada PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Prosedur pengeluaran dana pada PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata melalui beberapa tahapan baik untuk pengeluaran dana pembayaran kepada karyawan ataupun kepada pihak ketiga. Kepada pihak ketiga dimulai dengan pembuatan permintaan kemudian diperiksa oleh manajer terkait, jika manajer keuangan dan administrasi menyetujui permintaan tersebut maka akan dibuatkan verifikasi, lalu pemeriksaan verifikasi dan menyetujui verifikasi maka terakhir pengeluaran kas. Kepada karyawan dimulai dengan pembuatan permintaan, yang akan diperiksa oleh manajer terkait yaitu manajer keuangan dan administrasi, jika disetujui maka akan permintaan akan di verifikasi, setelah itu hasil verifikasi akan diperiksa/ persetujuan keuangan untuk pembayaran, lalu di verifikasi oleh GM terakhir pembayaran oleh kasir.

2. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pengeluaran dana pada PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata untuk pembayaran kepada pihak ke-tiga adalah SPP (Surat Permohonan Pembayaran),

Kuitansi, Faktur Pajak Asli, Copy NPWP, Copy Surat Pengukuhan PKP, Copy SIUJK, Berita Acara Pemeriksaan Barang, Bon Penerimaan Barang, Berita acara serah terima pekerjaan, Berita penyelesaian pekerjaan, berita acara pemeliharaan pekerjaan, Asli Surat Pesanan (PO), Laporan pekerjaan fisik dan dokumentasi pekerjaan. Kepada karyawan dokumen yang diperlukan adalah Kuitansi, Resep (untuk kesehatan), Nota dinas, Memo Permohonan, dan Memo perjalanan dinas.

4.2. Saran

Saran yang dapat disampaikan oleh penulis berdasarkan kesimpulan yang sudah diuraikan diatas dan diharapkan dapat memberi masukan kepada perusahaan agar lebih meningkatkan kinerja bagi PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata khususnya dalam prosedur pengeluaran dana, yaitu :

1. Pihak PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata harus lebih teliti dalam setiap pengarsipan dokumen yang di gunakan dalam proses pengeluaran dana.

2. Dalam prosedur pengeluaran dana, PT PJB Badan Pengelola Waduk Cirata harus selalu mengikuti prosedur-prosedur yang sesuai dengan peraturan agar proses pengeluaran dana ini dapat berjalan dengan lancar.

3. Dokumen yang digunakan harus diperiksa kelengkapannya dengan teliti, agar proses dapat berjalan sesuai peraturan yang telah ditetapkan.

Dalam dokumen Prosedur Pengeluaran Dana Pada PT. PJB Badan Pengelola Waduk Cirata (Halaman 18-38)