BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM
3.2 Gambaran Umum Perusahaan
3.2.6 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran yang melukiskan tentang hubungan anatar pejabat dengan pejabat, pejabat dengan usaha kerjanya, sehingga jelas menunjukkan kedudukan dan wewenang seseorang serta tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi SMK Negeri 1 Batam dapat dilihat di Gambar 3.1 berikut ini :
44
Struktur Organisasi SMK Negeri 1 Batam
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Negeri 1 Batam
PRINCIPAL HEAD OF SCHOOL COMMITE
VICE OF QUALITY MANAGEMENT
PIC OF ADMINISTRATION VICE PRINCIPAL OF PUBLIC VICE PRINCIPAL OF TUDENTS AFFAIRSS VICE PRINCIPAL OF CURRICULUM SITE VICE PRINCIPAL OF TEACHER AFFAIRS VICE PRINCIPAL OF FACILITY H.D OF AUTOMATION INDUSTRY H.D OF INDUSTRY ELECTRONICS H.D OF MECHANICAL H.D OF COMPUTER PRAGRAMME H.D OF MECHATRONICS H.D OF WELDING PIC OF TEACHERS WEALTH & SOLIDARITY PIC OF ICT & SAS PIC OF STUDENTS SKILL PIC OF SCHOOL MEDICAL UNIT PIC OF HSE
TEACHER / FORM TEACHER
PIC OF SECURTITY PIC OF ETC & LAB PIC OF COMPUTER LAB PIC OF LIBRARY PIC OF BSDC
45
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pencatatan dan Pelaporan Dana Rutin di SMK Negeri 1 Batam
Dana Rutin yang diterima oleh Bendaharawan dialokasikan dan dibelanjakan sesuai dengan daftar mata anggaran yang telah ditentukan yaitu untuk pembelian alat tulis kantor, pembayaran rekening telepon, rekening air, rekening listrik, pembayaran biaya transportasi darat/perjalanan dinas, dan untuk pemeliharaan gedung sekolah, selanjutnya peruntukan Dana Rutin ini di sebut sebagai belanja rutin. SMK Negeri 1 Batam memperoleh uang persediaan dari Dinas Pendidikan Kota Batam. Berikut ini alur pencatatan penerimaan dan pengeluaran Dana Rutin di SMK Negeri 1 Batam.
Gambar 4.1 Bagan Alir Pencatatan Penerimaan dan Pengeluaran Dana Rutin
Dinas Pendidikan SMK Negeri 1 Batam
menyiapkan cek Cek Membayar biaya rutin Fotocopi SPJ untuk arsip dinas
SPJ asli untuk arsip smk Transfer Dana Rutin Penerimaan di catat di BKU, UUDP, Perpasal, & LKKR BKU, UUDP, Perpasal, & LKKR Pengeluaran di catat di BKU, UUDP, Perpasal, & LKKR BKU, UUDP, Perpasal, & LKKR
Sistem pencatatan yang digunakan adalah sistem pencatatan single
entry atau sistem tata buku tunggal, dimana pencatatan transaksi dilakukan
dengan mencatat satu kali transaksi yang menambah jumlah kas akan dicatat pada sisi penerimaan dan transaksi yang mengurangi kas akan dicatat pada sisi pengeluaran. Buku yang digunakan antara lain:
1. Buku Kas Umum ( BKU )
Buku Kas Umum mempunyai fungsi untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran tunai maupun giral, sehingga seluruh transaksi keuangan dapat terlihat dalam buku kas umum. BKU sebagai alat kontrol utama dari pelaksanaan kegiatan pengurusan uang negara/daerah. Oleh karena itu buku kas umum harus diselenggarakan dengan benar dan up to date, dan tiap-tiap pos harus didukung dengan bukti yang sah. Bentuk buku kas umum dapat dilihat pada tabel 4.1 berikut:
Tabel 4.1 Buku Kas Umum
No. Nomor
Urut T anggal Uraian
Kode Rekening Penerimaan Rp. Pengeluaran Rp.
15/12/2010 Di Terima Dana Rutin dari Dinas P endidikan untuk Bulan Desember 2010
202 Biaya Alat Tulis Kantor Rp. XXX
203 Biaya Telepon Rp. XXX
204 Biaya Air Rp. XXX
205 Biaya Listrik Rp. XXX
206 Biaya Transportasi Darat Rp. XXX
207 Biaya P emeliharaan Rp. XXX
208 Di Terima P P H ATK Rp. XXX
209 Di Terima P P H P emeliharaan Rp. XXX
210 20/12/2010 Di Bayar P P H ATK Rp. XXX
211 Di Bayar Alat Tulis Kantor Rp. XXX
212 Di Bayar Biaya Telepn Rp. XXX
213 Di Bayar Biaya Air Rp. XXX
214 Di Bayar Biaya Listrik Rp. XXX
215 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
216 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
217 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
218 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
219 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
220 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
221 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
222 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
223 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
224 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
225 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
226 Di Bayar Biaya Transportasi Rp. XXX
227 Di Bayar P emeliharaan Bulan Desember Rp. XXX
228 Di Bayar P P H P emeliharaan Rp. XXX
Jumlah Bulan Ini Rp. XXX Rp. XXX
Jumlah Bulan Lalu Rp. XXX Rp. XXX
Jumlah Semua Rp. XXX Rp. XXX
Sisa Rp. XXX
Buku kas umum ini ditutup dengan kata-kata sebagai berikut:
Pada hari ini Jumat tanggal tiga puluh satu bulan Desember tahun dua ribu sepuluh buku kas umum ditutup oleh bendaharawan sekolah dan di ketahui oleh kepala sekolah dengan keadaan kas Rp. xxxx ( Sebutkan nominal dalam huruf ).
Buku Kas Umum ini ditandatangani oleh Bendaharawan Dana Rutin dan diketahui oleh Kepala Sekolah.
2. Daftar Penerimaan dan Pengeluaran UUDP/Uang untuk dipertanggungjawabkan
Daftar ini berisi penerimaan dan pengeluaran dana per bulan dan per pasal. Yang memberikan informasi berapa dana yang diterima untuk pembelian alat tulis kantor,belanja tranportasi/perjalanan dinas, pembayaran rekening air, listrik, telepon serta untuk pemeliharaan sekolah dan yang dikeluarkan dalam satu bulan, selain itu juga berfungsi untuk memantau dana rutin serta pengeluarannya. Bentuk UUDP tampak pada tabel 4.2 berikut:
Tabel 4.2 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran UUDP
TAHUN ANG G ARAN : 2010
NO TANGGAL DAN
URUT
NOMOR
KWITANSI BULAN INI BULAN LALU J UMLAH SEMUA BULAN INI BULAN LALU J UMLAH SEMUA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 5 .2 .2 .0 1 .0 1
Biay a Alat Tu lis Kan to r Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
-2 5 .2 .2 .0 3 .0 1 Telep o n Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX -3 5 .2 .2 .0 3 .0 2 Air Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX -4 5 .2 .2 .0 3 .0 3 Listrik Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX 5 5 .2 2 .1 8 .0 3
Biay a Tran sp o rtasi Darat Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
-6 5 .2 .2 .2 3 .0 1
Biay a Pemelih araan Ged u n g Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
-J umla h Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
DAFTAR PENERIMAAN DAN PENG ELUARAN UUDP B ULAN : DESEMB ER 2010
PASAL
PENERIMAAN PENGELUARAN
3. Daftar Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Perpasal
Berisi uraian penerimaan dan pengeluaran yang terpisah satu sama lain untuk satu bulan. Uraian pasal alat tulis kantor dirincikan penerimaan dan pengeluarannya dalam satu bulan, dimana pengeluaran yang dilakukan harus sesuai dengan nota pembelian yang diterima dengan alat tulis kantor,demikian juga untuk pembayaran rekening air, listrik, dan telepon dibayarkan sesuai dengan faktur pembayaran yang diterima oleh bendaharawan rutin. Sedangkan perincian untuk pengeluaran untuk pasal perjalanan darat/perjalanan dinas akan dibayarkan apabila ada surat tugas dari pimpinan sebagai tugas dinas. Dalam surat perjalanan dinas (SPPD) diuraikan tempat dan tanggal pelaksanaan perjalanan dinas dan ditandatangani oleh pejabat berwenang serta bukti penerimaan uang berupa kwitansi yang ditandatangani oleh penerima. Daftar Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Perpasal ini terlihat pada tabel 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 4.7, dan 4.8 berikut :
Tabel 4.3 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK)
KODE REKENING: 5.2.2.01.01
URAIAN : Alat Tulis Kantor ( A )
KREDIT APB D : Rp. XXX
NO BT BS JUMLAH URAIAN BT BS JUMLAH
URUT TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Rp.XXX Rp.XXX 21/12/2010 211 biaya ATK bulan Desember 2010 Rp.XXX Rp.XXX
Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX JUMLAH S/D BULAN LALU - Rp.XXX Rp.XXX
- - Rp.XXX Rp.XXX JUMLAH SEMUA - Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
SISA - Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX JUMLAH BULAN INI
PERINCIAN PENERIMAAN DAN PENG ELUARAN PERPASAL B ULAN : DESEMB ER 2010
SPMU BUKU KAS
Tabel 4.4 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Telepon
KODE REKENING : 5.2.2.03.02 : Telepon (B )
KREDIT APB D : Rp. XXX
NO BT BS JUMLAH URAIAN BT BS JUMLAH
URUT TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Rp.XXX Rp.XXX 21/12/2010 212 Dibayar biata telepon bulan Desember 2010 Rp.XXX Rp.XXX
Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH S/D BULAN LALU - Rp.XXX Rp.XXX
- - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH SEMUA - Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
SISA - Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH BULAN INI
PERINCIAN PENERIMAAN DAN PENG ELUARAN PERPASAL B ULAN : DESEMB ER 2010
SPMU BUKU KAS
KWITANSI
URAIAN
Tabel 4.5 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Air
: 5.2.2.03.02
URAIAN : Air ( C )
KREDIT APB D : Rp. XXX
NO BT BS JUMLAH URAIAN BT BS JUMLAH
URUT TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Rp. XXX Rp. XXX 20/12/2010 Dibayar biaya air bulan Desember 2010 Rp. XXX Rp.XXX
Rp. XXX Rp. XXX - - - - Rp. XXX Rp. XXX
JUMLAH S/D BULAN LALU - Rp. XXX Rp. XXX
- - Rp. XXX Rp. XXX
JUMLAH SEMUA - Rp. XXX Rp. XXX - - - - Rp. XXX Rp. XXX
SISA - Rp. XXX Rp. XXX - - - - Rp. XXX Rp. XXX
JUMLAH BULAN INI
PERINCIAN PENERIMAAN DAN PENG ELUARAN PERPASAL B ULAN : DESEMB ER 2010
SPMU BUKU KAS
KWITANSI
Tabel 4.6 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Listrik
KODE REKENING : 5.2.2.03.03
URAIAN : Listrik (D)
KREDIT APB D : Rp. XXX
NO BT BS JUMLAH URAIAN BT BS JUMLAH
URUT TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Rp.XXX Rp.XXX 20/12/2010 214 Dibayar biaya listrik bulan Desember 2010 Rp.XXX Rp.XXX
Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH S/D BULAN LALU - Rp.XXX Rp.XXX
- - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH SEMUA - Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
SISA - Rp.XXX Rp.XXX - - - - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH BULAN INI
PERINCIAN PENERIMAAN DAN PENG ELUARAN PERPASAL B ULAN : DESEMB ER 2010
SPMU BUKU KAS
KWITANSI
Tabel 4.7 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Transportasi
KODE REKENING : 5.2.2.23.01
URAIAN : Transportasi Darat (F)
KREDIT APB D : Rp. XXX
NO BT BS JUMLAH URAIAN BT BS JUMLAH
URUT TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Rp.XXX Rp.XXX 21/12/2010 215 Dibayar by tranportasi ke Dinas Rp.XXX Rp.XXX 261 Dibayar by tranportasi ke Bank Riau Rp.XXX Rp.XXX
Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH S/D BULAN LALU - Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH SEMUA - Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
SISA - Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH BULAN INI
PERINCIAN PENERIMAAN DAN PENG ELUARAN PERPASAL B ULAN : DESEMB ER 2010
SPMU BUKU KAS
Tabel 4.8 Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Pemeliharaan
KODE REKENING : 5.2.2.23.01
URAIAN : Pemeliharaan (G)
KREDIT APBD : Rp. XXX
NO BT BS JUMLAH URAIAN BT BS JUMLAH URUT TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp TANGGAL NOMOR Rp Rp Rp
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Rp.XXX Rp.XXX 20/12/2010 225 Dibayar by bahan praktek bulan Desember 2010 Rp.XXX Rp.XXX Dibayar by bahan pemeliharaan bulan Desember 2010 Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH BULAN INI - Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH S/D BULAN LALU - Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX Rp.XXX
JUMLAH SEMUA - Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX Rp.XXX
SISA - Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX Rp.XXX
PERINCIAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN PERPASAL BULAN : DESEMBER 2010
SPMU BUKU KAS
KWIT ANSI
4. Laporan Keadaan Kas Bendahara Rutin ( LKKR )
Laporan Keadaan Kas Bendahara Rutin merupakan rekapitulasi buku-buku sebelumnya yaitu Buku Perincian Penerimaan dan Pengeluaran UUDP dan Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Per Pasal yang berfungsi sebagai laporan keuangan yang dilakukan setiap bulannya. LKKR dapat dilihat pada tabel 4.9 berikut ini:
Tabel 4.9 Laporan Keadaan Kas Bendahara Rutin ( LKKR )
DEP ARTEMEN / LEMBAGA : DALAM NEGERI DIK TAHUN : 2010 UNIT ORGANISASI : DINAS P ENDIDIKAN KOTA BATAM TAHUN ANGGARAN : 2010
KANTOR : SMK NEGERI I BATAM BULAN : DESEMBER 2010
MAT A JUMLAH
ANGGARAN DALAM DIK (RP) PENERIMAAN (RP) PENGELUARAN (RP) SISA KAS (RP) PENERIMAAN (RP) JUMLAH (RP) PENGELUARA N (RP) SISA DANA DIK (RP) SISA KAS (RP) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (2-(3+6) 10 A
Biaya Alat T ulis Kantor Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
B Biaya T elepon Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX C Biaya Air Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX D Biaya Listrik Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX F
Biaya T ransportasi Darat Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
G
Biaya Pemeliharaan Gedung Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX
PUNGUT AN BEA MAT ERAI
PPH Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX PPN - - -
-JUMLAH Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX Rp.XXX - Rp.XXX
LAP ORAN KEADAAN KAS BENDAHARAWAN RUTIN ( L K K R )
NOMOR KODE KANTOR
SAMPAI DENGAN AKHIR BULAN YANG LALU BULAN LAPORAN : DESEMBER 2010 SISA PADA AKHIR BULAN
Untuk menguji kebenaran pencatatan yang telah dilakukan, Bendaharawan Rutin melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Untuk menguji kebenaran uang tunai dilakukan dengan membandingkan saldo menurut buku kas umum pengeluaran dengan fisik uang. Apabila terdapat selisih segera dilakukan penelusuran kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat.
2. Untuk menguji kebenaran pencatatan saldo rekening koran bank dilakukan dengan membandingkan dengan buku kas umum
3. Memastikan bahwa semua pengeluaran yang telah diotorisasi atas SPM telah dibayarkan pada pejabat pelaksana kegiatan.
Pelaporan Dana Rutin merupakan suatu pelaporan yang menyiapkan suatu dokumen dengan bukti-bukti pendukung untuk mendapatkan suatu pengesahan bahwa pengeluaran telah dilakukan dan terinci dalam dokumen sesuai dengan pos-pos pengeluaran. Laporan Dana Rutin ini disusun untuk menghindari adanya penyimpangan dalam pengeluaran dan sebagai alat pengendalian.
Bendaharawan Rutin secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan Dana Rutin kepada pengguna anggaran yakni Kepala Sekolah yang akan diteruskan ke Bendaharawan Kas Daerah Dinas Pendidikan Kota Batam. Laporan pertanggungjawaban Dana Rutin paling lambat diserahkan tanggal 10 bulan berikutnya dan khusus bulan Desember disampaikan paling lambat tanggal 31 Desember.
Dokumen yang dilampirkan dalam SPJ ( Surat Pertanggungjawaban ) Dana Rutin ini adalah :
1. Laporan Keadaan Kas Bendahara Rutin ( LKKR ) 2. Daftar Penerimaan dan Pengeluaran UUDP 3. Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Perpasal 4. Kwitansi Pembayaran
5. Bukti pengeluaran kas asli berupa nota pembelian, rekening telepon, listrik, air, surat perintah perjalanan dinas (SPPD), dan bukti pendukung lainnya
7. Berita Acara Pemeriksaan Register Penutupan Kas, terlihat pada tabel 4.10 berikut ini:
Tabel 4.10 Berita Acara Pemeriksaan Register Penutupan Kas
Tanggal Penutupan Kas : 15 Desember 2010
Nama Bendaharawan Pemegang Kas : Rp. XXX
Tanggal Penutupan Kas yang lalu : 30 November 2010
Jumlah Penerimaan KAS Januari s/d 15 Desember 2010 : Rp. XXX
Jumlah Pengeluaran Kas 15 Desember 2010 : Rp. XXX
Saldo Buku : Rp. XXX Saldo Kas : Rp. XXX Terdiri dari I. UANG TUNAI A. Uang Kertas : Lembaran Rp. 100.000 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 50.000 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 20.000 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 10.000 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 5.000 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 1.000 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 500 X lembar Rp. XXX Lembaran Rp. 100 X lembar Rp. XXX JUMLAH Rp. XXX B. Uang Logam : Rp. XXX
II. Kertas Berharga dan Kas yang diizinkan peraturan
SPMU, SPMG, Wesel, Cek, Saldo Bank, Materai dll Rp. XXX
T O T A L Rp. XXX
Perbedaan Kas Rp. XXX
REGISTRASI PENUTUPAN KAS
Informasi dalam surat pertanggungjawaban masing-masing memuat jumlah realisasi anggaran bulan lalu, bulan berjalan, dan kumulatif. Laporan pertanggungjawaban (SPJ) ini dibuat rangkap 2, SPJ 1 merupakan laporan yang tanda terima dan lampiran bukti pendukung semuanya adalah asli. SPJ 2 merupakan fotocopy dari SPJ 1 yang diperuntukkan sebagai arsip oleh
bendahara Dinas Pendidikan Kota Batam, sedangkan SPJ 1 sebagai arsip Bendaharawan Rutin SMK Negeri 1 Batam.
Sebelum laporan pertanggungjawaban pengeluaran disahkan oleh Kepala Sekolah dilakukan verifikasi sebagai berikut:
1. Meneliti kelengkapan dokumen laporan pertanggungjawaban dan keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan.
2. Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran perincian belanja rutin 3. Menghitung kebenaran perhitungan PPN/PPH
Apabila laporan pertanggungjawaban telah sesuai dengan bukti pendukungnya, maka pengguna anggaran menerbitkan surat pengesahan atau menandatangani surat pertanggungjawaban.
4.2 Kesesuaian Pencatatan dan Pelaporan Dana Rutin SMK Negeri 1 Batam Dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah
Pembukuan Dana Rutin di SMK Negeri 1 Batam menggunakan Permendagri Nomor 13 Tahun 2006 yang sudah ditetapkan oleh Dinas Pendidikan Kota Batam. Menurut Permendagri Nomor 13 Tahun 2006 yang tertuang dalam pasal 209 ayat 1 dokumen yang digunakan oleh bendahara pengeluaran dalam menatausahakan pengeluaran permintaan pembayaran yaitu:
1. Buku Kas Umum
2. Buku Simpanan/ Bank ( Buku Pembantu Tunai dan Bank ) 3. Buku Pajak
4. Buku Panjar
5. Buku Rekapitulasi Pengeluaran per Rincian Obyek 6. Register SPP-UP/GU/TU/LS
Buku-buku sebagaimana dimaksud pada ayat 1 point 2 sampai dengan 6 dapat dikerjakan oleh pembantu bendahara pengeluaran.
Dari pasal yang telah disebutkan diatas dokumen yang digunakan selain Buku Kas Umum yaitu Buku Pembantu Kas Tunai dan Bank. Buku Kas Tunai digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran tunai yang dilakukan oleh bendaharawan, sedangkan Buku Bank digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi keuangan yang dilakukan oleh bendaharawan melalui perantara bank. Pelaporan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Dana Rutin ke kepala sekolah dan Dinas Pendidikan dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan.
Bendaharawan Dana Rutin di SMK Negeri 1 Batam tidak membuat Buku Pembantu Kas Tunai dan Bank karena sisa kas dapat dilihat di BKU. Dana yang turun dari pemerintah langsung ditarik oleh bendaharawan untuk membayar biaya operasional sekolah sehingga tidak ada sisa kas baik tunai maupun sisa kas dibank.
4.3 Pencatatan dan Pelaporan Dana Komite di SMK Negeri 1 Batam
Selain Dana Rutin SMK Negeri 1 Batam juga memperoleh Dana Komite yang berasal dari iuran orang tua siswa yang dibayarkan setiap bulannya oleh siswa ke Bendaharawan Komite sekolah. Berikut ini bagan alir pencatatan penerimaan Dana Komite
Gambar 4.2 Bagan Alir Pencatatan Penerimaan Dana Komite
Catat dikartu siswa kemudian dicap & diparaf
Catat dibuku penerimaan
Catat dibuku daftar nama siswa Data dinput ke rekapitulasi pembayaran siswa Penerimaan dana komite di input di buku lap. keuangan
komite
Terima Dana
Kartu Siswa
Buku Penerimaan
Buku daftar nama siswa
Buku rekapitulasi siswa
Dana Komite digunakan untuk kegiatan ekstrakurikuler, operasional, dan kegiatan pembelajaran lainnya. Berikut ini bagan alir pencatatan pengeluaran Dana Komite:
Gambar 4.3 Alur Pencatatan Pengeluaran Dana Komite
Buat kwitansi pembayaran Catat diBuku Pengeluaran Pengeluaran dana komite di input di buku lap. keuangan
D
Pengajukan pengeluaran dana
Dana Keluar
kwitansi
Buku Pengeluaran Harian
Sistem pencatatan yang digunakan adalah sistem pencatatan single
entry atau sistem tata buku tunggal. Buku yang digunakan antara lain:
1. Buku Penerimaan Dana Komite
Setiap bulannya siswa melakukan pembayaran Dana Komite ke bagian Bendahara Komite. Transaksi ini kemudian dicatat secara manual dibuku penerimaan Dana Komite. Bentuk Buku Penerimaan Dana Komite tampak pada tabel 4.11 berikut ini :
Tabel 4.11 Buku Penerimaan Dana Komite
Nama Siswa Kelas
Bulan Jumlah Pembayaran
2. Daftar Nama Siswa ( Pembayaran Dana Komite )
Setelah Dana Komite dicatat di buku Penerimaan Dana Komite selanjutnya Bendaharawan Komite mencatat daftar nama siswa sesuai nama dan bulan yang dibayarkan. Pada Buku Daftar Nama Siswa berfungsi untuk mengetahui tunggakan Dana Komite setiap siswa. Bentuk Buku Daftar Nama Siswa dapat dilihat ditabel 4.12 berikut ini:
Tabel 4.12 Buku Daftar Nama Siswa Nama
Siswa
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agust Sept Okt Nov Des
abcd Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr Tgl byr
3. Buku Harian Penerimaan dan Pengeluaran Dana Komite
Buku ini digunakan untuk mencatat secara manual semua penerimaan dan pengeluaran Dana Komite sebelum transaksi tersebut diinput ke komputer
oleh Bendaharawan Komite. Setiap pengeluaran Dana Komite harus didukung dengan bukti/kwitansi yang ditandatangani oleh bendaharawan komite dan pelaksana kegiatan. Bentuk Buku Harian Dana Komite tampak pada tabel 4.13 berikut ini:
Tabel 4.13 Buku Harian Penerimaa dan Pengeluaran Dana Komite
Tanggal Uraian Debet Kredit Keterangan
4. Laporan Keuangan Komite
Setiap bulannya bendaharawan membuat laporan keuangan yang memuat penerimaan dan pengeluaran Dana Komite. Bendaharawan memasukkan data dari buku harian penerimaan dan pengeluaran ke komputer sehingga dapat diketahui berapa saldo dikas komite. Laporan Keuangan Komite tampak pada tabel 4.14 berikut ini:
Tabel 4.14 Laporan Keuangan Komite
TANGGAL MASUK KELUAR
1 Des 2010 Bayar gaji guru dan karyawan honor komite Rp.XXX
1 Des 2010 Beli antena Visalux Rp.XXX
1 Des 2010 Bayar air galon satpam Rp.XXX
1 Des 2010 Beli bensin Rp.XXX
1 Des 2010 Beli WD Rp.XXX