BAB III : METODE PENELITIAN
D. Metode Analisis Data
2. Struktur Organisasi
PT. Mestika Mandiri Medan adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang distribusi berbagai jenis produk. Setelah melalui usaha-usaha perubahan seperti dijelaskan diatas. PT. Mestika Mandiri Medan terus mengalami kemajuan dan melakukan perluasan operasi dengan memperbanyak produknya.
Organisasi merupakan wadah dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih memadai. Jadi struktur organisasi merupakan kerangka susunan perwujudan pola tetap hubungan, fungsi, bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi bagi perusahaan tidak selalu sama dengan perusahaan lainnya walaupun sejenis, karena organisasi perusahaan harus disesuaikan dengan bentuk dan seluruh kegiatan perusahaan. Dalam
menjalankan roda organisasi perusahaan, PT. Mestika Mandiri Medan menjalankan struktur organisasi garis dan staf. Dalam struktur organisasi ini dikenal satu garis komando dimana masing-masing bawahan melaksanakan tugas-tugasnya dan bertanggungjawab kepada atasannya.
Berikut adalah gambar struktur organisasi PT. Mestika Mandiri Medan.
31
C O O
Penanggung Jawab (Asisren Apoteker) Ka. Bag. Gudang Ka. Bag. Administrasi Ka. Bag. SalesAccounting Pembelian Penjualan Piutang Pajak Helper Loper Supir MD Salesmen Kanvaser SPG
Collector
Sumber : PT. Mestika Mandiri Medan
Pembagian Tugas
Dari struktur organisasi tersebut, berikut ini adalah uraian tugas dari masing-masing fungsi :
A. COO
COO (Chief Operational Officer) adalah seseorang yang memiliki sebagian saham di PT. Mestika Mandiri Medan dan sekaligus merupakan Direktur pelaksana aktivitas perusahaan serta bertanggung jawab atas perkembangan PT. Mestika Mandiri Medan.
Tugas dan tanggung jawab COO adalah :
1) Memonitor aktivitas perusahaan secara keseluruhan 2) Meningkatkan profitabilitas perusahaan
3) Meminimalisasikan cost dan memaksimalisasikan profit
4) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Pihak Komisaris 5) Mengevaluasi pasar dan menciptakan strategi-strategi peluang di
pasar
6) Menandatangani giro pembayaran hutang.
B. Penanggung Jawab (Asisten Apoteker)
Asisten apoteker adalah seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan sebagai seorang Assisten Apoteker dan telah mempunyai SIK (surat Izin Kerja) sebagai Assisten Apoteker yang dapat bekerja di apotik-apotik, pabrik Farmasi atau PBF. Salah satu syarat utama memperoleh izin sebagai PBF adalah harus mempunyai seorang Assisten Apoteker sebagai penanggung jawab.
Tugas dan tanggung jawab Assisten Apoteker adalah : 1) Memeriksa faktur penjualan
2) Menandatangani faktur penjualan apabila telah benar diperiksa untuk diberikan kepada konsumen
3) Menandatangani purchase order
4) Memeriksa keadaan produk yaitu tentang kondisi, cara penyimpanan dan tanggal kadaluarsa (expired date)
5) Melaporkan kepada Badan POM apabila ada produk-produk yang melanggar ketentuan sehingga dapat merugikan konsumen.
6) Memastikan bahwa produk-produk yang didistribusikan ole PT. Mestika Mandiri dalam keadaan baik dan siap dikonsumsi oleh konsumen.
7) Membuat berita acara pemusnahan barang rusak dan expired date serta menandatanganinya.
C. Kepala Bagian Administrasi
Kepala bagian administrasi adalah seseorang yang bertanggungjawab atas segala urusan administrasi perusahaan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi adalah : 1) Memeriksa laporan piutang
2) Memeriksa laporan hutang
3) Memeriksa laporan pelunasan piutang 4) Memeriksa laporan pelunasan hutang
5) Menandatangani purchase order (PO) yaitu surat pesanan kepada Pihak Principle.
6) Memeriksa kas kecil perusahaan 7) Memeriksa laporan penjualan 8) Memeriksa laporan pembelian
9) Membuka giro untuk melunasi kewajiban-kewajiban perusahaan kepada Pihak Principle
10)Mengimput pelunasan hutang perusahaan
11)Mengklaim biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan Principle seperti gaji karyawan kontrak, promotion sales dan sebagainya.
Kepala bagian administrasi bertanggung jawab atas pekerjaan anggotanya yang terdiri dari 7 (tujuh) divisi, yaitu :
1) Kasir
Kasir adalah seseorang yang bertanggung jawab atas arus masuk dan keluarnya uang tunai.
Tugas dan tanggung jawab kasir adalah :
a) Menerima setoran tagihan dari cpllector dan kanvaser motoris baik berupa giro ataupun uang tunai
b) Mengimput data pelunasan outlet setiap harinya
c) Membuat laporan pelunasan piutang setiap hari dan setiap bulannya lalu diserahkan kepada Kepada Bagian Administrasi d) Menyetorkan uang tunai dan giro ke Bank setiap pagi.
2) Piutang Dalam Kota
Petugas Piutang Dalam Kota adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penagihan piutang perusahaan khusus untuk outlet-outlet
yang berada di dalam kota. Dalam prakteknya bagian piutang dibantu oleh collector khusus untuk penagihan.
Tugas dan tanggung jawab petugas Piutang Dalam Kota adalah : a) Memfile/mengumpulkan faktur-faktur outlet dalam kota yang
telah jatuh tempo untuk diberikan kepada collector untuk ditagih b) Mengimput piutang-piutang dalam kota yang baru dan belum
jatuh tempo
c) Membuat tanda terima faktur asli apabila telah diberikan kepada collector
d) Menerima kembali faktur yang tidak tertagih pada sore harinya dan menyimpannya kembali serta memberikan faktur tersebut kepada collector sesuai dengan janji outlet pada collectormembuat laporan piutang outlet-outlet dalam kota setiap tanggal 15 dan tanggal 30/31 bulan berjalan lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi
e) Menerbitkan C/N atau kertas bukti return apabila ada outlet-outlet dalam kota yang mereturn barang yangtelah dibelinya dari PT. Mestika Mandiri sehingga nilai return tersebut bisa langsung mengurangi piutangnya.
3) Piutang Luar Kota
Petugas Piutang Luar Kota adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penagihan piutang perusahaan khusus untuk outlet-outlet yang berada di luar kota.
a) Mengimput piutang-piutang luar kota yang baru dan belum jatuh tempo
b) Memfile/mengumpulkan faktur-faktur outlet luar kota yang telah jatuh tempo lalu membuat surat dan difaxkan/dikirimkan kepada outlet yang bersangkutan
c) Memeriksa saldo rekening PT. Mestika Mandiri apakah piutang tersebut telah ditransfer atau belum
d) Apabila outlet telah mentransfer piutangnya maka bagian piutang luar kota harus mengirimkan faktur asli kepada outlet tersebut e) Membuat laporan piutang outlet-outlet luar kota setiap tanggal 15
dan tanggal 30/31 bulan berjalan lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi
4) Pembelian
Petugas Pembelian adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap stock barang agar tidak terjadi kekosongan barang.
Tugas dan tanggung jawab petugas Pembelian adalah : a) Membuat masterfile stock apabila ada produk baru
b) Membuat masterfile supplier baru apabila ada Principle baru c) Melihat stock yang akan habis setiap harinya
d) Membuat forcase untuk memprediksi stock barang agar tidak terjadi kekurangan/kekosongan barang
e) Membuat Purchase Order (surat pesanan) untuk mengorder barang-barang yang sudah sedikit stocknya dan diberikan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk disetujui dan ditandatangani f) Memeriksa kesesuaian harga, kondisi dan item barang pesanan
dengan barang yang dikirimkan Principle
g) Mengimput pembelian apabila ada produk masuk
h) Mengimput return pembelian apabila ada barang yang akan direturn kepada Principle dengan alasan tidak sesuai pesanan, Exp. Date, rusak, dan lain-lain
5) Penjualan
Petugas Penjualan adalah seseorang yang bertanggung jawab atas pengimputan faktur penjualan.
Tugas dan tanggung jawab petugas Penjualan adalah : a) Membuat masterfile outlet baru
b) Mengimput orderan dari Salesman untuk menjadi sebuah faktur lalu menyerahkannya kepada Asisten aphoteker untuk diperiksa dan ditandatangani
c) Mengimput return penjualan apabila ada outlet yang mereturn barang
d) Membuat laporan penjualan setiap minggu dan setiap bulannya lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi dan kepada Pihak Principle
6) Pajak
Petugas adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap pelaporan pajak PT. Mestika Mandiri kepada pihak pajak.
Tugas dan tanggung jawab petugas Pajak adalah : a) Mengimput pajak pembelian
b) Menerbitkan faktur pajak kepada outlet-outlet yang memiliki NPWP
c) Melaporkan pajak penerimaan dan pajak pengeluaran kepada pihak pajak.
7) Akuntansi
Petugas Akuntansi adalah seseorang yang bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab Petugas Akuntansi adalah :
a) Membuat laporan keuangan perusahaan seperti Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas, Laporan Arus Kas
b) Mengaudit klaim-klaim biaya.
D. Kepala Bagian Gudang / Logistik
Adalah seseorang yang bertanggung jawab atas masuk dan arus keluar barang di gudang.
Tugas dan tanggung jawab kepala bagian gudang adalah : 1. Menerima barang pesanan
2. Mengeluarkan barang sesuai dengan faktur 3. Menerima barang returan
5. Memeriksa cara penyimpanan barang dan kondisi barang (bersama dengan asisten apotheker).
Kepala bagian gudang bertanggung jawab atas 11 (sebelas) orang anggotanya dan terbagi dalam 3 divisi pekerjaan, yaitu :
a. Helper
Adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk membantu mengangkat dan menyusun barang saat ada barang masuk ataupun barang keluar di gudang.
b. Loper
Adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengantarkan barang-barang ke outlet yang memesan dengan menggunakan sepeda motor box khusus di dalam kota.
c. Supir
Adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengantarkan kasir ke Bank setiap paginya, dan mengantarkan barang-barang outlet dalam jumlah yang banyak dengan menggunakan mobil box baik outlet dalam kota maupun pesanan outlet luar kota yang dikirimkan melalui expedisi.
E. Kepala Bagian Sales (Supervisor)
Adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap sales/omzet keseluruhan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab Supervisor adalah : 1. Membuat routing salesman
3. Menciptakan hubungan baik antara pihak perusahaan dengan pihak customer
4. Meningkatkan sales/omzet dengan membuat promotion-promotion sales
5. Mengatasi masalah-masalah yang berhubungan dengan sales di pasar.
Supervisor bertanggung jawab atas 23 (dua puluh tiga) orang anggotanya yang terdiri dari 4 (empat) divisi pekerjaan, yaitu :
a. Salesman
Merupakan tulang punggung dan ujung tombak perusahaan. Karena salesman bertugas untuk memasarkan / mendistribusikan produk-produk kepada konsumen (customer). Tanpa ada salesman maka aktivitas perusahaan akan lumpuh total. Salesman tidak melakukan penjualan langsung tetapi hanya taking order saja.
b. Merchandiser Direct (MD)
Adalah seseorang yang bertugas untuk memperhatikan kondisi produk-produk yang didistribusikan langsung di pasar, seperti cara penyimpanan, kebersihan dan sebagainya. Keberadaan Merchandiser Direct sangat membantu salesman karena Merchandiser Direct dapat menjadi sumber informasi bagi salesman tentang outlet-outlet mana yang sedang mengalami kekosongan barang sehingga salesman dapat melakukan negosiasi pada pihak outlet.
c. Kanvaser Motoris
Adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan penjualan langsung ke outlet-outlet kecil dengan tujuan untuk meratakan distribusi dan menciptakan demand.
d. Sales Promotion Girl (SPG)
Adalah seseorang yang bertugas untuk membantu promosi produk untuk menarik minat konsumen. Biasanya dengan melakukan sampling, demo di pasar-pasar tradisional, dan sebagainya.