BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dengan adanya struktur organisasi perusahaan maka akan kelihatan pembagian tugas dan tanggung jawab untuk memudahkan dalam menuntun dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan. Dalam struktur organisasi perusahaan yang baik terdapat pemisahan fungsi dan tanggung jawab dari pelaksanaan perusahaan serta akan terlihat secara tegas garis wewenang dari atasan kepada bawahan.
Organisasi perusahaan dibentuk oleh manusia untuk mencapai tujuan- tujuan tertentu. Organisasi perusahaan memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas. Pengembangan struktur organisasi mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab di dalam suatu organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi.
Penyusunan struktur organisasi perusahaan harus pula di dasari pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Organisasi perusahaan yang disusun juga harus dapat menunjukkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
Struktur organisasi di perusahaan berbentuk garis dan staf, ini terbukti dengan adanya satu pimpinan. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dengan menggunakan dan alat-alat dan teknologi serta terikat dengan peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarahkan pada pencapaian tujuan yang diinginkan perusahaan.
Struktur organisasi PT. Varia Sekata menetapkan sistem hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya koordinasi dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik kearah vertikal maupun horizontal. Adapun bagan struktur organisasi pada perusahaan dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini :
Sumber: Bagian Pembukuan PT. Varia Sekata Pancurbatu, 2009. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Varia Sekata Pancurbatu
Komisaris Direktur Apoteker P.J.P. Manajer Apoteker D.Q.C. Lab. Farmasi Adm. Lab. Farmasi Kabag. Gudang Kabag. Umum Kabag. P’bukuan Kabag. Pemasaran Kabag. Produksi Kasi. Produksi Tablet Kasi. Produksi Obat Cair Kasi. Produksi Kapsul Kasi. Pengema- san Staff Prod. Obat Tablet Staff Prod. Obat Cair Dalam Staff Prod. Obat Kapsul Staff Pengema- san Staff Prod. Obat Cair Luar Staff Gudang Staff Personalia Staff Pembelian Staff Perizinan Staff Perawatan Staff Kebersi- han Staff P’bukuan Kasir Staff Pemasaran Pengawas
Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada PT.Varia Sekata Pancurbatu meliputi :
1. Komisaris
Komisaris adalah pucuk pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab diantaranya :
a. Mengawasi pelaksanaan peraturan dan ketentuan serta keputusan
pemegang saham.
b. Memilih, mengangkat dan memberhentikan direktur apabila berakhir masa jabatannya atau karena hal-hal lain.
c. Menganalisa, mengevaluasi dan menilai kegiatan-kegiatan yang
berlangsung pada perusahaan berdasarkan laporan direktur maupun pengamatan langsung.
d. Pada saat tertentu meminta pertanggung jawaban keadaan perusahaan pada direktur.
2. Direktur
Adapun tugas utama direktur adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan termasuk keuangan perusahaan
b. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas manajer bagian c. Menganalisa dan mengevaluasi seluruh kegiatan perusahaan
d. Berkoordinasi dengan manajer melaksanakan kontrak dengan mitra kerja perusahaan
e. Mengambil tindakan terhadap permasalahan yang dihadapi oleh
f. Memberikan laporan pertanggung jawaban pada komisaris pada periode waktu tertentu.
3. Manajer
a. Merencanakan dan melaksanakan tahap usaha yang menyebabkan
perusahaan mencapai keuntungan yang maksimal
b. Menyelesaikan perselisihan tenaga kerja, pemutusan hubungan kerja dan lain-lain yang menyangkut kepentingan perusahaan dan karyawan dalam perusahaan
c. Menyusun program dalam rangka pengembangan karyawan serta
menyusun formasi kepegawaian sesuai dengan kebutuhan
d. Mengupayakan terciptanya hubungan kerjasama yang mantap dan
harmonis antara perusahaan dan karyawan dalam rangka peningkatan produktivitas kerja.
4. Pengawas
Bagian ini bertugas membantu Manajer untuk melakukan pengawasan terhadap Kasi Tablet, Kasi Obat Cair, Kasi Kapsul, Kasi Pengemasan, Bagian Gudang, Kabag Umum, Kabag Pembukuan dan Kabag Pemasaran.
5. Kepala Bagian Gudang
a. Mengajukan permintaan pembelian bahan baku
b. Menerima dan mencatat peneriman dan pengeluaran bahan baku c. Mengkoordinir kegiatan bagian gudang
6. Staff Gudang
Bertugas mengelola dan menjaga bahan baku, bahan pendukung serta produk jadi.
7. Kepala Bagian Umum
a. Mengecek administrasi umm
b. Mengkoordinir dan mengawas bagian personalia, pembelian, perizinan, perawatan dan kebersihan.
8. Staff Personalia
a. Menatalaksanakan administrasi kepegawaian (data pegawai dan daftar gaji)
b. Melakukan kegiatan perekrutan karyawan
c. Mmberikan saran kepada atasan tentang promosi, mutasi, kenaikan gaji dan lain sebagainya.
9. Staff Pembelian
a. Mengelola, memeriksa dan mengawasi pembelian bahan baku dan bahan pendukung produksi lainnya.
b. Memberi saran kepada atasan tentan penentuan pemasok bahan produksi perusahaan
10. Staff Perizinan
Bertugas mengurus perizinan dan pengawasan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dengan instansi pemerintah.
11. Staff Perawatan
Bertugas untuk merawat peralatan yang berhubungan dengan kegiatan operasi perusahaan.
12. Staff Kebersihan
13. Kepala Bagian Pembukuan
Mengkoordinir dan bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan perusahaan serta laporan persediaan bahan baku, bahan pendukung dan produk jadi.
14. Staff Pembukuan
Bertugas membuat laporan keuangan perusahaan serta laporan persediaan bahan baku, bahan pendukung dan produk jadi.
15. Kasir
Bertugas mencatat pemasukan dan pengeluaran perusahaan serta mempersiapkan cek pembayaran berdasarkan bukti kas keluar yang diterima. 16. Kepala Bagian Pemasaran
a. Bertanggung jawab atas pengiriman barang kepada perusahaan distributor b. Melaksanakan riset pasar terkini
17. Staff Pemasaran
a. Melaksanakan pengiriman barang kepada perusahaan distributor b. Menatalaksanakan administrasi penjualan
18. Manajer Apoteker Penanggung Jawab Produksi (Apoteker P.J. P.)
a. Memimpin, mengarahkan, dan bertanggung jawab atas terlaksananya pembuatan obat mulai dari penimbangan, pengolahan, pengemasan sampai pengiriman produk obat jadi ke gudang.
b. Bersama-sama dengan Manajer merencanakan pengadaan bahan dan
menyusun rencana produksi
c. Jika ada kegagalan produksi, mendiskusikannya dengan Manajer
d. Bertanggung jawab agar alat-alat atau mesin-mesin untuk keperluan produksi dipakai dengan benar dan divalidasi.
e. Turut membantu pelaksanaan inspeksi Cara Pembuaan Obat yang Baik (CPOB) dan menjaga pelaksanaannya.
f. Bertanggung jawab untuk menjaga semangat kerja yang tinggi di bagian produksi serta pengembangan dan latihan karyawannya, menjaga displin dan melakukan evalusi tahunan atas semua karyawan yang dibawahinya. 19. Kepala Bagian Produksi
a. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan produksi sesuai dengan surat order produksi
b. Membantu Manajer Produksi (Apoteker P.J.P.) melaksanakan tugas- tugasnya dan tanggung jawabnya.
c. Menyiapkan berbagai laporan yang berhubungan dengan proses produksi bahan baku menjadi bahan jadi.
d. Mengkoordinir dan mengawasi kepala-kepala seksi melaksanakan
tugasnya
e. Menghitung biaya produksi dan harga pokok produksi. 20. Kepala Seksi Produksi Tablet
a. Bertanggung jawab atas pembuatan obat tablet.
b. Mengawasi dan mengkoordinir bagiannya agar melaksanakan pembuatan obat tablet berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
21. Staff Produksi Tablet
Menatalaksanakan adminitsrasi laporan produk tablet yang telah siap diproduksi
22. Kepala Seksi Produksi Obat Cair
a. Bertanggung jawab atas pembuatan obat cair, baik obat cair dalam maupun obat cair luar (sirup).
b. Mengawasi dan megkoordinir bagiannya agar melaksanakan pembuatan obat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
23. Staff Produksi Obat Cair Dalam dan Luar
Menatalaksanakan administrasi laporan produk bat cair dalam dan luar (sirup) yang telah siap diproduksi
24. Kepala Seksi Produksi Kapsul / Kaplet
a. Bertangggung jawab atas pembuatan obat kapsul
b. Mengawasi dan mengkoordinir bagiannya agar melaksanakan pembuatan obat kapsul sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
25. Staff Produksi Kapsul / Kaplet
Menatalaksanakan adminitsrasi laporan produk kapsul / kaplet yang telah siap diproduksi
26. Kepala Seksi Pengemasan
Mengawasi, mengkoordinir, serta bertanggung jawab atas pengemasan produk yang telah selesai diproduksi.
27. Staff Pengemasan
a. Menatalaksanakan adminitsrasi laporan produk obat jadi. b. Mengirim produk obat jadi ke Bagian Gudang.
28. Manajer Apoteker Drug Quality Conrol (Apoteker D.Q.C.)
a. Memimpin, mengarahkan, dan bertanggung jawab atas analisis dan keputusan untuk meluluskan atau menolak hasil pemeriksaaan kimia
maupun mikro biologi atas bahan baku, bahan pengemas, dan produk obat jadi agar sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan dibuat dengan prosedur dan kondisi yang telah ditentukan
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan inspeksi Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dan menjamin dilaksanakannya CPOB.
c. Bertanggung jawab dan menjamin bahwa semua pemeriksaan dilakukan dengan metode yang benar dan sudah disetujui.
d. Bertangung jawab agar alat-alat untuk analisis dipakai dengan benar, dijaga, dikalibrasi, dan disediakan suku cadangnya.
e. Bertanggung jawab atas pengadaan dan pemakaian larutan pereaksi dan alat gelas yang diperluka n.
f. Bertanggung jawab untuk pengembangan dan latihan karyawannya,
menjaga displin dibagiannya dan melakkan evaluasi tahunan atas semua karyawan yang dibawahinya.
g. Membuat laporan bulanan dan anggaran tahun bagian pengawasan mutu. h. Bersama-sama dengan Apoteker P.J.P. melaksakan validasi alat maupun
proses
29. Laboratorium Farmasi
a. Melakukan pemeriksaan atas contoh bahan baku maupun produk obat jadi. untuk pengujian yang ditugaskan oleh Apoteker D.Q.C. sesuai dengan prosedur analisis yang berlaku.
b. Membuat larutan pereaksi untuk menunjang pemeriksaan analisis.
c. Bersama-sama dengan Administrasi Laboratorium membuat laporan atas hasil pemeriksaan dan melaporkannya Apoteker D.Q.C.
d. Melakukan kalibrasi atas akat-alat di laboratorium sesuai dengan prosedur yang berlaku.
e. Bersama-sama dengan Administrasi Laboratorium mencatat semua
kegiatan harian laboratorium. 30. Bagian Adminstrasi Laboratorium
a. Membuat laporan atas hasil pemeriksanaan dan melaporkannya Apoteker D.Q.C.
b. Mencatat semua kegiatan harian laboratorium, termasuk mencatat pemakaian pereaksi dalam kartu persediaan
c. Melaporkan kepada supervisor bila ada kebutuhan pereaksi, alat gelas, dan alat kantor.
d. Mencatat jumlah peralatan yang ada di laboratorium.