BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
E. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi diperlukan dalam suatu perusahaan karena setiap divisi maupun departemen yang ada di dalam perusahaan memiliki tanggungjawab besar dalam menjalankan tugas masing-masing. Setiap organisasi memiliki pemimpin yang harus memimpin perusahaan tersebut agar dapat berjalan dengan baik.
PERUM PERURI memiliki struktur organisasi yang dipimpin oleh Direktur Utama dengan membawahi 4 direktorat, yaitu Direktorat Pemasaran dan
Pengembangan Usaha, Direktorat Teknik dan Produksi, Direktorat SDM dan Umum, serta Direktorat Keuangan. Disamping itu, Direktur Utama juga membawahi corporate affair, perencanaan perusahaan dan manajemen resiko, serta satuan pengawas intern perusahaan.
Job description yang dimiliki oleh PERUM PERURI secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
a. Memimpin, mengurus, dan mengelola perusahaan sesuai visi misi perusahaan serta meningkatkan daya dan hasil guna dari perusahaan.
b. Mewakili perusahaan dalam kegiatan eksternal baik di dalam maupun di luar pengadilan untuk tugas kedinasan perusahaan.
c. Bersama-sama anggota Direksi lainnya membuat kebijakan pengembangan usaha perusahaan yang diajukan melalui Dewan Pengawasan PERUM PERURI kepada Menteri BUMN untuk mendapatkan persetujuan, menyiapkan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.
d. Bersama-sama anggota Direksi lainnya menyiapkan struktur organisasi dan tata kerja perusahaan, menetapkan kebijakan perusahaan dalam kepengurusan perusahaan, melakukan kerja sama usaha, membentuk anak perusahaan, dan menyertakan modal.
e. Bersama-sama anggota Direksi lainnya mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan di
bidang ketenagakerjaan, menetapkan gaji, pensiun, jaminan hari tua, penghasilan dan atau bentuk kesejahteraan lainnya.
f. Menandatangani keputusan, surat keputusan, instruksi, dan surat keluar serta bersama-sama anggota Direksi lainnya memonitoring dan mengawasi pelaksanaan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) dan Lingkungan serta Sistem Manajemen Mutu/ISO.
2. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Usaha
a. Mengkoordinir penyusunan rencana strategik dan program implementasi untuk bidang penjualan domestik, penjualan internasional, pengembangan segmen pasar dan pengembangan bisnis perusahaan.
b. Mengkoordinir dalam perumusan dan pencapaian sasaran kinerja untuk penjualan domestik, penjualan internasional, pengembangan segmen pasar baru, bisnis baru, desain, pengembangan produk, teknologi, dan pengamanan.
c. Memantau penyusunan sistem yang efektif untuk pelaksanaan fungsi penjualan, pengembangan segmen pasar, dan bisnis perusahaan.
d. Memonitor pembuatan usulan berdasarkan hasil kajian bisnis, untuk pengembangan segmen pasar, pengembangan produk baru, teknologi, produksi, serta terlaksananya proses implementasi dari rekomendasi yang disetujui oleh manajemen.
3. Direktur Teknik dan Produksi
a. Mengkoordinir penyusunan rencana strategik proses produksi untuk mencapai tingkat kualitas produk sesuai dengan standar mutu.
b. Mengkoordinir dalam perumusan dan pencapaian kualitas produk uang kertas, uang logam dan logam non uang dan kertas berharga non uang yang sesuai dengan jadwal yang disepakati serta efisiensi proses produksi untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
c. Memantau penyusunan kebijakan untuk menjalankan proses produksi uang kertas, uang logam, dan logam non uang serta kertas berharga non uang. d. Mengkoordinir seluruh kegiatan pencapaian sasaran atau target di
masing-masing unit produksi. 4. Direktur SDM dan Umum
a. Mengkoordinir penyusunan rencana strategik proses SDM dan umum untuk mencapai keandalan produk dan ketersediaan barang dan jasa.
b. Mengkoordinir dalam perumusan dan pencapaian fungsi-fungsi SDM dan umum.
c. Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan strategi dibidang pengelolaan dan pengembangan SDM.
d. Memonitor pemenuhan kebutuhan SDM perusahaan sesuai jumlah dan kompetensi yang direncanakan.
5. Direktur Keuangan
a. Mengkoordinir perumusan strategi jangka panjang.
b. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi berbagai jenis resiko finansial.
c. Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan strategi dibidang pengelolaan dan pengembangan keuangan.
Direktorat SDM dan Umum membawahi dua divisi, yaitu divisi Pengadaan dan Fasilitas Umum dan divisi SDM. Divisi Sumber Daya Manusia membawahi dua departemen, yaitu Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) dan Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia (ASDM). Departemen ASDM membawahi tiga seksi bagian yaitu Seksi Administrasi Personalia, Seksi Penggajian dan Remunerasi, serta Seksi Pelayanan Kesehatan.
Job description yang dimiliki oleh Departemen ASDM beserta seksi bagian atau unit yang ada di dalamnya, yaitu :
1. Kepala Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia
a. Menerjemahkan rencana kerja yang telah disusun oleh Kepala Divisi menjadi rencana kerja departemen.
b. Memonitor pelaksanaan rencana kerja tahunan untuk fungsi-fungsi administrasi sumber daya manusia.
c. Merumuskan dan menetapkan sasaran untuk fungsi-fungsi administrasi sumber daya manusia.
d. Mengkoordinir pemeliharaan data untuk memenuhi aturan administrasi kepersonaliaan yang berlaku.
e. Memonitor hak-hak dan kewajiban pegawai untuk terlaksananya proses penindakan sesuai aturan atas pelanggaran yang dilakukan.
2. Pengadministrasi Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia
a. Menyiapkan data dan penyalinan konsep atau bahan kerja ke dalam hasil ketikan sehingga siap untuk diotorisasi dan disampaikan ke pihak terkait.
b. Mengelola, menyimpan, memantau, dan mengarsipkan data atau dokumen atau surat atau nota dan lain-lain, baik berupa softcopy maupun hardcopy dalam rangka efektivitas penelusuran data.
c. Mengelola kelancaran distribusi surat atau nota ke unit kerja terkait agar dapat digunakan sebagai informasi yang diperlukan untuk diketahui dan ditindaklanjuti.
d. Menerima dan mengelola atas surat atau nota yang diterima, serta lebih lanjut menyampaikan ke atasan untuk ditindaklanjuti.
3. Kepala Seksi Administrasi Personalia
a. Memantau pelaksanaan mutasi data entrydan arsip data karyawan.
b. Melaksanakan administrasi kepegawaian untuk mutasi, promosi, demosi, pensiun, pemutusan hubungan kerja, dan lain-lain.
c. Memfasilitasi pengurus Serikat Pekerja untuk perumusan perjanjian kerja bersama.
4. Pengelola Administrasi Personalia
a. Menyiapkan blanko penilaian prestasi kerja.
b. Membuat konsep dan surat keputusan Direksi tentang kenaikan gaji berkala, kenaikan golongan, pangkat, penetapan jabatan atau promosi dan mutasi, pemberian Masa Pensiun Pegawai (MPP), hukuman, pengangkatan dan atau pemberhentian karyawan dan mendistribusikan salinan dan petikan surat keputusan tersebut.
5. Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan
a. Menyusun anggaran biaya bantuan pelayanan kesehatan, umum, dan investasi.
b. Mengkoordinir pengelolaan anggaran biaya bantuan pelayanan kesehatan. c. Mengevaluasi data kesehatan karyawan dan menjalin kerjasama dalam
pelayanan kesehatan karyawan.
6. Kepala Seksi Penggajian dan Remunerasi
a. Mengkoordinir dan mensupervisi pelaksanaan proses penggajian.
b. Mengkoordinir dan mensupervisi pelaksanaan proses pemberian tunjangan lainnya serta proses pelayanan remunerasi.
c. Mengkoordinir dan mensupervisi data absensi karyawan.
d. Membuat laporan bulanan dan evaluasi pencapaian sasaran kerja. 7. Kepala Unit Penggajian
a. Mensupervisi pelaksanaan proses pembayaran gaji dan tunjangan lainnya. b. Mensupervisi akurasi data pendukung pembayaran gaji dan tunjangan
lainnya.
c. Memverifikasi data pendukung tagihan pembayaran premi asuransi sesuai dengan perjanjian atau kesepakatan.
d. Membuat laporan realisasi biaya tenaga kerja setiap bulan dan pengendalian biaya tenaga kerja.
8. Pengolah Data Penggajian
a. Meng-entrydata jam lembur yang telah diotorisasi pimpinan unit kerja dan meng-entrydata karyawan yang dimutasi.
b. Meng-entrydata potongan sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Membuat master gaji agar setiap melakukan proses perhitungan penggajian menghasilkan data gaji karyawan yang akurat dan up to date. d. Melakukan proses summarygaji dan melakukan pencetakan rekap gaji. e. Membuat dokumen file dan daftar rekening karyawan untuk referensi
pembayaran gaji melalui transfer bank.
f. Melakukan pencetakan dan penyusunan slip gaji untuk dibagikan kepada karyawan.
9. Junior Pengolah Data Penggajian
a. Meng-entrydata jam lembur yang telah diotorisasi pimpinan unit kerja. b. Meng-entry data karyawan yang dimutasi.
c. Meng-entrydata potongan sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Membuat master gaji agar setiap melakukan proses perhitungan penggajian menghasilkan data gaji karyawan yang akurat dan up to date. e. Melakukan proses summarygaji dan melakukan pencetakan rekap gaji. 10. Kepala Unit Remunerasi
a. Mensupervisi proses pengelolaan kepesertaan jamsostek dan prospen. b. Mensupervisi penataan dan penempatan fasilitas rumah jabatan.
c. Mensupervisi pengelolaan sistem absensi agar data absensi disajikan secara akurat sebagai data pendukung sistem penggajian.
d. Mensupervisi pelaksanaan proses penghargaan dan hukuman. e. Mensupervisi permintaan surat-surat keterangan karyawan.
11. Petugas Pelayanan Remunerasi
a. Memproses kepesertaan Jamsostek dan Prospen. b. Memelihara data kepesertaan Jamsostek dan Prospen. c. Memproses laporan tahunan ketenagakerjaan.
d. Mengolah data absensi atau kehadiran pegawai. e. Memelihara dan meng-entrytransaksi cuti pegawai. f. Memelihara penetapan waktu kerja dalam sistem absensi.
68
Gambar 2.1: Struktur Organisasi PERUM PERURI
69
DIREKTORAT UTAMA
President DirectoratePerencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko
Corporate Plan and Risk Management Biro Tinjauan Risiko Risk Review Bureau Biro Perencanaan Strategis dan Kebijakan Perusahaan Corporate Strategic Plan and Policy
Bureau
Biro Pelaporan Risiko
Risk Report Bureau
Satuan Pengawas Intern Perusahaan Internal Audit Pengawas Keuangan Financial Audit Biro Kebijakan dan Perencanaan Audit
Audit and Plan Policy Bureau Pengawas Operasional Operational Audit Corporate Affair Sekretaris Perusahaan Corporate Secretary Biro Hukum Perusahaan Corporate Legal Bureau Biro Komunikasi Perusahaan Corporate Comunication Bureau
Gambar 2.2: Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan)
70
Gambar 2.3: Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan)
71
Gambar 2.4: Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan)
