xviii ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM PENGGAJIAN
Studi Kasus di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang
Anastasia Dewi Sekartari NIM: 092114054 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui dan mengevaluasi apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia (ASDM) PERUM PERURI Karawang telah diterapkan secara efektif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi wawancara, observasi, kuesioner, dan dokumentasi.
Teknik analisis data yang dilakukan yaitu (1) membandingkan penerapan sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang dengan teori, (2) melakukan pengujian kepatuhan dengan menggunakan attribute sampling dengan metode stop or go sampling. Teknik pengambilan sampel yang dilakukan yaitu menggunakansimple random sampling
dengan teknik pengundian. Sampel I yang diambil sebesar 60 sampel dari 2127 arsip daftar gaji karyawan selama bulan Januari-Desember 2012.
xix ABSTRACT
AN EVALUATION ON THE INTERNAL CONTROL SYSTEM OF PAYROLL SYSTEM
A Case Study at ASDM Department of PERUM PERURI Karawang
Anastasia Dewi Sekartari NIM: 092114054 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2013
The purpose of this study is to determine and evaluate whether the system of internal control on the payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang has been implemented effectively. The data collection techniques used in this research were interview, observation, questionnaires, and documentation.
The steps of data analysis are (1) comparing the application of the system of internal control of the payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang with the proposed base theory, (2) undertaking compliance test using the attributed sampling with stop or go sampling method. The techniques of sampling employed was simple random sampling method with drawing techniques. The first round sample taken was sixty sample out of 2127 of employee’ payroll archives during January until December 2012.
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM
PENGGAJIAN
Studi Kasus di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Anastasia Dewi Sekartari NIM : 092114054
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas berkat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat
memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Jurusan
Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat berbagai bantuan dan
arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan rasa
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria yang selalu menyertai penulis.
2. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J., selaku Rama Rektor Universitas
Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
3. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma.
4. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA., selaku Ketua Program Studi
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
5. Drs. Edi Kustanto, M.M, selaku Dosen Pembimbing yang telah sabar dalam
memberikan bimbingan, masukan dan motivasi dalam penyusunan skripsi ini.
6. M. Trisnawati Rahayu, SE., M.Si., Akt., QIA., selaku Dosen Penguji yang
viii
7. Dra. YFM. Gien Agustinawansari, MM., Ak., selaku Dosen Penguji yang
memberikan motivasi dan bimbingan revisi atas penyusunan skripsi ini.
8. Seluruh karyawan PERUM PERURI Karawang yang selalu membimbing dan
membantu dalam proses penyusunan skripsi ini.
9. Bapak Mardiman, Mama Anna, Mbak Osa, Mario, Agil, Bulek Prini, dan
Alm. Mama Elis yang selalu setia mencintai, memberikan dorongan kasih dan
menjadi keluarga yang humoris.
10. Om Totok tercinta dan keluarganya yang senantiasa membantu penulis.
11. Anggita, sahabatku selama kuliah yang selalu memberikan kasih sayang.
12. Pak Niko dan Pak Hendra yang sabar dalam memberikan bimbingan dan
motivasi tentang hidup.
13. Mas Arnold, Mas Clay, Mbak Kety, Florentina, Veny Tabi, Cintya, Mbak
Lia, dan teman-teman dekat yang selalu memberikan semangat.
14. Teman-teman kelas MPT dan angkatan 2009 yang selalu sabar dan saling
mendukung satu sama lain untuk menyelesaikan skripsi.
15. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dalam
membantu penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari akan kekurangan penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu,
penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Yogyakarta, 5 September2013
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL...i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN...iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ...iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS... v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI...vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ...vii
HALAMAN DAFTAR ISI ...ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ...xiv
HALAMAN DAFTAR GAMBAR...xvi
HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ...xvii
ABSTRAK ...xviii
ABSTRACT...xix
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Batasan Masalah... 3
D. Tujuan Penelitian ... 3
E. Manfaat Penelitian ... 3
F. Sistematika Penulisan ... 4
x
A. Sistem... 6
1. Pengertian Sistem... 6
2. Sifat-sifat Sistem ... 7
3. Jenis-jenis Sistem ... 8
B. Sistem Informasi ... 9
1. Pengertian Sistem Informasi ... 9
2. Komponen Sistem Informasi ... 9
3. Tujuan Sistem Informasi ... 11
C. Sistem Akuntansi ... 12
1. Pengertian Sistem Akuntansi ... 12
2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi ... 12
3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi... 13
D. Gaji... 13
E. Sistem Akuntansi Penggajian... 14
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian... 14
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 15
3. Dokumen yang Digunakan... 16
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 18
5. Fungsi yang Terkait... 19
F. Sistem Informasi Akuntansi... 20
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 20
2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi... 21
xi
1. Fitur-fitur Operasional Utama Sistem Penggajian
Berbasis Komputer... 22
2. Bagan Alir Sistem Penggajian Berbasis Komputer dengan Elemen-elemen Real-Time... 24
3. Prosedur Sistem Penggajian Berbasis Komputer... 25
4. Tujuan Sistem Penggajian Berbasis Komputer... 27
H. Sistem Pengendalian Intern... 27
1. Pengertian Pengendalian Intern... 27
2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern... 28
3. Unsur Pengendalian Intern... 29
4. Komponen – komponen Struktur Pengendalian Internal ... 32
I. Pengujian Kepatuhan ... 34
1. Fixed Sample Size Attribute Sampling... 35
2. Stop or Go Sampling... 39
3. Discovery Sampling... 43
J. Review Penelitian Terdahulu... 45
BAB III METODE PENELITIAN... 47
A. Jenis Penelitian... 47
B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 47
C. Subyek dan Obyek Penelitian ... 47
D. Data yang Dicari ... 48
E. Attribute, Populasi, dan Sampel ... 48
F. Teknik Pengambilan Sampel... 49
xii
H. Teknik Analisis Data... 50
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 55
A. Sejarah Perusahaan... 55
B. Hubungan Kerjasama Perusahaan... 56
C. Visi dan Misi Perusahaan... 58
D. Bidang Usaha Perusahaan ... 59
E. Struktur Organisasi Perusahaan ... 59
F. Personalia ... 72
G. Proses Produksi ... 77
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 75
A. Sistem Penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang ... 80
1. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian... 80
2. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 83
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 87
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 88
5. Bagan Alir Sistem Penggajian Berbasis Komputer ... 89
B. Sistem Pengendalian Intern atas Sistem Penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang ... 93
1. Struktur Organisasi ... 93
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 94
3. Praktik yang Sehat... 97
xiii
Jawabnya ... 98
C. Efektivitas Sistem Pengendalian Intern atas Sistem Penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang ... 101
BAB VI PENUTUP... 109
A. Kesimpulan ... 109
B. Keterbatasan... 109
C. Saran ... 110
DAFTAR PUSTAKA ... 112
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Penentuan Besarnya Sampel: Keandalan: 95%...37
Tabel 2. Evaluasi Hasil: Keandalan, 95% ...38
Tabel 3. Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan...40
Tabel 4. Attribute Sampling Table for Determining Stop or Go Sampling Sizes and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate
Based on Sample Results...41
Tabel 5. Stop or Go Decision...43
Tabel 6. Discovery Sampling Tables : Probability in Percent of Including At Least One Occurrence in a Sample (for Population Between
5.000 and 10.000)...45
Tabel 7.1 Perbandingan Teori tentang Struktur Organisasi dengan yang
ada di PERUM PERURI ...93
Tabel 7.2 Perbandingan Teori tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur
Pencatatan yang ada di PERUM PERURI ...94
Tabel 7.3 Perbandingan Teori tentang Praktik yang Sehat dengan yang
ada di PERUM PERURI ...98
Tabel 7.4 Perbandingan Teori tentang Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya dengan yang ada di PERUM PERURI ...100 Tabel 8 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan...103
Tabel 9.1 Sampel I Arsip Daftar Gaji (60 sampel) PERUM PERURI
Karawang (metode stop or go sampling) ...104
Tabel 9.2 Sampel I Arsip Daftar Gaji (60 sampel) PERUM PERURI
Karawang (metode stop or go sampling) (Lanjutan) ...105
Tabel 10. Attribute Sampling Table for Determining Stop or Go Sampling Sizes and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate
xv
Tabel 11. Evaluasi Hasil Pengujian Kepatuhan terhadap masing-masing attributeatas Sistem Penggajian di Departemen ASDM
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Sistem Penggajian Berbasis Komputer dengan Elemen-elemen
Real-Time...24
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PERUM PERURI...68
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan)...69
Gambar 2.3. Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan) ...70
Gambar 2.4. Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan) ...71
Gambar 3. SistemOracledengan menu peoplesoftHCMS ...87
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Ijin Magang ...115
Lampiran 2 Slip Gaji Karyawan ...116
Lampiran 3 Slip Gaji Karyawan (Halaman Depan)...117
Lampiran 4 Daftar Gaji Karyawan...118
Lampiran 5 Jumlah Pegawai Bulan Februari 2013...119
Lampiran 6 Bukti Keluar Bank (BKB) ...120
Lampiran 7 Bukti Keluar Bank (BKB) (Lanjutan) ...121
Lampiran 8 Rekapitulasi Gaji Karyawan...122
Lampiran 9 Daftar Absensi Harian Karyawan...123
Lampiran 10 Surat Perintah Pembayaran (SPM)...124
Lampiran 11 Pedoman Pertanyaan Wawancara...125
xviii ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM PENGGAJIAN
Studi Kasus di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang
Anastasia Dewi Sekartari NIM: 092114054 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui dan mengevaluasi apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia (ASDM) PERUM PERURI Karawang telah diterapkan secara efektif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi wawancara, observasi, kuesioner, dan dokumentasi.
Teknik analisis data yang dilakukan yaitu (1) membandingkan penerapan sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang dengan teori, (2) melakukan pengujian kepatuhan dengan menggunakan attribute sampling dengan metode stop or go sampling. Teknik pengambilan sampel yang dilakukan yaitu menggunakansimple random sampling dengan teknik pengundian. Sampel I yang diambil sebesar 60 sampel dari 2127 arsip daftar gaji karyawan selama bulan Januari-Desember 2012.
xix ABSTRACT
AN EVALUATION ON THE INTERNAL CONTROL SYSTEM OF PAYROLL SYSTEM
A Case Study at ASDM Department of PERUM PERURI Karawang
Anastasia Dewi Sekartari NIM: 092114054 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2013
The purpose of this study is to determine and evaluate whether the system of internal control on the payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang has been implemented effectively. The data collection techniques used in this research were interview, observation, questionnaires, and documentation.
The steps of data analysis are (1) comparing the application of the system of internal control of the payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang with the proposed base theory, (2) undertaking compliance test using the attributed sampling with stop or go sampling method. The techniques of sampling employed was simple random sampling method with drawing techniques. The first round sample taken was sixty sample out of 2127 of employee’ payroll archives during January until December 2012.
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sumber daya manusia merupakan salah satu komponen dari faktor produksi
yang berperan penting dalam proses pengelolaan aktivitas perusahaan. Tanpa
adanya sumber daya manusia, maka faktor produksi lain tidak dapat dijalankan
secara maksimal dalam upaya mewujudkan tujuan perusahaan. Penerapan sumber
daya manusia yang tepat dapat memotivasi setiap individu melakukan pekerjaan
untuk tercapainya tujuan perusahaan. Disamping itu, dapat menjaga
keseimbangan antara tercapainya tujuan organisasi dengan tujuan tenaga kerja itu
sendiri.
PERUM PERURI merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
yang satu-satunya dipercaya oleh negara untuk mencetak uang rupiah baik uang
kertas maupun logam bagi negara Republik Indonesia, di mana pengembangan
sumber daya manusia sangat diperhatikan di perusahaan ini. Setiap karyawan
yang telah menyumbangkan jasanya bagi perusahaan akan menerima timbal balik
sebagai bentuk prestasi yaitu gaji. Gaji dibayarkan secara berkala dengan kurun
waktu tertentu yang ditetapkan perusahaan dan bersifat tetap.
Besarnya gaji karyawan ditentukan berdasar kinerja karyawan, tingkat
pendidikan, jabatan dan lama bekerja. Gaji yang diberikan tergantung seberapa
besar kinerja karyawan terhadap perusahaan. Gaji seorang karyawan ditetapkan
menurut suatu perjanjian kerja antara pengusaha dengan tenaga kerja,
Perusahaan membutuhkan sistem penggajian untuk menentukan besaran gaji
secara adil dan sesuai dengan kualitas kerja karyawan. Sistem penggajian
bertujuan untuk mengatur kegiatan operasional perusahaan dan memotivasi
semangat kerja karyawan. Selain itu untuk mencegah adanya kesalahan dan
penyimpangan dalam prosedur perhitungan dan pembayaran gaji. Jika sistem
penggajian tidak dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan akan sering
menghadapi beberapa masalah yang berhubungan dengan karyawannya.
Misalnya, manipulasi jam kerja fiktif, adanya karyawan yang melakukan
pencatatan absensi untuk karyawan lain, maupun penggunaan jam lembur fiktif
dengan tujuan meningkatkan gaji.
Suatu sistem penggajian belum bisa dikatakan berhasil dan tercapai dalam
mewujudkan tujuan perusahaan apabila pihak manajemen tidak dapat
mengendalikannya dengan baik. Oleh karena itu, peranan sistem pengendalian
intern sangat penting untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas. Sistem
pengendalian intern dapat membantu manajer untuk mencegah terjadinya tindak
penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan.
Tujuan dari sistem pengendalian intern yaitu untuk menjamin agar
dipatuhinya kebijakan manajemen sehingga tercapainya tujuan perusahaan dan
menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Sistem pengendalian intern
yang andal dan efektif dapat memberikan informasi tepat bagi pihak manajemen
dalam pengambilan keputusan. Semakin efektif sistem pengendalian intern di
suatu perusahaan, maka target perusahaan untuk memaksimalkan laba tercapai
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah sistem pengendalian
intern atas sistem penggajian yang diterapkan di Departemen Administrasi
Sumber Daya Manusia (ASDM) PERUM PERURI sudah efektif ?
C. Batasan Masalah
Penulis membatasi masalah yaitu berfokus pada sistem pengendalian intern
mengenai sistem penggajian. Penulis melakukan penelitian dan pengumpulan data
terbatas di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang.
D. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang ingin dicapai, yaitu untuk mengetahui dan
mengevaluasi sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang
dilaksanakan oleh Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia (ASDM)
PERUM PERURI diterapkan secara efektif.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Penelitian ini bermanfaat untuk menambah wawasan pengetahuan
mengenai sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang
diterapkan di perusahaan dengan ilmu yang dipahami pada saat
2. Bagi Perusahaan
Penelitian ini dijadikan sebagai masukan bagi kemajuan perkembangan
sumber daya manusia di perusahaan dalam menerapkan sistem
pengendalian intern atas sistem penggajian sesuai dengan prosedur dan
kebijakan yang berlaku.
3. Bagi Universitas Sanata Dharma
Penelitian ini dijadikan sebagai referensi kepustakaan dan masukan bagi
berbagai pihak untuk menambah wawasan mengenai penerapan sistem
pengendalian intern penggajian.
F. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan
sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan peneliti
untuk menganalisis data penelitian dan mengevaluasi sistem
pengendalian intern atas sistem penggajian yang ada di perusahaan.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu
penelitian, subjek dan objek penelitian, sumber data, attribute,
teknik pengumpulan data serta teknik yang digunakan untuk
menganalisis data.
Bab IV Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini menjelaskan tentang sejarah umum perusahaan, visi dan
misi, struktur organisasi, personalia, kegiatan yang terkait dalam
perusahaan, serta perkembangan perusahaan.
Bab V Analisis Data dan Pembahasan
Bab ini menjelaskan tentang hasil penelitian yang telah diperoleh
yaitu perbandingan antara teori dan praktek yang ada di perusahaan
mengenai sistem penggajian serta mengukur efektivitas sistem
pengendalian intern dengan metode pengujian kepatuhan sesuai
dengan teknik analisis data yang telah diuraikan.
Bab VI Penutup
Bab ini berisi tentang kesimpulan penelitian yang telah dilakukan,
keterbatasan penelitian serta saran yang bermanfaat bagi kemajuan
6 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Pengertian umum mengenai sistem menurut Mulyadi (2001: 3), dapat
didefinisikan sebagai berikut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang
terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
Kelompok unsur tersebut terdiri dari masukan, proses, dan keluaran.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
Setiap unsur yang membentuk sistem saling berhubungan atau
berintegrasi satu sama lain agar sistem dapat berjalan dengan baik.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap struktur sistem memiliki fungsi tertentu dan bekerja dengan
proses tertentu untuk mencapai tujuan sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam
tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.
Pengertian sistem menurut Wilkinson (1993: 3), yaitu “Suatu
mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah
masukan-masukan menjadi keluaran”.
Definisi sistem juga dikemukakan oleh Romney (2006: 2-3), yaitu rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berada.
Sistem terdiri dari struktur dan proses, dimana struktur sistem
merupakan suatu elemen yang membentuk sistem tersebut dan proses yang
bekerja untuk mencapai tujuan dari sistem.
2. Sifat-sifat Sistem
Suatu sistem mempunyai sifat-sifat tertentu menurut pendapat Narko
(1994: 2-3), antara lain:
a. Mempunyai tujuan
Tujuan sistem merupakan pemotivasi bekerjanya suatu sistem.
Misalnya memperoleh laba merupakan tujuan organisasi bisnis yang
mendorong bekerjanya sistem yang berlaku pada organisasi
bersangkutan.
b. Mempunyai input, process, dan output
Inputberupa masukan terhadap sistem, outputmerupakan keluaran
sistem, sedangkan process adalah metode dengan mana input diubah
menjadi output.
c. Mempunyai lingkungan
Setiap sistem (kecuali alam semesta) mempunyai lingkungan.
seperti lingkungan ekonomi, politik, sosial budaya, hukum, dan
lain-lain.
d. Mempunyai elemen-elemen yang saling terkait.
Sistem terbentuk dari berbagai elemen unsur yang memiliki
hubungan dan saling terintegrasi satu sama lain membentuk subsistem
yang lebih kecil.
e. Mempunyai pengendali sistem
Setiap sistem harus mengatur semua subsistemnya agar dapat
mencapai tujuan yang diinginkan. Agar pengendalian sistem dapat
efektif, maka harus tersedia umpan balik. Umpan balik tersebut
dibandingkan dengan standar yang berlaku maka dapat ditemukan
penyimpangan-penyimpangan.
f. Mempunyai pengguna
Pengguna diartikan secara luas sebagai contoh, suatu perusahaan
memiliki pengguna seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah,
dan serikat buruh, selain manajemen perusahaan itu sendiri.
3. Jenis-jenis Sistem
Suatu sistem dapat dibedakan menjadi beberapa jenis menurut Narko
(1994: 3), antara lain:
a. Sistem tertutup dan terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang lingkungannya dapat
dikendalikan 100%. Misalnya, sistem percobaan di laboratorium.
sedikit dapat dikendalikan, seperti sistem bisnis. Pada sistem ini,
lingkungan seperti ekonomi sosial, internasional, politik, sosial
budaya, hukum, dan lain-lain sulit dikendalikan.
b. Sistem buatan manusia dan sistem alam.
Contoh sistem buatan manusia yaitu sistem akuntansi, sistem
produksi, sistem pemasaran, dan sistem keuangan. Sistem alam
misalnya, sistem ekologi, sistem hutan belantara, dan lain-lain.
B. Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem Informasi
“Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi
himpunan terintegrasi dari komponen manual dan
komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,
memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”. (Lani
Sidharta, 1995: 11)
Definisi sistem informasi juga dikemukakan oleh Jogiyanto (1999:11),
yaitu “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2. Komponen Sistem Informasi
Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok menurut
a. Blok Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi
beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan
memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Cara untuk memasukkan
masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas,
dan pengenalan karakteristik fisik.
b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan
data yang disimpan dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi
hasil yang dikehendaki atau keluaran.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan
blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika tidak sesuai dengan
kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,
teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga
komponen yaitu komputer dan penyimpan data di luar (auxiliary
storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
Basis data dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan
ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk
memenuhi kebutuhan pemakai.
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman,
seperti bencana alam, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan
penggelapan, penyadapan, sabotase, dan lain-lain. Sehingga
diperlukan berbagai cara untuk menjamin perlindungan, integritas
demi kelancaran jalannya sistem informasi.
3. Tujuan Sistem Informasi
Tiga tujuan dasar sistem informasi menurut Hall (2007: 21), yaitu:
a. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen.
Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan
sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan.
Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari
berbagai laporan pertanggungjawaban.
b. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.
Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan
keputusan tersebut.
c. Mendukung operasional harian perusahaan.
Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personil
operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan secara
C. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian sistem akuntansi menurut Narko (1994: 3), yaitu “Jaringan
terdiri dari formulir, catatan, prosedur, alat, dan sumber daya manusia
yang menghasilkan informasi pada organisasi untuk keperluan
pengawasan, operasi, dan kepentingan pengambilan keputusan bisnis”.
Sistem akuntansi juga dapat didefinisikan sebagai “Organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan” (Mulyadi, 2001: 3).
2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
1) Formulir: dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena
dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam
(didokumentasikan) di atas secarik kertas.
2) Jurnal: catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir.
3) Buku besar: terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
4) Buku pembantu: terdiri dari rekening-rekening pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam
5) Laporan: Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan
yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba
yang ditahan, harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan
harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan
dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi
Tujuan penyusunan sistem akuntansi menurut Narko (1994: 7), yaitu:
a. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem.
b. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal.
c. Untuk menekan biaya klerikal untuk menyelenggarakan catatan-catatan.
D. Gaji
Gaji merupakan unsur biaya cukup besar yang harus dikeluarkan perusahaan
dibandingkan dengan unsur biaya lainnya. Definisi gaji menurut Mulyadi (2001:
373), yaitu “Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
yang mempunyai jenjang jabatan manajer, yang dibayarkan secara tetap per
bulan”.
Definisi gaji menurut Buku Kamus Besar Bahasa Indonesia yaitu upah
pekerja yang dibayar dalam waktu yang tetap atau balas jasa yang diterima
pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. Pengertian gaji tersebut
tentunya memberikan suatu gambaran bahwa munculnya gaji itu karena adanya
Gaji dapat dikategorikan sebagai hak nisbi atau hak yang memberikan
wewenang kepada seseorang atau beberapa orang tertentu untuk menuntut orang
lain memberikan, melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Dengan demikian,
gaji muncul sebagai hak tagih karena prestasi kerja.
Pengertian gaji (salary) biasanya digunakan untuk “Pembayaran atas jasa
manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya
diekspresikan dalam periode bulanan” (Niswonger, 1999: 446).
E. Sistem Akuntansi Penggajian
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian
Definisi sistem akuntansi penggajian menurut Neunar (1997: 210) adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan manufaktur
melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.
Fungsi kepegawaian bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan,
penetapan jabatan, penetapan tarif gaji, promosi dan penurunan pangkat,
mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji
karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji serta tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi
perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna
pengawasan biaya tenaga kerja. (Mulyadi, 2001: 373)
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian
Beberapa prosedur sistem penggajian menurut Mulyadi (2001:
385-386) meliputi:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan
daftar hadir biasa dan karyawan harus menandatanganinya setiap hadir
dan pulang atau dapat menggunakan kartu hadir (clock card) yang
diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu
(time recorder machine).
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat,
daftar gaji sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi
penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal
21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data dalam
c. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan
perhitungan harga pokok produk.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan melakukan
kegiatan yaitu menerima daftar gaji, membuat bukti kas keluar,
mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar dan
menyerahkannya ke bagian jurnal maupun bagian kasa.
e. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
menurut Mulyadi (2001: 374-379) adalah:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian
berupa surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan
b. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat
berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi
dari mesin pencatat waktu.
c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi
oleh tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya
berdasarkan pesanan.
d. Daftar gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
e. Rekap daftar gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang
dibuat berdasarkan daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja ini
dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji.
f. Surat pernyataan gaji
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dalam kegiatan yang terpisah. Dokumen
ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji
yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang
g. Amplop gaji
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji. Di halaman muka amplop setiap karyawan ini berisi
informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan
jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
h. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji (Mulyadi,
2001: 382) meliputi:
1) Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji ini, jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan.
2) Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung
yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu
biaya ini adalah bukti memorial.
4) Kartu penghasilan karyawan.
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam
kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal
21 yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan
digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan yang bersangkutan.
5. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian menurut
Mulyadi (2001: 382), adalah:
a. Fungsi kepegawaian, bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat
dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi pencatat waktu, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem
pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu
hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh
fungsi pembuat daftar gaji.
c. Fungsi pembuat daftar gaji, bertanggung jawab untuk membuat daftar
gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji
kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang
dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan.
d. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi
akuntansi menangani sistem akuntansi penggajian yang berada
ditangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.
e. Fungsi keuangan, bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan.
F. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi menurut Baridwan (2004: 4), yaitu “Suatu
komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa,
dan mengkombinasikan informasi keuangan yang relevan untuk
pengambilan keputusan pihak-pihak luar (pemerintah, masyarakat,
investor, dan kreditor) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen)”.
Pengertian sistem informasi akuntansi juga dikemukakan oleh
Nugroho Widjajanto (2001), yaitu “Susunan formulir, catatan, peralatan
termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga
mentransformasikan data keuangan informasi yang dibutuhkan
manajemen”.
2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Terdapat tiga tujuan sistem informasi akuntansi menurut Mardi (2011:
4), antara lain:
a. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang
diberikan kepada seseorang.
Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi dan
dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan.
b. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga
bagi pengambilan keputusan manajemen.
Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap
keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan
pertanggungjawaban yang ditetapkan.
c. Setiap informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional
perusahaan sehari-hari.
Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas
dalam berbagai tingkatan manajemen, sehingga mereka dapat lebih
produktif.
G. Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Sistem berbasis komputer artinya sistem yang menggunakan perangkat lunak
PERUM PERURI merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
yang menggunakan sistem penggajian berbasis komputer. Peranan sistem
terkomputerisasi memberikan peran penting untuk menunjang kemajuan
perusahaan.
1. Fitur-fitur Operasional Utama Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Fitur-fitur penting untuk kegiatan operasional utama sistem penggajian
menurut Hall (2007: 405-407), yaitu:
a) Personalia
Departemen personalia melakukan perubahan dalamfile karyawan secara
real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan
karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja,
perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan
perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).
b) Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (
real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja
(labor usage life).
c) Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada
tiap akhir tahun minggu, departemen penjagaan waktu membuat file
kehadiran (attendance file) saat ini.
d) Pemrosesan Data
1) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan
akun biaya.
2) File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan
dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar
umum.
3) Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan.
Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran
kas.
4) File catatan karyawan diperbarui.
5) Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji.
Cek pembayaran didistribusikan ke para karyawan. Untuk
pengendalian internal tambahan, banyak perusahaan mendorong para
karyawan agar cek mereka langsung didepositokan ke rekening
bank.
6) Filebukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana
yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti
pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan
bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan
yang terakhir dikirim ke departemen utang.
7) Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui
24
2. Bagan Alir Sistem Penggajian Berbasis Komputer dengan Elemen-elemen Real-Time
Gambar 1: Sistem Penggajian Berbasis Komputer dengan Elemen-elemen Real-Time
Sistem penggajian berbasis komputer dengan elemen-elemen real-time
memberikan banyak keuntungan operasional, seperti pengurangan jeda waktu
antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja
administrasi. Banyak pekerjaan yang sebagian besar dilakukan oleh
komputer. Sistem berbasis komputer menghasilkan catatan yang memadai
untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Pengendalian harus didesain
untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program
komputer.
3. Prosedur Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Beberapa prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan dengan
menggunakan komputer menurut Krismiaji (2002: 396), antara lain:
a. Bagian gaji
Bagian ini menerima kartu jam kerja dan tiket kerja dari berbagai
departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan
kedua dokumen, memasukkan data gaji ke komputer dan mengarsipkan
kedua dokumen tersebut sesuai urutan waktu.
b. Departemen pengolahan data
Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program
pengurutan data. Hasilnya berupa data gaji yang telah urut. Kemudian
bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan
file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini
a) Cek gaji yang diserahkan ke departemen keuangan (kasir).
b) Berbagai macam laporan periodik yang akan diserahkan ke bagian
departemen.
c) Daftar gaji yang akan diserahkan ke bagian utang.
c. Bagian utang
Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengolahan data. Atas
dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan memberikan otorisasi dan
membuat voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji diserahkan ke
departemen keuangan (kasir).
d. Kasir
Bagian ini mula-mula menerima cek gaji dan menerima voucher serta
daftar gaji. Kemudian bagian kasir memeriksa dan menandatangani cek
serta membatalkan (mengecap lunas voucher). Kemudian kasir akan
mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut: (1) daftar gaji diserahkan
ke bagian gaji, (2) voucher diserahkan ke bagian akuntansi, (3) cek gaji
didistribusikan kepada karyawan, (4) cek transfer gaji dan diserahkan ke
bank.
e. Bagian gaji
Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan mencocokkan
dengan arsip kartu kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya
4. Tujuan Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Tujuan penyusunan prosedur penggajian menurut Mulyadi (2001:387),
antara lain:
a. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan upah
yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.
b. Untuk menyelenggarakan catatan-catatan yang efisien dan teliti dari semua
gaji dan upah, potongan-potongan pajak dan potongan-potongan lain.
c. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang
memuaskan.
d. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang
dibutuhkan oleh inspeksi pajak.
e. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern dan
mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan.
H. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Pengendalian Intern
Istilah internal control semakin populer setelah disahkannya Foreign
Corrupt Practice Act of 1977 di USA yang mempengaruhi Security
Exchange Act 1934. Istilah pengendalian intern awalnya memang hanya
menyangkut bidang akuntansi, khususnya kecermatan pembukuan yang
lebih bersifat control, terutama ditujukan untuk menghindari clerical error
dari kesalahan pencatatan. Namun dalam perkembangannya, istilah ini
menjaga aset atau kekayaan yang dimiliki perusahaan, pendukung mutu
operasi, dan juga pencapaian tujuan perusahaan.
Pengertian pengendalian intern juga dikemukakan menurut buletin Examination of Financial statements by Independent Public Accountant (AICPA: 1936), Internal Control is defined as those measures and methods adopted within the organization itself to safeguard the cash or other assets of the company as well as to check the clerical accuracy of book-keeping.
“Pengendalian intern akuntansi adalah bagian dari sistem
pengendalian intern, seperti struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi
dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi” (Mulyadi, 2001:
164).
Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan
kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan
dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Definisi sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 163), meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengkoordinasian tersebut berguna untuk mencapai tujuan sistem pengendalian intern bagi para manajemen dan perusahaan tersebut.
Sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi beberapa
kategori (Chusing, 1983: 76-77), yaitu :
a. Pengendalian Administratif
Meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur, serta
dengan pengesahan transaksi-transaksi oleh manajemen. Pengesahan
tersebut merupakan fungsi manajemen yang secara langsung dengan
tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan dan titik awal
untuk menyusun pengawasan akuntansi atas transaksi-transaksi.
b. Pengendalian Akuntansi
Meliputi struktur organisasi, prosedur-prosedur, dan catatan-catatan
yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dipercayainya catatan
finansial, dan konsekuensinya. Organisasi, prosedur, dan
catatan-catatan itu disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti:
1) Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan
manajemen, secara umum maupun luas.
2) Transaksi-transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan
laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi.
3) Akses aktiva hanya diperbolehkan bila sudah sesuai dengan otoritas
yang diberikan oleh manajemen.
4) Tanggung jawab atas aktiva dibandingkan dengan aktiva yang ada
pada setiap waktu tertentu dan pentingnya diambil tindakan bila
ada perbedaan.
3. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pokok pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 164),
antara lain diuraikan sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan
biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Adapun beberapa unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi
penggajian, yaitu :
a. Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Fungsi personalia bertanggungjawab atas tersedianya berbagai
informasi operasi yang dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan
informasi akuntansi, yaitu gaji yang disajikan dalam daftar gaji.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu
dasar untuk penghitungan gaji karyawan. Dengan demikian,
ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat
menentukan ketelitian dan keandalan data gaji setiap karyawan.
b. Sistem Otorisasi
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
2. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada
surat keputusan Direktur Keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang
diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
6. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi.
8. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji karyawan.
c. Praktik yang sehat
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
4. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
1. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut.
2. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.
4. Komponen-komponen struktur pengendalian internal
Ada lima komponen struktur pengendalian internal dalam laporan COSO:
a) Lingkungan Pengendalian
Dalam lingkungan pengendalian terdapat beberapa kebijakan yang
ditetapkan oleh perusahaan, agar pengendalian perusahaan lebih kuat
dalam menghadapi hambatan yang datang. Hal tersebut dikarenakan
lingkungan pengendalian merupakan dasar dari lingkungan
pengendalian yang lainnya, yang dapat memberikan acuan disiplin
meliputi integritas, nilai etika, kompetensi personil perusahaan,
falsafah manajemen dan gaya operasional, cara manajemen dalam
mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan
mengembangkan personil, serta arahan yang diberikan oleh dewan
b) Perhitungan Resiko
Komponen yang kedua dari pengendalian intern adalah menaksir
risiko yang mungkin terjadi sehingga mempengaruhi kegiatan usaha
perusahaan. Adapun risiko yang dihadapi biasanya meliputi
kehilangan sumber daya keuangan karena pemborosan atau pencurian,
kebijakan pemerintah, dan adanya perubahan ekonomi.
c) Aktivitas Pengendalian
Komponen ketiga dari pengendalian intern adalah aktivitas
pengendalian. Dalam komponen ini, manajemen perusahaan berusaha
meminimalkan risiko yang akan terjadi sehingga tujuan perusahaan
tercapai.
d) Informasi dan komunikasi
Perusahaan berusaha meminimalkan risiko yang terjadi dengan
adanya program penggajian yang sederhana. Informasi internal
maupun kejadian eksternal, aktivitas, dan kondisi maupun prasyarat
hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi
mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil dan untuk
pelaporan eksternal.
e) Pemantauan
Dalam komponen ini, perusahaan dalam meminimalkan resiko
yang terjadi dengan dilakukannya pemantauan oleh manajemen.
tingkat atas dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan
kepada manajemen puncak dan dewan direksi.
I. Pengujian Kepatuhan
Pengujian kepatuhan merupakan suatu pelaksanaan norma yang
mengharuskan para akuntan melakukan pengujian terhadap efektivitas struktur
pengendalian intern dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan
(Mulyadi, 1992: 84). Dalam menguji efektivitas sistem pengendalian intern, dapat
dilakukan dengan metode statistical sampling dan judgement sampling.
Statistical sampling terbagi menjadi dua yaitu attribute sampling yang
digunakan oleh akuntan publik untuk menguji efektivitas sistem pengendalian
intern (dalam pengujian kepatuhan) dan variable sampling yang digunakan untuk
menguji nilai rupiah yang tercantum dalam rekening (dalam pengujian substantif).
Langkah-langkah dalam penggunaan metode attribute sampling yaitu dengan
menentukan:
1) Tingkat keyakinan/keandalan (Confidence levelatau Reliability).
Merupakan suatu ukuran mengenai tingkatan keyakinan yang dikehendaki
oleh auditor yang didasarkan pada keandalan sistem pengendalian intern
auditan. Tingkat keandalan yang biasa dipilih adalah 90%, 95%, atau 99%.
Hal ini berarti bahwa auditor pada umumnya menetapkan tingkatan risiko
sampling sebesar 10%, 5%, atau 1%. Penentuan persentase tingkat keyakinan
2) DUPL (Desired Upper Precision Limit).
Adalah batas kesalahan maksimum yang masih dapat diterima atau tingkat
kesalahan tertinggi yang dapat ditolerir.
3) AUPL (Achieved Upper Precision Limit).
Adalah tingkat penyimpangan atau kesalahan sebenarnya yang ditemukan
berdasarkan sampel.
Ada tiga model attribute sampling, yaitu :
1. Fixed Sample Size Attribute Sampling
Model ini banyak digunakan dalam pemeriksaan akuntan untuk
memperkirakan persentase terjadinya mutu tertentu dalam suatu populasi.
Model ini terutama digunakan jika akuntan melakukan pengujian kepatuhan
terhadap suatu unsur pengawasan intern dan akan menjumpai beberapa
kesalahan atau penyimpangan. Model ini memiliki beberapa prosedur
pengambilan sampel, yaitu :
a. Penentuan attribute yang akan diperiksa untuk menguji efektivitas sistem
pengendalian intern. Sebelum dilakukan pengambilan sampel, maka harus
secara seksama menentukan attribute yang akan diperiksa yang bersifat
kualitatif.
b. Penentuan populasi yang akan diambil sampelnya. Setelah attribute yang
akan diuji ditentukan, maka tentukan populasi yang akan diambil
c. Penentuan besarnya sampel. Untuk menentukan besarnya sampel yang
akan diambil populasi tersebut secara statistik, maka harus
mempertimbangkan faktor-faktor :
1) Penentuan tingkat keandalan (reliability level) atau confidence level
(R%). Tingkat keandalan yang digunakan pada umumnya, R% = 90%,
95%, atau 97,5%, artinya apabila R% = 95% berarti terdapat resiko
tidak efektif suatu pengendalian intern sebesar 5%.
2) Penaksiran persentase terjadinya attribute di dalam populasi. Langkah
yang dilakukan yaitu dengan menentukan hasil sampel awal atau
sampel pendahuluan.
Sebagai contoh, apabila dari 50 sampel pendahuluan tersebut terdapat
1 kesalahan, maka taksiran tingkat kesalahan sebesar 2% (1:50).
3) Penentuan tingkat kesalahan maksimum yang dapat diterima (Desired
Upper Precision Limit atau DUPL), yaitu sebesar 5%.
4) Penentuan besarmya sampel dengan tabel “Penentuan Besarnya
Sampel”. Sebagai contoh, apabila tingkat keandalan 95%, DUPL
sebesar 5%, taksiran persentase kesalahan dalam populasi adalah 2%,
maka sampel minimum yang dihasilkan sebesar 200 sampel seperti
Tabel 1. Penentuan Besarnya Sampel: Keandalan, 95%
Sumber : Pemeriksaan Akuntan (Mulyadi 1992: 166)
5) Evaluasi hasil dengan menentukan tingkat kesalahan yang sebenarnya
(AUPL).
Setelah ditentukan sampel sebanyak 200 dan diketahui terdapat 4
kesalahan dalam sampel, maka AUPL dapat dilihat pada tabel 2. Expected
Percent Rate of Occurrence
Upper Precision Limit: Percent Rate of Occurrence
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Tabel 2. Evaluasi Hasil: Keandalan, 95%
Sumber : Pemeriksaan Akuntan (Mulyadi 1992: 172)
d. Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota populasi. Setelah
menentukan besarnya sampel, maka muncul masalah mengenai sampel
yang ditentukan dan langkah selanjutnya memilih anggota sampel dari
seluruh anggota populasi.
e. Pemeriksaan terhadap attributeyang menunjukkan efektivitas unsur sistem
pengawasan intern. Langkah ini penting dilakukan agar suatu unsur
pengawasan intern dapat berjalan secara efektif.
f. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute anggota sampel. Dengan
bantuan tabel “Evaluasi Hasil”, dilakukan pencarian besarnya AUPL Number of Observed Occurrence
(Achieved Upper Precision Limit). AUPL tersebut dibandingkan dengan
DUPL untuk menilai sistem pengendalian intern yang diuji, yaitu :
1) Apabila AUPL ≤ DUPL, artinya unsur sistem pengendalian intern
perusahaan efektif.
2) Apabila AUPL > DUPL, artinya unsur sistem pengendalian intern
perusahaan tidak efektif.
2. Stop or Go Sampling
Model ini digunakan oleh akuntan apabila tidak menemukan adanya
penyimpangan atau jumlah penyimpangan tertentu yang telah ditetapkan,
maka akuntan dapat menghentikan pengambilan sampelnya. Prosedur dalam
penggunaan metodestop-or-go sampling, yaitu:
a. Tentukan Desired Upper Precision Limit (DUPL) dan tingkat keandalan
(R%).
Pada tahap ini, akuntan menentukan tingkat keandalan yang akan dipilih
dan tingkat kesalahan maksimum yang masih dapat diterima. Tabel yang
tersedia dalam stop or go sampling ini menyarankan akuntan untuk
memilih tingkat kepercayaan 90%, 95%, atau 97,5%
b. Gunakan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian kepatuhan
untuk menentukan sampel pertama yang harus diambil.
Berdasarkan tingkat keandalan (R%) = 95% dan batas kesalahan
maksimum adalah 5%, maka sampel minimum yang dihasilkan sebesar 60
Tabel 3. Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan
Sumber : Pemeriksaan Akuntan (Mulyadi 1992: 173)
c. Buatlah tabel stop-or-go decision.
Langkah 1.
Jika dari pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel tersebut akuntan tidak
menemukan kesalahan, maka akuntan menghentikan pengambilan sampel
dan mengambil kesimpulan bahwa unsur sistem pengendalian intern yang
diperiksa adalah efektif. Pengambilan sampel dihentikan jika DUPL =
AUPL. Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, AUPL dihitung dengan
rumus:
Desired Upper Precision Limit
Sample Size Based on Confidence Levels
90% 95% 97.5%
Jika kepercayaan terhadap pengawasan intern cukup besar, umumnya disarankan untuk tidak menggunakan tingkat keandalan kurang dari 95% dan tidak menggunakan acceptable precision limit lebih besar dari 5%. Oleh karena itu, dalam hampir semua pengujian kepatuhan, besarnya sampel harus tidak boleh kurang dari 60 sampel tanpa penggantian.
Confidence level factor at desired reliability for occurrence observed
AUPL =
Tabel 4. Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-Go Sampling Sizes and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based on Sample Results
Number of Occurrences Confidence Levels
90 % 95% 97.5%
Sumber: Pemeriksaan Akuntan (Mulyadi 1992: 176)
d. Berdasarkan Tabel 4 dengan Confidence Levels yang menunjukkan R
sebesar 95% dan Number of Occurrences sebesar 0 sehingga diperoleh
Confidence level factor at desired reliability for occurrence observed
adalah 3.0. Maka dapat diketahui AUPL = 3.0/60 = 5%, Karena AUPL =
DUPL, maka sistem pengendalian intern adalah baik.
Langkah 2.
Jika dari 60 anggota sampel yang ada dijumpai kesalahan sama dengan 1,
demikian jika dalam sampel dijumpai kesalahan sebesar 1, maka AUPL =
4.8/60 = 8% yang melebihi DUPL sebesar 5%. Apabila AUPL > DUPL,
maka akuntan perlu mengambil sampel tambahan yang dapat dihitung
dengan rumus:
Langkah 3.
Sehingga dengan Confidence level factor at desired reliability level for
occurrence observed sebesar 4.8, maka Sample size = 4,8/5% = 96.
Selanjutnya apabila dari 96 anggota sampel ditemukan 2 kesalahan, maka
akan diambil 30 anggota sampel tambahan, sehingga jumlah sampel
kumulatif menjadi 126 anggota sampel. Jika dari 126 anggota sampel
ditemukan 2 kesalahan, maka pengujian dihentikan dan dapat disimpulkan
bahwa sistem pengendalian intern dianggap efektif. Namun apabila
ditemukan 3 kesalahan maka diambil kembali 30 anggota sampel
tambahan sehingga jumlah sampel kumulatif menjadi 156 anggota sampel.
Dari 156 anggota sampel, apabila ditemukan 3 kesalahan maka pengujian
dihentikan dan sistem pengendalian intern dianggap efektif. Akan tetapi
jika ditemui 4 kesalahan, maka pengujian dihentikan dan dapat
disimpulkan unsur pengendalian intern tidak dapat dipercaya. Confidence level factor at desired reliability
level for occurrences observed Sample size
Tabel 5. Stop-or-Go Decision
5 Gunakan fixed sample-size-attribute sampling
Sumber: Pemeriksaan Akuntan ( Mulyadi 1992: 175)
e. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel. Setelah tahap-tahap di atas
telah dilakukan, maka langkah terakhir adalah mengevaluasi hasil
pemeriksaan terhadap sampel dan mengambil kesimpulan :
1) Apabila AUPL ≤ DUPL, artinya unsur sistem pengendalian intern
perusahaan efektif.
2) Apabila AUPL > DUPL, artinya unsur sistem pengendalian intern
perusahaan tidak efektif.
3. Discovery Sampling
Secara umum, kondisi yang diperlukan sebagai dasar penggunaan
discovery sampling adalah saat akuntan memperkirakan tingkat kesalahan
populasi sangat rendah yaitu sebesar nol atau mendekati nol persen dan
mencari karakteristik yang sangat kritis. Jika hal ini ditemukan, maka
petunjuk adanya ketidakberesan atau kesalahan dalam laporan keuangan.
Model ini memiliki beberapa prosedur dalam pengambilan sampel, yaitu :
a. Tentukan attribute yang akan diperiksa. Attribute yang akan diperiksa
harus ditentukan lebih dahulu sebelum discovery samplingdilakukan.
