BAB III. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.4. Struktur Organisasi PT Kereta Api Indonesia (Persero)
PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pelayanan transportasi. Agar lebih terarahnya pelaksanaan tugas sehari-hari dan dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, maka diperlukan struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan kerangka yang menunjukkan pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab, sehingga semua pihak yang terkait dengan organisasi dapat bekerja sesuai dengan aturan dalam suatu badan yang disatukan.
Menurut Hasibuan (2010:150) terdapat 5 (lima) bentuk organisasi, bentuk organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Organisasi Lini
Organisasi lini ini diciptakan oleh Henry Fayol, dalam tipe organisasi lini terdapat garis wewenang, kekuasaan yang menghubungkan langsung secara vertikal dari atasan ke bawahan.
Ciri-ciri organisasi lini adalah:
a. Organisasinya relatif kecil dan sederhana.
b. Hubungan antara atasan dengan bawahan masih bersifat langsung melalui garis wewenang terpendek.
c. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan dan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan dan kebijakan dari organisasi.
d. Jumlah karyawan relatif sedikit dan saling mengenal.
e. Tingkat spesialisasinya belum begitu tinggi dan alat-alatnya tidak beraneka macam.
f. Pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan, dan kebijaksanaan dari organisasi.
g. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada didalam unitnya.
2. Organisasi Lini dan Staf
Bentuk organisasi lini dan staf pada dasarnya merupakan kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Asas kesatuan komando tetap dipertahankan dan pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pucuk pimpinan kepada pimpinan dibawahnya. Pucuk pimpinan tetap sepenuhnya berhak menetapkan keputusan, kebijaksanaan, dan merealisasikan tujuan perusahaan. Dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, ia mendapat bantuan dari para staf. Tugas para staf hanya memberikan bantuan, pemikiran saran- saran, data, informasi, dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan keputusan dan kebijaksanaannya. Ciri-ciri organisasi lini dan staf:
a. Pucuk pimpinan hanya satu orang dan dibantu oleh para staf. b. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang lini dan
c. Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan mempunyai bawahan tertentu dan setiap bawahannya hanya mempunyai seorang atasan langsung.
d. Organisasinya besar, karyawannya banyak dan pekerjaannya bersifat kompleks.
e. Hubungan antara atasan dengan para bawahannya tidak bersifat langsung.
f. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal. g. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara
optimal.
3. Organisasi Fungsional
Diciptakan oleh Taylor, bentuk organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi ini, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh, pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam dan setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas atau pekerjaan sesuai dengan spesialisasinya.
Ciri-ciri organisasi fungsional:
a. Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan. b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan. c. Penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya.
d. Koordinasi menyeluruh biasanya hanya diperlukan pada tingkat atas.
4. Organisasi Lini, Staf dan Fungsional
Merupakan kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat middle manager diterapkan tipe organisasi fungsional. Organisasi ini dilakukan dengan cara menggabungkan kebaikan dan menghilangkan kelemahan dari ketiga tipe organisasi tersebut.
5. Organisasi Komite
Suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite atau panitia (committees organization) mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif presidium/plural executive” dan komite ini bersifat manajerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang dibagikan secara khusus.
Ciri-ciri organisasi komite:
a. Pembagian tugasnya jelas dan tertentu. b. Wewenang semua anggota sama besarnya.
c. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif dan tanggung jawabnya pun secara kolektif.
d. Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang/komisi tugas tertentu yang harus dilaksanakan dalam bentuk gugus tugas (task force).
e. Keputusan merupakan keputusan semua anggotanya.
Berdasarkan uraian tentang tipe organisasi yang dikemukan oleh Hasibuan di atas dapat diketahui bahwa PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat menggunakan jenis struktur organisasi fungsional (lihat pada lampiran 9), yang mana setiap jabatan dibagi atas pekerjaan dan fungsinya masing-masing. Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari seorang pimpinan atas hingga pimpinan di bawahnya. Pimpinan teratas atau kedudukan tertinggi pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat adalah Vice President.
Berikut susunan struktur organisasi beserta tugas dan tanggung jawab PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat:
1. Vice President (VP)
Vice President (VP) Divisi Regional II Sumatera Barat mempunyai tanggung jawab yaitu mencakup:
a. Mewakili perusahaan di wilayah geografisnya dalam hubungannya dengan pihak eksternal sesuai ruang lingkup tanggung jawab dan bisnis Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Memastikan bahwa semua resiko pada proses bisnis di dalam lingkup Divisi Regional II Sumatera Barat diidentifikasi, diukur (assessed), dievaluasi, direspon atau dimitigasi, dikontrol dan dipantau dengan semestinya secara berkelanjutan.
c. Terkoordinasinya seluruh aktivitas operasi bisnis perkeretaapiaan yang diselenggarakan di wilayah geografisnya, baik aktivitas unit- unit organisasi di Divisi Regional II Sumatera Barat maupun aktivis yang diselenggarakan oleh unit Vertikal Kantor Pusat. d. Melaksanakan program Coorporate Social Responsibility (CSR)
yang terdiri dari Program Kemitraan dan Bina Lingkunagan (PKBL) dan Community Relation (CR).
e. Keselamatan, pelayanan dan efisiensi biaya
f. Kesiapan dan kehandalan sarana atau prasarana perkerataapian. 2. Junior Manager Sistem Informasi
Junior Manager Sistem Informasi bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat. Bagian ini mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab pengelolaan infrastruktur teknologi informasi (perangkat keras, perangkat lunak pendukund dan perangkat jaringan), mengelola aplikasi di sisi pengguna, melakukan penanganan jika terjadi gangguan pada sistem informasi, serta memastikan kualitas layanan sistem informasi terjaga dengan baik dalam wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat.
3. Assistant Manager Hukum
Assistant Manager Hukum bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat mempunyai tugas pokok dan
a. Merumuskan penjabatan strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Memberikan pertimbangan dan pendapingan atau bantuan hukum di dalam dan di luar pengadilan serta menjadi sumber informasi hukum dan peraturan bagi pegawai atau pejabat di Divisi Regional II Sumatera Barat.
c. Menjalin hubungan dengan pihak-pihak eksternal terkait. 4. Assistant Manager Humasda
Assistant Manager Humasda bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Mengelola informasi dan komunikasi di dalam perusahaan (internal) dan menjalin hubungan dengan media massa di luar perusahaan (eksternal).
c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan kehumasan meliputi hubungan kemasyarakatan, penyuluhan dan pembentukan citra perusahaan internal dan eksternal di Wilayah Divisi Regional
5. Manager Keuangan dan SDM
Manager Keuangan dan SDM membawahi: a. Junior Manager Penagihan
b. Assistant Manager SDM, Kerumahtanggan dan Protokoler dan Dokumen
c. Assistant Manager Anggaran dan Akuntansi d. Assistant Manager Keuangan dan Pajak
e. Assistant Manager Perawatan Bangunan Dinas Non Stasiun 6. Manager Sarana
Manager Sarana mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab melaksanakan penyusunan program sarana siap operasi, melaksanakan pemeliharaan rutin, pengendalian dan evaluasi kinerja sarana, menampung dan menganalisis keluhan pengguna jasa, melaksanakan pembina teknis terhadap Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dipo Lokomotif dan Dipo Kereta serta pengelolaan persediaan suku cabang sarana lokomotif, kereta, gerbong dan fasilitas pendukung eks gudang persediaan padang. Manager Sarana Divisi Regional II Sumatera Barat mempunyai fungsi:
a. Perumusan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Penyusunan program penyiapan Kereta dan Gerbong Siap Operasi, pemeliharaan rutin dan pengendalian perawatan kereta dan gerbong.
c. Pengelolaan persediaan suku cadang sarana lokomotif, kereta, gerbong dan fasilitas pendukung gudang persediaan lama Padang yang sudah habis masa pakainya.
d. Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu pekerjaan teknis perawatan sarana, administrasi teknis perawatan sarana, keuangan dan pergudangan untuk seluruh Wilayah Bagian Sarana Divisi Regional II Sumatera Barat.
e. Pendayagunaan, perawatan dan perbaikan lokomotif, kereta dan gerbong.
Untuk melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawab, manager sarana dibantu oleh:
a. Inspektor Sarana
b. Assistant Manager Program dan Perawatan Lokomotif
c. Assistant Manager Program dan Perawatan Kereta dan Gerbong d. Unit Pelaksana Teknis Dipo Lokomotif Padang
e. Unit Pelaksana Teknis Dipo Kereta Padang 7. Manager Prasarana
Manager Prasarana mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab: a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan
dengan tugas dan tanggung jawabnyya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Merumuskan, menyusun dan melaksanakan program kerja dan pengendalian anggaran perawatan atau pemeliharaan prasarana
jalan rel, sepur simpang, jembatan, serta sinyal, telekomunikasi dan listrik untuk fasilitas operasi Kereta Api.
c. Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu teknis pemeliharaan jalan rel, sepur simpang dan jembatan, mutu pekerjaan teknis pemeliharaan sinyal, telekomunikasi dan listrik untuk fasilitas operasi Kereta Api serta administrasi opersional dan keuangan Unit Pelaksana Teknis Resor Jalan Rel dan Jembatan dan Unit Pelaksana Teknis Redor Sintelis. d. Menjamin keselamatan, ketertiban dan kelancaran kegiatan operasi
angkutan kereta api.
Untuk melakukan tugas pokok dan tanggung jawab tersebut, Manager Prasarana dibantu oleh:
a. Inspektur Prasarana
b. Assistant Manager Program dan Rektek JJ dan Sintelis c. Assistant Manager Fasilitas JJ dan Sintelis
d. Unit Pelaksana Teknik Resor Jembatan Padang e. Unit Pelaksana Teknis Resor Jalan Rel Padang f. Unit Pelaksana Teknis Resor Sintelis Padang 8. Manager Operasi dan Pemasaran
Manager Operasi dan Pemasaran mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:
a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat dalam mengelola pelaksanaan operasi angkutan kereta api,
pemasaran angkutan, hospitality pada frontliner, pelayanan kebersihan stasiun dan fasilitas umum, kebersihan Kereta Api dan fasilitas pelayanan di atas Kereta Api, Customer Care serta pengelolaan listrik umum non fasilitas operasi Kereta Api di Stasiun Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality inprovement) kinerja pengelolaan pemasaran angkutan penumpang, pelayanan kebersihan stasiun dan fasilitas umum, kebersihan Kereta Api dan fasilitas di atas Kereta Api, Customer Care dan pengelolaan listrik umum non fasilitas operasi Kereta Api di stasiun secara berkelanjutan serta pengelolaan hospitality pada frontliner dan pengelolaan risiko di bagiannya.
c. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pemasaran angkutan penumpang dan barang, melakukan survey atau riset pemasaran pengembangan produk atau jasa termasuk paket layanan, mengelola basis data pemasaran, membuat peramalan program penjualan dan evaluasinya, menjaga administrasi penafsiran, melakukan pemantauan pelayanan, melaksanakan strategi promosi dan komunikasi pemasaran, mengelola logistik penjualan angkutan penumpang, mengelola saluran distribusi, keagenan, pelanggan korporat dan paket perjalanan atau wisata.
d. Melaksanakan pemantauan dan pengelolaan lokomotif, kereta dan gerbong siap operasi, merumuskan pemanfaatan dan pembagian
kereta dan gerbong, pengaturan dan evaluasi kinerja pelaksanaan program perjalanan kereta serta melaksanakan tata usaha telekomunikasi atau telegram maklumat.
e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di bawah Manager Operasi dan Pemasaran meliputi Unit Pelaksana Teknis Stasiun dan Unit Pelaksana Teknis Crew Kereta Api di Wilayah Divisi Regional II Sumatera Barat. f. Memonitor, pelaporan dan koordinasi pelaksanaan verifikasi PSO.
Untuk melakukan tugas pokok dan tanggung jawab tersebut, Manager Operasi dan Pemasaran dibantu oleh:
a. Inspektur Operasional dan Dalopka b. Assistant Manager Perka dan Opsar
c. Assistant Manager Pelayanan, Angkutan Barang dan Penumpang
d. Senior Supervisor Dalopka dan Opsar e. Unit Pelaksana Teknis Stasiun
f. Unit Pelaksana Teknis Crew Kereta Api Padang 9. Manager Aset dan Pengusahaan Aset
Manager Aset dan Pengusahaan Aset mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:
a. Merumuskan, menyusun, melaksanakan program dan evaluasi penjagaan, penertiban, pensertifikatan aset non railway berupa aset tanah dan bangunan termasuk aset prasarana di lintas non operasi
b. Melakukan mapping dan update data informasi tentang aset non railways, serta pembuatan profil aset non railway di Divisi Regional II Sumatera Barat.
c. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Commercialization of Railways Assets (AR), Commercialization of non Productive Assets (AC) terkait dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya dalam mengelola pelaksanaan pengusahaan asset railway dan non railway.
d. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan pengusahaan asset railway untuk persewaan dan Kerjasama Operasi (KSO), meliputi pengusahaan aset di stasiun dan sarana, aset di sepanjang jalur Kereta Api yang masih aktif (ROW), periklanan dan website.
e. Menyusun program pengelolaan dan evaluasi terhadap kinerja pelaksanaan perawatan dan perbaikan instalasi atau peralatan listrik umum serta pengendalian suku cadang peralatan dan alat kerja perwatan listrik umum non fasilitas operasi Kereta Api untuk penerangan, AC dan Sound System di stasiun.
Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, manager aset dan pengusahaan aset dibantu oleh:
a. Assistant Manager Program dan Evaluasi Aset
b. Assistant Manager Penjagaan dan Persertifikatan Aset c. Assistant Manager Penertiban dan Penanganan
e. Assistant Manager Pengusahaan Aset Non Railway f. Assistant Manager Perawatan Bangunan Dinas Stasiun g. Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun
h. Senior Supervisor Aset
i. Supervisor Pengelolaan Listrik Umum Stasiun Non Fasilitas. 10. Manager Keamanan
Manager Keamanan bertanggung jawab kepada Vice President Divisi Regional II Sumatera Barat, bagian ini mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:
a. Memantau, mengawasi dan mengendalikan operasional keamanan dan ketertiban di atas kereta api, lingkungan stasiun, lingkungan Right of Way (ROW) dan seluruh aset milik perusahaan di Divisi Regional II Sumatera Barat.
b. Melaksanakan pembinaan terhadap Polisi Khusus Kereta Api (POLSUSKA) dan Personil Security di Divisi Regional II Sumatera Barat.
c. Memastikan terselenggaranya kemanan aset produksi dan non produksi milik perusahaan
d. Memastikan terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) keamanan dan ketertiban secara berkualitas serta terjaminnya keselamatan (keamanan) operasi kereta api, baik di atas Kereta Api, lingkungan stasiun maupun Right of Way (ROW).
Dalam menjalankan tugasnya, Manager Pengamanan dibantu oleh: a. Assistant Manager PAM OPKA OBVIT dan aset
b. Assistant Manager Administrasi Kamtib c. Kepala Regu Polsuska
3.5 Kegiatan Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero)