BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Gambaran Umum PT. Perkebunan Nusantara III Medan ….…. 33
3. Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III Medan … 35
Penyusunan Struktur Organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan didasarkan pada beberapa pertimbangan pokok yaitu:
a. Struktur organisasi dan uraian jabatan yang jelas sangat diperlukan dari setiap jabatan, sehingga masing-masing pemegang jabatan dapat mengetahui dengan jelas batas-batas, wewenang dan tanggung jawab. b. Keinginan dari pimpinan puncak perusahaan untuk melimpahkan
wewenang dan tanggung jawab dan lebih serta terkoordinir kepada pimpinan tingkat menengah sehingga pimpinan dapat lebih banyak memusatkan pikiran dan tenaganya untuk hal-hal yang lebih penting demi kelangsungan hidup, kemajuan dan perkembangan perusahaan.
c. Kegiatan semakin meningkat dan meluasnya kegiatan usaha sehingga perlu pembentukan suatu wadah berupa struktur organisasi yang tangguh, dinamis, dan dapat mengikuti lajunya arus perkembangan usaha.
d. Perlunya pembentukan profit dan cost center.
e. Perlunya sistem komunikasi di dalam organisasi perusahaan dimana semua tingkat dapat berkomunikasi secara vertikal dan horizontal.
Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting membuat tata hubungan dari wewenang dan tugas masing-masing bagian pada perusahaan. Hal ini sangat berguna agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing-masing individu di dalam perusahaan tersebut, sehingga tugas setiap bagian dapat diarahkan dan dipertanggung jawabkan dengan sepenuhnya.
a. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
RUPS memegang segala wewenang yang tidak diserahkan kepada Direksi atau Komisaris dalam batas yang ditentukan Undang-Undang Perseroan atau Anggaran Dasar. Sebagai pemegang tertinggi dalam perseroan, RUPS berhak memperoleh segala keterangan yang berkaitan dengan kepentingan perseroan dari direksi atau Komisaris RUPS.
b. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris dalam kegiatannya mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Melakukan pengawasan secara umum serta memberikan nasehat kepada Direksi dalam menjalankan perseroan,
2) Berwenang memberikan persetujuan atau bantuan kepada direksi dalam melakukan perbuatan hukum tertentu,
3) Berwenang melakukan pengurusan perseroan dalam keadaan tertentu untuk jangka waktu tertentu menggantikan Direksi.
c. Komite Audit
Tugas dan tanggung jawab Komite adalah:
1) Melakukan seleksi auditor eksternal untuk memilih salah satu dari calon auditor yang memenuhi kriteria yang diterapkam perusahaan,
2) Menilai pelaksanaan kegiatan serta hasil audit yang dilakukan oleh Satuan Pengawasan Internal maupun auditor ekstern sehingga dapat dicegah pelaksanaan dan pelaporan yang tidak memenuhi standar,
3) Memberikan rekomendasi mengenai penyempurnaan sistem pengendalian manajemen perusahaan serta pelaksanaannya.
d. Direktur Utama
Direktur Utama dalam kegiatannya mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Mengadakan ikatan-ikatan dengan pihak ketiga dalam rangka menjalankan dan mengelola perusahaan,
2) Menetapakan anggaran belanja tahunan dan program kerja bulanan, 3) Menyampaikan laporan pertanggunjawaban dan segala aspek kehidupan
perusahaan kepada Dewan Komisaris.
e. Direktur Produksi
Tugas dan tanggung jawab Direktur Produksi adalah:
1) Membentuk prosedur-prosedur kebudayaan (agrikultur) yang disetujui perusahaan berkenaan dan pelaksanaannya sekaligus,
2) Mengelola semua kebun dan setiap fasilitas-fasilitas pengolahannya, 3) Memastikan semua kebun pekerja tetap berpedoman kepada estimate
yang sudah disetujui termasuk revisi estimasi bila ada.
f. Direktur Keuangan
2) Menjalankan dan melaksanakan kebijakan direksi dalam manajemen keuangan dan administrasi yang meliputi permodalan, keuangan dan akuntansi serta senantiasa meningkatkan efisiensi,
3) Menyusun rencana jangka pendek dan panjang bagi kegiatan yang berhubungan dengan permodalan keuangan dan biaya serta pendapatan perusahaan,
4) Mengurus masalah yang ada hubungannya dengan keagrariaan, Hak guna Usaha (HGU), Hak Guna Bangunan (HGB), dan sertifikat,
g. Direktur SDM
Adapun tugas dan tanggung jawab Direkur SDM adalah:
1) Menetapkan dan melaksanakan peraturan dan prosedur demi kelancaran operasional perusahaan,
2) Mengatur penggunaan dan perawatan semua alat produksi perusahaan, 3) Mengatur semua masalah ketenagakerjaan yang menyangkut ketentuan
dan syarat penggajian, pengobatan, kesejahteraan, mutasi pegawai dan lainnya,
4) Menjalin hubungan dengan departemen pemerintah yang terkait.
h. Direktur Perencanaan dan Pengembangan
Adapun tugas dan tanggung jawab Direktur Perencanaan dan Pengembangan adalah:
1) Menyusun kebijakan, program kegiatan dan kebutuhan anggaran perencanaan dan pengembangan,
2) Menyusun rencana kerja dan pengembangan anggaran perusahaan, 3) Menjadi penghubung antara perusahaan dengan Bappepam-LK dan
Stakeholder.
i. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah: 1) Menyusun kebijakan, program kegiatan dan kebutuhan anggaran
Sekretariat perusahaan,
2) Mempersiapkan dan menyelenggarakan administrasi rapat-rapat Direksi dan Dewan Komisaris Pemegang Saham, DPR/DPRD yang berkaitan dengan kegiatan Direksi, serta menerbitkan dan meneruskannya ke Bagian Teknologi Informasi untuk pembuatan aplikasi hasil rapat pada fasilitas internet,
3) Mengurus dan menyelenggarakan administrasi dan arsip perusahaan.
j. Kepala Bagian SPI (Satuan Pengawasan Internal)
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian SPI adalah:
1) Mengevaluasi sistem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen guna memastikan kecukupan sistem pengendalian dan kepatuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan Perundang-undangan yang mempunyai dampak signifikan pada kegiatan operasi perusahanaan,
3) Mengevaluasi kehandalan dan integritas informasi keuangan dan informasi operasi dan cara yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur dan mengklasifikasi serta melaporkan informasi tersebut. 4) Memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses tata
kelola (Governance) mencakup evaluasi rancangan dan implementasi.
k. Kepala Bagian Tanaman
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Tanaman yaitu:
1) Membuat, meninjau dan merevisi standard performance bidang tanaman,
2) Merumuskan kebijakan kultur teknis tanaman dan panen yang lebih baik guna meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja,
3) Melaksanakan pemesanan kecambah Kelapa Sawit yang bersertifikat dan biji Karet yang berkualitas,
4) Melaksanakan pengkajian, pengujian sarana dan metode baru bidang tanaman.
l. Kepala Bagian Keuangan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Keuangan adalah:
1) Membuat dan menyampaikan Laporan Manajemen (LM) intern dan tahunan kepada pemegang saham,
2) Membuat dan menyampaikan Laporan Keuangan (Konsolidasian) interim dan tahunan sesuai dengan pernyataan standar akuntansi
keuangan kepada stakeholders (pemegang saham, Bapepam, Instansi terkait lainnya),
3) Mempersiapkan bahan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang berkaitan dengan data keuangan,
4) Melaksanakan pemeriksaan kas, persediaan dan aktiva lainnya serta verifikasi penggunaan uang kerja dan administrasi keuangan Distrik Manajer dan Kebun atau unit secara periodik,
5) Menyusun perencanaan strategi dan rencana jangka panjang bagian serta rencana kerja anggaran perusahaan/rencana operasional di bagian keuangan.
m. Kepala Bagian Umum
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Umum adalah:
1) Mengurus penerbitan sertifikat Hak Guna Usaha dan Hak Guna Bangunan Kantor Direksi,
2) Mengurus pengelolaan Poliklinik Kantor Direksi dan memonitor pengiriman pasien Poliklinik Kantor Direksi,
3) Melaksanakan analisa dan evaluasi keamanan perusahaan dalam upaya penyelenggaraan pengamanan personil, aset, informasi atau dokumen, lingkungan dan instalasi,
4) Melaksanakan investasi dan interogasi internal serta menuangkannya ke dalam Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan resume hasil pemeriksaan.
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Perencanaan dan Pengkajian adalah:
1) Menyusun kebijakan, program kegiatan dan kebutuhan anggaran perencanaan dan pengkajian,
2) Meyusun rencana kerja dan pengkajian anggaran perusahaan,
3) Merencanakan dan mengkaji serta merekomendasikan jenis industri hilir yang prosfektif bagi perusahaan,
4) Mengkaji dan menyusun rencana jangka panjang perusahaan.
o. Kepala Bagian Teknik
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Teknik adalah:
1) Merencanakan, memonitori dan mengevaluasi pekerjaan teknik yang berhubungan dengan pemeliharaan dan perbaikan mesin instalasi, sipil atau traksi dan alat berat,
2) Mengkaji dan mengembangkan manajemen teknik secara inovatif guna pencapaian sasaran mutu yang lebih efektif dan efisien,
3) Melaksanakan pengujian sarana dan metode baru bidang teknik.
p. Kepala Bagian Akuntansi
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Akuntansi adalah:
1) Melaksanakan kegiatan proses akuntansi yang meliputi aktiva, kewajiban, ekuiti, penjualan, dan beban,
2) Melaksanakan rekonsiliasi perkiraan internal dan eksternal,
4) Menyusun perencanaan strategi dan rencana jangka panjang bagian serta rencana kerja anggaran perusahaan/rencana kerja operasional di bagian akuntansi,
5) Menyusun proyeksi dan realisasi cash flow perusahaan.
q. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia (SDM)
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian SDM adalah:
1) Melaksanakan pengelolaan SDM berbasis kompetensi, kinerja dan kontribusi yang diberikan kepada perusahaan,
2) Melaksanakan pembangunan sistem dan Training Program dalam rangka pemenuhan kompetensi,
3) Melaksanakan kegiatan survei kepuasan karyawan,
4) Melaksanakan kegaitan promosi, kenaikan golongan, demosi dan mutasi.
r. Kepala Bagian Pengembangan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Pengembangan adalah:
1) Menjalankan kerja sama dengan pihak luar dalam rangka pengembangan dan kerja sama strategi perusahaan, serta tata kelola perusahaan yang baik,
2) Mengembangkan industri hilir yang telah dimiliki perusahaan,
3) Mengikuti perkembangan pasar modal termasuk peraturan-peraturan yang berlaku di pasar modal dan memberikan masukan kepada Direksi,
4) Melaksanakan pengendalian sistem komputerisasi yang terintegrasi berbasis database secara konsisten dan up to date.
s. Kepala Bagian Teknologi
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Teknologi adalah:
1) Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi pengolahan dan pengawasan mutu untuk mendukung perencanaan produksi pabrik sesuai dengan permintaan pasar,
2) Menuntun norma atau standard fisik dan mutu, bahan kimia dan bahan pendukung pengolahan pabrik,
3) Memonitor dan mengevaluasi mutu mulai dari bahan baku hingga produk jadi, lateks pekat, SIR, minyak sawit dan inti sawit,
4) Mengkaji dan mengembangkan manajemen pengolahan secara inovatif guna pencapaian sasaran mutu yang lebih efektif dan efisien.
t. Kepala Bagian Pengadaan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Pengadaan adalah:
1) Merumuskan sistem dan prosedur pengadaan barang yang diperlukan perusahaan dan pengadaannya harus melalui kantor Direksi dan Unit Kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
3) Mengusulkan kepada Panitia Pelelangan Kantor Direksi untuk melaksanakan pelelangan pengadaan barang dengan cara penunjukkan langsung, pemilihan langsung, pelelangan terbatas dan pelelangan umum,
4) Membentuk daftar harga atau database PT. Perkebunan Nusantara III untuk dapat digunakan sebagai pedoman menentukan harga limit dalam pembuatan anggaran belanja.
u. Kepala Bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL)
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian KBL adalah:
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) program kemitraan dan bina lingkungan dan mengusulkannya ke Menteri Negara BUMN, 2) Menjalin dan membina hubungan baik dengan instansi terkait,
3) Menyusun studi kelayakan pembangunan perkebunan rakyat disekitar wilayah usaha perusahaan,
4) Membina kerjasama dengan Pemerintah Daerah setempat dalam pengembangan dan pembangunan Perkebunan Rakyat.
v. Kepala Bagian Program Transformasi Bisnis (PTB) Anak Perusahaan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian PTB dan Anak Perusahaan adalah:
1) Mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Direksi dalam pelaksanaan Transformasi Bisnis di PT.Perkebunan Nusantara III,
2) Merencanakan, menyusun program dan rencana kegiatan dari strategi inisiatif PTB,
3) Mengkaji dan menyusun rencana jangka panjang perusahaan (Corporate Planning),
4) Menjamin kebijakan mutu dan lingkungan dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh karyawan disetiap unit kegiatan PT.Perkebunan Nusantara III.
w. Kepala Bagian Penjualan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Penjualan adalah:
1) Melaksanakan tender-tender penjualan dan mempersiapkan laporan penjualan setiap awal bulan,
2) Mengikuti perkembangan pasar mengenai harga minyak sawit dan inti sawit baik di pasaran lokal maupun dunia,
3) Membina hubungan baik dengan costumer termasuk dengan instansi pemerintah dan masyarakat yang berhubungan dengan penjualan,
4) Bersama-sama dengan bagian finance memonitor penagihan piutang yang dilaksanakan.
x. Kepala Bagian Kepatuhan dan Manajemen Resiko
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Kepatuhan dan Manajemen Resiko adalah:
1) Menyusun kebijakan, rencana kerja, program kegiatan dan kebutuhan anggaran bagian kepatuhan dan manajemen resiko,
2) Melaksanakan prosedur pemakaian uang kerja bagian kepatuhan dan manajemen resiko, serta memenuhi Undang-undang dan peraturan yang terkait yang diperlukan oleh perusahaan,
3) Melaksanakan aspek hukum perusahaan dan tata kelola perusahaan, 4) Bekerja sama dengan konsultan Hukum Perusahaan (Legal Advisor)
untuk memperkuat aspek hukum perusahaan (Corporate Law) dengan semua pihak yang terkait.