BAB 4 PEMBAHASAN
4.3. Analisis Pencarian Informasi Dekan dan Pembantu Dekan Fakultas
4.4.1. Subjek Informasi yang dibutuhkan Dekan dan Pembantu Dekan
Hasil penelitian menunjukkan bahwa subjek mengenai perkembangan dunia pendidikan adalah subjek yang paling sering dibutuhkan. Hal ini terkait dengan bidang kajian mereka sebagai fakultas ilmu pendidikan.
Informasi yang saya butuhkan biasanya yang terkait dengan masalah perkembangan pendidikan atau sesuai dengan tugas atau masalah yang saya hadapi. Selama ini topik-topik yang sering saya butuhkan misalnya regulasi pemerintah tentang sistem pendidikan nasional, peningkatan perguruan tinggi sesuai ISO tahun 2020, peningkatan manajemen mutu perguruan tinggi serta wacana dan wawasan pendidikan nasional kita ke
Saya membutuhkan informasi untuk tugas yang sulit dipecahkan. Selama ini topik-topik yang saya butuhkan adalah informasi tentang penelitian, perkembangan kurikulum pendidikan dan program-program pengabdian masyarakat. (informan B)
Topik yang sering saya butuhkan adalah metodologi dan metode pembinaan dosen dan mahasiswa di perguruan tinggi. (informan D)
Subjek lain yang dibutuhkan adalah tentang keuangan, manajemen SDM dan perkembangan organisasi.
Informasi yang saya butuhkan ya tidak jauh dari informasi bidang keuangan, kepegawaian dan pengembangan organisasi. Saya juga butuh regulasi-regulasi terbaru tentang keuangan dan kepegawaian. (informan C)
Subjek mengenai beasiswa juga diperlukan oleh informan. Hal ini juga terkait dengan tugas salah satu informan dalam pembinaan mahasiswa. Sehingga informan bisa menginformasikan beasiswa apa saja yang ada dan dapat diperoleh oleh mahasiswanya.
Saya juga sering mencari info-info tentang beasiswa yang ada.(informan D)
Dilihat dari kebutuhan informasinya, ternyata semua informan membutuhkan informasi yang sesuai dengan uraian tugasnya masing-masing, walaupun secara umum subjek bidang pendidikan adalah yang paling banyak dibutuhkan.
4.4.1.1. Karakteristik Kebutuhan Informasi
Menurut Leckie et al., kebutuhan informasi dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain demografi individu (Individual demographic), konteks masalah (Context), frekuensi (frequency), prediksi/antisipasi (predictability), kepentingan (importance) dan kerumitan masalah (Complexity).
Dalam penelitian ini faktor-faktor yang disebut oleh Leckie et al. di atas menjadi faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi informan. Faktor-faktor tersebut adalah :
a. Demografi Individu (Individual Demographic)
Kebutuhan informasi yang terjadi karena faktor-faktor yang terdapat pada individu. Faktor-faktor tersebut antar lain seperti : umur, profesi, spesialisasi, jenjang karir, dan lokasi geografis. Faktor demografi individu yang terdapat pada informan dalam penelitian ini adalah profesi dan jenjang karir. Profesi terkait dengan tugas informan sebelumnya yang hanya mengajar sesuai dengan bidang ilmunya. Sementara dengan jabatannya yang sekarang informan harus menyelesaikan tugas-tugas di luar bidang keilmuannya. Sedangkan jenjang karir terkait dengan jabatan informan sebelumnya sebagai dosen biasa, dan sekarang menjabat sebagai Pembantu Dekan. Hal tersebut sebagaimana dikatakan informan C dan D berikut ini:
Karena tugas-tugas ini bukan dasar keilmuan saya maka saya banyak bertanya atau minta pendapat dari teman-teman baik di fakultas maupun di Rektorat. Saya masih harus banyak belajar (informan C)
Saya juga berusaha mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang kegiatan kemahasiswaan karena ini merupakan tugas baru buat saya yang dulunya hanyalah sebagai dosen biasa yang mengajar sesuai dengan bidang saya. (informan D)
b. Konteks masalah (Context)
Kebutuhan informasi yang timbul dari konteks permasalahan. Masalah-masalah yang terdapat pada informan adalah jenis pekerjaan, tujuan pekerjaan dan bidang pendidikan.
Sebetulnya tugas saya mengerjakan beberapa pekerjaan yaitu merumuskan, merencanakan dan melaksanakan suatu kegiatan. (informan A)
kadang-kadang data yang ada di fakultas sudah cukup untuk menyelesaikan suatu tugas, tetapi ada juga tugas yang baru bisa diselesaikan setelah dapat data dari luar. Semua tergantung tujuan permasalahannya (informan B)
Karena fakultas kita adalah di bidang pendidikan, maka biasanya informasi yang dibutuhkan tidak jauh-jauh dari bidang itu (informan D)
c. Kerumitan masalah (complexcity)
Kebutuhan informasi terjadi karena permasalahan yang harus dipecahkan sangat rumit dan memerlukan data yang banyak. Dalam penelitian ini tidak semua informan memiliki kekompleksan masalah. Hanya informan B yang membutuhkan banyak informasi dalam menyelesaikan kegiatannya dalam penyusunan rencana kegiatan fakultas. Informan B membutuhkan informasi tentang harga suatu barang di pasaran, informasi tentang spesifikasi barang yang terbaru, dll.
Saya sering menghadapi masalah dalam penyusunan rencana kegiatan dan anggaran setiap tahunnya. Seringkali saya harus survey ke lapangan untuk mengecek harga barang-barang yang rencananya akan diadakan dan mengetahui spesifikasinya.(informan C)
d. Kepentingan (importance)
Faktor kepentingan adalah tingkat kepentingan masalah tersebut untuk dipecahkan. Faktor kepentingan para informan adalah tanggungjawab pekerjaan dan mengambil keputusan.
Saya juga memerlukan informasi dalam menyusun kebijakan kebijakan yang akan diberlakukan di fakultas.(informan A)
Intinya adalah bahwa saya harus menyelesaikan semua tugas yang menjadi tanggungjawab saya. Jika suatu tugas butuh informasi tambahan saya akan berusaha sedapat mungkin mencarinya.(informan B)
e. Prediksi (Predictability)
Kadang-kadang kebutuhan informasi dapat diantisipasi dengan melihat dari perkembangan pekerjaan yang dilakukan seperti perkembangan teknologi dan perencanaan yang matang.
Saya selalu mengirim salah satu staf administrasi baik bidang keuangan maupun kepegawaian untuk mengikuti pelatihan dibidang perencanaan dan kepegawaian yang biasanya setiap tahun selalu diadakan oleh Balai Diklat Kementerian Agama Ambon. (informan C)
f. Frekuensi (Frequency)
Frekuensi kebutuhan juga turut mempengaruhi kebutuhan informasi. Seringnya suatu kebutuhan informasi tentu berbeda penanganan kebutuhan informasinya dibanding dengan kebutuhan informasi yang jarang. Kebutuhan informasi informan kadang dibutuhkan tiap tahun seperti penyusunan rencana kegiatan, penyusunan anggaran keuangan fakultas atau hanya berdasarkan kebutuhan dari lembaga.
Setiap tahun saya harus menyusun anggaran dan rencana kegiatan fakultas. Biasanya selalu ada perubahan dalam jumlah anggaran atau kegiatan yang akan dilakukan. Karena rutin setiap tahun dilakukan saya sudah tahu informasi apa yang akan saya butuhkan dan dimana saya dapat memperolehnya. (Informan C)
Tiap tahun saya harus menyusun rencana pembinaan minat dan bakat mahasiswa yang akan dilaksanakan di Fakultas Tarbiyah. (Informan D)
Faktor-faktor tersebut di atas menggambarkan bahwa kebutuhan informasi ditentukan oleh kebutuhan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka.