BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN
B. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu: membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur serta pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudian menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap pendokumentasian yang baik agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.
1. Membangun Infrastruktur (Norming)
Berdasarkan hasil dari survei/pemetaan pemahaman tersebut, diketahui pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam dan lebih teknis untuk pelaksanaan kegiatan.
Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan berbeda sesuai dengan tingkat keterlibatan pejabat/pegawai yang menerima latihan. Keahlian pengukuran dan analisis merupakan kebutuhan utama bagi pejabat/pegawai yang melakukan reviu. Oleh karena itu, perlu diberikan pelatihan di bidang teknik pengukuran dan analisis, yang materinya memuat mengenai instrumen statistik, teknik manajemen, etika, dan ISO.
Satuan Tugas SPIP perlu membuat model pengembangan manajemen berbasis kinerja karena reviu atas kinerja merupakan bagian dari manajemen berbasis kinerja. Model tersebut sebagaimana gambar di bawah ini:
Tahap 1:
Mendefinisikan misi dan tujuan strategis
organisasi Tahap 2: Menetapkan suatu sistem pengukuran kinerja yang terintegrasi Tahap 3: Menetapkan akuntabilitas terhadap kinerja Tahap 6: Menetapkan suatu proses untuk menggunakan informasi kinerja dalam mendorong perbaikan Tahap 5: Menetapkan suatu proses untuk menganalisis, meriviu
dan melaporkan data kinerja
Tahap 4:
Menetapkan suatu proses untuk mengumpulkan data
dan menilai kinerja
Gambar 3.1
Model Pengembangan Manajemen Berbasis Kinerja
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Mendefinisikan misi organisasi dan tujuan strategis
Pernyataan misi dibuat dalam rangka menjelaskan tujuan organisasi yang mudah dipahami bagi orang yang berada di dalam dan di luar organisasi. Pernyataan misi harus menjelaskan mengenai produk yang diberikan kepada mitra dan jenis kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan produk tersebut. Dalam mendefinisikan misi organisasi perlu dilakukan focus group discussion yang difasilitasi oleh satgas SPIP. Pertanyaan-pertanyaan yang didiskusikan adalah sebagai berikut:
a) Apakah pernyataan misi jelas bagi setiap orang yang ada di dalam dan di luar organisasi?;
b) Apakah pernyataan misi mengenai kegiatan anggota organisasi, dan bagaimana cara melaksanakannya?;
c) Apakah telah jelas siapa mitra kita?;
d) Apakah fokus utama organisasi telah jelas? Apakah hal ini mencerminkan kompetensi khusus organisasi?;
e) Apakah pernyataan misi mencerminkan nilai dasar, filosofi, dan keyakinan organisasi? Apakah pernyataan tersebut menggerakkan, mendorong, dan membangkitkan organisasi?; serta
f) Apakah pernyataan tersebut singkat, sehingga mudah diingat oleh setiap orang?
2) Membangun sistem pengukuran kinerja yang terintegrasi Dalam membangun sistem pengukuran kinerja yang terintegrasi, komponen yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a) Rencana strategis; b) Proses kegiatan utama;
c) Kebutuhan-kebutuhan pemangku kepentingan; d) Keterlibatan pimpinan; dan
e) Keterlibatan Pegawai.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam memilih kerangka kerja pengukuran kinerja:
a. Akuntabilitas untuk ukuran-ukuran yang digunakan; b. Kerangka kerja konseptual, seperti pengukuran kinerja
organisasi dapat dihubungkan dengan proses perencanaan strategis; dan
c. Komunikasi sangat penting untuk menetapkan dan memelihara sistem pengukuran kinerja.
Dalam membangun sistem pengukuran kinerja diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menggunakan proses kolaborasi, mengembangkan pengukuran-pengukuran menggunakan proses kolaborasi terdiri dari kelompok orang yang akan diukur kinerjanya dan kelompok orang yang akan menerapkan proses pengukuran;
b. Menguraikan proses organisasi, yaitu dengan mengembangkan suatu model proses arus atau bagan
input/output yang mendefinisikan kegiatan-kegiatan
utama organisasi;
c. Merancang pengukuran kinerja untuk menunjukkan perkembangan dalam pencapaian tujuan strategis dan jangka pendek seperti yang tercantum dalam rencana strategis organisasi;
d. Mengumpulkan data
Pengukuran hanya bermanfaat jika menghasilkan informasi yang berkualitas (valid). Oleh karena itu, kualitas data harus dipastikan karena sangat penting dalam menyampaikan informasi yang bermanfaat;
e. Menggunakan data
Data yang telah dikumpulkan diproses dan disajikan dengan cara yang mudah dimengerti oleh pengguna; f. Proses pengukuran diperbaiki secara berkelanjutan
Dimungkinkan perubahan ukuran dan proses pengukuran dalam rangka menjawab perubahan kebutuhan dan prioritas. Perlu diterapkan konsep perbaikan terus-menerus atas sistem pengukuran kinerja untuk menjamin bahwa pengukuran dilakukan atas sesuatu yang benar.
Untuk dapat membangun akuntabilitas kinerja dengan baik, diperlukan suatu kerangka kerja terkait dengan individu atau organisasi yang memeroleh kewenangan atau mendelegasikan tanggung jawabnya. Kerangka kerja ini dibuat dalam bentuk siklus, mulai dari adanya suatu rencana, melaksanakan rencana, mengukur, dan melaporkan hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan rencana yang dibuat. Penerima laporan memberikan umpan balik, kemudian siklus mulai dari awal lagi.
Tetapkan Tujuan dan Tanggung Jawab yang
Dapat Diukur
Rencanakan Apa yang Harus Dilakukan Untuk
Mencapai Tujuan Laksanakan Pekerjaan dan Memantau Kemajuannya Melaporkan Hasil-hasilnya Mengevaluasi Hasil-hasil dan Memberikan
Umpan Balik
Gambar 3.2
Siklus Akuntabilitas Kinerja
Karena akuntabilitas memerlukan pelaporan, fokus dari alat akuntabilitas adalah terhadap pelaporan atas kinerja dari sisi tujuan dan hasil-hasil. Alat-alat akuntabilitas antara lain terdiri dari:
b) Rencana Kinerja; c) Kesepakatan Kinerja; d) Laporan Akuntabilitas; e) Kontrak berbasis kinerja; f) Penilaian sendiri;
g) Reviu Kinerja;
h) Pengendalian Manajemen; dan i) Pertemuan membahas akuntabilitas.
4) Membangun proses/sistem untuk mengumpulkan data dalam rangka menilai kinerja
Program pengumpulan data sangat penting untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan mendukung keseluruhan tujuan program pengukuran kinerja dan memberikan rincian untuk mendukung pengambilan keputusan oleh pemakai informasi. Dalam pengembangan program pengumpulan data, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a) Pernyataan mengenai kebutuhan informasi
Program pengumpulan data harus secara jelas mendefinisikan kebutuhan informasi dalam rangka program pengukuran kinerja. Harus ada hubungan yang jelas antara kebutuhan data dan tujuan pengukuran kinerja.
b) Pernyataan mengenai sumber informasi dalam pengumpulan data
Program pengumpulan data harus secara jelas mendefinisikan hubungan antara ukuran kinerja, tujuan kinerja, metode evaluasi kinerja, dan sumber data. Identifikasi ini, termasuk penjelasan mengenai ketersediaan, biaya, keandalan, dan kualitas sumber data.
c) Proses pengumpulan data
Dalam setiap kegiatan pengumpulan data, sangatlah penting untuk menetapkan maksud dan tujuan pengumpulan data, jangka waktu pengumpulan data, dan bentuk analisis yang akan digunakan terhadap data yang telah dikumpulkan. Hal ini akan membantu dalam menentukan jenis data yang akan dikumpulkan, bagaimana cara mengumpulkan dan menyimpan data, dan jenis analisis apa yang akan digunakan.
5) Membangun proses untuk menganalisis, mereviu, dan melaporkan data kinerja
Tujuan dari analisis dan reviu data adalah untuk mengubah data mentah menjadi informasi dan pengetahuan mengenai kinerja. Data yang telah dikumpulkan diproses dan diikhtisarkan sehingga organisasi terinformasikan mengenai hal yang sedang terjadi, mengapa berbeda dengan yang diharapkan, dan tindakan korektif yang diperlukan. Model dari analisis data terdiri dari empat komponen:
a) Merumuskan secara jelas pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab;
b) Mengumpulkan serta mengorganisasikan data dan fakta terkait dengan pertanyaan tersebut;
c) Menganalisis data untuk menentukan jawaban berdasarkan fakta terhadap pertanyaan-pertanyaan; dan
d) Menyajikan data dengan cara yang jelas dalam mengomunikasikan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan di atas. Kebutuhan Informasi Pertanyaan-Pertanyaan Komunikasi Data Analisis Gambar 3.3
Proses Menghasilkan Informasi
Dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
(1)Reviu pertanyaan
Siklus berawal dari rencana awal yang dimulai dari mendefinisikan pertanyaan. Setelah itu, dipertimbangkan bagaimana cara mengomunikasikan jawaban dan jenis analisis apa yang akan dilakukan.
Langkah awal dalam analisis dan reviu adalah berdasarkan pada dokumen perencanaan, berkaitan dengan pertanyaan mengenai kinerja apa yang akan dijawab?, apakah program pengumpulan dan analisis data?, dan apakah jalur dan format pelaporan telah ditentukan?
Program analisis data membantu dalam menentukan data yang dibutuhkan dan menjelaskan karakteristik dari data yang paling penting. Dengan pemahaman seperti ini sebagai dasar, program ini harus dikaitkan dengan “dimana”, “siapa”, dan “bagaimana” pengumpulan data dilakukan.
Ketika memulai langkah pertama dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat, beberapa pertanyaan berikut perlu dipertimbangkan:
(a) Bagaimana kinerja aktual dibandingkan dengan tujuan atau standar?;
(b) Jika ada penyimpangan yang signifikan, apakah tindakan koreksi yang penting untuk dilakukan?; (c) Apakah tujuan-tujuan atau ukuran-ukuran baru
diperlukan?;
(d) Bagaimana perubahan yang telah terjadi pada kondisi sekarang?
(2)Pengumpulan dan organisasi data
Suatu perkataan populer “Garbage In, Garbage Out” (masuk sampah keluar sampah), merupakan sesuatu yang mengingatkan bahwa kualitas dari analisis tergantung dari kualitas informasi yang dianalisis. Sebelum analisis dan pengambilan kesimpulan dari data, perlu dilakukan pengumpulan data dan verifikasi data untuk memastikan bahwa proses pengumpulan data telah memenuhi tujuan dan lengkap.
(3)Analisis Data
Ada dua kategori alat analisis, terdiri atas alat analisis data kinerja, serta alat untuk mengidentifikasikan akar permasalahan, dan merancang perbaikan.
Contoh dari kedua kategori alat tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
• Curah Pendapat • Diagram Sebab Akibat • Analisis Kualitas Biaya • Gap Analysis
• Analisis Kegagalan dan Akibatnya • Daftar Uji
• Analisis statistik • Flow Chart • Decision Tree
• Scatter Plot hubungan antar variabel
Alat Untuk Mengidentifikasi Penyebab dan Merancang Perbaikan
Alat Analisis Kinerja
• Curah Pendapat • Diagram Sebab Akibat • Analisis Kualitas Biaya • Gap Analysis
• Analisis Kegagalan dan Akibatnya • Daftar Uji
• Analisis statistik • Flow Chart • Decision Tree
• Scatter Plot hubungan antar variabel
Alat Untuk Mengidentifikasi Penyebab dan Merancang Perbaikan
Alat Analisis Kinerja
Tabel 3.1 Alat Analisis Data
(4)Penyajian Data
Sebelum menyajikan informasi, adalah bermanfaat untuk mengevaluasi dan memahami hal-hal sebagai berikut:
(a) Siapakah yang menghadiri penyajian?;
(b) Apakah maksud penggunaan data? Apakah data tersebut akan digunakan untuk pengambilan keputusan atau hanya sebagai alat pemantauan kinerja?;
(c) Apakah pesan dasar yang dikomunikasikan?; (d) Apakah bentuk penyajiannya?;
(e) Apakah asumsi-asumsi yang digunakan?.
6) Membangun proses yang mampu untuk menggunakan informasi kinerja dalam rangka perbaikan kinerja
Muara dari reviu kinerja instansi pemerintah adalah kemampuan untuk menggunakan informasi kinerja dalam rangka perbaikan kinerja. Tiga bidang yang memerlukan perhatian:
a) Mengarahkan perbaikan kinerja;
b) Melaksanakan benchmarking/membandingkan dengan kinerja organisasi lain; dan
c) Mengubah proses manajemen melalui perekayasaan, perbaikan terus menerus, dan proses perbaikan.
Dari hasil pemetaan infrastruktur diketahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan dibangun (area of improvement).
Penyempurnaan atau pembuatan kebijakan dan prosedur atas reviu kinerja instansi pemerintah ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
Kebijakan dan prosedur reviu mengatur mengenai: 1) Pengumpulan dan organisasi data
a) Pengumpulan data
Data dikumpulkan dari semua sumber yang mungkin dapat memberikan data. Rencana analisis harus menunjukkan bahwa data telah dikumpulkan berdasarkan berbagai aspek atau dari mana data diperoleh, seperti:
(1)Data dasar;
(2)Pengukuran kinerja;
(3)Kesesuaian dengan kajian ilmiah yang telah dilakukan;
(4)Asumsi-asumsi berkaitan dengan pengaruh faktor eksternal; dan
(5)Sumber-sumber dari dalam dan luar organisasi. b) Pengecekan kualitas data
Pengecekan kualitas data terdiri dari akurasi, konsistensi, bias, sampling error, keterbandingan, dan
content analysis.
c) Pengorganisasian data
Pengorganisasian data dapat dilakukan dengan menggunakan scorecard, expert judgement, meta analysis dan evaluation synthesis, normalisasi, dan
2) Analisis Data
Analisis data terdiri dari:
a) Instrumen analisis yang digunakan;
b) Membandingkan antara kinerja aktual dengan standar; c) Melakukan analisis penyimpangan dari standar.
2. Internalisasi (Forming)
Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-hari. Perwujudan dapat tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi pemerintah mengambil keputusan dan memengaruhi perilaku para pegawai dalam melaksanakan kegiatan.
Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan membangun kesadaran:
a. Pimpinan instansi pemerintah ikut terlibat dan mereviu penyusunan rencana strategis serta rencana kerja tahunan;
b. Pimpinan instansi pemerintah ikut terlibat dan mereviu pengukuran serta pelaporan hasil yang dicapai;
c. Pimpinan instansi pemerintah secara berkala mereviu kinerja dibandingkan dengan rencana;
d. Pimpinan instansi pemerintah memantau pencapaian target dan tindak lanjut dari adanya inisiatif signifikan;
e. Pimpinan instansi pemerintah pada setiap tingkatan kegiatan mereviu laporan kinerja, menganalisis kecenderungan, dan mengukur hasil;
f. Pejabat pengelola keuangan dan pejabat pelaksana tugas operasional mereviu, serta membandingkan dengan target, anggaran, prakiraan, dan kinerja periode yang lalu;
g. Pejabat pengelola keuangan dan pejabat pelaksana tugas operasional mereviu, serta membandingkan kinerja keuangan, anggaran, dan operasional dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan;
h. Kegiatan pengendalian yang tepat telah dilaksanakan, antara lain seperti rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pengembangan berkelanjutan dilakukan melalui evaluasi dan pemantauan dengan:
a. Memanfaatkan informasi kinerja untuk perbaikan kinerja organisasi;
b. Membandingkan dengan kinerja organisasi lain (Benchmarking);
c. Perbaikan proses reviu atas kinerja instansi pemerintah. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam evaluasi antara lain:
a. Setiap langkah-langkah persiapan, pelaksanaan, serta evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah dilakukan dalam penelusuran kembali.
b. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau atau memiliki mekanisme yang memiliki pemantauan (built-in monitoring).
c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas penerapan SPI secara berkala.
Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh area-area yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih lanjut.