BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN
B. Tahap Pelaksanaan
Adanya indikator dan ukuran kinerja di instansi pemerintah bertujuan agar instansi pemerintah mempunyai acuan dalam melaksanakan program atau kegiatannya. Kemana arah suatu instansi pemerintah akan akan diukur keberhasilannya berdasarkan indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan. Indikator dan ukuran kinerja juga akan menjadi salah satu kunci dalam penerapan pengelolaan anggaran dan keuangan berbasis kinerja.
Selain sebagai acuan arah, indikator dan ukuran kinerja juga akan menjadi acuan dalam hal kuantitas atau output dan kualitas program atau kegiatan yang harus dicapai oleh suatu instansi pemerintah. Oleh karena itu, indikator dan ukuran kinerja harus ditentukan secara tepat, dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tugas dan fungsi yang menjadi visi dan misi suatu instansi pemerintah.
Dalam rangka menjamin ketepatan pelaksanaan penetapan indikator dan ukuran kinerja, penyelenggaraan kegiatan sub unsur ini perlu dirancang melalui tiga tahapan sebagai berikut:
a. Pembangunan Infrastruktur (Norming)
Pembangunan Infrastruktur merupakan tahapan untuk menetapkan kebijakan, pedoman, dan prosedur kegiatan baku atau SOP, yang perlu dijadikan acuan dalam rangka
menetapkan indikator dan ukuran kinerja. Dalam membangun infrastruktur perlu memperhatikan peraturan perundang-undangan yang terkait, yang mengatur antara lain:
1) Rencana kerja dan anggaran kementerian dan lembaga disusun berdasarkan prestasi yang akan dicapai
Dengan mendasarkan atau berbasis pada prestasi kerja (kinerja), suatu instansi pemerintah memerlukan kriteria pengendalian kinerja dan evaluasi serta untuk menghindari duplikasi dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga/perangkat daerah, maka perlu adanya penyatuan sistem akuntabilitas kinerja dalam sistem penganggaran, dengan memperkenalkan sistem penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga/perangkat daerah.
2) Kewajiban instansi pemerintah untuk menyusun laporan keuangan dan laporan kinerja
Setiap instansi pemerintah wajib menyusun laporan keuangan dan kinerja, sebagai wujud pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran. Berkaitan dengan kewajiban untuk menyusun laporan keuangan, telah ada acuan yang baku, yaitu Sistem Akuntansi Instansi (SAI), namun sebaliknya untuk pelaporan kinerja, sampai dengan saat ini belum ada acuan yang baku, berupa Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP).
3) Visi, misi, tujuan, dan sasaran yang hendak dicapai
Untuk mewujudkan akuntabilitas kinerja, suatu instansi pemerintah perlu menyusun visi, misi, tujuan, dan sasaran
yang hendak dicapai. Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dicapai/dihasilkan oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu tahunan, semesteran, triwulan atau bulanan. Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga dapat diukur.
4) Kewajiban instansi pemerintah menyusun indikator kinerja utama (IKU)
Setiap instansi pemerintah wajib menyusun IKU dengan tujuan untuk memperoleh:
a) informasi kinerja yang penting dan diperlukan dalam menyelenggarakan manajemen kinerja secara baik;
b) ukuran keberhasilan dari pencapaian suatu tujuan dan sasaran strategis organisasi yang digunakan untuk perbaikan kinerja dan peningkatan akuntabilitas kinerja. IKU pada dasarnya ditetapkan pada setiap tingkat kepemerintahan, baik di tingkat pusat maupun daerah. Pada kepemerintahan pusat, IKU ditetapkan tingkat Kementerian/ Lembaga dan unit setingkat eselon 1, serta unit kerja mandiri di bawahnya, sedangkan pada kepemerintahan daerah IKU ditetapkan pada Gubernur/Bupati/Walikota dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) serta unit kerja mandiri di bawahnya. IKU diwujudkan dalam bentuk ukuran hasil (outcome) dan keluaran (output).
Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam satu program mengacu pada sasaran strategis dan tujuan yang telah ditetapkan.
Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran strategis dan tujuan program dan kebijakan.
Berdasarkan atas perundang-undangan yang terkait, pimpinan instansi pemerintah dapat menyusun dan menetapkan kebijakan atau pedoman pengembangan indikator dan ukuran kinerja di instansi yang dipimpinnya. Pedoman ini dapat digunakan sebagai acuan di instansi tersebut dalam membangun indikator dan ukuran kinerja pada tingkat kegiatan dan pegawai, serta memperbaiki indikator dan ukuran kinerja secara berkelanjutan pada tingkat instansi, kegiatan, dan pegawai.
Pedoman pengembangan manajemen kinerja mengatur tentang: 1) Perumusan sasaran strategis instansi pemerintah dikaitkan
dengan visi, misi, dan strategi;
2) Perumusan inisiatif strategis pada setiap tingkat yang merupakan penjabaran dari sasaran strategis instansi pemerintah;
3) Perumusan indikator dan ukuran kinerja setiap inisiatif strategis;
4) Pengukuran kinerja, pemantauan, dan pelaporan kinerja oleh unit kerja;
Berdasarkan norma atau kriteria tersebut di atas, suatu instansi pemerintah perlu menyusun Standard Operating Procedure (SOP) penetapan indikator dan ukuran kinerja. Selain itu, agar capaian kinerja dapat diperoleh dengan cepat dan akurat perlu dibangun sistem pengumpulan data kinerja dengan melibatkan unsur-unsur terkait yang dilandasi dengan komitmen pimpinan
b. Internalisasi (Forming)
Tahapan internalisasi adalah tahap penetapan indikator dan ukuran kinerja kinerja. SPIP mengatur bahwa indikator dan ukuran kinerja ditetapkan untuk tingkat instansi pemerintah, kegiatan, dan pegawai. Indikator dan ukuran kinerja adalah ukuran kinerja yang bersifat keuangan dan non-keuangan yang digunakan untuk mengukur kemajuan atas pencapaian tujuan. Indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan akan mengukur kinerja terkait sasaran strategis yang tertuang dalam rencana strategis instansi pemerintah dan mengukur kinerja cara pencapaian sasaran tersebut melalui program dan kegiatan. Kegiatan pada tahapan ini setidak-tidaknya, yaitu:
1) Penetapan Indikator dan ukuran kinerja tingkat Instansi
Berdasarkan norma atau kriteria dalam peraturan perundangan tersebut di atas, suatu instansi pemerintah menetapkan indikator dan ukuran kinerja sebagai berikut: a) Menetapkan Indikator dan Ukuran Kinerja
Mengingat penetapan indikator dan ukuran kinerja akan menjadi acuan dalam pelaksanaan anggaran pada tahun anggaran berikutnya, pada tahun berjalan suatu instansi pemerintah sudah wajib menetapkan indikator dan ukuran kinerja pada saat penyusunan RKA kementerian dan lembaga (K/L).
Dalam penyusunan RKA K/L ini suatu instansi pemerintah harus memasukkan visi, misi, tujuan, kebijakan, program, hasil yang diharapkan, kegiatan, dan keluaran yang diharapkan.
Dalam penetapan keluaran yang diharapkan, suatu instansi pemerintah harus memperhatikan keterkaitannya dengan pendanaan, termasuk efisiensi dalam pencapaian hasil dan keluaran tersebut.
Indikator dan ukuran kinerja dikembangkan dengan pendekatan program logis, yaitu rencana strategis organisasi diturunkan dalam sasaran strategis dan program. Setiap program terdiri dari beberapa kegiatan yang kemudian ditetapkan indikator dan ukuran kinerja atas masing-masing kegiatan.
b) Indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi dapat dikembangkan dengan beberapa pendekatan, antara lain
balanced scorecard dengan membuat peta strategi organisasi. Indikator dan ukuran kinerja tiap sasaran strategis yang tergambar dalam peta strategi ini akan memberi gambaran yang jelas bagaimana kinerja organisasi dalam mencapai tujuan dengan strategi yang telah ditetapkan. Setiap sasaran strategis akan ditentukan indikator dan ukuran kinerja yang tepat untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis.
c) Kriteria Indikator
Dalam Permenpan Nomor: PER/09/M.PAN/5/2007 tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU) di Lingkungan Instansi Pemerintah. Penetapan IKU di atas harus memperhatikan karakteristik sebagai berikut:
(1) Spesifik; (2) Dapat dicapai
(4) Menggambarkan keberhasilan sesuatu yang diukur; (5) Dapat dikuantifikasi dan diukur.
Secara best practices, indikator dan ukuran kinerja yang baik harus memenuhi kriteria SMART (spesific,
measurable, attributable, relevant dan timely), yaitu:
Specific: indikator kinerja yang disusun harus jelas
agar tidak ada kemungkinan kesalahan penafsiran (intepretasi).
Measurable: indikator dan ukuran kinerja yang disusun
harus menggambarkan sesuatu yang jelas atau dapat diukur dengan obyektif.
Attributable: indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan harus bermanfaat untuk kepentingan pengambilan keputusan.
Relevant: indikator dan ukuran kinerja harus sesuai
dengan ruang lingkup program/kegiatan, serta dapat menggambarkan hubungan sebab akibat antarindikator dan ukuran kinerja.
Timely: Indikator dan ukuran kinerja yang disusun
harus didukung oleh ketersediaan data yang dapat diperoleh pada waktu yang tepat dan akurat, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan pada saat yang dibutuhkan.
d) Penetapan kinerja (Tapkin)
Tapkin merupakan bentuk kontrak kinerja yang akan dicapai para pejabat struktural yang bertanggung jawab sebagai pelaksana kegiatan pada masing-masing uni, yang diatur dalam SE Menpan Nomor: SE/31/M.PAN/12/2004 tanggal 13 Desember 2004
tentang penetapan kinerja. Tapkin adalah penetapan kinerja yang merupakan rencana kinerja yang disepakati bersama dan ditetapkan mulai Eselon II ke atas secara berjenjang sesuai dengan kedudukan, tugas, fungsi, dan kebutuhan instansi, serta unit organisasi masing-masing. 2) Indikator dan ukuran kinerja tingkat kegiatan dan pegawai
Indikator dan ukuran kinerja tidak cukup hanya pada tingkat instansi. Indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi yang telah ditetapkan kemudian dijabarkan ke dalam tingkatan unit organisasi yang lebih rendah. Proses penjabaran indikator dan ukuran kinerja ini didahului dengan kegiatan penyelarasan sasaran strategik antar atasan dan bawahan. Proses ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa kegiatan unit kerja organisasi tingkat yang lebih rendah sejalan dan mendukung upaya atasannya untuk mencapai misi dan tujuan organisasi. Setelah sasaran strategis diselaraskan, selanjutnnya ditetapkan indikator dan ukuran kinerja yang tepat untuk masing-masing sasaran strategis setiap tingkatan eselon.
Setelah penetapan indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi dilanjutkan dengan penjabaran (cascading) indikator dan ukuran kinerja pada tingkat-tingkat (pejabat) di bawahnya. Indikator dan ukuran kinerja di tingkat yang lebih rendah menunjukkan kontribusi tiap unit dalam pencapaian tujuan instansi pemerintah. Penetapan indikator dan ukuran kinerja tingkat unit kerja dan pegawai sedapat mungkin memperjelas kontribusi unit kerja terhadap pencapaian strategi Instansi pemerintah.
Proses penjabaran (cascading) pada dasarnya adalah mengidentifikasi inisiatif strategis yang dilakukan untuk mencapai sasaran strategis instansi pemerintah. Inisatif tersebut merupakan kegiatan dan proses yang dilakukan oleh unit-unit yang lebih rendah dari tim bahkan pegawai dalam organisasi.
Proses penjabaran indikator dan ukuran kinerja ini merupakan suatu proses yang dilakukan instansi pemerintah untuk memberi keyakinan bahwa setiap kegiatan yang dilakukan mendukung tercapainya sasaran strategik yang lebih tinggi. Dengan indikator dan ukuran kinerja yang tepat untuk setiap unit dan pegawai, maka capaian indikator dan ukuran kinerja dengan baik pada setiap kegiatan secara keseluruhan menunjukkan kinerja organisasi dalam mencapai tujuan.
Proses penjabaran indikator dan ukuran kinerja sebagai berikut:
Gambar 3.1
a) Tetapkan sasaran strategis instansi pemerintah yang terkait dengan unit kerja;
b) Identifikasi kegiatan dan proses yang menjadi inisiatif strategis untuk mencapai sasaran strategis untuk per jenjang unit kerja sampai dengan pegawai. Model Keselarasan Inisiatif Strategis dapat digunakan dalam pengembangan inisiatif strategis per tingkat jabatan (lihat gambar 1);
c) Tetapkan indikator dan ukuran kinerja untuk masing-masing inisiatif strategis;
d) Tetapkan target kinerja setiap indikator dan ukuran kinerja;
e) Tetapkan informasi/data yang diperlukan untuk mengukur kinerja atas setiap indikator dan ukuran kinerja.
Outcome
Penetapan outcome dalam suatu instansi pemerintah harus mampu memadukan keluaran (output) yang dihasilkan dalam pelaksanaan anggaran dengan rencana strategis dan tujuan suatu instansi pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, langkah-langkah yang diperlukan dalam penyusunan outcome adalah:
- Mengidentifikasi visi dan misi, serta sasaran jangka menengah yang ingin dicapai oleh suatu instansi pemerintah;
- Menetapkan hasil yang diharapkan atas suatu program atau kegiatan yang dilaksanakan.
Outcome suatu instansi pemerintah umumnya relatif sulit diukur pada tingkat kegiatan sehingga outcome dapat diukur pada tingkat yang lebih tinggi, seperti pada unit eselon I atau tingkat K/L, pemerintah provinsi/kabupaten/ kota.
Output
Output merupakan indikator dan ukuran kinerja minimal
yang wajib ditetapkan pada setiap tingkat kegiatan atau program yang ada pada unit-unit pelaksana. Ukuran output dapat berupa satuan barang dan/atau jasa yang dihasilkan dari suatu kegiatan atau program yang diharapkan dapat mendukung pencapaian tujuan dan rencana strategis suatu instansi pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun output adalah:
- Mengidentifikasi sasaran dan rencana kerja tahunan;
- Menilai kesesuaian atau keselarasan antara rencana kerja tahunan dengan RPJMN/D;
- Menetapkan ukuran kinerja dari program atau kegiatan sebagaimana tertuang dalam rencana kerja tahunan yang telah dilakukan revisi atau penyesuaian terhadap pencapaian sasaran jangka menengah;
- Mengkuantifikasi ukuran kinerja dalam bentuk satuan antara lain:
- Barang (unit/buah/paket); - Jasa (orang/paket/kegiatan); - Waktu (hari/bulan/tahunan).
c. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Tahap pengembangan berkelanjutan merupakan tahap kegiatan reviu atas kecukupan indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan dan analisis data capaian kinerja instansi pemerintah.
1) Reviu atas kecukupan Indikator dan ukuran kinerja
PP SPIP mengatur bahwa instansi pemerintah mereviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketepatan dan keandalan indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan. Penetapan indikator dan ukuran kinerja merupakan kebebasan (diskresi) dari instansi pemerintah yang bersangkutan. Oleh karena itu, sangat penting untuk menguji dan memastikan kecukupan indikator kinerja yang ditetapkan.
Instansi Pemerintah secara berkala mereviu dan memvalidasi kebenaran dan integritas dari indikator dan ukuran kinerja untuk tingkat instansi, kegiatan, dan pegawai. Validasi dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja digunakan untuk tujuan pengendalian operasional dan pelaporan keuangan. Validasi dapat digunakan dengan menggunakan kriteria indikator kinerja yang baik, yaitu: spesifik/jelas, relevan, dapat diukur secara obyektif, dan pengumpulan data yang berbiaya efektif (cost effective).
Reviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketepatan dan keandalan indikator dan ukuran kinerja juga dilakukan karena pada dasarnya suatu instansi pemerintah terus bergerak secara dinamis, sesuai dengan perkembangan
menyebabkan adanya perubahan rencana strategis serta tugas dan fungsi suatu organisasi. Adanya perubahan ini perlu direspon dengan mereviu dan memvalidasi indikator dan ukuran kinerja secara periodik untuk memastikan bahwa:
- indikator dan ukuran kinerja telah ditetapkan dengan tepat, mengarahkan pencapaian kegiatan sesuai dengan rencana strategis yang ditetapkan; dan
- indikator dan ukuran kinerja telah cukup andal dalam menjamin pencapaian kinerja sesuai dengan yang ditargetkan.
Reviu atas indikator dan ukuran kinerja juga bertujuan untuk mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja.
Bila dalam reviu diperoleh kesimpulan adanya ketidaktepatan atau ketidaklayakan penetapan indikator dan ukuran kinerja, maka harus diperbaiki dan disesuaikan, bila perlu dicarikan indikator dan ukuran kinerja pengganti (surrogate) yang lebih menggambarkan ketercapaian sasaran strategis.
2) Pendekatan reviu kecukupan kinerja
Reviu terhadap indikator dan ukuran kinerja merupakan langkah penting karena berguna untuk menjamin bahwa indikator dan ukuran kinerja telah memenuhi kriteria yang diinginkan dan mampu memotivasi pimpinan dan pegawai dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik. Pendekatan reviu secara umum memiliki langkah-langkah sebagai berikut:
(a) Lakukan identifikasi terhadap indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan oleh suatu instansi pemerintah;
(b) Lakukan penilaian apakah indikator dan ukuran kinerja tersebut telah sejalan dengan:
- Rencana strategis instansi pemerintah yang meliputi visi, misi, tugas, dan fungsinya. Reviu ini dilakukan terutama untuk menjamin bahwa outcome yang
dihasilkan telah sejalan dengan visi dan misi suatu K/L atau pemerintah provinsi/kabupaten/kota.
- Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional/Daerah (RPJMN/D) suatu kementerian/lembaga (K/L).
Reviu ini dilakukan untuk menilai apakah indikator dan ukuran kinerja pada tahun yang bersangkutan dan tahun-tahun sebelumnya telah mengacu pada indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan dalam target lima tahunan. Bila terdapat ketidaksesuaian atau ketidakselarasan harus segera direvisi.
(c) Lakukan analisis kewajaran penetapan target kinerja dengan membandingkan capaian realisasi kinerja tahun-tahun sebelumnya. Analisis ini untuk meyakini kewajaran penetapan target kinerjanya.
Berdasarkan hasil analisis di atas dapat diperoleh kemungkinan hasil sebagai berikut:
- Apabila capaian kinerja beberapa tahun cenderung lebih tinggi atau sebanding dengan target kinerjanya, maka perlu dilakukan penilaian apakah capaian
tinggi/berhasil ataukah karena penetapan target kinerjanya yang terlalu rendah sehingga mudah dicapai.
- Apabila capaian kinerja beberapa tahun cenderung di bawah target kinerja, maka perlu dicermati apakah kegagalan pencapaian ini karena rendahnya kinerja ataukah karena penetapan target kinerja yang terlalu tinggi sehingga tidak mungkin untuk dicapai.
(d) Lakukan survei terhadap pimpinan dan pegawai yang terlibat dengan pengembangan dan pengukuran indikator dan ukuran kinerja yang telah berjalan.
Berdasarkan hasil survei dapat dinilai kemungkinan dapat dilaksanakan dan relevansinya indikator dan ukuran kinerja dalam mendorong pencapaian kinerja suatu instansi pemerintah.
3) Metode Reviu
Metode reviu kecukupan indikator dan ukuran kinerja dapat menggunakan empat aspek penilaian, yaitu Relevant, Appropriate, Comprehensive, dan Fairly Represent.
a) Relevant. Suatu indikator dan ukuran kinerja disebut relevan apabila indikator dan ukuran kinerja tersebut mempunyai hubungan yang logis dengan tujuan dan sasaran instansi pemerintah dan secara jelas menunjukkan
output dan outcome yang mengomunikasikan apa yang
akan diukur. Tujuan dan sasaran instansi pemerintah yang tercantum dalam pernyataan visi, misi, strategi, program, atau kegiatan akan digunakan dalam menilai relevansi suatu indikator dan ukuran kinerja.
b) Appropriate. Indikator dan ukuran kinerja dikatakan
Appropriate (tepat) apabila memungkinkan para pengguna untuk menilai:
(1) Capaian kinerja dibandingkan target dan tujuan yang ditetapkan (Performance relative to targets and goals); apakah organisasi telah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuannya dan besarnya pencapaian tersebut. Untuk dapat mengidentifikasi kemajuan ke arah target kinerja secara mencukupi, ukuran-ukuran harus secara tepat mewakili target kinerja dan mencakup aspek-aspek utama kinerja instansi pemerintah;
(2) Capaian kinerja dibandingkan dengan kinerja periode sebelumnya (Performance relative to previous performance); indikator dan ukuran kinerja harus memungkinkan pengguna untuk menilai apakah instansi menjadi lebih baik atau bahkan lebih buruk dalam melakukan apa yang menjadi kewajiban mereka. Oleh karena itu, indikator dan ukuran kinerja harus dihubungkan dengan indikator dan ukuran kinerja sebelumnya dan mengarah pada penyediaan informasi yang mencukupi untuk membuat suatu trend;
(3) Capaian kinerja dibandingkan dengan kinerja organisasi sejenis (Performance relative to the performance of similar organizations); indikator dan
ukuran kinerja harus memungkinkan pengguna untuk menentukan posisi instansi pemerintah ketika diperbandingkan dengan instansi pemerintah sejenis lainnya, baik di dalam negeri maupun di negara lain dan di antara grup klien dalam satu wilayah. Contoh, tingkat kinerja pada satu wilayah dapat digunakan sebagai target bagi wilayah lainnya, atau kinerja pada satu unit internal dengan unit lainnya yang serupa;
(4) Capaian kinerja dibandingkan dengan standar umum atau standar mutu produk (Performance relative to
industry standards); Pembandingan dengan standar
industri atau standar profesi/asosiasi yang umum diterima seperti standar desain bangunan, standar struktur jalan raya, dan sebagainya.
(5) Fairly Represent (Representasi yang sahih/wajar). Untuk menentukan bahwa indikator dan ukuran kinerja tersebut telah merupakan representasi yang sahih/wajar dari kinerja instansi pemerintah, maka indikator dan ukuran tersebut harus memiliki hubungan yang jelas dengan kinerja yang dimaksud atau ditunjukkan sebagai alat memrediksi kejadian, indikator, dan ukuran kinerja, juga tidak terlalu dipengaruhi oleh faktor-faktor di luar kendali organisasi. c) Comprehensive. Indikator dan ukuran kinerja harus memberikan gambaran yang menyeluruh tentang kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian, indikator dan ukuran kinerja harus mencakup semua area-area penting dan utama dari output dan outcome instansi pemerintah dan menyediakan kumpulan (range) indikator dan ukuran kinerja yang cukup bagi para pengguna untuk menilai kinerja. Indikator dan ukuran kinerja yang disajikan mungkin relevan dan tepat terhadap suatu output atau
outcome, tetapi ada kemungkinan indikator dan ukuran
kinerja tersebut tidak cukup (deficient) sehingga tidak mencakup semua area kunci untuk penilaian kinerja.
Untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai tingkat kecukupan masing-masing aspek tersebut, instansi pemerintah dapat mengembangkan suatu tolok ukur-tolok ukur untuk setiap aspek penilaian disesuaikan dengan kondisi masing-masing.
4) Analisis kinerja
PP SPIP mengatur bahwa data capaian kinerja dibandingkan secara terus-menerus dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut.
Analisis dilakukan sebagai upaya untuk melihat kewajaran penetapan target kinerja dengan membandingkan capaian realisasi kinerja tahun-tahun sebelumnya.
Kewajaran target dapat dilihat dengan menganalisis:
Sejauh mana keseluruhan output dan outcome kegiatan telah memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran dan tujuan;
Ada tidaknya gap kinerja, serta mengetahui apa penyebabnya;
Ada tidaknya faktor faktor yang menyebabkan kegagalan; Permasalahan apa saja yang muncul;
Bagaimana permasalahan diatasi.
Pimpinan instansi harus menyakinkan diri bahwa atas indikator dan ukuran kinerja telah ditetapkan target yang realistis, diukur capaiannya, dan dimonitor secara berkala untuk mengetahui realisasi dibandingkan dengan rencana atau standar. Selanjutnya, dilakukan evaluasi gap kinerja sehingga langkah perbaikan yang diambil tepat.
Evaluasi secara umum ditujukan untuk mengkonversi data kinerja menjadi informasi tentang bagaimana kinerja saat itu dan apa yang sedang terjadi, serta mengetahui mengapa terjadi deviasi dari yang ditargetkan atau dari kinerja rata-rata di lingkungan instansinya.
Adapun manfaat analisis data pengukuran kinerja antara lain: a) Memperbaiki standar kinerja
Penetapan target harus sesuatu yang menantang (challenging), tetapi realistis. Kadang-kadang capaian kinerja bisa jadi secara internal sudah tercapai dengan baik, namun bila dilakukan benchmarking terhadap standar kinerja, misal standar pelayanan masih belum bagus.
Untuk mencapai perbaikan berkelanjutan, standar harus