BAB 4 PEMBAHASAN
4.1 Requirmenet Planning
4.1.1 Tahap Pengumpulan Data dan Syarat-syarat Informasi
Sejarah berdirinya PKPU berawal dari kondisi bangsa Indonesia yang mengalami krisis pada tahun 1997, kondisi ini tentu saja mempengaruhi kondisi perekonomian bangsa dan rakyat Indonesia. Menyikapi krisis yang berkembang, 17 September 1998, sejumlah anak- anak muda yang enerjik melakukan aksi sosial di sebagian besar wilayah Indonesia.
Menindaklanjuti aksinya, mereka kemudian menggagas entitas kepedulian publik yang bisa bergerak secara sistematis. Maka pada 10 Desember 1999 lahirlah lembaga sosial yang bernama Pos Keadilan Peduli Umat.
Dalam perkembangannya, PKPU menyadari bahwa potensi dana umat yang berasal dari Zakat, Infaq dan Shadaqah sangat besar. Sebagai negara berpenduduk muslim terbesar di dunia, Indonesia bisa mengoptimalkan dana ZIS-nya untuk memberdayakan masyarakat miskin.
Pada 8 Oktober 2001, PKPU mendapat pengukuhan sebagai Lembaga Amil Zakat Nasional sesuai SK Menteri Agama RI No. 441. Hal ini membuktikan bahwa kepercayaan masyarakat kepada PKPU semakin besar.
Pada hari Selasa, 22 Juli 2008, Lembaga Kemanusiaan Nasional PKPU telah memperoleh register di PBB sebagai lembaga dengan status ”Special Consultative Status” dari Economic and Social Council (Ecosoc). 4.1.1.1.1 Visi Pos Keadilan Peduli Umat (PKPU)
Pos Keadilan Peduli Umat memiliki visi :
“Menjadi Lembaga Terpercaya Dalam Membangun Kemandirian.” 4.1.1.1.2 Misi Pos Keadilan Peduli Umat (PKPU)
Misi Kemanusiaan yang kami lakukan meliputi kegiatan : 1. Mendayagunakan program rescue, rehabilitasi pemberdayaan
untuk mengembangkan kemandirian.
2. Mengembangkan kemitraan dengan masyarakat, perusahaan, pemerintah dan lembaga swadaya masyarakat dalam dan luar negeri.
3. Memberikan pelayanan informasi, edukasi dan advokasi kepada masyarakat penerima manfaat (beneficiaries).
4.1.1.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Direktur Utama Direktur Keuangan dan IT Direktur Penghimpunan Direktur Pendayagunaan Deputi Jaringan Aliansi Strategis Deputi SDM dan Layanan Pendukung Divisi Layanan Langsung
4.1.1.2Sistem Berjalan
4.1.1.2.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Penentuan mustahik dan penyaluran dana zakat pada lembaga PKPU terpusat pada Divisi Layanan Langsung dengan program khusus yang dinamakan Layanan Charity (Lacy).
Adapun proses bisnis sistem penentuan mustahik dapat diilustrasikan dalam gambar berikut :
Gambar 4.2 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Ilustrasi proses bisnis sistem berjalan diatas akan diuraikan lebih detail dibawah ini :
1. Sistem penerimaan proposal
Dana zakat yang akan disalurkan oleh PKPU disesuaikan dengan jumlah proposal yang masuk. Artinya untuk dapat menerima dana zakat, calon mustahik harus mengajukan terlebih dahulu proposal
pengajuan, kecuali ada program (agenda) yang sekaligus pemberian bantuan dana zakat. Penyaluran dana zakat dilaksanakan tiap satu bulan dengan rata-rata proposal yang masuk tiap bulannya sekitar 80 – 100 buah proposal. Namun, tidak semua proposal yang masuk akan diberikan dana zakat, karena proposal yang masuk akan diproses lebih jauh. Proposal hanya akan diproses jika memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh PKPU. Adapaun syarat proposal yang harus dipenuhi oleh calon mustahik antara lain :
1. Surat permohonan tertulis 2. Foto Copy KTP
3. Foto Copy KK
4. Surat Keterangan Tidak Mampu dari Kelurahan
5. Surat Keterangan Instansi bersangkutan sesuai Kebutuhan (medis, sekolah dll).
Jika data yang diserahkan mustahik dalam proposal tidak meragukan akan langsung diproses untuk penentuan diterima atau tidak oleh manajer Divisi Layanan Langsung. Jika data mustahik meragukan, maka akan dilakukan survey lokasi.
2. Survey lokasi
Prosedur selanjutnya adalah survey lokasi (tempat tinggal) calon mustahik. Survey dilakukan terhadap data-data yang dianggap meragukan. Hal ini dimaksudkan agar dapat dipastikan kevalidan data proposal dengan data lapangan nantinya, sehingga penyaluran dana
zakat tepat sasaran. Survey lokasi dilakukan oleh Divisi Layanan Langsung atau dari relawan yang ditugaskan. Setelah mendapatkan data survey, selanjutnya akan dilakukan pengecekan data proposal dengan hasil survey di lapangan. Jika sesuai akan diproses oleh manajer untuk penentuan diterima atau tidak.
3. Keputusan layak, ditangguhkan atau tidak layak diberikan dana zakat. Hasil verifikasi persyaratan proposal dan hasil survey akan diproses selanjutnya oleh manajer Divisi Layanan Langsung. Hasil verifikasi, masukan dan pertimbangan dari bagian staf Layanan Langsung akan menjadi pertimbangan bagi manajer dalam menentukan dan memutuskan layak atau tidak layaknya seseorang menjadi mustahik (berhak atau tidak menerima dana zakat) atau memutuskan untuk menangguhkan pemberian dana zakat, karena beberapa alasan, diantaranya ketidaktersediaan dana pada bulan tersebut. Penangguhan biasanya sampai bulan berikutnya. Bagi mustahik yang sudah dinyatakan layak, pemberian dana bantuan zakat akan diberikan dengan prosedur atau alur sebagai berikut :
a). Dana zakat diberikan secara langsung kepada mustahik hari itu juga.
b). Mustahik akan dihubungi untuk pengambilan dana zakat.
c). Mustahik menghubungi pihak PKPU sesuai dengan akad perjanjian kapan mustahik dapat menghubungi PKPU untuk pengambilan dana zakat.
Dari semua proposal yang masuk tiap bulan, tidak semua akan diberikan dana pada bulan tersebut. Tiap bulannya PKPU menyalurkan dana zakat dengan program Layanan Charity sekitar 50 – 60 mustahik atau sesuai dengan dana yang ada di bulan tersebut. Proposal yang memang sudah diterima tapi dana tidak mencukupi akan ditangguhkan sampai bulan berikutnya dengan tetap mempertimbangkan aspek prioritas. Sedangkan proposal yang ditangguhkan karena kelengkapan persyaratan administrasi yang belum memenuhi persyaratan akan ditunggu sampai persyaratannya benar-benar lengkap.
4.1.1.2.2 Diagram Alir Sistem Berjalan
4.1.1.2.3 Use Case Diagram Sistem Berjalan 1. Identifikasi Actor
Dari uraian proses bisnis diatas dapat diketahui actor yang ada dalam sistem berjalan.
Tabel 4.1 Daftar Actor Sistem Berjalan
No Actor Description
1. Mustahik Yang mengajukan proposal bantuan dana zakat 2. Staf Divisi Layanan
Langsung
Yang menerima dan memverifikasi kelengkapan persyaratan proposal
3 Manajer Divisi Layanan Langsung
Yang menentukan diterima atau tidak sebagai mustahik
2. Use Case Diagram Sistem Berjalan
3. Identifikasi Use Case Diagram Sistem Berjalan
Setelah mengetahui use case diagram sistem berjalan akan dijelaskan lebih detail daftar use case diagram yang terdapat dalam sistem berjalan.
Tabel 4.2 Identifikasi Use Case Sistem Berjalan
No Use Case Name Description Actor
1 Ajukan proposal use case ini digunakan untuk mengajukan proposal pengajuan dana zakat
Mustahik
2 Verifikasi persyaratan proposal
use case ini digunakan untuk memverifikasi persyaratan proposal
Staf Layanan Langsung 3 Catat data proposal
masuk
use case ini digunakan untuk mencatat keterangan biodata calon mustahik yang ada dalam proposal masuk
Staf Layanan Langsung
4 Menerima dana zakat use case ini digunakan untuk menerima dana zakat oleh mustahik
Mustahik
5 Survey lokasi use case ini digunakan untuk melakukan survey ke lokasi tempat tinggal calon mustahik
Staf Layanan Langsung 6 Verifikasi hasil survey use case ini digunakan untuk memverifikasi hasil
survey
Staf Layanan Langsung 7 Validasi proposal use case ini digunakan untuk memvalidasi
proposal yang masuk
Manajer Layanan Langsung
8 ACC mustahik use case ini digunakan untuk meng-ACC proposal yang akan menjadi mustahik
Manajer Layanan Langsung
9 Catat data mustahik ACC
use case ini digunakan untuk mencatat data mustahik yang sudah di ACC
Staf Layanan Langsung 10 Menyerahkan dana zakat use case ini digunakan untuk menyerahkan dana
zakat kepada mustahik yang sudah di ACC
Staf Layanan Langsung
4.1.2 Tahap Identifikasi Sistem untuk Menyelesaikan Masalah di PKPU