4.1.2 Pelaksanaan Audit Internal pada Perusahaan Air Minum (PDAM)
4.1.2.3 Tahap Perencanaan
Program audit disusun agar pelaksanaan audit lebih terarah dan pelaksanaannya lebih efektif sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Untuk menghasilkan audit yang efektif dan efisien, maka diperlukan suatu rencana audit yang lengkap, terarah menyeluruh dan terpadu. Rencana audit tersebut dituangkan ke dalam suatu bentuk Program Pemeriksaan Operasional. Program pemeriksaan Operasional adalah suatu pemeriksaan yang dimaksudkan
sebagai penilaian terhadap cara pengelolaan suatu organisasi dan bertujuan membantu pimpinan organisasi tersebut untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik. Penilaian tersebut adalah penilaian yang sistematis dan obyektif atas operasi manajemen untuk perbaikan dan pengembangannya di waktu yang akan datang. Pemeriksaan operasional ditekankan pada penilaian terhadap cara-cara manajemen mengelola sumber dana dan daya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bagi suatu kegiatan/program.
Program pemeriksaan ini bertujuan untuk menilai kegiatan (prestasi kerja dan kinerja), mengidentifikasi berbagai kelemahan sistem pengendalian manajemen untuk perbaikan dan mengembangkan rekomendasi bagi perbaikan atau tindak lanjut. Program pemeriksaan audit internal pada PDAM ini disebut Program Kerja Pemeriksaan Tahunan Satuan Pengawasan Intern. Dalam program kerja pengawasan pada PDAM, proses pemeriksaan dimulai dari perencanaan atas kegiatan pengawasan dan pemeriksaan yang memadai agar pelaksanaan pemeriksaan dapat berjalan efektif. Perencanaan itu dituangkan dalam Program Kerja Pemeriksaan Tahunan.
Program audit terdiri dari tujuan, sasaran, ruang lingkup, organisasi pelaksana audit, norma audit serta instruksi-instruksi, hal tersebut diuraikan sebagai berikut :
A. Tujuan Audit
1. Melaksanakan pengawasan fungsional berdasarkan Program pengawasan Tahunan (PKPT) Tahun 2008 yang meliputi audit keuangan, audit operasional, audit pembangunan, audit umum dan audit khusus.
2. Melaksanakan pengawasan fungsional untuk dapat mengendalikan manajemen di setiap unit kerja.
3. Melaksanakan program-program efektivitas, efisiensi dan penghematan yang direncanakan perusahaan.
4. Mendorong dan memantau penyelesaian tindak lanjut temuan pemeriksaan ekstern dan intern.
5. Melakukan penyelesaian tindak lanjut temuan pemeriksaan ekstern dan intern serta penyelesaian pengaduan masyarakat ataupun pengaduan unit kerja terkait di lingkungan PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum) di Kota Bandung.
B. Sasaran Audit
Sasaran audit atau sasaran pemeriksaan, merupakan kegiatan terhadap objek yang diduga memerlukan perbaikan. Sasaran audit ini terdiri dari :
1. Pemeriksaan Kehematan (ekonomi)
Konsep kehematan berhubungan dengan meminimalkan biaya dari sumber daya yang digunakan untuk suatu kegiatan dengan memperhatikan pada kualitas yang tepat. Dapat juga dikemukakan bahwa ekonomi berhubungan dengan cara berbagai sumber daya disediakan.
2. Pemeriksaan daya guna (efisiensi)
Konsep efisiensi berkaitan dengan hubungan antara keluaran yaitu barang, jasa atau hasil lainnya dengan sumber daya yang digunakan.
3. Pemeriksaan hasil guna (efektivitas)
Konsep efektivitas bersangkutan dengan tingkat pencapaian tujuan dan hubungan antara pengaruh dari yang diharapkan dengan pengaruh yang sesungguhnya dalam suatu kegiatan.
Dalam melaksanakan audit internal, perusahaan menitikberatkan sasaran audit dalam 2 (dua) aspek, yaitu :
1. Pemeriksaan operasional
Pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan kinerja yang dimaksudkan dalam penilaian seluruh kegiatan perusahaan, sasaran dalam operasional perusahaan mencakup :
a. Sistem pengendalian manajemen.
b. Ketaatan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku dan ketertiban dalam pelaksanaan.
c. Efisiensi, efektivitas dan ekonomis penggunaan sumber daya, dana dan sarana.
2. Pemeriksaan keuangan
Sasaran pemeriksaan keuangan meliputi :
a. Penilaian sistem pengendalian akuntansi keuangan.
b. Pemeriksaan kelengkapan dan kewajaran laporan pertanggungjawaban keuangan.
c. Pemeriksaan ketaatan terhadap ketentuan yang berlaku. d. Pemeriksaan terhadap pengamanan kekayaan negara. e. Pengkajian ulang analisis laporan keuangan.
C. Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit ini meliputi semua aspek manajemen yang perlu mendapat perhatian untuk diperbaiki dan ditingkatkan mutu penanganannya oleh manajemen atas kegiatan atau program yang diperiksa.
Aspek-aspek manajemen dalam PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum), yang merupakan bagian dari aspek dalam pengawasan SPI, yaitu :
1. Tupoksi
Tupoksi merupakan Tujuan Pokok dan Fungsi. Di mana SPI menilai mengenai kesesuaian terhadap program pelaksanaan dengan tujuan pokok dan fungsi yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2. MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)
Manajemen sumber daya manusia ini merupakan pengelolaan sumber daya manusia di mana SPI menilai mengenai peningkatan keahlian seperti pelatihan dan penataan staf tenaga yang berpotensi, dengan diadakannya Diklat PDAM Kota Bandung.
3. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana ini merupakan asset barang atau inventory perusahaan. Aspek ini menitikberatkan kepada keefektifan penggunaan barang.
4. Metoda Kerja
Aspek ini merupakan salah satu aspek di mana SPI melakukan penilaian mengenai langkah-langkah atau mencari metode kerja yang paling baik dalam pelaksanaan kegiatannya.
5. Keuangan
Aspek terakhir merupakan aspek keuangan, di mana SPI melakukan pemeriksaan terhadap keefisienan dan keefektifan terhadap keuangan, serta kesesuaiannya dengan Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum (PABU).
D. Organisasi Pelaksana Audit
Di dalam pelaksanaan audit organisasi yang terlibat di dalamnya yaitu Satuan Pengawasan Internal, berkedudukan di daerah kerja meliputi wilayah kerja PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum) yang dipimpin oleh Kepala Audit Internal.
E. Kebijakan Audit
Kebijakan audit pengawasan dari Satuan Pengawasan Intern (SPI) dari PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum) ini mangalami perubahan dari waktu ke waktu, pada PDAM mangalami tiga perubahan dalam menetapkan kebijakan, di antaranya sebagai berikut :
1. Watch Dog :
Watch dog merupakan sebutan bagi seorang auditor, yang berarti auditor malakukan pemeriksaan dengan mencari-cari kesalahan auditee. Dengan kebijakan ini auditor memeriksa mencakup beberapa faktor, di antaranya : a. Pendekatan birokrasi
b. Berorientasi hukum c. Instruktif
d. Memberi solusi 2. Conseling partner
Conseling partner merupakan suatu kebijakan di mana pihak auditor diposisikan sebagai konsultan, di mana auditee dapat berkonsultasi mengenai pelaksanaan tugasnya. Auditor pun memberikan nasihat kepada manajemen. Dalam kebijakan conseling partner, meliputi beberapa aspek sebagai berikut :
a. Koordinatif b. Partisipatif c. Konsultatif
3. Quality Assurance catalyst
Quality assurance catalyst merupakan kebijakan baru yang dipakai oleh PDAM. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang lebih memberikan assurance atau jasa kepada auditee atau manajemen. Kebijakan ini berupa :
b. Monitoring atas temuan c. Evaluasi hasil temuan.
F. Instruksi-instruksi
Instruksi merupakan sejumlah perintah tertulis yang menjadi patokan audit internal dalam menjalankan tugasnya dengan baik dan sesuai prosedur yang ditetapkan. Instruksi ini bisa merupakan instruksi-instruksi khusus dari Direktur Utama dan Kepala SPI (Satuan Pengawasan Intern). Instruksi ini disesuaikan dengan kegiatan yang diperiksa oleh auditor internal.
G. Norma Audit
Bagi PDAM berlaku norma audit SPI BUMN atau BUMD. Norma-norma tersebut antara lain :
1. Norma Umum
Norma umum merupakan kaidah, aturan atau ukuran mutu yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang yang harus ditaati dalam rangka pelaksanaan fungsi audit agar dapat dicapai mutu pelaksanaan audit dan mutu laporan yang dikehendaki.
2. Norma Pelaksanaan
Norma pelaksanaan mencakup mengenai pekerjaan audit yang harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan tersebut meliputi, hasil pemeriksaan yang lalu, jenis dan luas pekerjaan yang akan
dilakukan, tenaga dan sarana lainnya yang akan dipergunakan, bentuk dan isi laporan yang akan dibuat.
3. Norma Pelaporan
Norma pelaporan mencakup hal-hal mengenai pelaporan yang dibuat harus sesuai dengan penugasan yang telah ditetapkan. Pelaporan tersebut harus memuat :
a. Temuan dan simpulan pemeriksaan secara obyektif serta rekomendasi yang konstruktif.
b. Lebih mengutamakan usaha perbaikan atau penyempurnaan daripada kritik.
c. Mengemukakan penjelasan obyek yang diperiksa mengenai hasil pemeriksaan.
4. Norma Tindak lanjut
Audit internal harus mengikuti tindak lanjut atas temuan-temuan audit yang dilaporkan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil dan dilaksanakan oleh manajemen.