Pieter Koenders
para peneliti. Karena banyaknya informasi yang terkandung di dalamnya tentang sejumlah negara di Asia dan di Afrika bagian selatan, sudah dari dulu banyak pengunjungnya yang datang dari luar negeri. Hanya saja, luasnya koleksi dan rumitnya tulisan Belanda kuno menyebabkan penelitian dalam arsip ini menyita sangat banyak waktu. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta juga menyimpan arsip VOC yang besar. Maka wajarlah kalau kedua belah pihak menjalin kerja sama. Lagi pula, koleksi di Jakarta dan yang di Den Haag saling mengisi. Karenanya kerja sama kedua arsip akan membawa
manfaat besar, bahkan mutlak diperlukan untuk meningkatkan akses ke arsip-arsip VOC. Dalam bulan Oktober 1997 direktur kedua arsip tersebut menandatangani pernyataan niat meningkatkan akses dan perawatan arsip-arsip VOC. Dalam tahap selanjutnya diharapkan lembaga-lembaga kearsipan di negara-negara lain yang memiliki arsip-arsip VOC juga bisa dilibatkan dalam proyek ini.
Pada waktu yang bersamaan Prof. Dr. Leonard Blussé van Oud-Alblas, guru besar di Fakultas Sastra Universitas Leiden, menyimpulkan bahwa di Asia jarang terdapat pakar-pakar muda yang melakukan penelitian dalam arsip-arsip VOC. Mereka kurang memiliki pengetahuan yang diperlukan dan sebab itu tidak menyadari betapa pentingnya dokumen-dokumen itu bagi penulisan sejarah kawasan mereka sendiri.
Sumber-sumber VOC disimpan oleh beberapa negara. Pertama, di negeri Belanda (1.400 meter). Tetapi volume yang terdapat di Indonesia malah lebih besar lagi (2.500 meter). Di samping itu, dapat ditemukan pula kumpulan yang tidak sedikit di Afrika Selatan (450 meter), Sri Lanka (310), India (64),dan Inggris (15 meter, dibawa ke sana dari kota Malaka). Seluruhnya berjumlah sekitar 25 juta halaman berisikan informasi.
Menyambung rencana-rencana Nationaal Archief dan Universitas Leiden, pada tahun 1998 Nationale UNESCO Commissie negeri Belanda mengajukan usul menjalankan prosedur pencantuman arsip-arsip VOC ke dalam Memory of the World Register yang disusun oleh UNESCO.
Langkah ini diambil setelah sifat register tersebut
mengalami perubahan. Hingga saat itu, yang dimasukkan dalam daftar itu hanya dokumen- Terlaksananya penyusunan inventaris menyeluruh
ini bukanlah aktivitas yang berdiri sendiri, tetapi termasuk dalam kerangka aktivitas internasional yang lebih luas, yaitu program yang bernama
Towards a New Age of Partnership (TANAP), yang
telah berlangsung selama tahun 1999-2007. Di samping itu sedang berlangsung kerja sama jangka panjang antara kedua arsip yang paling banyak menyimpan dokumen-dokumen VOC, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Nationaal Archief di Den Haag, negeri Belanda. Kerja sama ini malah lebih luas dan berlangsung lebih lama daripada proyek TANAP. Dalam karangan ini kami hendak menjelaskan keterkaitan semua aktivitas tersebut.
Rancangan program TANAP
Menjelang akhir abad ke-20 disusun sejumlah rencana berkaitan dengan arsip-arsip Verenigde Oostindische Compagnie (VOC). Di bawah ini kami
menyebut para pemrakarsa dan tujuan mereka. Universiteit Leiden:
a. melakukan penelitian di bidang perubahan ekonomis dan sosial di Asia serta di bagian selatan Afrika pada awal zaman modern; b. mendidik generasi baru peneliti-peneliti dari
Asia, Afrika, dan Eropa, dengan maksud membangun jaringan internasional para akademisi.
Het Nationaal Archief di Den Haag:
a. meningkatkan akses ke arsip-arsip VOC dengan bantuan pelbagai teknik digital; b. meningkatkan pengelolaan arsip-arsip VOC; De Nationale UNESCO Commissie (Komisi
nasional
UNESCO di negeri Belanda):
a. mengamankan arsip-arsip VOC yang memang termasuk harta pusaka (heritage) Eropa, Asia,
dan Afrika;
b. menumbuhkan kesadaran tentang arti penting arsip-arsip VOC bagi masyarakat internasional.
Dalam Nationaal Archief di Den Haag, arsip VOC
dokumen tunggal, tetapi kini diikutsertakan pula koleksi-koleksi dokumen, yang dalam keseluruhannya penting bagi penulisan sejarah dunia. Pencantuman dalam Register diharapkan
akan membuat arsip-arsip yang bersangkutan mendapat sorotan, sehingga perawatannya akan lebih terjamin.
Pada tanggal 10 dan 11 Desember 1998 sejumlah pakar arsip, ahli sejarah, dan diplomat dari Asia dan Afrika Selatan berkumpul di Den Haag dan Leiden untuk bertukar informasi mengenai kondisi koleksi-koleksi VOC dan untuk menyusun rencana-rencana demi peningkatan perawatan dan penelitiannya. Perundingan ini menghasilkan program TANAP. Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO)
membiayai pendidikan dan program penelitian sejumlah ahli sejarah muda dari Asia dan Afrika Selatan. Komisi Nasional UNESCO dan Universitas Leiden sendiri memberi sumbangan tambahan. Kegiatan dalam arsip-arsip sendiri didanai oleh Homogene Groep Internationale Samenwerking (Kelompok Terpadu untuk Kerja
Sama Internasional, HGIS). HGIS ini adalah dana yang diisi oleh dua kementerian di negeri Belanda, yaitu Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, dan Ilmu Pengetahuan. Di samping sumbangan yang lumayan besar dari Nationaal Archief, program TANAP sekali-sekali mendapat dukungan keuangan dari beberapa kedutaan Belanda. Lagi pula, arsip-arsip mitra membantu dengan jalan menyediakan tenaga dan fasilitas. Inventaris menyeluruh ke-15 arsip VOC dan lembaga-lembaga pemerintahan kota Batavia yang disimpan di Jakarta ini diterbitkan oleh Brill Publishers di Leiden berkat sumbangan cukup besar dari Philippus Corts Stichting.
Program akademis untuk pendidikan dan penelitian
Universitas Leiden telah menyusun sebuah program pendidikan yang berjalan selama satu tahun bagi sejumlah sejarawan muda terpilih. Dalam program ini mereka mendapat latihan membaca naskah-naskah dalam bahasa Belanda Kuno dan ditatar di bidang sejarah dan struktur VOC. Di samping itu, mereka diharuskan menulis proposal penelitian mereka. Peserta yang proposalnya dinilai terbaik mendapat beasiswa empat tahun untuk meraih gelar doktor/S3. Akhirnya terpilihlah dua puluh calon, yang berasal dari Indonesia, Cina, Singapura, India, Sri Lanka, Jepang, Afrika Selatan, Taiwan, Vietnam, dan negeri Belanda. Penelitian mereka dilaksanakan di bawah bimbingan Onderzoekschool voor Aziatische, Afrikaanse en Amerindische Studiën (CNWS). Hampir
semua calon doktor ini mendapat dua promotor, satu berasal dari negeri Belanda, dan satu lagi seorang pakar dari negeri asal masing-masing. Di samping menggali arsip-arsip VOC di Den Haag, sejarawan mudah itu sejauh mungkin melakukan penelitian pelengkap di wilayah geografis yang menjadi pokok disertasi mereka. Pemimpin umum program beasiswa di atas adalah Prof. Dr. Leonard Blussé van Oud-Alblas. Dr. Hendrik E. Niemeijer adalah pembimbing harian. Penerbit Brill di Leiden menerbitkan disertasi-disertasi yang dihasilkan proyek ini dalam Seri TANAP Monographs on the History of Asian-European Interaction.
Pada tahun 2006 program akademis ini mendapat kelanjutannya yakni program
Encountering a Common Past in Asia (Encompass).
Pesertanya tidak hanya sejarawan muda, tetapi juga arsiparis. Program yang kedua ini berbeda juga dengan proyek TANAP karena mencakup kawasan geografis yang lebih sempit. Kini diutamakan sejarawan dan arsiparis dari Indonesia, kendati di antara pesertanya terdapat pula beberapa peneliti dari negara-negara Asia lainnya. Prof. Dr. Charles Jeurgens, guru besar Ilmu Kearsipan pada Universitas Leiden, memimpin jurusan ilmu kearsipan dalam program Encompass itu dan secara berkala melakukan kunjungan ke Arsip Nasional di Jakarta untuk mengadakan lokakarya dengan para pegawai ANRI.
Tidaklah kebetulan kalau dalam
program lanjutan proyek TANAP ini orang mengikutsertakan tenaga arsip. Selagi TANAP masih berjalan orang sudah mulai menyadari bahwa lembaga-lembaga yang mengelola arsip- arsip VOC kurang memiliki keahlian dan pengalaman yang diperlukan untuk menciptakan sarana akses ke arsip-arsip itu. Tidak hanya para sejarawan, tetapi juga ahli-ahli arsip memerlukan pengetahuan tentang sejarah dan lembaga- lembaga negeri Belanda serta mengenai struktur VOC, dan mestinya sanggup membaca dan memahami naskah-naskah dalam bahasa Belanda Kuno. Hanya jika mereka dilengkapi dengan keterampilan itu, mereka dapat membuka arsip- arsip VOC bagi khalayak ramai.
Proyek-proyek arsip internasional
Proyek-proyek arsip dalam rangka program TANAP dimulai pada tahun 2000. Saat itu terjalin kerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta, De Kaapse Archiefbewaarplaats di Afrika Selatan, National Archives of Sri Lanka di Colombo, dan Tamil Nadu Archive di Chennai, India. Tetapi, keadaan yang berlaku dalam arsip-arsip tersebut
berbeda-beda, dengan akibat programnya terpaksa dipilah menjadi sejumlah sub-program. Situasi bertambah rumit karena arsip-arsip tersebut adalah lembaga-lembaga negara, sehingga untuk mengadakan kerja sama diperlukan persetujuan dari kementerian yang berwenang. Upaya
Nationaal Archief menghubungi semua pihak yang berkepentingan didukung oleh kedutaan Belanda di negara-negara yang bersangkutan.
Dalam rangka proyek arsip ini dijalankan pelbagai kegiatan. Tergantung pada permintaan kantor arsip setempat dan kemungkinan yang terbuka, diselenggarakan kursus bahasa Belanda Kuno, disediakan alat dan bahan-bahan untuk perawatan dokumen, dan diadakan lokakarya mengenai restorasi serta cara menyimpan arsip di iklim tropis. Nationaal Archief mendukung juga upaya melestarikan dokumen-dokumen dengan cara membungkusnya dalam kemasan bebas asam, merekam berkas-berkas unik atau yang terancam dalam mikrofilm, dan mendigitalisasikan inventaris-inventaris, yang jika perlu juga
diperbaiki atau disusun untuk pertama kalinya. Di Cape Town diadakan proyek transkripsi resolusi-resolusi Politieke Raad (Dewan Politik)
wilayah Tanjung Harapan, yang disambung dengan sebuah proyek transkripsi daftar-daftar harta peninggalan Weeskamer (Balai Yatim Piatu)
setempat (dengan bantuan subsidi dari kedubes Belanda di Pretoria dan konsulat jenderal Belanda di Cape Town). Dalam proyek yang disebut terakhir ini perhatian dikhususkan pada data-data yang menyangkut kira-kira 20.000 budak. Di Den Haag diciptakan sarana akses khusus atas apa yang disebut Overgekomen Brieven en Papieren, yaitu
sebuah seri berisikan sekitar 200.000 dokumen yang pernah dikirim ke direksi VOC di Nederland oleh kantor-kantor VOC di Asia dan Afrika Selatan, biasanya dengan perantaraan pusat administrasi perdagangan di Batavia (kini Jakarta). Semua proyek yang bertujuan meningkatkan sarana akses ke arsip-arsip itu dengan sendirinya menghasilkan produk-produk digital, yang memenuhi standar internasional. Karena kini arsip-arsip VOC diluncurkan lewat jalur Internet, penelitian menjadi lebih mudah dan arsip itu mendapat perhatian lebih besar dari masyarakat luas. Di seluruh dunia ada 125 koleksi yang seluruhnya atau untuk sebagian besar terdiri atas berkas-berkas VOC, di antaranya ke-15 koleksi VOC di Jakarta yang diperincikan dalam inventaris menyeluruh ini. Produk-produk digital dapat dipantau lewat www.tanap.net dan di kemudian hari akan ditampung dalam website
www.nationaalarchief.nl. Begitu arsip mitra memiliki fasilitas-fasilitas internet yang memadai, akses-akses yang relevan akan tersedia pula lewat
website-website lain. Proyek-proyek ini dikoordinasi
oleh Dr. Pieter Koenders dari Nationaal Archief di Den Haag.
Kerja sama ANRI dan Nationaal Archief
Bagi Nationaal Archief di Den Haag hubungannya dengan arsip-arsip mitra di Colombo, Cape Town, dan Chennai merupakan pengalaman yang sama sekali baru. Sebaliknya, kerja sama dengan Jakarta sudah berjalan puluhan tahun lamanya. Pada awal tahun 1990-an, hubungan Indonesia- Belanda menjadi agak dingin. Tetapi program TANAP memberi kerja sama ANRI dengan Nationaal Archief dorongan baru. Sesungguhnya, ANRI tidak hanya memiliki dokumen-dokumen VOC, tetapi juga arsip yang terbentuk pada masa pemerintahan Hindia Belanda. Jika koleksi dokumen-dokumen dari kurun waktu 1602- 1942 yang disimpan dalam ANRI dijejerkan, panjangnya sekitar sepuluh kilometer. Maka ANRI dan Nationaal Archief mengikat perjanjian berkenaan dengan seluruh koleksi itu. Lewat program TANAP disediakan dana yang memungkinkan kedua belah pihak untuk lebih dahulu mengolah arsip-arsip VOC.
Pada tahun 2001-2006 tiga tenaga Nationaal Archief ditempatkan di Jakarta untuk melakukan
in company training pada ANRI. Frans van Dijk,
Louisa Balk, dan Diederick Kortlang menatar sejumlah pegawai ANRI, baik di bidang ilmu kearsipan maupun mengenai struktur dan sejarah VOC. Selain itu, keterampilan tenaga ANRI itu dalam membaca bahasa Belanda Kuno ditingkatkan. Karena setiap hari mereka juga harus memerincikan dan menata kembali berkas- berkas arsip, pengetahuan mereka terus diuji sekaligus diperluas. Nama semua pegawai ANRI yang ikut dalam proyek ini disebutkan dalam kolofon buku ini dan dalam bab mengenai sejarah arsip. Kegiatan ini difasilitasi oleh Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Mona Lohanda, M.Phil., Deputi Bidang Konservasi Arsip M. Asichin, SH dan Kepala Sub-Bagian Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 Dra. Ina Mirawati.
Kerja sama di atas menghasilkan Inventaris menyeluruh ini, yang menggantikan inventaris yang telah disusun oleh J.A. van der Chijs, yang terbit pada tahun 1882. Dalam inventaris lama yang sudah berumur 125 tahun itu, tidak dapat ditemukan nomor-nomor yang memberi kita kemungkinan mengidentifikasi dokumen tersendiri. Maka tidak mengherankan kalau sejak tahun 1882 sudah banyak dokumen yang menghilang dari arsip atau digabungkan menurut tema atau tempat asal walau berasal dari berbagai koleksi. Disebabkan pencampuran dokumen-dokumen itu,
acap kali sudah tidak mungkin lagi mengetahui asal muasal dokumen tertentu (yaitu lembaga yang pernah menyusun atau menerimanya). ANRI dan Nationaal Archief meneruskan kerja sama mereka dengan meningkatkan sarana akses ke koleksi-koleksi ini. Dengan maksud itu seorang ahli arsip dari Nationaal Archief akan secara teratur datang ke Jakarta dengan tujuan memberikan saran kepada staf ANRI. Sebaliknya, tenaga ANRI secara berkala didatangkan untuk praktek kerja lapangan di Nationaal Archief di Den Haag untuk memperoleh pengetahuan mengenai metode pengelolaan yang berlaku dalam arsip-arsip Belanda.
Agar informasi dalam arsip dapat diteruskan kepada para peneliti, di samping sarana akses intelektual diperlukan juga sarana fisik. Langkah pertama untuk meningkatkan akses fisik ialah penyempurnaan kemasan dokumen-dokumen, untuk mencegah terjadinya kerusakan mekanis dan kerusakan pada jahitan berkasnya sewaktu dokumennya disimpan dalam depot atau dibawa ke ruang baca. Kini semua dokumen VOC di Jakarta dikemas dalam kardus bebas asam. Di samping itu, diperlukan upaya luar biasa untuk melindungi bahannya daripada gangguan hama, kerusakan kimia atau dampak kelembaban dan sifat-sifat bahannya sendiri. Umpamanya, VOC biasa menggunakan tinta yang dibuat dari buah majakane (galnoot). Kandungan besi dalam tinta
itu cukup tinggi, dan zat besi itu bereaksi dengan bahan kertas yang sudah menjadi asam itu. Maka kertasnya ‘digerogoti’ oleh tinta (inktvraat). Kertas
dimakan oleh tinta sebagaimana besi dimakan oleh karat. Huruf-huruf seakan berkarat dan menembus kertasnya, sehingga muncul sejumlah besar lobang. Pihak Nationaal Archief telah menyediakan alat-alat dan bahan, dan sudah beberapa kali diadakan lokakarya di Jakarta untuk meningkatkan pengelolaan fisik dokumen- dokumen. Segera diketahui bahwa keadaan di daerah katulistiwa jauh berbeda dengan keadaan di negeri Belanda, sehingga diperlukan jalan keluar yang baru. Lagi pula, di negara-negara tropis acap kali tidak tersedia dana secukupnya. Maka pada tahun 2001 ANRI mengadakan konferensi internasional di Jakarta dengan topik perawatan dan pelestarian arsip-arsip di daerah beriklim tropis. Sumbangan pihak Belanda, antara lain, bibliografi beranotasi semua buku dan artikel dalam majalah perihal perawatan dan pelestarian dokumen, termasuk informasi di Internet. Di kemudian hari bibliografi ini diterbitkan dalam
Comma, majalah International Council on Archives yang
berkedudukan di Paris. Selain itu, data-datanya diluncurkan di website GRIP (Gateway for Resources and Information on Preservation and Access) dalam kerja
sama dengan European Commission on Preservation and Access (ECPA) http://www.knaw.nl/ecpa/grip/.
Pada tahun 2003 diadakan konferensi lanjutan di Pulau Curaçao (Antilla Belanda). Direncanakan untuk di masa depan secara teratur mengadakan konferensi-konferensi baru dengan maksud mencari strategi dan jalan keluar yang baru bagi pelestarian warisan budaya tulisan pada jangka panjang.
Dicantumkannya arsip-arsip VOC ke dalam
Memory of the World Register UNESCO pada tanggal
9 Maret 2004 merupakan tonggak sejarah. Pengakuan terhadap pentingnya arsip-arsip VOC tersebut mewajibkan semua pihak yang terlibat untuk mengelola sumber-sumber informasi yang mereka miliki dengan sebaik mungkin dan menciptakan akses maksimal bagi masyarakat luas. Baik perawatan dokumen maupun peningkatan akses merupakan proses berkelanjutan. Terbitnya Inventaris menyeluruh arsip-arsip VOC di Jakarta ini menandakan berakhirnya proyek-proyek yang telah dibiayai dalam rangka program TANAP, sekaligus merupakan titik awal pelbagai kegiatan baru. Kerja sama Arsip Nasional Republik Indonesia dengan pihak Nationaal Archief tidak akan terbatas pada arsip-arsip dari zaman VOC, tetapi akan mencakup seluruh sejarah bersama Indonesia dan negeri Belanda.