2.5 Pengadaan Bahan Pustaka
2.5.2 Tata Cara Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam pengadaan bahan pustaka bertujuan mengatur mekanisme pemilihan bahan pustaka yang akan dibeli oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan masyarakat yang dilayaninya.
Menurut Darmono (2001: 60) Prosedur pengadaan bahan pustaka adalah:
a. Setiap pemakai ( perorangan atau unit) dapat melakukan pemilihan, baik atas inisiatif sendiri atau atas permintaan pustakawan.
b. Pemakai membuat daftar usulan dengan mengisi formulir yang disediakan perpustakaan dengan data bibliografis secara lengkap.
c. Data untuk buku: pengarang, judul, edisi, tahun, penerbit, ISBN ( kalau ada). Jumlah yang dipesan, harga satuan. Dalam formulir dicantumkan pula identitas pemesan (pribadi atau lembaga), keperluannya, persetujuan atasannya, dan sebagainya.
d. Data untuk majalah: judul, alamat penerbit, frekuensi terbit, ISSN (kalau ada), kapan mulai dilanggan, harga langganan, persetujuan atasan, dan sebagainya. e. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pemimpin perpustakaan
(apabila usul perorangan) atau dengan persetujuan atasan langsung pengusul. Hal ini perlu agar jelas unit mana yang akan dibebani anggaran pengadaan bahan yang diusulkan. Pemimpin perpustakaan meneruskannya kepada petugas pengadaan untuk diproses lebih lanjut.
f. Selanjutmya diadakan kegiatan verifikasi terhadap setiap judul bahan pustaka yang telah dipilih. Kegiatan verifikasi meliputi hal-hal sebagai berikut, yaitu: 1. Memastikan identitas setiap bahan dengan mencocokkannya dengan alat bantu
seleksi, agar data bibliografinya tepat dan lengkap.
2. Mencocokkan daftar usulan yang sudah diverifikasi. Mencocokkan daftar usulan yang sudah diverifikasikan dengan koleksi perpustakaan melalui catalog perpustakaan yang ada (pengarang, judul, shelf list, majalah dan sebagainya). 3. Apabila tidak ada, perlu diteliti pula apakah bahan itu sedang dipesan (on-order
file ).
4. Apabila bahan itu sudah ada atau sedang dipesan, perlu ditetapkan apakah perlu ditambah dan berapa jumlahnya. Usul diterima apabila usulan merupakan edisi terbaru. Jumlahnya ditentukan dengan memperhitungkan jumlah anggaran yang ada dan jumlah pemakainya kelak. Usul ditolak apabila yang diusulkan sudah dimiliki perpustakaan atau sedang dipesan.
5. Apabila anggaran yang tersedia terbatas maka hanya sebagian yang dapat dipenuhi sedangkan sisanya ditunda (menanti anggaran tahun berikutnya). Petugas pengadaan menyusunnya dalam file desiderata.
6. Apapun keputusan yang diambil, hasilnya perlu dikomunikasikan kepada pengusul oleh pimpinan perpustakaan.
2.5.2.1 Inventarisasi
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan. Inventarisasi
ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Yang perlu dicatat dalam kolom buku induk adalah tanggal, nomor induk, pengarang, judul, kota terbit; penerbit, tahun terbit, bahasa ( Indonesia, Inggris, Asing dan lain-lain), jumlah ( judul, eksemplar), harga, asal buku, dan nomor kelas. Kegiatan pencatatan setiap ini dilakukan untuk memudahkan perpustakaan mengetahui bahan pustaka yang menjadi hak milik perpustakaan.
Berikut merupakan contoh kolom inventarisasi untuk bahan monograf :
T gl No. Indu k Penga rang Judul +Kolasi Judul Seri Kota Terbit; Penerbit Tahun Bahasa Jumlah Harga Asal Buk u No. Kelas Ind Asi ng Judul Ek s 5 Ja n 2 0 1 0 1/D/ 2010 AND RES Budidaya petani Ii,31p.: illus.;27 cm - Yogyaka rta: Kanisius 2009 v - 1 5 - Hadi ah 633.87 5 And b
Gambar 1.3: Kolom Inventarisasi Sumber: Partini (2000: 12)
Berikut merupakan contoh cap hak milik perpustakaan:
Gambar 1.4: Cap Hak Milik Perpustakaan 2.5.2.2 Pembelian
Melalui pembelian, terdapat kebebasan dalam menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Sebelum pembelian bahan pustaka dilakukan, terlebih dahulu diadakan penelitian secara cermat, yaitu dengan memperhatikan dan meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan (2008: 2) “Pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu:
a. Toko buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relatif sedikit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak.
Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1. Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
2. Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
3. Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
4. Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
a. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melaluitoko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
b. Melalui agen buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
Sedangkan menurut Yulia (2009: 5.7-5.13) “pembelian buku dapat dilakukan dengan cara, yaitu:
1. Pembelian melalui penerbit
Pembelian melalui penerbit dapat dilakukan melalui dalam negri maupun luar negri. - Prosedur pembelian buku melalui penerbit dalam negri, yaitu:
a. Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit
b. Mengirimkan daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaannya dan harga buku tersebut.
c. Menerima proforma invoice dari penerbit, yaitu daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaannya dan informasi cara pembayarannya
d. Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam
proforma invoice, yaitu dengan cara transfer langsung ke nomor
rekening ataupun dengan membuat cek yang harus dikirim melalui pos
e. Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.
f. Membuat pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan yang berlaku
g. Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim
- Untuk penerbit luar negri, bisa 1 minggu sampai 1 bulan. Sedangkan pengiriman buku dari penerbit bisa dilakukan dengan pos laut yang dikenal dengan istilah surface mail. Untuk biaya pengiriman dengan cara tersebut termasuk murah, namun waktunya lama.
2. Pembelian melalui Toko Buku
Adapun cara pembelian buku melalui toko buku adalah sebagai berikut: a. Membuat daftar buku yang akan dibeli berdasarkan judul
b. Menentukan toko buku yang akan dihubungi
c. Menyerahkan daftar judul yang akan dibeli ke toko buku tersebut, baik dengan cara facsimile, melalui e-mail atau datang langsung ke toko buku
d. Toko buku memberikan informasi tentang buku-buku yang tersedia berikut harganya
e. Melakukan pembayaran dengan ua ng tunai atau cek, sebesar jumlah buku yang dibeli dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya
f. Toko buku mengirimkan buku-buku yang sudah dibeli atau pihak pembeli yang mengambil sendiri buku-buku tersebut
3. Pembelian melalui Toko Buku On-Line
Adapun prosedur pembelian melalui toko buku secara on-line adalah sebagai berikut: a. Siapkan judul-judul buku yang akan dibeli
b. Tentukan toko buku mana yang akan dihubungi
c. Cari alamat toko buku tersebut di internet melalui home page d. Ikuti prosedur yang tersedia di toko buku tersebut
e. Pilih judul-judul buku yang akan dibeli f. Informasikan judul-judul yang dipesan
g. Melakukan pembayaran melalui internet atau melalui bank, sesuai kesepakatan pada waktu transaksi
h. Apabila menggunakan kartu kredit, gunakan prosedur yang telah ditetapkan
i. Apabila pembayaran melalui bank, gunakan prosedur pembayaran dengan bank setempat, dan mengirimkan bukti pembayaran ke toko buku tersebut disertai surat pengantar dan daftar buku yang dipesan
j. Menyimpan fotokopi bukti pembayaran, untuk keperluan klaim”.
Menurut Yulia (2009: 5.5) Cara pembelian buku dapat dilakukan dengan cara, yaitu:”Daftar buku yang akan dibeli minimal harus berisi data bibliografi, yaitu:
1. Judul buku 2. Nama pengarang 3. Nama penerbit 4. Tahun terbit 5. ISBN 6. Jumlah 7. Harga.
Contoh Format Daftar Buku yang Akan dibeli
No. Judul Pengarang Penerbit Tahun ISBN Harga
Gambar 1.4: Format Daftar Buku yang akan dibeli Sumber: Yulia (2009: 5.5)
2.5.2.3 Pemesanan
Apabila perpustakaan bermaksud menambah koleksinya dengan jalan membeli dalam jumlah besar maka hendaklah melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi pemesanan.Hal-hal yang perlu dalam pemesanan meliputi:
a) Nama pengarang, b) Judul,
c) Edisi, d) Jilid, e) Penerbit,
f) Tahun dan tempat terbit, g) Harga,
h) Jumlah eksemplar tiap judul, i) Nama perpustakaan yang memesan, j) Alamat yang jelas dari pemesan,
k) Hal lain yang dianggap penting seperti nomor surat pesanan, dan l) Cara pemesanan.
2.5.2.4 Hadiah
Pembinaan koleksi juga dapat dilakukan dengan mengajukan permintaan hadiah kepada pihak lain (lembaga Pemerintah, lembaga ilmiah, perwakilan negara sahabat) baik di dalam negri maupun luar negri. Menurut Darmono (2001: 68-69) “Cara dalam pengadaan pustaka melaui hadiah, yaitu:
1. Hadiah atas permintaan
a. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain
b. Daftar dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar yang antara lain menjelaskan kegunaannya, apakah perpustakaan bersedia membayar ongkos kirim, dan seterusnya
c. Apabila pihak lain itu telah mengirimkannya, petugas perpustakaan harus mencocokkannya dengan surat pengantarnya.hal ini semata-mata untuk mengecek kelengkapannya dan tidak ada yang hilang di jalan (pos, titipan dan sebagainya)
d. Perpustakaan mengirim surat ucapan terima kasih dan memberitahukan apakah kiriman yang diterima sesuai dengan surat pengantarnya. Apabila ada tanda terima dikirim bersama ucapan terima kasih
e. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa 2. Hadiah tidak atas permintaan
Ada kalanya perpustakaan menerima hadiah tanpa terlebih dahulu mengajukan permintaan. Biasanya pihak yang member hadiah adalah lembaga yang telah pernah dihubungi sebelumnya. Oleh karena itu ada baiknya pada waktu permintaan pertama perpustakaan meminta untuk dicatat dalam mailing list lembaga yang bersangkutan.
a. Kiriman yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar b. Perpustakaan mengirim ucapan terima kasih
d. Bahan yang tidak diperlukan disisihkan dulu untuk ditukarkan atau dihadiahkan kepada perpustakaan atau pihak lain dikemudian hari”.
2.5.2.5 Tukar Menukar
Pengadaan buku yang diperoleh melalui tukar menukar dengan perpustakaan atau dengan instansi lain, serta buku yang diperoleh sebagai hadiah atau sumbangan. Menurut Yulia (2009: 5.25-5.26) “cara pertukaran bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Perpustakaan yang mempunyai buku lebih (duplikat) atau yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar untuk ditawarkan. Untuk itu maka: a. Sebelum ditawarkan, setiap buku diproses terlebih dahulu sesuai peraturan
yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan b. Dalam penawaran disusun menurut subjek, kemudian menurut pengarang dan
judul
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerja sama
3. Perpustakaan menerima penawaran dan mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya, serta membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya sendiri.
4. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukuran melakukan pemilihan buku yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar buku-buku yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran, dan mengirimkannya
5. Kemudian, perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya
6. Setelah melakukan kesepakatan maka tukar-menukar dapat dilaksanakan
7. Kegitan selanjutnya adalah masing-masing perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya sesuai dengan prosedur yang telah ada”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara membeli, meminta dan menerima sebagai hadiah, tukar-menukar maupun penerbitan sendiri. Perpustakaan berusaha menyediakan berbagai sumber informasi dan memberikan pelaynana informasi sesuai dengan kebutuhan dan minat pengguna.