Bab ini menjelaskan mengenai tata cara pengisian kuesioner pada survei MOFIN, yang membutuhkan waktu pengisian 40 hingga 45 menit. Dalam mengisi kuesioner, seluruh responden diminta untuk serius dalam mengisi kuesioner yang berdampak pada hasil akhir survei. Dengan demikian, konsistensi jawaban responden akan dievaluasi saat proses penghitungan skor MOFIN dengan tujuan menjaga kualitas hasil survei.
Gambar 6 berikut menunjukkan alur proses pengisian survei secara umum. Penjelasan mengenai masing-masing tahapan pengisian survei akan dijelaskan lebih lanjut di beberapa subbab berikutnya.
Pada akhir bab ini akan dijelaskan pula beberapa pertanyaan yang sering muncul berikut solusinya.
Gambar 6. Alur Pengisian Aplikasi Survei MOFIN
Tata Cara Pengisian Survei MOFIN Login
Setiap responden harus memiliki Nomor Induk Pegawai dan kata kunci (password) yang telah terdaftar pada aplikasi e-performance untuk dapat masuk ke dalam aplikasi survei MOFIN. Login dilakukan dengan mengisi NIP dan password sesuai dengan data pada aplikasi e-performance, sebagaimana yang ditunjukkan pada Gambar 7, lalu
Login Halaman Muka
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 31
klik tombol Login. Apabila telah memasukkan kedua informasi ini dengan benar, responden akan diarahkan ke halaman muka.
Apabila tidak dapat Login, mohon hubungi Manajer Kinerja atau unit yang menangani aplikasi e-performance di unit kerja masing-masing agar data pada aplikasi e-performance dapat diperbaharui.
Gambar 7. Tampilan Halaman Login
Halaman Muka
Setelah Login, responden diarahkan ke halaman muka. Halaman ini berisi tujuan survei dan tata cara pengisian kuesioner. Responden disarankan untuk membaca seluruh isi halaman muka untuk memahami proses pengisian kuesioner. Selanjutnya, responden melanjutkan ke halaman pengisian kuesioner dengan 5 (lima) skala pilihan dengan menekan tombol Lanjut Mengisi Kuesioner yang terdapat pada bagian bawah sebelah kanan halaman tersebut.
1. Isi NIP 2. Isi password 3. Tekan Login
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 32
Gambar 8. Tampilan Halaman Muka
Mengisi Kuesioner dengan 5 (lima) Skala Pilihan
Gambar 9 adalah tampilan halaman kuesioner dengan 5 (lima) skala pilihan. Kuesioner dengan pernyataan-pernyataan mengenai praktik kesehatan organisasi terdiri dari 111 (seratus sebelas) butir pernyataan.
Urutan dari keseluruhan pernyataan ini telah diacak sehingga tidak mengikuti dimensi-dimensi maupun indikator-indikator kesehatan organisasi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
Pastikan bahwa responden telah menekan tombol Lanjut agar seluruh jawaban tersimpan di dalam aplikasi survei.
Pada kuesioner ini, responden diminta untuk memilih 1 (satu) dari kelima pilihan jawaban:
Klik tombol Lanjut Mengisi Kuesioner untuk lanjut ke pengisian kuesioner
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 33
a. Tidak Pernah;
b. Jarang;
c. Sering;
d. Selalu; atau e. Tidak Tahu.
Responden harus memberikan pilihan untuk seluruh pernyataan untuk dapat menyelesaikan survei. Setelah selesai memberikan jawaban, tekan tombol Selanjutnya untuk ke halaman berikutnya.
Responden akan diarahkan ke halaman pertanyaan terbuka setelah selesai mengisi seluruh pertanyaan pada bagian ini.
Gambar 9. Tampilan Halaman Kuesioner dengan 5 (Lima) Skala Pilihan
Mengisi Pertanyaan Terbuka
Setelah selesai mengisi kuesioner dengan 5 (lima) skala pilihan, responden akan diarahkan ke halaman yang berisi 3 (tiga) pertanyaan terbuka. Pada halaman ini, responden diminta untuk memberikan kritik, saran, dan masukan mengenai:
Seluruh pertanyaan harus diisi untuk dapat melanjutkan ke halaman berikutnya
Tekan tombol Selanjutnya untuk ke halaman berikutnya
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 34
1. Kekuatan apa saja yang harus dibangun oleh Kementerian Keuangan di masa depan?
2. Kelemahan apa saja yang harus diperbaiki oleh Kementerian Keuangan di masa depan?
3. Mohon berikan komentar atau saran atas pelaksanaan survei ini.
Setelah selesai mengisi seluruh pertanyaan, pastikan bahwa tombol Simpan dan Selesai telah ditekan agar seluruh jawaban dapat terkirim.
Responden tidak diwajibkan untuk mengisi ketiga pertanyaan tersebut, namun partisipasi seluruh responden di dalam mengisi sangat diharapkan sebagai masukan untuk kebijakan-kebijakan di bidang organisasi.
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 35
Gambar 10. Tampilan Halaman Pertanyaan Terbuka
Setelah selesai mengisi ketiga pertanyaan ini, tindak lanjut atas jawaban yang diberikan, responden dapat melakukan:
a. menyimpan jawaban sementara, dengan menekan tombol Simpan Sementara; atau
b. menyelesaikan survey, dengan menekan tombol Simpan dan Selesai.
Perlu diingat bahwa responden tidak dapat kembali ke dalam survei untuk melihat jawaban-jawaban sebelumnya setelah menekan tombol Simpan dan Selesai, sehingga pastikan bahwa seluruh jawaban yang telah diberikan adalah jawaban yang sesungguhnya
Klik tombol Simpan dan Selesai untuk menyelesaikan survei
Klik tombol Simpan
Sementara untuk menyimpan jawaban dan kembali ke survei
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 36
sebelum menekan tombol tersebut. Apabila masih akan mengganti jawaban, responden disarankan untuk memilih Simpan Sementara.
Pertanyaan Umum (Frequently Asked Questions)
Dalam penggunaan aplikasi survei MOFIN, berikut beberapa pertanyaan yang sering diajukan oleh responden.
Q: Setelah saya selesai mengisi kuesioner dan menekan tombol Simpan dan Selesai, apakah Saya masih dapat kembali ke dalam survei dan mengganti jawaban?
A: Anda tidak dapat kembali ke isi survei dan mengganti seluruh jawaban apabila telah menekan tombol Simpan dan Selesai.
Q: Saya tidak dapat masuk ke dalam aplikasi Survei MOFIN.
A: Periksa kembali koneksi internet Anda dan periksa kembali apakah NIP dan password yang Anda masukkan sudah benar.
Q: Saya lupa NIP dan/atau password aplikasi e-performance. Apa yang harus saya lakukan?
A: Silakan hubungi manajer kinerja atau unit yang menangani aplikasi e-performance di unit kerja Anda agar data Anda dapat diperbarui.
Q: Koneksi internet saya terputus di tengah-tengah pengisian survei. Apakah informasi yang sudah saya masukkan tersimpan?
A: Seluruh informasi yang telah Anda berikan tetap tersimpan apabila Anda telah menekan tombol Selanjutnya atau Simpan Sementara. Sangat disarankan agar Anda menekan tombol Simpan Sementara sebelum mengerjakan aktivitas lain agar informasi yang Anda berikan tidak hilang apabila koneksi internet Anda terputus.
Q: Saya tidak dapat melanjutkan ke halaman berikutnya.
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 37
A: Periksa kembali apakah Anda telah mengisi jawaban untuk seluruh pertanyaan di halaman tersebut. Pada kuesioner dengan 5 (lima) pilihan jawaban, Anda diwajibkan untuk mengisi keseluruhan pertanyaan untuk dapat melanjutkan ke halaman berikutnya.
Q: Siapa contact person yang dapat saya hubungi apabila saya memiliki pertanyaan terkait pengisian kuesioner MOFIN?
A: Anda dapat menyampaikan pertanyaan dengan:
1. mengirimkan e-mail ke [email protected]; atau 2. berbicara langsung dengan kami pada jam kantor melalui
telepon (021) 3846995 Extension 6429; atau datang ke Bagian Organisasi II, Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan, Gedung Djuanda I Lantai 16, Jl. Dr. Wahidin Raya No. 1, Jakarta Pusat 10710.
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 38
PENUTUP
Kementerian Keuangan senantiasa menjaga kinerja tinggi yang berkesinambungan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, serta senantiasa melakukan usaha-usaha perbaikan dalam aspek penataan organisasi, pengembangan proses bisnis, serta pengelolaan Sumber Daya Manusia dan infrastruktur informasi dan teknologi. Untuk melaksanakan hal-hal tersebut, diperlukan suatu pengukuran tingkat kesehatan organisasi yang objektif, sehingga aspek-aspek organisasi yang perlu diperbaiki dapat terdeteksi secara cepat dan akurat. Survei MOFIN dapat menjadi alat diagnostik awal mengenai tingkat kesehatan organisasi Kementerian Keuangan secara keseluruhan. Survei ini akan menjadi bahan masukan di dalam pengambilan keputusan di bidang organisasi untuk Kementerian Keuangan.
Dalam rangka mengevaluasi kesehatan organisasi yang dapat mendukung peningkatan kinerja, Survei MOFIN perlu dilaksanakan secara rutin. Oleh karena itu, seluruh pegawai Kementerian Keuangan diharapkan secara aktif berpartisipasi dalam mengisi survei dimaksud. Selanjutnya, seluruh unit eselon I diharapkan untuk senantiasa mendorong upaya-upaya peningkatan kesehatan organisasi dan meningkatkan skor praktik kesehatan organisasi yang dirasakan masih kurang optimal dengan menyusun program-program baru sehingga target nilai survei kesehatan organisasi dapat terpenuhi.
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 39
Booklet Survei Penilaian Kesehatan Organisasi Kementerian Keuangan | 40