TIM SATUAN PELAKSANA SISTEM PENGENDALIAN INTERN
A. Latar Belakang
4. Tata Hubungan Kerja Tim Satlak SPI
Dengan dibangunnya struktur organisasi Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern (Satlak SPI) lingkup Kementerian Pertanian sesuai dengan Peraturan Menteri Pertanian No.23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang pedoman umum Sistem Pengendalian Intern di lingkungan Kementerian Pertanian diharapkan pelaksanaan dan penerapan SPI dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Pelaksanaan dan penerapan SPI diwujudkan dalam bentuk organisasi SPI mulai dari pusat sampai dengan daerah guna memfasilitasi koordinasi pelaksanaan SPI yang terintegrasi dari hulu sampai hilir. Untuk menjamin arus monitoring dan evaluasi penyusunan dan penerapan SPI mulai dari Pusat, Propinsi, Kabupaten/Kota dan UPT diperlukan jalinan koordinasi Tim Satlak SPI. Prosedur jalinan koordinasi Tim Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan diuraikan pada gambar 4.
Gambar 3. SOP TIM SATLAK SPI DITJENNAK
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Penanggungjawab SPI (Dirjennak) Ketua Tim Satlak SPI (Setditjennak) Ketua Tim Monev SPI Anggota Satlak SPI Satlak SPI Unit Kerja Terkait Tim Satlak
SPI Kemtan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
1 Surat perintah dari Dirjen Peternakan sebagai Penanggungjawab SPI Ditjen Peternakan untuk melaksanakan SPI.
Surat Perintah/ Memo
1 hari kerja Surat Tugas SOP
Persuratan
2 Surat perintah dari Setditjen Peternakan sebagai Ketua Tim Satlak SPI Ditjen
Peternakan kepada koordinator/ketua monev pelaksanaan SPI, ditembuskan kepada Unit
Kerja dan pihak terkait.
Surat Perintah/ Memo
1 hari kerja Surat Tugas SOP
Persuratan
3 Memerintahkan untuk pengumpulan data sekunder (SOP, TOR, Program Kerja Kegiatan/PKK, Rencana Kerja/RK, Juklak, Juknis, Peraturan dan Dokumen lain yang terkait) dan data primer yang meliputi laporan kegiatan, kuisioner/daftar wawancara maupun
interviu, dan lain-lain.
Surat
Perintah/Surat tugas
1 hari kerja Surat Perintah/ Surat tugas SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan
4 Mengumpulkan data primer dan sekunder unit kerjanya masing-masing sebagai
implementasi pelaksanaan kegiatan SPI.
Data primer dan sekunder.
2 hari kerja Matriks data SOP
Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan 5 Menyampaikan data primer dan sekunder
kegiatan SPI dari unit kerjanya.
Laporan pelaksanaan kegiatan SPI
2 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan 6 Analisis data sekunder dan primer sesuai
dengan lima unsur pengendalian. Jika data cukup (ya) segera membuat laporan kepada koordinator/ketua Tim Monev SPI, jika kurang jelas (tidak) melakukan klarifikasi.
Laporan pelaksanaan kegiatan SPI
2 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan Bersambung…… 36
Lanjutan…….
7 Analisis laporan Anggota Tim Satlak SPI sesuai dengan lima unsur pengendalian. Jika dapat diterima (ya) segera menandatangani laporan pelaksanaan SPI untuk dilaporkan kepada ketua Tim Satlak SPI, jika kurang jelas (tidak) melakukan klarifikasi.
Laporan pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan
8 Mengoreksi laporan Ketua Tim Satlak SPI, jika dapat diterima (ya) segera meminta arahan penanggungjawab SPI (Dirjen) untuk
pelaporan pelaksanaan SPI kepada Tim Satlak SPI Kemtan, dan menyusun surat tindak lanjut pelaksanaan SPI. Jika kurang jelas (tidak) melakukan klarifikasi.
Laporan pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan
9 Memberikan arahan dalam penyusunan pelaporan pelaksanaan SPI. Memerintahkan untuk segera menyampaikan laporan kepada pihak-pihak terkait. Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan 10 Memerintahkan Tim Satlak untuk
berkoordinasi dengan Tim Satlak SPI Kementerian Pertanian dan Tim Satlak SPI Unit Kerja terkait dalam menindaklanjuti laporan SPI. Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Persuratan, SOP Monev dan SOP pelaporan
11 Berkoordinasi dengan Tim Satlak SPI Kementerian Pertanian dan Tim Satlak SPI Unit Kerja terkait dalam menindaklanjuti laporan SPI. Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Persuratan, SOP Monev dan SOP pelaporan Bersambung…… 37
Lanjutan…….
12 Menyampaikan tindak lanjut pelaksanaan SPI.
Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI SOP Persuratan, SOP Monev dan SOP pelaporan 13 Menarsipkan data tindak lanjut laporan
pelaksanaan SPI. Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI
1 hari kerja Laporan pelaksanaan kegiatan SPI
SOP Arsiparis.
Catatan : Asumsi draf berita acara lhp sebanyak 100 LHP
Ket
: = mulai dan mengakhiri kegiatan = kegiatan berupa proses, kegiatan. = kegiatan pengambilan keputusan = konektor dalam halaman sama = konektor ganti halaman = alur proses
Gambar 4. SOP Koordinasi Tim Satlak SPI Ditjennak
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Penanggungjawab SPI (Dirjen Peternakan)
Ketua Tim Satlak SPI (Setditjen
Peternakan) Anggota Satlak SPI
Tim Satlak SPI
Kemtan Kelengkapan Waktu Output Keterangan
1 Memerintah Ketua Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan untuk melakukan koordinasi dengan Tim Satlak SPI Kemtan.
Surat Perintah/
Memo 1 hari kerja Surat Tugas Surat Tugas
2 Memerintahkan anggota Satlak untuk menginventarisasi laporan SPI.
Surat Perintah/
Memo 1 hari kerja Surat Tugas Surat Tugas
3 Menyusun matriks inventarisasi data Laporan kegiatan SPI.
Lap SPI Ditjen
Peternakan 2 hari kerja Matriks Laporan SOP Monev dan SOP pelaporan 4 Menganalisa matriks inventarisasi data Laporan
kegiatan SPI. Jika disetujui (ya) dibuatkan surat pengantar/perintah untuk pemutahiran data SPI. Jika tidak disetujui (tidak) dikembalikan ke anggota Satlak SPI untuk
disempurnakan.
Matriks Lap SPI Ditjen
Peternakan
2 hari kerja Matriks
Laporan SOP Satlak SPI Ditjennak
5 Melakukan pemutahiran data dan koordinasi tindak lanjut SPI dengan Tim Satlak SPI
Kemtan.
Matriks Lap SPI Ditjen Peternakan 3 hari kerja (sesuai surat tugas) Matriks
Laporan SOP Satlak SPI Ditjennak 6 Melakukan pemutahiran data dan koordinasi
tindak lanjut SPI. Jika disetujui (ya) menyusun berita acara/laporan pemutahiran SPI, jika tidak disetujui (tidak) segera dikomfirmasi ke Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan.
Matriks Lap SPI Ditjen Peternakan 2 hari kerja (sesuai surat tugas) Matriks
Laporan SOP Satlak SPI Ditjennak
7 Menyusun Laporan pemutahiran/ koordinasi kepada Pembina Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan.
Lap pemutahiran SPI Ditjen Peternakan
2 hari kerja Draf Laporan
SOP Monev dan SOP pelaporan
8 Analisis Laporan pemutahiran/koordinasi Tim Satlak SPI. Jika disetujui (ya) ditandatangani untuk dilaporkan kepada Penanggungjawab SPI, jika tidak dikembalikan ke Tim Satlak SPI untuk disempurnakan.
Laporan Draf Sementara
1 hari kerja Laporan Pemutahiran SPI Ditjen Peternakan
Draf laporan
9 Mencermati laporan hasil koordinasi Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan ke depan.
Laporan Hasil Pemutahiran
1 hari kerja Laporan Hasil Pemutahiran
Laporan Hasil Pemutahiran
10 Pengarsipan laporan Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan dan didistribusikan ke pihak terkait.
Laporan Hasil Pemutahiran
1 hari kerja Laporan Hasil Pemutahiran
SOP Arsiparis dan pesuratan
Ket:
Disesuaikan dengan Surat Tugas Pemutahiran SPI
Catatan : Asumsi draf berita acara lhp sebanyak 100 LHP
Ket
: = mulai dan mengakhiri kegiatan = kegiatan berupa proses, kegiatan.
= kegiatan pengambilan keputusan
= konektor dalam halaman sama
= konektor ganti halaman
= alur proses
43
BAB VIII
P E N U T U P
Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) SPI Direktorat Jenderal Peternakan ini disusun merujuk pada PP Nomor 60 Tahun 2008 dan beberapa literatur lain yang relevan, yang disesuaikan dengan kondisi terkini di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan. Meskipun demikian sumbangan pemikiran dari berbagai pihak untuk penyempurnaan juklak ini masih sangat dimungkinkan. Juklak ini masih bersifat umum, untuk itu unit kerja/satker diharapkan dapat menjabarkan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, kondisi serta permasalahan yang dihadapi.
Dalam implementasinya, Sistem Pengendalian Intern harus dilaksanakan secara komprehensif dan penuh tanggung jawab sesuai ketentuan dengan melibatkan semua pihak terkait. Untuk itu diperlukan dukungan dan komitmen yang kuat dalam hal kebijakan dan pendanaan dalam pelaksanaanya.
Implementasi dari SPI ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan nilai tambah bagi unit kerja/satker lingkup Direktorat Jenderal Peternakan serta para pemangku kepentingan (stakeholder) dalam upaya mencegah segala penyimpangan dan ketidakpatuhan serta senantiasa memenuhi prinsip-prinsip good governance.
Semoga penerbitan juklak SPI ini dapat menjadi tonggak awal penerapan SPI dalam rangka mewujudkan Good Governance.
43 Lampiran 6. Data Umum penunjang Pelaksanaan Penilaian Tim SPI
DATA UMUM
LINGKUP DITJEN PETERNAKAN
Nama lengkap unit kerja : Singkatan nama unit kerja : Alamat lengkap kantor :
Lingkup eselon I :
No. Telepon :
Nama lengkap pimpinan :
NIP :
Penilaian T. A. : Tahun berjalan
Nama kegiatan strategis : 1...
2...
3...
Obyek wawancara : 1...
2...
3... Aktivitas Penilaian* : O Wawancara
O Cek dan copy dokumen O Survei lapangan**
Catatan : * = Contreng pada pilihan lingkaran bila melakukan aktivitas tersebut
** = Bila melakukan survei ke lokasi di luar kantor yang dilakukan penilaian
43 Lampiran 7. Daftar dokumen bahan penilaian SPI
DAFTAR DOKUMEN DALAM RANGKA PENILAIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) PADA UNIT KERJA
LINGKUP DITJEN PETERNAKAN
Periode penilaian tahun berjalan...
1.Satuan Pelaksana Pengendalian Intern
A. SK (Surat Penugasan) Tim SPI
B. Dokumen rencana penganggaran kegiatan SPI di DIPA tahun berjalan C. Absensi rapat intern/notulen Tim SPI
D. Dokumen program kerja Satlak PI E. Dokumen Agenda kegiatan
F. Laporan pelaksanaan kegiatan-kegiatan SPI G. SOP Satlak PI
H. Pedoman Satlak PI
I. Dokumen penugasan personil mengikuti berbagai aktivitas SPI, baik yang dilaksanakan di lingkungan Kementerian Pertanian, maupun di lingkup Ditjen Peternakan
J. Penerimaan penghargaan dalam berbagai acara SPI di lingkup kementerian Pertanian K. Dokumen absensi rapat/notulen/undangan rapat kepada Satlak PI binaan
43 Lampiran 8. Daftar penerimaan penghargaan SPI
DAFTAR PENERIMAAN PENGHARGAAN /AKREDITASI
Daftar inventarisasi penghargaan yang diterima oleh satker/UPT dan masih berlaku sesuai periode yang tertera, terkait penilaian bidang kualitas kinerja atau manajemen oleh pihak ketiga yang kompeten: a. b. c. d. Catatan:
43 Lampiran 9. Berita acara hasil pelaksanaan penilaian SPI
BERITA ACARA
PENILAIAN SPI PADA UNIT KERJA LINGKUP DITJEN PETERNAKAN
Tim Penilai telah selesai melaksanakan tugas sesuai Surat Perintah Tugas No..., dengan menggunakan metode wawancara, analisis dokumen dan kunjungan lapangan.
...,.../.../2009
Tim Penilai: Pimpinan Instansi/Yang mewakili
...(...)
NIP. Stempel
...(...) ...