melalui RUPS, pemegang saham mengambil keputusan untuk menerima atau menolak laporan Dewan komisaris dan Direksi, menyetujui penunjukan auditor eksternal serta menyetujui besaran remunerasi. RUPS diselenggarakan setidaknya sekali dalam setahun. Selain RUPS, atas permintaan pemegang saham, Perseroan dapat menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa (RUPSlb). Selain itu, dalam RUPS Pemegang Saham berwenang melakukan evaluasi terhadap kinerja Direksi dan Dewan komisaris dengan melihat capaian Key Performance Indicators
(kPI) yang mencantumkan dengan jelas target- target kinerja Perseroan di bidang ekonomi, sosial, lingkungan, serta keselamatan dan kesehatan kerja, selain juga pelayanan kepada pelanggan, serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. [G4- 34] [G4-42]
Pada tahun 2013, Perseroan melaksanakan RUPS tahunan sebanyak 2 (dua) kali. Pada RUPS yang pertama, agenda rapat adalah tentang Pengesahan Rencana kerja dan Anggaran Perusahaan (RkAP) tahun 2014, Pengesahan Rencana kerja dan Anggaran Program kemitraan badan Usaha milik Negara dengan Usaha kecil dan Program bina lingkungan (RkA Pkbl) tahun 2014, serta persetujuan atas penghapusan aset tetap yang tidak produktif. Sedangkan pada pelaksanaan RUPS yang kedua, agenda rapat berisikan persetujuan atas laporan Tahunan yang disampaikan Direksi, Pengesahan laporan Tahunan Program kemitraan bina lingkungan Tahun buku 2012, termasuk laporan keuangan yang telah diaudit oleh kantor Akuntan Publik yang ditujuk Perseroan, Penetapan penggunaan laba yang diatribusikan kepada Pemilik entitas Induk, Penetapan remunerasi Direksi dan Dewan komisaris Perseroan serta Penetapan kantor Akuntan Publik (kAP) hadori Sugiarto Adi dan Rekan untuk melaksanakan General Audit laporan keuangan Perseroan tahun 2013.
Through GmS, the shareholders make resolutions whether to accept or reject the report presented by the board of Commissioners and the board of Directors as well as approves the appointment of external auditor and remuneration amount. GmS is convened once in a year. other than GmS, on the requested demand of the shareholders, the Company shall convene extraordinary General meeting of Shareholders (eGmS). In addition, within GmS; the shareholders are authorized to conduct an assessment towards the performance of the board of Directors and the board of Commissioners by taking into account the key Performance Indicators (kPI) achievement which clearly stated the Company’s performance targets in economy, social, environment, occupational health and safety, customer service, and compliance with prevailing rules and regulations.
[G4-34] [G4-42]
In 2013, the Company held 2 (two) GmS in a year. The irst GmS has a meeting agenda of the Approval of the Company’s work Plan and budget (RkAP) 2014, endorsement of work Plan and budget (RkAP) of Partnership and Community Development Program (Pkbl) 2014, and approval of non-productive ixed assets write-of.
meanwhile, at the second convening of GmS, the meeting agenda was on the discussion of Annual Report’s approval submitted by the board of Directors, the Approval of the Annual Report’s Partnership and Community Development Fiscal year 2012, including the Financial Report audited by Public Accounting Firm appointed by the Company, the determination of proit use attributed to the owner of the Parent’s entity, the Determination of remuneration for the board of Directors and the board of Commissioners of the Company and the Determination of Public Accounting Firm of hadori Sugiarto Adi and Partners to conduct General Audit of the Company’s Financial Report 2013.
TATA kelolA DAN kebIJAkAN
Governance and Policy
Dewan komisaris dan Direksi
Sesuai dengan fungsi yang diamanatkan oleh Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Dewan komisaris dan Direksi memiliki tugas dan wewenang masing-masing yang berbeda. keduanya harus bersifat independen, sehingga dalam kepengurusan Perseroan, tidak ada anggota Dewan komisaris yang merangkap sebagai Direksi. [G4-39]
Pemilihan, pengangkatan, dan pemberhentian anggota Dewan komisaris dan Direksi dilakukan melalui RUPS yang disahkan menurut Sk kementrian bUmN. Prosesnya adalah melalui uji kelayakan dan kepatutan yang meliputi pengetahuan dasar mengenai bidang-bidang sosial, ekonomi, dan lingkungan teraktual. Proses ini berlangsung dengan menerapkan pertimbangan-pertimbangan profesional dan independen, dilakukan secara demokratis, di mana keputusan yang diambil merupakan hasil musyawarah para pemegang saham. [G4-40]
Dewan komisaris
Dewan komisaris merupakan organ Perusahaan yang bertugas untuk melaksanakan fungsi pengawasan dan pemberi nasihat terkait dengan pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh Direksi khususnya terkait strategi usaha, tata kelola perusahaan, implementasi pengendalian internal dan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundangundangan yang berlaku.
Sesuai dengan Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT) dan buku Pedoman Good Corporate Governance Perseroan, Dewan komisaris bertanggung jawab kepada RUPS. Anggota Dewan komisaris memiliki masa jabatan selama 5 (lima) tahun. Dan kini Anggota Dewan komisaris IPC berjumlah 6 (enam) orang, dipimpin oleh seorang komisaris Utama. Seluruh anggota
board of Commissioners and board of Directors
In conformity with the functions mandated by Articles of Association and prevailing rules and regulations, the board of Commissioners and the board of Directors possess respective duties and responsibilities. both instruments shall act independently. As such, in managing the Company, no members of board of Commissioners shall serve in concurrent position as Directors. [G4-39]
The election, appointment, and dismissal of members of the board of Commissioners and the board of Directors are executed through GmS in ratiication by the issuance of Decision letter of ministry of State- owned enterprises (Soe). The process takes gradual steps of it and proper test conduct comprises basic knowledge of social, economy, and environmental latest issues. The process will be undergoing through several professional and objective considerations in which the result is taken in collective and democratic manner by the shareholders. [G4-40]
board of Commissioners
The board of Commissioners acts as the Company’s instrument in overseeing and providing recommendations on corporate management run by the board of Directors, speciically on business strategies, corporate governance, internal control implementation and corporate compliance to the prevailing rules and regulations.
Pursuant to law No. 40/2007 on limited liability Company and the Company’s Good Corporate Governance Guidebook, board of Commissioners is duly responsible to GmS. The members of the board of Commissioners serves 5 (ive) years in their terms of oice. The board of Commissioners is currently stafed by 6 (six) members, chaired by a President Commissioner. All members of board
TATA kelolA DAN kebIJAkAN
Governance and Policy
Dewan komisaris bersifat independen di mana tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan atau hubungan dengan anggota Dewan komisaris lainnya dan atau dengan pemegang saham atau hubungan lainnya dengan Perseroan yang dapat mempengaruhi independensi dalam melaksanakan tugasnya. [G4-38]
Dalam menjalankan tugasnya, Dewan komisaris dibantu oleh 2 (dua) komite yang dibentuk dan bertanggung jawab kepada Dewan komisaris yaitu komite Audit dan komite manajemen Risiko.
komite Audit adalah komite yang dibentuk untuk membantu Dewan komisaris melakukan pengawasan terhadap pengelolaan Perseroan sesuai dengan prinsip Good Corporate Governance (GCG), di mana salah satu tanggung jawab utamanya adalah melakukan penelaahan terhadap pelaporan keuangan perusahaan, sistem pengendalian internal dan keandalan hasil kerja Satuan Pengawas Internal (SPI), ketaatan perusahaan terhadap hukum perundang- undangan serta kebijakan internal. [G4-34][G4-36] Sedangkan komite manajemen Risiko merupakan komite yang dibentuk untuk membantu Dewan komisaris mewujudkan sistem pelaksanaan pengawasan dan pengelolaan risiko internal yang sehat, sekaligus mengidentiikasi, menganalisa, dan mengelola risiko sedemikian rupa sehingga mencakup pengendalian atas kondisi Perseroan. Salah satu tugas utama komite manajemen Risiko adalah mengevaluasi perencanaan, strategi, dan pelaksanaan manajemen risiko yang dikelola oleh Sub-direktorat manajemen Risiko dan Jaminan mutu, berdasarkan masukan dari komite Audit. [G4-45]
of Commissioners acts independently and have no inancial and managerial relationship, share ownership and/or relationship with each other and/or with the shareholders or other association with the Company which may compromise their independency. [G4-38]
In performing its duties, board of Commissioners is supported by 2 (two) committees who are directly responsible to board of Commissioners, namely Audit Committee and Risk management Committee.
Audit Committee is formed to support board of Commissioners in supervising corporate management in line with GCG principles, in which one of its primary responsibilities is to conduct assessments on corporate inancial reporting, internal control system and performance reliability of Internal Audit Unit (SPI), corporate compliance with laws and regulations, as well as with internal policies.
[G4-34][G4-36]
Risk management Committee is formed to support the board of Commissioners in catalyzing a sound internal risk management and supervisory system implementation, to identify, assess, and manage risks to later control the condition of the Company. one of the primary duties of Risk management Committee is to evaluate Risk management planning, strategy, and implementation by Sub-Directorate of Risk management and Quality Assurance by taking account to the recommendations provided by Audit Committee. [G4-45]
TATA kelolA DAN kebIJAkAN
Governance and Policy
Direksi
Secara umum, Direksi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas pengelolaan Perseroan seperti operasional, keuangan dan hal lain-lain berjalan secara eisien dan efektif serta sesuai prinsip-prinsip GCG. Direksi senantiasa melaksanakan pengelolaan usaha sekaligus mengelola dan melindungi kekayaan perusahaan, strategi, dan rencana anggaran secara teratur serta merupakan representasi dari perusahaan baik secara internal maupun eksternal. Setiap anggota Direksi Perseroan memiliki pengalaman yang luas dan dipilih berdasarkan integritas dan kompetensinya. Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh para pemegang saham melalui Rapat Umum Pemegang Saham dan setelah melalui it and proper test dari kementerian Negara bUmN.
[G4-38]
Direksi bertugas secara kolegial. Namun agar lebih eisien dan efektif dalam melaksanakan tugas, dilakukan pembidangan tugas diantara anggota Direksi sesuai dengan bidang dan kompentensinya. Pembidangan tugas diantara anggota anggota Direksi tidak menghilangkan tanggung jawab Direksi secara kolegial dalam pengurusan perusahaan. [G4- 38] [G4-46]
Penilaian kinerja Dewan komisaris dan Direksi Proses penilaian terhadap kinerja Dewan komisaris dan Direksi dilakukan melalui evaluasi secara kolegial oleh Pemegang Saham melalui RUPS. Selain itu, mekanisme penilaian yang dipergunakan adalah melalui self-assesment, dimana penilaian terhadap Dewan komisaris mencakup ketajaman pengawasan, kehadiran rapat, pengetahuan bisnis, identiikasi risiko usaha serta implementasi GCG, sedangkan penilaian Direksi dilaksanakan oleh Dewan komisaris dengan mengacu kepada hasil-hasil pelaksanaan
board of Directors
The board of Directors is responsible to ensure the eicient and efective management activity in operations, inance, and other matters in compliance with GCG principles. The board of Directors constantly conducts business management as well as regular management and security of the Company’s wealth, strategy, and budget plan. board of Directors also acts as the oicial representative of the Company to internal and external public. each member of board of Directors has exceptional experience and is elected based on integrity and competence. A member of board of Directors is appointed and dismissed by the shareholders through GmS, as well as through it and proper test from ministry of State-owned enterprises (Soe). [G4-38]
The board of Directors works collectively. So as to conduct a more eicient and efective work performance, the entrusted tasks are delegated amid the members of the board of Directors concerning with its respective expertise and competence. Tasks delegation amid the members of the board of Directors does not remove collegial responsibility of the board of Directors in corporate management performance. [G4-38] [G4-46]
Performance Assessment of board of Commissioners and board of Directors
The performance of the board of Commissioners and the board of Directors is assessed through a collective evaluation undertaken by Shareholders through GmS. The assessment itself adopts self- assessment mechanism, in which the assessment towards the board of Commissioners encompassing oversight accuracy, meeting attendance, business knowledge, business risk identiication and GCG implementation, while the assessment towards the board of Directors is undertaken by the board of
TATA kelolA DAN kebIJAkAN
Governance and Policy
kinerja keuangan, kinerja operasi, kinerja administrasi, penanganan risiko usaha, penerapan Rencana kerja dan Anggaran Perusahaan (RkAP), tindak lanjut atas temuan auditor internal dan eksternal, implementasi prinsip-prinsip GCG, hal-hal yang ditetapkan oleh pemegang saham serta kepatuhan Perseroan dalam tata kelola ekonomi, lingkungan, dan sosial. [G4-44]
Sedangkan indikator yang dipergunakan mengacu kepada keputusan menteri badan Usaha milik Negara No. keP-59/mbU/2004 tentang kontrak manajemen, dimana lampiran dari kontrak manajemen tersebut adalah Key Performance Indicator (kPI).
kode etik bisnis
kode etik bisnis PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) merupakan standar etika sebagai sebuah komitmen dalam melakukan etika bisnis maupun yang mempengaruhi seluruh aktivitas di lingkungan Perseroan. kode etik tersebut telah diimplementasikan pada seluruh lingkungan Perseroan yang bertujuan adanya kesesuaian tingkah laku guna mencapai hasil yang sesuai dengan budaya Perseroan. kode etik ini merupakan sekumpulan norma, nilai yang menjadi standar perilaku yang ideal bagi Perseroan.
Pedoman kode etik Perseroan mengatur standar perilaku antara lain kepada mitra Usaha, Pesaing, Pemasok, lingkungan, Regulator dan Institusi Terkait, yang meliputi:
• etika kerja bagi seluruh SDm Perseroan
• etika bisnis Perseroan
• etika prilaku individu
• etika pelayanan
• Sosialisasi dan pelaporan atas pelanggaran
• Pernyataan kepatuhan seluruh elemen Perseroan
• efektivitas dan eisiensi di segala bidang kegiatan
• Anti korupsi [G4-56] [G4-So4]
Commissioners by referring to results of inancial performance, operational performance, business risk management, and the implementation of Company budgetary and work Planning (RkAP), the follow- up on internal auditor indings, GCG principles implementation, and other matters set forth by the Shareholders, as well as the Company’s compliance in economic, environmental, and societal governance.
[G4-44]
The applied indicator refers to the Decision of minister of State-owned enterprise No. keP-59/ mbU/2004 regarding to the management Contract, attached with key Performance Indicator (kPI).
business Code of Conduct
The business Code of Conduct of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) is a standard of commitment in conducting business ethics or which afects all activities in the Company. The Code of Conduct have been implemented in the Company’s environment to attain a behavioral coherence oriented to achieve compatible results with corporate culture. The Code of Conduct is a set of norms and values which serve as ideal behavioral propriety for the Company.
The Company’s Code of Conduct Guidelines manage behavioral propriety of business Partners, Competitors, Suppliers, environment, Associated Regulator and Institutions which comprises of:
• work ethics to all workforce of the Company
• The Company’s business ethics
• The individual behavior ethics
• Service ethics
• Dissemination and violations reporting system
• Compliance statement by all elements in the
Company
• efectiveness and eiciency in all activities
• Anti corruption[G4-56] [G4-So4]
TATA kelolA DAN kebIJAkAN
Governance and Policy
Peran badan Tata kelola Tertinggi dalam manajemen Risiko
Sistem manajemen Risiko dalam lingkungan Perseroan telah diimplementasikan dalam berbagai aspek, baik kegiatan operasional, non-operasional maupun investasi dengan dasar sasaran mutu dan
Key Performance Indicator (kPI) sebagai sasaran/ tujuan perusahaan yang ingin dicapai. Program kerja yang tertera dalam RkAP diselaraskan dengan kebutuhan penanganan risiko yang teridentiikasi dalam analisa risiko baik secara operasional maupun non operasional yang telah dibuat sebelumnya. Tahapan dalam proses manajemen risiko merupakan rangkaian siklus mulai dari pengidentiikasian risiko, analisa risiko dan monitoring. Proses identiikasi merupakan tahap awal dimana dilakukan penjabaran risiko-risiko yang dapat muncul dari setiap kegiatan investasi, operasional, dan non operasional. Sedangkan tahapan analisis risiko dilakukan dengan pengukuran risiko beserta risk management.
Sedangkan monitoring dilakukan sebagai kontrol atas tidak lanjut rencana penanganan risiko. Adapun proses monitoring dilaksanakan setiap tiga bulan sekali oleh seluruh cabang di lingkungan Perseroan agar realisasi rencanan penanganan risiko yang telah disusun dalam laporan analisa risiko dapat dipantau. [G4-2]
Pengawasan serta penanganan terhadap risiko Perseroan dilakukan melalui sistem manajemen risiko Perseroan ditetapkan melalui Surat keputusan (Sk) Direksi No. hk.56/3/19/PI.II-05 tanggal 6 Juni 2005 tentang “Penerapan Sistem manajemen Risiko di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)”, yang juga disetujui dan ditandatangani oleh komisaris Utama. Pengelolaan dan pelaksanaan sistem manajemen risiko dilakukan oleh pemilik risiko (risk owner) yang mengelola risiko pada unit kerja dibawah kendali yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap pimpinan/manajer bertanggung jawab atas pelaksanaan pedoman, prosedur dan instruksi kerja
The Role of The highest Governance Institution in Risk management
Risk management System has been enforced in the environment of the Company through numerous aspects of operational and non operational activities, investment with quality targets, and key Performance Indicator (kPI) as the aimed corporate objectives. The work program listed in RkAP is aligned with risk management needs which are identiied in risk analysis both in operational or non operational conduct as being set previously.
The gradual stages of risk management process is a linked cycle started with risk identiication, risk analysis and monitoring. Identiication process is an early stage where risks are elaborated from investment, operational, and non operational activities. As for risk analysis stage, a risk measurement is conducted along with risk management, whereas monitoring is conducted as a control in following up the risk mitigation plan. The monitoring process is conducted every three months by all branches in the environment of the Company so as to have the realization of risk mitigation plan which has been formulated in risk assessment report could be well- monitored. [G4-2]
The monitoring and mitigation action towards the Company’s risks are conducted through risk management system set forth in the Decree of the board of Directors No. hk.56/3/19/PI.II-05 dated June 6, 2005 on “Risk management System Implementation in the environment of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)”, approved and signed by President Director. The management and implementation of risk management system is undertaken by risk owner who manages risks for the subordinate working unit under his responsibility. every manager shall be responsible of work risk guidelines, procedures, and instructions implementation of its respective units
TATA kelolA DAN kebIJAkAN
Governance and Policy
risiko di unitnya dan selalu berkoordinasi dengan Sub-direktorat (Subdit) manajemen Risiko & Jaminan mutu yang disupervisi oleh Direksi.[G4-35][G4-36]
monitoring dilakukan secara berkesinambungan terhadap pelaksanaan penanganan risiko yang bertujuan untuk mengetahui kemajuannya secara rinci dan hambatan yang terjadi sehingga dapat diambil langkah antisipatif. monitoring merupakan tanggung jawab manager/Asisten Senior manager terkait. Setiap kemajuan dan hambatan yang terjadi serta langkah yang diambil harus didokumentasikan guna pelaporan dan sebagai bukti (catatan risiko) pelaksanaan penanganan risiko. [G4-50]
Selain itu, untuk menyelaraskan persepsi terhadap risiko yang bervariasi karena perbedaan nilai, asumsi, konsep dan perhatian para Stakeholder, dilakukan komunikasi interaktif secara berkala mengenai risiko dan pengelolaannya.[G4-45]
mekanisme Penyampaian Pendapat kepada Direksi Adanya komunikasi dan konsultasi antara pemangku kepentingan dengan badan tata kelola tertinggi dipandang berpengaruh signiikan dalam menunjang kemajuan perusahaan. Sebagai salah satu kelompok pemangku kepentingan yang berpengaruh signiikan adalah karyawan. karyawan memiliki hak untuk berpendapat sekaligus menyampaikan saran kepada Direksi melalui mekanisme formal seperti rapat kerja Perseroan, rapat serikat pekerja dengan manajemen ataupan melalui event-event yang diselenggarakan Perusahaan seperti townhall meeting. Selain itu penyampaian pendapat dan saran kepada Direksi bisa pula bersifat langsung melalui media korespondensi surat atau surat elektronik. Sedangkan mekanisme penyampaian pendapat dari mitra Usaha juga dilakukan secara langsung melalui forum rapat atau agenda cofee morning maupun penyampaian secara tertulis melalui surat yang ditujukan kepada Direksi. [G4-37] [G4-49] [G4-50]
and always in coordination with Sub-Directorate of Risk management and Quality Assurance in supervision of the board of Directors. [G4-35] [G4- 36]
monitoring process of risk management implementation shall be sustainably carried through to recognize its extensive progress and current barriers thus an anticipative step could be executed. monitoring function is the responsibility held by manager/Senior manager Assistant in concert. each progress and barriers and steps of actions taken must be well-documented due to reporting and risk evidence of risk mitigation implementation. [G4-50]
In addition, to align the perception of varied risks pertaining to value diferences, assumptions, concepts, and concerns by Stakeholder, an interactive communication of risk and its mitigation is regularly convened. [G4-45]
The mechanism of Providing Recommendations to