BAB II : FAKULTAS EKONOM
E. Teknik Pengawasan Terhadap Aktiva Tetap
Karena aktiva tetap bernilai tinggi dan berumur ekonomis panjang, adalah penting untuk merancang dan menerapkan pengendalian internal yang efektif atas aktiva tetap. Segera setelah aktiva tetap diterima, aktiva tersebut harus diperiksa dan diberi label untuk tujuan pengendalian dan dicatat. Prosedur ini dimaksudkan untuk membentuk pertanggunggugatan awal bagi aktiva dimaksud.
Dalam melakukan teknik pengawasan aktiva tetap tentunya tidak terlepas dari sistem pengawasan intern yang terdapat di dalam organisasi, sebab teknik pengawasan aktiva tetap merupakan bagian dari cara–cara yang digunakan oleh pimpinan untuk mengawasi operasional organisasi.
Pengawasan dalam suatu perusahaan mencakup rencana organisasi dan semua metode serta prosedur terutama yang mengenai dan berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva.
Dalam rangka pelaksanaan teknis pengawasan maka ada beberapa prinsip pengawasan intern yang baik :
1. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya
Pemberian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing pegawai harus berdasarkan (sesuai dengan) kecakapan, pengalaman dan kejujuran.
2. Pemisahan wewenang
Dengan maksud pengawasan intern, maka penempatan pegawai disamping bertujuan untuk mempergunakan tenaga pegawai sebaik- sebaiknya juga harus didasari prinsip adanya pemisahan yang baik meliputi tugas dan wewenang. Dalam hubungannya dengan pemisahan tugas/ wewenang perlu diingat bahwa, tugas–tugas dibagikan kepada beberapa pegawai sehingga ”tidak seorang pun mengerjakan suatu transaksi sejak awal sampai dengan selesai ”.
3. Pengawasan
Hasil pekerjaan masing-masing pegawai harus diawasi dan dinilai oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan pegawai tersebut. Alasan itu, sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen, harus menilai hasil pekerjaan bawahannya dan jika diperlukan mengadakan
tindakan koreksi. Adalah tangung jawab pimpinan terhadap pegawai untuk mengawasi mereka, agar supaya mereka tetap jujur, efektif dan efisien.
4. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan
Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas, harus dapat diikuti pelaksanaan tugas-tugas itu sampai tingkat yang melaksanakannya dengan maksud untuk menghubungkan hasil pelaksanaan tersebut dengan tanggug jawab masing–masing petugas.
Penetapan tanggung jawab perseorangan dengan demikian membawa pengaruh psikologis bahwa tugas–tugas itu akan lebih diperhatikan sehingga para petugas akan bekerja lebih waspada. Tiap orang akan bekerja lebih baik jika dia tahu bahwa dia akan diminta pertanggungjawaban apabila ada hal – hal yang tidak beres dalam tugasnya.
5. Pemeriksaaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin.
Prosedur–prosedur hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan adanya pencocokan antara pekerjaan petugas yang satu dengan petugas yang lain.
6. Pencatatan yang seksama dan segera.
Transakasi–transaksi, baik ekstern maupun intern yang mempunyai akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar yang telah disediakan.
Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. Ini dapat diperkuat dengan menggunakan formulir – formulir tercetak yang diberi nomor urut. Jika suatu formulir salah diisinya, maka harus dicap dengan tanda batal dan disimpan dalam urutan yang baik. Karena adanya nomor urut itu, maka jika ada dokumen yang hilang/dicuri akan segera dapat diketahui.
7. Penjagaan fisik
Jelas kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan banyak berkurang dengan adanya alat – alat penjagaan secara fisik misalnya gudang yang terkunci dan sebagainya
8. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin.
Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh suatu institute yang bebas dari pekerjaan rutin dalam organisasi. Dalam hubungan tersebut adalah bagian pemeriksaan intern (Internal Audit
Department) dan perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan
ekstern.
Teknik pengawasan aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan FE USU tidak sepenuhnya mengikuti prinsip pengawasan intern yang baik seperti yang penulis kemukakan di atas.
Berikut adalah teknik pengawasan aktiva tetap yang terdapat di Perpustakaan FE USU.
Pemberian tugas dalam mengawasi keberadaan aktiva tetap ataupun tugas yang lain telah diberikan kepada karyawan yang kapabel dan dapat dipercaya.
Pada perpustakaan setiap tugas tidak dilakukan oleh 1 orang saja. Karena setiap tugas telah diatur oleh Kepala Perpustakaan untuk masing-masing pegawai. Sehingga tidak ada yang memiliki tugas yang sama.
Penjagaan fisik juga telah dilakukan dengan baik, selain itu setiap transaksi yang terjadi di Perpurtakaan FE USU telah dicatat dengan seksama dan segera. Misalnya buku yang dari donasi ketika diterima langsung akan dicatat oleh pegawai. Tetapi pada Perpustakaan Ekonomi USU tidak terdapat adanya penetapan tanggung jawab secara perseorangan sehingga hal ini dapat menyebabkan adanya penyelewengan kekuasaan yang dilakukan oleh pegawai.
Pengawasan atas aktiva tetap telah dilakukan semampunya oleh pegawai yang berwenang yang mana pegawai tersebut juga bertanggung jawab atas keberadaan aktiva.
2. Tamu / Mahasiswa
a. Setiap tamu/mahasiswa harus mengisi buku tamu sebelum masuk ke ruang baca dan meninggalkan KTM sesuai stambuknya pada tempat yang telah disediakan.
b. Setiap buku yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU diregistrasi secara manual sesuai dengan buku besar yang tersedia di ruang baca FE USU. Buku yang telah diregistrasi kemudian diberi stempel seperti pada gambar 3.1 dan gambar 3.2 berikut ini :
NO : 507 / P / FE – USU / 2002 Exp : 3 Paraf Petugas :
Gambar 3.1
Contoh stempel Perpustakaan FE USU
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU
M E D A N
Gambar 3.2
Sumber : Perpustakaan FE USU
Hal ini dilakukan agar meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pencurian buku, sehingga stempel yang diberikan merupakan petanda bahwa buku tersebut adalah milik Perpustakaan FE USU.
c. Ketika mahasiswa yang hendak mengcopy buku yang diperlukan, maka mahasiswa tersebut harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Perustakaan FE USU, dimana prosedurnya yang ditetapkan adalah :
1. Terlebih dahulu buku yang ingin difotokopi dicatat oleh pegawai. Hal ini agar peminjam tidak dapat mengganti buku yang dibawa.
2. Peminjam harus meninggalkan KTM yang notabene adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ataupun mahasiswa dari fakultas lain tetapi masih mahasiswa USU.
3. Skripsi yang terdapat di Perpustakaan FE USU hanya boleh digunakan untuk dibaca dan di tulis ataupun di inputkan datanya ke laptop. Skripsi ini tidak dapat dibawa pulang oleh tamu ataupun mahasiswa.
d. Skripsi yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU juga diregistrasi sesuai dengan jurusan, stambuk dan datanya telah dikomputerisasi dan di jilid. Sehingga skripsi disusun sesuai dengan data yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU. Hal ini sangat memudahkan tamu atau mahasiswa yang ingin mencari skripsi. Karena tempat skripsi juga telah khusus disediakan, sehingga tamu hanya mencari skripsi sesuai dengan nomor registrasi.
F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva