UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB CONTROLLER TERHADAP PENGAWASAN AKTIVA TETAP
DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan oleh :
ELYA AFRIDA 072102087 D3 AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas
rahmat dan kasih sayangNya yang telah memberikan kesempatan dan kesehatan
lahir dan bathin kepada penulis hingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Shalawat berangkaikan salam penulis haturkan kepada Rasulullah SAW
yang menjadi uswatun hasanah dalam menyampaikan risalah kebenaran keseluruh
ummatnya untuk bangkit dari kebodohan dan keterpurukan menuju kehidupan
yang rahmatan lil’alamin dengan ilmu dan iman.
Dalam penyelesaian tugas-tugas dan syarat untuk mencapai gelar ahli
madya dibidang ilmu akuntansi di Universitas Sumatera Utara, penulis telah
berusaha menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Fungsi dan Tanggung Jawab
Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap Di Perpustakaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Untuk kesempurnaan tugas akhir ini, tidak lupa penulis ucapkan
terimakasih yang tak terhingga kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi
4. Ibu Nurzaimah, MM, Ak sebagai dosen pembimbing, yang telah
membimbing penulis hingga terselesaikannya tugas akhir ini. Selama
dalam bimbingan Ibu, penulis banyak mendapatkan ilmu sekaligus
pengalaman yang sangat berharga. Semoga Allah membalas kebaikan Ibu.
5. Bapak Oka Rafi’i, SE serta seluruh staf di perpustakaan Fakultas Ekonomi
yang telah memberikan bantuan dan kemudahan bagi penulis saat
mengadakan penelitian dalam penyelesaian tugas akhir ini.
6. Kedua orang tuaku yang kusayangi Zufrial Sihombing dan Mariani, yang telah berdoa, berjuang membesarkan dan membimbing
putra-putrinya dengan kasih sayang yang tiada terhingga. Semoga Allah SWT
membalas keduanya dengan kasih sayang dan kebahagiaan dihari tuanya.
Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari
kesempurnaan dan banyak terdapat kekurangan disana-sini. Oleh karena itu
penulis tidak menutup diri untuk saran dan kritik yang membangun buat penulis
dan tugas akhir ini agar menjadi lebih baik lagi. Akhirnya kepada Allah jugalah
penulis berserah diri, seraya berdoa semoga tulisan ini bisa memberikan manfaat
bagi penulis dan yang lainnya. Amin ya Rabbal Alamin.
Medan, Januari 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR TABEL ...v
DAFTAR GAMBAR...vi
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian... 5
2. Laporan Penelitian ... 6
BAB II : FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Ringkas... 7
B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 10
C. Job Description... 15
D. Jenis Usaha Kegiatan ... 20
E. Kinerja Usaha Terkini... 20
BAB III : TOPIK PENELITIAN
A. Aktiva Tetap... 23
B. Metode Penyusutan ... 25
C. Cara Perolehan Aktiva Tetap ... 29
D. Tujuan Pengawasan Aktiva Tetap... 33
E. Teknik Pengawasan Terhadap Aktiva Tetap ... 35
F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap... 41
BAB IV : PENUTUP A. Kesimpulan ... 43
B. Saran ... 44
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan ... 5
Tabel 3.1. Daftar Inventaris Perpustakaan FE USU ... 24
Tabel 3.2. Contoh Registrasi Buku ... 31
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2. 1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ... 11
Gambar 3. 1. Contoh Stempel Perpustakaan FE USU ... 39
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Laju pertumbuhan ekonomi dalam suatu negara umumnya akan
mendorong unit-unit usaha yang terdapat dalam negara yang bersangkutan untuk
meningkatkan kegiatan usahanya. Dalam melaksanakan kegiatan operasi
organisasi, ketika perusahaan/organisasi itu mulai didirikan, perusahaan
memerlukan assets awal yang harus dimiliki agar perusahaan tersebut dapat
berjalan dengan baik. Karena persaingan (kompetisi) dalam dunia usaha seiring
dengan lajunya pertumbuhan ekonomi yang merupakan tantangan bagi setiap
perusahaan dalam menjalankan usahanya dengan berhasilguna serta berdayaguna
agar dapat tetap tumbuh secara kompetitif.
Demi tercapainya setiap cita-cita dalam perusahaan, pelaksanaan
kegiatannya harus dilakukan melalui salah satu alat penunjang operasi perusahaan
yaitu dengan adanya aktiva tetap dalam suatu organisasi. Aktiva tetap adalah harta
berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih
dahulu yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual
dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih
dari satu tahun.
Perkiraan aktiva tetap merupakan salah satu unsur yang terdapat di
dalam neraca yang sifatnya permanen dan dapat digunakan terus-menerus dalam
terdiri dari tanah, peralatan, kendaraan, gedung, mesin dan harta berwujud
lainnya. Aktiva tetap merupakan faktor penunjang terjaminnya operasional
perusahaan/organisasi dengan lancar. Jika Aktiva tetap perusahaan mengalami
kerusakan karena kurangnya perhatian dari pihak perusahaan/kurangnya
pengawasan terhadap aktiva tetap akan membawa pengaruh kepada jalannya
kegiatan ekonomi perusahaan.
Untuk itu aktiva tetap yang ada pada suatu perusahaan/organisasi
haruslah benar-benar diperhatikan karena bila ditinjau dari segi pengolahan dan
pembuatannya memakan waktu yang cukup lama serta pengawasan rumit. Sistem
pengawasan dimulai saat dibuatnya komitmen terhadap pengadaan aktiva tetap
sampai diposisi terakhir melalui penjualan aktiva tetap. Pengawasan dilaksanakan
untuk menguji kebenaran aktiva tetap, apakah dipertanggungjawabkan,
dipergunakan secara jujur, diasumsikan secukupnya dan ditangani dengan cara
lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
Apabila terdapat kesalahan dalam mengelola aktiva tetap yang terdapat
dalam perusahaan seperti kesalahan dalam penafsiran umur ekonomis ataupun
pemeliharaan aktiva tetap yang tidak benar akan menimbulkan kerugian bagi
perusahaan/organissasi sehingga aktiva tetap yang dimiliki perusahaan perlu
dibuat pengawasan intern yang benar sesuai dengan standar akuntansi yang
berterima secara umum. Oleh karena itu, dalam struktur organisasi diperlukan
bagian akuntansi yang dijabat oleh seorang kepala akuntansi. Sebutan yang paling
Adapun fungsi-fungsi controller secara umum,yaitu:
1. Fungsi perencanaan (Planning Function)
2. Fungsi Akuntansi (Accounting Function)
3. Fungsi Pelaporan (Reporting Function)
4. Fungsi Pengawasan (Controlling Function)
5. Fungsi-fungsi lain (Other Function)
Melihat kaitan antara fungsi controller dengan fungsi-fungsi manajemen,
diperoleh suatu kesimpulan begitu pentingnya peranan controller dalam mencapai
tujuan dan sasaran perusahaan, sebab dengan adanya bagian controller ini akan
semakin meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dengan ketentuan
bahwa bagian contoller ini benar-benar dibawahi oleh seorang yang profesional.
Dari uraian di atas, mengenai pentingnya peranan controller dalam
membantu manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap investasi pada
aktiva tetap dalam mendorong tercapainya tujuan organisasi, maka peneliti
mengambil judul ”Fungsi dan Tangung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap Di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
B. Rumusan Masalah
Dalam menjalankan setiap kegiatan dalam perusahaan, tentu saja
perusahaan memiliki masalah yang terkadang muncul dan sudah pasti harus
dihadapi oleh perusahaan. Masalah merupakan faktor yang dapat membahayakan
berikut untuk penelitian ini yaitu: ”Apakah fungsi dan tanggung jawab controller
terhadap pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian
adalah :
1. Untuk mengetahui apakah fungsi dan tangung jawab controller terhadap
pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah efektif,
2. Untuk memperluas wawasan atau pandangan penulis mengenai fungsi dan
tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di
Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan yang
dipelajari penulis selama masa perkuliahan,
3. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada
Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU Medan.
Manfaat yang dapat diperoleh dari pelaksanaan penelitian ini adalah :
1. Bagi pihak Perpustakaan, sebagai bahan masukan untuk memperbaiki
fungsi dan tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di
Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa yang
2. Bagi Penulis, sebagai bahan masukan jika dimintai pendapat mengenai
fungsi dan tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di
Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Bagi Penulis lain, sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan
penelitian sejenis berikutnya.
D. Sistematika Penelitian
Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan
penelitian.
1. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal
kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
2. Laporan Penelitian
Laporan penelitian terdiri dari empat bab yaitu bab pendahuluan, bab
profil fakultas, bab topik penelitan dan bab penutup. Pada bab pendahuluan
penulis menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penelitian yang terdiri dari
jadwal penelitian dan laporan penelitian. Pada bab profil organisasi penulis
menjelaskan mengenai keadaan umum fakultas ekonomi yang mencakup
sejarah ringkas fakultas ekonomi, struktur organisasi dan personalia, job
description, kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. Pada bab
topik penelitian penulis menjelaskan mengenai aktiva tetap, metode
penyusutan, perolehan aktiva tetap, tujuan pengawasan aktiva tetap, teknik
pengawasan terhadap aktiva tetap serta fungsi dan tanggung jawab controller
terhadap pengawasan aktiva tetap. Pada bab penutup Penulis membuat
kesimpulan dan saran yang dapat dipergunakan perusahaan dimasa yang akan
datang.
BAB II
PROFIL ORGANISASI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja
(Banda Aceh), dan yang menjabat sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr.Teuku
Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh)
tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi
dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/
Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,
yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatn
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan
pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/ perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Setiap perusahaan baik perusahaan milik negara maupun milik swasta,
tidak terkecuali Fakultas Ekonomi memiliki struktur organisasi. Dengan adanya
stuktur organisasi fakultas, maka setiap aparat akan mempunyai kesatuan tindakan
dalam melaksanakan kegiatan operasional secara efisien dan efektif dalam rangka
mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu semakin baik struktur organisasi
suatu perusahaan akan menjadikan perangkat dari organisasi lebih terintegrasi dan
terkoodinir dengan baik.
Struktur organisasi dapat dikatakan merupakan alat vital dalam suatu
perusahaan, misalnya dalam hal pendelegasian wewenang kepada bawahan dan
batas tanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya. Tindakan yang
dilakukan oleh tiap-tiap bagian dalam perusahaan harus menyatukan usaha dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Tanggung jawab harus dibagi
sedemikian rupa sehingga tidak ada orang atau individu yang mengendalikan
seluruh tahapan transaksi.
Suatu organisasi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini.
Rektor dan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Berikut adalah daftar personalia Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara :
Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec, A.cc, Ak
Prof. Dr. Syad Afifuddin S, M.Ec
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM., Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Hassan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Prof. Dr. lic. Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MS
Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
Program Diploma
Keuangan
Ketua : Prof. Paham Ginting, MS
Akuntansi
Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si,Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si,Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kammariyah, SE
Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub Umum & Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE
Kasub Kemahasiswaan : Zaliana, S.Sos
Bendaharawan Gaji : Maslan, SE
PMUC : Suparyo, SE
Lembaga-Lembaga Penunjang
Puslitbank
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Unit Pelayanan
C. Job Description Fakultas Ekonomi
Fakultas dipimpin oleh Dekan, berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Rektor. Urusan administrasi di Fakultas dikelola oleh Bagian Tata Usaha
yang terdiri atas :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penilitian,
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan para
masyarakat di lingkungan masyarakat.
h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerima tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah di teliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusutan RKAT Bagian
c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
d. melaksanakan urusan mutasi pegawai
e. memverivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar, ijin dan
cuti
g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional
i. memproses pelanggaran disiplin pegawai
j. memproses asuransi pegawai
k. menyusun laporan kerja sub bagain dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan.
k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan
dan alumni.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtenagaan dan
perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar–
seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari–hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai–nilai dan
norma–norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain dalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Aktiva Tetap
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan aktiva tetap, penulis
mengutip beberapa pengertian dari aktiva tetap. Menurut PSAK No 16
(2007:16.2) aktiva tetap adalah aset berwujud yang :
(a) dimiliki untuk digunakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa
yang direntalkan kepada pihak lain atau untuk tujuan administratif,
(b) diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode.
Sedangkan menurut Warren, Reeve, Fees (2005:504), ”aktiva tetap (fixed
assets) merupakan aktiva jangka panjang atau aktiva yang relatif permanen.
Mereka merupakan aktiva berwujud (tangible assets) karena ada secara fisik. Aktiva tersebut dimiliki dan digunakan oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijual sebagai bagian dari operasi normal”.
Menurut Soemarso (2005:20), ”aktiva tetap merupakan aktiva berwujud (tangible assets) yang: (1) masa manfaatnya lebih dari 1 tahun; (2) digunakan dalam kegiatan perusahaan; (3) dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta; (4) nilainya cukup besar”.
Adapun daftar aktiva yang terdapat di Perpustakaan Fakultas Ekonomi
dapat dilihat pada tabel 3.1 dibawah ini:
Tabel 3.1
Daftar inventaris Perpustakaan FE USU
NO. JENIS BARANG MERK/TIPE JUMLAH/UNIT KETERANGAN
1. Dispenser National 1 Baik
2. Filling Kabinet 1 Baik
3. Jam Dinding SEIKO 1 Baik
4. Kipas Angin KDK 3 Baik
5. Komputer LG dan
Samsung
2 Baik
6. Kursi Belajar 49 Baik
7. Kursi Bertangan 3 Baik
8. Kursi Kantor 1 Baik
9. Kursi Putar 9 Baik
10. Lemari Kaca 3 Baik
11. Lemari Kayu 22 Baik
12. Lemari Makan 1 Baik
13. Meja Baca/Belajar 30 Baik
14. Meja Kantor 6 Baik
16. Meja Kayu Kecil 5 Baik
17. Mesin Tik 1 Baik
18. Mukena 2 Baik
19. Printer 1 Baik
20. Racun Api 1 Baik
21. Rak Buku Besi 13 Baik
22. Rak Koran 2 Baik
23 Sajadah 4 Baik
Sumber : Perpustakaan FE USU
Media Cetak Yang Ada Di DaLam Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Media Cetak Harian :
a. Kompas
b. Medan Bisnis
c. Waspada
2. Media Cetak Mingguan:
a. Tempo
3. Media Cetak Bulanan :
Jumlah Skripsi Program S1 Reguler, D3, dan S1 Ekstensi
1. Program S1 Reguler:
a. S1 Akuntansi : No. 959 s/d 2133 = 1177
b. S1 Ekonomi Pembangunan : No. 253 s/d 968 = 715
c. S1 Manajemen : No. 882 s/d 1982 = 1156
2. Program D3 :
a. D3 Akuntansi : No. 642 s/d 1988 = 1346
b. D3 Keuangan : No. 473 s/d 1810 = 1337
c. D3 Kesekretariatan : No. 463 s/d 1331 = 870
3. Program S1 Ekstensi :
a. S1 Akuntansi : No. 1 s/d 2133 = 1135
b. S1 Manajemen : No. 169 s/d 1243 = 1074
Jumlah buku yang terdapat di Perpustakaan FE USU sebanyak kurang
lebih 4585 buku, sedangkan jumlah jurnal adalah kurang lebih 117 buah.
B. Metode Penyusutan
Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva dalam menyediakan
manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan
pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap
kemampuan aktiva tetap dalam operaional perusahaan menurun disebabkan oleh
faktor fisik dan fungsional.
1. Faktor fisik : Faktor ini berkaitan dengan berlalunya waktu dan
pemakaian dalam operasi perusahaan. Faktor ini
menyebabkan terjadinya kegugusan teknis seperti aus
(wear and tear), usang karena umur (deteroriation and
decay), kerusakan-kerusakan selama pemakaian dalam
operasional.
2. Faktor fungsional : Faktor yang berkaitan dengan ketidakmampuan aktiva
tetap tersebut untuk menjalankan fungsinya memenuhi
kebutuhan yang diharapkan, walaupun dari segi fisik
aktiva tetap tersebut masih dapat digunakan. Hal ini
antara lain karena :
a. Kemajuan teknologi, dimana diperoleh tingkat
produktivitas yang lebih tinggi jika aktiva tetap
tersebut diganti dengan aktiva tetap yang lebih
modern.
b. Selera konsumen, dimana produk yang dihasilkan
oleh aktiva tetap tersebut sudah ketinggalan model
dan tidak ada lagi peminatnya.
Akuntansi depresiasi (penyusutan) merupakan sistem akuntansi yang
bertujuan untuk mendistribusikan biaya atau nilai dasar lainnya dari aktiva tetap
Depresiasi adalah suatu proses alokasi, bukan proses penilaian. Oleh
karenanya nilai buku suatu aktiva tetap yang nampak dalam neraca bukan
menyatakan nilai pasarnya yang turun pada saat itu, tetapi merupakan bagian dari
cost yang belum dialokasikan sebagai biaya.
Dalam menghitung depresiasi (penyusutan) ada beberapa faktor yang
perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :
1. Asset cost (harga perolehan aktiva tetap)
2. Residual value (nilai residu/sisa), yaitu nilai yang diharapkan dapat
direalisasi pada saat asset tidak dapat digunakan lagi.
3. Useful life (masa manfaat)
4. Depreciation method (metode penyusutan). Metode penyusutan aktiva
tetap yang digunakan oleh suatu perusahaan harus sesuai dengan sifat
dan penggunaan aktiva tetap. Kebijaksanaan pimpinan dan metode
penyusutan yang digunakan harus konsisten.
Dalam melaksanakan fungsinya contoller harus dapat menentukan
metode penyusutan yang sesuai dengan sifat dan penggunaan aktiva tetap
bersangkutan. Pembebanan biaya penyusutan yang tepat akan menunjukkan
penetapan pendapatan yang tepat serta melindungi investasi atas aktiva tetap dari
pemilik. Controller juga harus menentukan masa manfaat dan nilai residu,
terutama dalam memberikan rekomendasi kepada pimpinan mengenai
Menurut PSAP No.7, metode yang digunakan atas aktiva yang dimiliki
BUMN adalah:
1. Metode garis lurus
2. Metode saldo menurun
3. Metode unit produksi
Dari ketiga metode diatas maka PT BUMN biasanya akan menggunakan
metode garis lurus. Di dalam Universitas Sumatera Utara tidak ada pemisahan
aset-aset USU antara unit kerja lainnya. Pencatatan pelaporan dipusatkan di Biro
Rektor, sedangkan unit kerjanya misalnya Perpustakaan tidak dilakukan.
Alasan yang mendukung pernyataan ini adalah karena telah ditetapkan
dalam UU, yaitu SAP No.24 Tahun 2005 yang mana mengatur pencatatan
pelaporan keuangan akuntansi di tingkat pemerintah.
Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU juga tidak didapati adanya
penyusutan aktiva tetap. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa
Perpustakaan FE USU hanya ruang baca yang dipergunakan untuk mahasiswa
Fakultas Ekonomi ataupun mahasiswa Fakultas lain yang masih menjadi
mahasiswa Universitas Sumatera Utara. Pepustakaan FE USU bukan merupakan
suatu badan usaha yang mencari profit atau laba. Oleh karena itu setiap aktiva
tetap yang ada di Perpustakaan FE USU tidak pernah disusutkan.
Aktiva tetap yang keluar dari Perpustakaan FE USU karena telah habis
masa manfaatnya dan akan diganti, dimana biaya untuk mengganti aktiva tetap
perlengkapan USU. Oleh karena itu setiap asset yang ada di Perpustakaan FE
USU diawasi dengan cukup baik oleh controllernya.
C. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Suatu aktiva tetap mempunyai harga perolehan yang meliputi seluruh
jumlah biaya yang dikeluarkan atau hutang yang timbul untuk memperoleh aktiva
tersebut. Biaya perolehan dicatat sebesar harga perolehannya yaitu harga beli
aktiva tersebut ditambah biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tetap tersebut
dapat digunakan oleh perusahaan. Dalam menjalankan aktivitasnya, suatu
perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan beberapa cara diantaranya,
pembelian, disumbangkan (hadiah), dan dibangun sendiri.
1. Pembelian
Pembelian suatu aktiva tetap dapat dilakukan secara tunai dan kredit.
Secara tunai biasa dilakukan apabila perusahaan memiliki dana yang cukup
untuk memperolehnya. Dalam perkiraan, aktiva tetap tersebut dicatat sebesar
jumlah uang yang dikeluarkan sehubungan dengan pembelian tersebut.
Biaya-biaya yang dikapitalisasi sebagai harga perolehan adalah aktiva tetap itu
sendiri ditambah dengan biaya-biaya terkait pembelian aktiva tetap tersebut
seperti pajak penjualan, biaya pengangkutan, asuransi dalam perjalanan, bea
nama balik, dan biaya pemasangan.
Dengan begitu aktiva tetap dapat diakui oleh perusahaan pada saat
aktiva tetap tersebut diterima sebesar harga perolehannya. Menurut Warren
jumlah yang dikeluarkan untuk mendapatkan aktiva tetap dan membuatnya siap digunakan. Sebagai contoh, biaya pengangkutan dan pemasangan peralatan termasuk bagian dari total biaya aktiva tetap”.
Jika perusahaan melakukan pembelian secara kredit, maka dalam aktiva
tetap yang bersangkutan dicatat sebesar nilai tunainya. Sedangkan selisih antara
nilai tunai dengan harga pembelian kredit tersebut dianggap sebagai beban bunga.
Unsur bunga dan financing cost yang terdapat didalamnya harus dikeluarkan dan
diperlakukan sebagai biaya dalam periode dimana pembayaran itu terjadi. Oleh
karena itu harus dicatat dalam perkiraan beban bunga.
2. Aktiva Tetap yang dihadiahkan
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut
nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik.
Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau berdasarkan
penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen
(appraisal company) dan di kredit modal donasi (donate capital). SFAS
No.116, “Akuntansi untuk kontribusi yang diterima dan kontribusi yang
diberikan”, mendifinisikan kontribusi sebagai : ”Transfer tak bersyarat atas kas
atau aktiva lainnya kepada suatu entitas atau penyelesaian atau pembatalan
kewajiban secara sukarela tanpa timbal balik apapun oleh entitas lain yang
3. Aktiva yang dibangun sendiri
Dalam memperoleh suatu aktiva tetap terkadang dilakukan dengan cara
dibangun sendiri. Hal ini dikarenakan biaya perolehannya akan lebih rendah,
selain itu kualitas aktiva tetap akan lebih baik. Biaya perolehan aktiva tetap
meliputi seluruh biaya-biaya pembuatannya termasuk bahan baku, tenaga
kerja, dan biaya overhead langsung maupun tidak langsung yang merupakan
biaya-biaya diluar biaya operasional perusahaan sehari-hari. Menentukan
jumlah overhead tidak langsung yang akan dialokasikan pada aktiva yang
dikerjakan bukanlah hal yang mudah.
Perolehan aktiva tetap yang terdapat di perpustakaan Fakultas
Ekonomi USU umunya dilakukan dengan 3 cara yaitu :
a Perolehan dari donasi/sumbangan
Pada dasarnya perolehan ini didapat dari dekan ataupun alumni.
Sistem pencatatan yang dilakukan oleh Perpustakaan Ekonomi USU yaitu
ketika aktiva diterima maka aktiva tersebut langsung diregistrasi lalu
distempel dan disusun ke rak buku. Contoh pencatatannya dapat dilihat
pada tabel 3.2 dan tabel 3.3 berikut ini.
Tabel 3.2 Contoh registrasi buku
No.Urut No.Registrasi Judul
Pengarang
Penerbit
edisi jilid Jumlah
Keterangan
Asal
Accounting
Tanggal Pengarang Penerbit Jlh Harga Sumber
036
Sumber : Perpustakaan FE USU
Kemudian buku yang diterima akan dinomori sesuai dengan nomor urut
yang ada di buku besar. Tetapi untuk jurnal Perpustakaan tidak memberikan
nomor urut, hanya melakukan pencatatan saja.
2. Inventaris
Inventaris yang dimaksud yaitu aktiva tetap yang dimiliki Perpustakaan
FE USU yang pada dasarnya berasal dari Fakultas Ekonomi untuk membantu
3. Pembelian
Pembelian yang dimaksud disini adalah dengan melakukan surat
permohonan kepada Fakultas yang kemudian pihak Fakultas yang akan
membelinya. Selain itu pihak perpustakaan juga membeli aktiva dengan inisiatif
sendiri yaitu pembelian yang dilakukan dengan sukarela.
D. Tujuan Pengawasan Aktiva Tetap
Dalam suatu organisasi yang memiliki nilai aktiva tetap yang dominan dari
total nilai aktiva organisasi harus memiliki sistem akuntansi yang baik yang
mendukung internal control (pengawasan intern) terhadap aktiva tetap yang dapat
diandalkan. Sistem akuntansi yang baik harus meliputi semua teknik, metode dan
prosedur dalam pencatatan dan pengolahan data akuntansi untuk memperoleh
pengawasan intern yang baik dalam organisasi. Dengan sistem akuntansi yang
baik maka kita dapat mengetahui kecurangan–kecurangan atau pencurian aktiva
yang terjadi di organisasi. Dari kecurangan dan pencurian tersebut maka dapat
diterapkan sistem pengawasan intern yang baik sebagai upaya untuk mengurangi
atau menghindari kecurangan dan pencurian yang sering terjadi di dalam
organisasi.
Dalam kaitannya dengan pengawasan aktiva tetap secara spesifik, tekanan
dari tujuan sistem pengawasan intern lebih diutamakan pada perlindungan
terhadap kekayaan (aktiva tetap).
Tujuan pengawasan aktiva tetap sebagai berikut :
a. Menghindari kecurangan terhadap pencatatan terhadap fisik aktiva tetap
1) memeriksa daftar kumpulan aktiva tetap kemudian mengadakan
pengecekan langsung kelapangan, apakah sesuai catatan dengan
kenyataan,
2) apabila ada aktiva tetap yang berkurang karena sudah rusak dan akan
diafkir, staff Tata Usaha akan memeriksa daftar usulan pengafkiran aktiva
tetap,
3) aktiva tetap apabila mengalami kecurian, Papam harus dibuat Berita Acara
kehilangan agar barang tersebut bisa diundurkan dari barang produktif.
b. Untuk mendeteksi aktiva tetap yang telah hilang, rusak atau menganggur,
perhitungan fisik persediaan aktiva tetap harus dilakukan secara periodik
dalam rangka memeriksa keakuratan catatan akuntansi. Selain itu aktiva tetap
harus diperiksa secara periodik untuk menentukan kondisinya. Pengawasan
yang hati-hati juga harus dilaksanakan dalam pelepasan aktiva tetap. Semua
pelepasan harus diotorisasi dan disetujui secara benar.
c. Mengetahui keberadaan aktiva tetap apakah sesuai dengan fungsinya
dilakukan dengan cara :
1) adanya daftar kumpulan aktiva tetap maka dapat diketahui keberadaan
aktiva tetap dan fungsinya masing-masing,
2) krani aktiva tetap akan mengadakan pengecekan langsung secara rutin
untuk memeriksa keberadaan aktiva tetap berdasarkan catatan yang ada
Menurut Widjajanto (2002) pengendalian intern adalah suatu sistem
pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran
yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk :
a) mengamankan aktiva perusahaan,
b) mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi,
c) meningkatkan efisiensi,
d) mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran operasi.
Menurut penulis sistem pengawasan intern aktiva tetap pada Perpustakaan
Fakultas Ekonomi USU Medan telah sesuai dengan teori pada kutipan yang
penulis sajikan, dimana metode yang digunakan perusahaan telah dipergunakan
sepenuhnya begitu juga dengan tujuan pengawasan aktiva tetap, maka sistem
pengawasan yang dilakukan perusahaan sudah efektif.
E. Teknik Pengawasan Terhadap Aktiva Tetap
Karena aktiva tetap bernilai tinggi dan berumur ekonomis panjang, adalah
penting untuk merancang dan menerapkan pengendalian internal yang efektif atas
aktiva tetap. Segera setelah aktiva tetap diterima, aktiva tersebut harus diperiksa
dan diberi label untuk tujuan pengendalian dan dicatat. Prosedur ini dimaksudkan
untuk membentuk pertanggunggugatan awal bagi aktiva dimaksud.
Dalam melakukan teknik pengawasan aktiva tetap tentunya tidak terlepas
dari sistem pengawasan intern yang terdapat di dalam organisasi, sebab teknik
pengawasan aktiva tetap merupakan bagian dari cara–cara yang digunakan oleh
Pengawasan dalam suatu perusahaan mencakup rencana organisasi dan
semua metode serta prosedur terutama yang mengenai dan berhubungan langsung
dengan pengamanan aktiva.
Dalam rangka pelaksanaan teknis pengawasan maka ada beberapa prinsip
pengawasan intern yang baik :
1. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya
Pemberian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing
pegawai harus berdasarkan (sesuai dengan) kecakapan, pengalaman dan
kejujuran.
2. Pemisahan wewenang
Dengan maksud pengawasan intern, maka penempatan pegawai
disamping bertujuan untuk mempergunakan tenaga pegawai
sebaik-sebaiknya juga harus didasari prinsip adanya pemisahan yang baik meliputi
tugas dan wewenang. Dalam hubungannya dengan pemisahan tugas/
wewenang perlu diingat bahwa, tugas–tugas dibagikan kepada beberapa
pegawai sehingga ”tidak seorang pun mengerjakan suatu transaksi sejak
awal sampai dengan selesai ”.
3. Pengawasan
Hasil pekerjaan masing-masing pegawai harus diawasi dan dinilai
oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan pegawai
tersebut. Alasan itu, sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen, harus
tindakan koreksi. Adalah tangung jawab pimpinan terhadap pegawai untuk
mengawasi mereka, agar supaya mereka tetap jujur, efektif dan efisien.
4. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan
Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas, harus
dapat diikuti pelaksanaan tugas-tugas itu sampai tingkat yang
melaksanakannya dengan maksud untuk menghubungkan hasil
pelaksanaan tersebut dengan tanggug jawab masing–masing petugas.
Penetapan tanggung jawab perseorangan dengan demikian
membawa pengaruh psikologis bahwa tugas–tugas itu akan lebih
diperhatikan sehingga para petugas akan bekerja lebih waspada. Tiap
orang akan bekerja lebih baik jika dia tahu bahwa dia akan diminta
pertanggungjawaban apabila ada hal – hal yang tidak beres dalam
tugasnya.
5. Pemeriksaaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin.
Prosedur–prosedur hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga
memungkinkan adanya pencocokan antara pekerjaan petugas yang satu
dengan petugas yang lain.
6. Pencatatan yang seksama dan segera.
Transakasi–transaksi, baik ekstern maupun intern yang mempunyai
akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar yang telah
Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. Ini dapat
diperkuat dengan menggunakan formulir – formulir tercetak yang diberi
nomor urut. Jika suatu formulir salah diisinya, maka harus dicap dengan
tanda batal dan disimpan dalam urutan yang baik. Karena adanya nomor
urut itu, maka jika ada dokumen yang hilang/dicuri akan segera dapat
diketahui.
7. Penjagaan fisik
Jelas kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan
banyak berkurang dengan adanya alat – alat penjagaan secara fisik
misalnya gudang yang terkunci dan sebagainya
8. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin.
Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh
suatu institute yang bebas dari pekerjaan rutin dalam organisasi. Dalam
hubungan tersebut adalah bagian pemeriksaan intern (Internal Audit
Department) dan perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan
ekstern.
Teknik pengawasan aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan FE USU
tidak sepenuhnya mengikuti prinsip pengawasan intern yang baik seperti yang
penulis kemukakan di atas.
Berikut adalah teknik pengawasan aktiva tetap yang terdapat di
Perpustakaan FE USU.
Pemberian tugas dalam mengawasi keberadaan aktiva tetap ataupun tugas
yang lain telah diberikan kepada karyawan yang kapabel dan dapat dipercaya.
Pada perpustakaan setiap tugas tidak dilakukan oleh 1 orang saja. Karena
setiap tugas telah diatur oleh Kepala Perpustakaan untuk masing-masing pegawai.
Sehingga tidak ada yang memiliki tugas yang sama.
Penjagaan fisik juga telah dilakukan dengan baik, selain itu setiap
transaksi yang terjadi di Perpurtakaan FE USU telah dicatat dengan seksama dan
segera. Misalnya buku yang dari donasi ketika diterima langsung akan dicatat oleh
pegawai. Tetapi pada Perpustakaan Ekonomi USU tidak terdapat adanya
penetapan tanggung jawab secara perseorangan sehingga hal ini dapat
menyebabkan adanya penyelewengan kekuasaan yang dilakukan oleh pegawai.
Pengawasan atas aktiva tetap telah dilakukan semampunya oleh pegawai
yang berwenang yang mana pegawai tersebut juga bertanggung jawab atas
keberadaan aktiva.
2. Tamu / Mahasiswa
a. Setiap tamu/mahasiswa harus mengisi buku tamu sebelum masuk ke ruang
baca dan meninggalkan KTM sesuai stambuknya pada tempat yang telah
disediakan.
b. Setiap buku yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU diregistrasi
secara manual sesuai dengan buku besar yang tersedia di ruang baca FE
USU. Buku yang telah diregistrasi kemudian diberi stempel seperti pada
NO : 507 / P / FE – USU / 2002 Exp : 3 Paraf Petugas :
Gambar 3.1
Contoh stempel Perpustakaan FE USU
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU
M E D A N
Gambar 3.2
Sumber : Perpustakaan FE USU
Hal ini dilakukan agar meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan
misalnya pencurian buku, sehingga stempel yang diberikan merupakan
petanda bahwa buku tersebut adalah milik Perpustakaan FE USU.
c. Ketika mahasiswa yang hendak mengcopy buku yang diperlukan, maka
mahasiswa tersebut harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh
Perustakaan FE USU, dimana prosedurnya yang ditetapkan adalah :
1. Terlebih dahulu buku yang ingin difotokopi dicatat oleh pegawai. Hal
ini agar peminjam tidak dapat mengganti buku yang dibawa.
2. Peminjam harus meninggalkan KTM yang notabene adalah mahasiswa
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ataupun mahasiswa dari
fakultas lain tetapi masih mahasiswa USU.
3. Skripsi yang terdapat di Perpustakaan FE USU hanya boleh digunakan
untuk dibaca dan di tulis ataupun di inputkan datanya ke laptop.
Skripsi ini tidak dapat dibawa pulang oleh tamu ataupun mahasiswa.
d. Skripsi yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU juga diregistrasi sesuai
dengan jurusan, stambuk dan datanya telah dikomputerisasi dan di jilid.
Sehingga skripsi disusun sesuai dengan data yang terdapat di Perpustakaan
Ekonomi USU. Hal ini sangat memudahkan tamu atau mahasiswa yang
ingin mencari skripsi. Karena tempat skripsi juga telah khusus disediakan,
F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap
Fungsi pengawasan merupakan fungsi utama seorang controller. Fungsi
pengawasan meliputi aktivitas untuk menentukan dan mengevaluasi apakah
pelaksanaan sesuai dengan perencanaan. Apabila terdapat penyimpangan, maka
controllership yang berkewajiban melaporkan kepada pimpinan bagian yang
bersangkutan untuk selanjutnya oleh pimpinan diambil tindakan yang seperlunya.
• Fungsi Controller, menurut sistem pengendalian manajemen lebih
menekankan pada lingkungan organisasi dan aspek perilaku orang untuk
mencapai tujuan organisasi, dan dilakukan oleh CFO.
• Fungsi Controller, menurut controllership lebih ditekankan pada fungsi dan
tekhnik-tekhnik pengawasan yang harus dilakukan di dalam perusahaan, dan
dilakukan Kepala Fungsional/Unit Akuntansi (dulu) sekarang juga oleh CFO.
• Fungsi Controller menurut Sistem Pengendalian Manajemen (Management
Control System) dan Controllership, berbeda pada penekanannya.
Dari keterangan diatas dapat diketahui bahwa tugas controller adalah
menentukan apakah ada penyimpangan (variance) dalam pelaksanaan. Oleh
karena itu, fungsi pengawasan ini harus mengacu kepada norma-norma, ukuran,
kebijaksanaan, prosedur, tujuan, standard maupun sasaran pelaksanaan suatu
kegiatan atau project yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak sebelumnya.
Pada Perpustakaan Ekonomi Universitas Sumatera Utara fungsi dan
lingkungan perpustakaan. Controller bertanggung jawab untuk mengawasi akan
kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan atau pencurian. Apabila
diketahui adanya kecurangan ataupun pencurian yang dilakukan oleh tamu atau
mahasiswa maka controller bertanggung jawab.
Selain itu, tugas dan tanggung jawab contoller atau Kepala Perpustakaan
FE USU adalah:
1. Mengawasi inventaris Ruang baca / Pustaka Fakultas Ekonomi USU
2. Mengawasi kinerja Pegawai / Staf Administrasi Ruang Baca
3. Mengawasi proses registrasi buku, jurnal, majalah, sampai tersusun di rak
buku sesuai jurusannya.
4. Mengawasai kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara
mempergunakan fasilitas ruang baca.
5. Mengajukan permohonan pembelian buku- buku / jurnal baru kepada Dekanat
baik secara lisan/ surat sebagai pendukung proses belajar sesuai dengan usulan
mahasiswa / staf pengajar.
6. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan
7. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada Staf Pengajar, Staf
Administrasi yang mempergunakan fasilitas Ruang Baca tidak sesuai dengan
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hal-hal yang telah dikemukakan di atas maka penulis dapat
menarik kesimpulan yaitu:
1. Fungsi dan tanggung jawab controller dalam perencanaan dan pengendalian
atas aktiva tetap pada perpustakaan FE-USU tidak secara khusus diatur dalam
stuktur organisasi, namun dalam prakteknya dijalankan oleh kepala
keperpustakaan dibantu anggota-anggotanya. Ditinjau dari segi pengendalian
intern yang baik, hal tersebut mengandung kelemahan karena membuka
peluang terjadinya kolusi antara kedua bagian tersebut terutama dalam hal
pengadaan dan kewajaran dari perolehan aktiva tetap yang dapat merugikan
organisasi yaitu perpustakaan itu sendiri.
2. Teknik pengawasan atas aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan Ekonomi
USU sudah cukup baik. Pengadaaan dan penggunaan atas aktiva tetap cukup
efektif dan efisien. Setiap pencatatan transaksi telah didukung dengan bukti
B. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dalam meningkatkan
efektifitas pengawasan dan pengendalian dalam Perpustakaan Fakultas Ekonomi
USU, penulis menyarankan agar dimasa mendatang Perpustakaan Fakultas
Ekonomi USU membuat fungsi dan tanggung jawab contoller secara terpisah
dengan bagian-bagian lain. Sebaliknya contoller dilaksanakan oleh satu bagian
yang bertanggung jawab secara langsung kepada atasan. Dengan demikian kinerja
dari bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan dan pengendalian
aktiva tetap dapat lebih dipertanggungjawabkan serta dapat mencegah atau
mengurangi kemungkinan – kemungkinan terjadinya korupsi dalam pengadaan
dan penggunaan aktiva tetap dalam organisasi. Sistem pengawasan aktiva tetap
yang sudah baik dan efektif harus dipertahankan dan ditingkatkan lagi seiring
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sistem penarikan/
penghapusan aktiva tetap pada Perpustakaan Ekonomi USU sebaiknya juga tetap
dipertahankan dan formulir – formulir yang ada sebaiknya harus disetujui serta
ditanda tangani langsung oleh pihak yang berwenang, sehingga tidak terjadi
kesalahan – kesalahan yang tidak diinginkan. Dan penyajian catatan dan
pembukuan aktiva tetap harus lebih transparansi, sehingga pengawasan intern
DAFTAR PUSTAKA
Dycman, Dukes, Davis, Akuntansi Intermediate, Edisi ke-3, Jilid 1, Terjemahan Munir Ali, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2000
Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta 2007
S.R, Soemarso, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi ke-5 (Revisi), Buku 2, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2005
Sumarni Murti, Salamah Wahyuni, Metodologi Penelitian Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006
Warren, Carl S, James M, Reeve, Philip E. Fess, Pengantar Akuntansi, Edisi ke-21, Buku 1, Cetakan Pertama, Terjemahan Aria Farahmita, Amanugrahani,
Taufik Hendrawan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2005
Weygandt, Jerry.J, Donald E.Kieso, Paul.D.Kimmel, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi ke-7, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2007
Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta 2001.
