PERGERAKAN MAHASISWA ISLAM INDONESIA CABANG CIPUTAT
C. Teknik Persidangan
1. Definisi Teoritis
Sidang adalah suatu pertemuan formil yang terdiri dari beberapa orang atau kelompok guna membicarakan suatu masaslah dan berupaya mencari jalan keluar yang diwujudkan dalam suatu keputusan yang disepakati bersama-sama oleh para peserta sidang dan telah disahkan oleh pimpinan sidang.
Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena ditangan ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju organisasi dapat dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.
Manfaat sidang:
• Memberikan jalan keluar yang disepakati bersama • Melatih kedewasaan dalam memberikan pendapat
• Mencari jalan keluar atas masalah yang terjadi, • Mencari kesepakatan bersama bagi peserta sidang.
Esensi pembahasan antara sidang, rapat, dan musyawarah merupakan arti yang sama yaitu membahas suatu masalah akan tetapi fungsi dan kegunaannya ssangat berbeda yaitu terletak pada pokok bahasan yang dipermasalahkan serta mekanisme yang digunakan.
2. Kelengkapan Sidang
• Pimpinan Sidang. Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Ditangannya lah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan. jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal orang dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.
• Peserta Sidang. Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (menaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai sesuatu. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala
sesuatu dapat terjadi dalam persidangan asalkan kesepakatan peserta sidang karena segala keputusan ada di tangan peserta sidang.
• Peninjau. Peninjau adlaah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
• Palu Sidang. Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apanila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.
• Draft Sidang. Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan- permasalahan dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PO, GBHPK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.
• Konsideran. Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan. Namun, selain hal-hal yang akan diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan seperti ruangan, kursi, meja taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.
• Quorum dan Pengambilan Keputusan. Qumorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum
menunjukan sejauh mana tingkat reoresentasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi juga jumlah representasi sidang tersebut. Persidangan dinyatakan sah/ quorum apabila dihadiri sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada panitia (bisa juga ditentukan dari consensus). Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbamyak (1/2 +1) dari peserta yang hadir di persidangan. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum melakukan pemungutan suara ulang sampai menemukan selisih.
• Notulensi. Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas khusus.
Bentuk Pembagian Sidang Dan Fungsi.
1. KATEGORI SIDANG
a) Sidang Paripurna
Sidang paripurna adalah sidang yang dihadiri oleh semua jajaran/staf suatu organisasi, atau lembaga yang diadakan sesuatu dengan masa jabatan yang telah ditentukan.
• Mendengar dan menyerahkan laporan pengurus yang telah usai masa jabatan yang telah ditentukan.
• Menyatakan Demisioner pengurus pada periode bersangkutan. • Menyerahkan Anggaran dasar dan Rumah Tangga.
b) Sidang Pleno :
Sidang pleno adalah sidang yang dihadiri oleh semua pengurus suatu organisasin dan sekurang-kurangnya 3 (Tiga) bulan sekali.
Fungsi Sidang Pleno ;
• Menganbil kebijakan-kebijakan yang mendasar pada tubuh organisasi.
• Menyusun dan merivisi program kerja.
• Mendengarkan dan membahas laporan ketua-ketua departemen.
c) Sidang Komisi
Sidang komisi ialah sidang yang dihadiri oleh ketua komisi, ketua bidang dan seluruh pengurus yang bersangkutan dan dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
Fungsi Sidang Komisi :
Menunjuk dan menetapkan pelaksanaan program
Menyusun langkah dan strategi untuk melakukan kebijakan yang telah ditetapkan.
2. BENTUK KETUKAN PALU SIDANG :
Ketukan. Digunakan pada :
Keputusan sela, Kesepakatan,
Ketukan oleh pemimpin sidang atau majelis ketua yang akan melanjutkan dalam pengambilan alih sidang (Terjadi pada pergantian pemimpin sidang/Majelis ketua).
Ketukan. Digunakan pada :
Menskorsing atau mencabut Skorsing
Mencabut kembali Kesepakatan terdahulu yang dianggap keliru (PK), Pada pergantian pimpinan sidang sementara oleh pimpinan sidang tetap atau pimpinan sidang 1 oleh pimpinan sidang 2.
Ketukan. Digunakan pada :
Pembukaan dan penutupan sidang,
Mengesahkan keputusan/konsideran final/akhir sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh pimpinan sidang :
Membuka sidang : “Bismillahirrahmanirrahim, Dengan ini nyatakan sidang… (nama sidang/forum) ……… dibuka/dimulai”
Menutup sidang : “Dengan mengucap AlhAMdulilAHirABbil’ALAMIn”,
dengan ini sidang ditutup/selesai”
Mengalihkan pimpinan sidang : “Dengan ini saya serahkan palu sidang kepada presidium sidang terpilih/ presidiu
Mengambil alih pimpinan sidang : “Palu Sidang saya terima palu sidang, sidang dilanjutkan”
Menskorsing sidang “Dengan ini sidang saya skorsing selama…. (waktu yang ditentukan)”.
Atribut PMII dan Lagu-lagu Pergerakan