D. Peran dan Fungsi Pelaku Kegiatan
4. Teknis Pelaksanaan
a) Tahap Persiapan (Pra Musrenbang)
Tahapan persiapan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mempersiapkan pelaksanaan Musrenbang Kelurahan agar dapat berjalan dengan efektif, efisien dan terarah. Tahap persiapan meliputi:
1) Menyusun Keputusan Lurah tentang pembentukan Tim Penyelenggara Musrenbang Kelurahan;
2) Menyusun jadwal pelaksanaan dan susunan acara Musrenbang Kelurahan; 3) Melakukan identifikasi dan penetapan peserta Musrenbang Kelurahan;
4) Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan pada saat pembahasan Musrenbang Kelurahan, antara lain:
Dokumen Usulan DSP (Daftar Skala Prioritas) hasil Rembug Warga dari seluruh RW; Dokumen RPJM/Pronangkis Kelurahan;
Data evaluasi program kegiatan yang sudah dan yang sedang dilaksanakan, terutama kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan di tahun 2014, baik yang bersumber dari APBD kota, APBD provinsi, maupun yang bersumber dari PNPM atau swasta (CSR);
Monografi Kelurahan (luas wilayah, struktur organisasi kelurahan, jumlah penduduk, fasilitas sosial, fasilitas umum, sarana keagamaan);
Peta lingkungan RW (potensi dan permasalahan); Data jumlah dan peta sebaran kelompok miskin kota;
Peraturan-peraturan yang terkait dan diperlukan pada saat pelaksanaan Musrenbang Kelurahan;
Data kondisi sarana prasarana sekolah; Format-format isian Musrenbang Kelurahan; Foto-foto lokasi usulan untuk kegiatan fisik.
5) Menyusun isu strategis dan prioritas permasalahan di wilayah Kelurahan;
6) Menyusun draft awal Daftar Skala Prioritas (DSP) tingkat kelurahan yang bersumber dari kompilasi hasil Rembug Warga seluruh RW dan prioritas di tingkat kelurahan yang bersifat
lintas wilayah RT/RW. Draft awal ini akan dibahas dan disepakati pada saat pelaksanaan Musrenbang Kelurahan. Penyusunan draft awal daftar skala prioritas dilakukan oleh Tim Penyelenggara dengan melibatkan Lurah serta perwakilan warga yang dianggap mampu dan memiliki pengetahuan terhadap permasalahan di wilayah kelurahan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
Merumuskan kriteria dalam menentukan prioritas.
Kriteria Umum untuk usulan kegiatan prioritas kelurahan adalah :
1. Merupakan kegiatan untuk kepentingan masyarakat tingkat kelurahan
2. Memiliki tingkat urgensi tinggi dan memberikan manfaat kepada masyarakat kelurahan
3. Mendukung pengembangan potensi lokal (Ekonomi Lokal)
4. Mengatasi permasalahan ditingkat Kelurahan seperti banjir dan kumuh 5. Mendukung pencapaian target prioritas pembangunan kota (target RPJMD)
Selain itu, perumusan Kriteria prioritas untuk menyeleksi usulan kegiatan dapat menggunakan pendekatan yang sederhana dengan batasan/rumusan :
- Tingkat kebutuhan mendesak, kebutuhan tersebut tak dapat ditunda dan apabila tidak segera ditangani akan mengganggu aktivitas warga masyarakat, serta kegiatan tersebut memungkinkan untuk dilaksanakan pada tahun 2016;
- Tingkat dampak atau manfaat, yaitu kebutuhan tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak, jika tak dipenuhi akan mengakibatkan munculnya masalah lain;
- Sumber daya, yaitu tingkat dukungan partisipasi masyarakat dalam kegiatan tersebut.
Proses penghitungannya dilakukan dengan scoring menggunakan skala nilai sebagai berikut:
1 : tidak mendesak/bermanfaat/mendukung 2 : kurang mendesak/bermanfaat/mendukung 3 : mendesak/bermanfaat/mendukung
4 : sangat mendukung
Prioritas kegiatan yang dihasilkan akan terbagi menjadi dua, yaitu prioritas utama dan prioritas lanjutan.
- Prioritas Utama adalah prioritas yang akan diajukan pada Musrenbang Kecamatan
diusulkan didanai dari kegiatan kecamatan;
- Prioritas Lanjutan adalah prioritas daftar tunggu untuk tahun berikutnya (bahan
masukan/input RPTK kelurahan).
7) Menyusun draft awal usulan kebutuhan kelurahan.
8) Menyusun draft kriteria tim delegasi kelurahan ke Musrenbang Kecamatan. b)Tahap Pelaksanaan
1) Pendaftaran peserta.
Peserta dari delegasi RW harus menunjukkan salinan Berita Acara Rembug Warga yang menunjuk perwakilan RW. Peserta dari LSM pemantau harus menunjukkan salinan surat pemberitahuan ke WaliKota Padang cq. Bappeda Kota Padang;
2) Pembukaan dan penjelasan mekanisme dan tata tertib Musrenbang Kelurahan oleh Lurah; 3) Pengarahan Camat tentang informasi rencana kegiatan pembangunan di Kecamatan tahun
2015, dan evaluasi program yang dilaksanakan pada tahun 2014;
4) Pemaparan Lurah atas prioritas program Kelurahan tahun 2015, yang bersumber dari Rencana Pembangunan Tahunan Kelurahan (RPTK);
5) Prioritas program/kegiatan kelurahan yang disampaikan termasuk usulan pembangunan sarana prasarana wilayah kelurahan yang bersifat lintas wilayah RW dan mendesak untuk dilaksanakan;
6) Pemaparan draft awal prioritas yang telah disusun pada tahapan Pra Musrenbang dilanjutkan dengan pembahasan penentuan prioritas kelurahan yang dipimpin Lurah atau Ketua Penyelenggara yang dibantu oleh Tim Pemandu/Pendukung, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Pembahasan dilakukan secara berurutan berdasarkan prioritas draft awal yang telah disusun oleh tim penyelenggara (prioritas 1 dilengkapi/dibahas tuntas terlebih dahulu, baru ke prioritas selanjutnya). Pembahasan dilakukan secara berurutan mulai dari bidang fisik, bidang sosial budaya dan bidang ekonomi;
Hal pertama yang dibahas untuk setiap usulan kegiatan adalah kesesuaian usulan dengan klasifikasi, yaitu :
- Usulan program yang akan didanai/dikerjakan oleh swadaya masyarakat murni setempat,
dari PNPM atau bantuan (CSR) swasta atau pribadi,
- Usulan kegiatan yang diusulkan akan didanai dari APBD melalui program pemberdayaan masyarakat,
- Usulan kegiatan lintas wilayah yang akan didanai dari APBD melalui kegiatan Fasilitasi Musrenbang Kecamatan atau melalui kegiatan SKPD teknis.
Jika terdapat ketidaksesuaian usulan kegiatan dengan klasifikasi, maka usulan kegiatan tersebut dapat dipindahkan ke klasifikasi yang sesuai;
Pembahasan selanjutnya adalah menentukan apakah usulan kegiatan termasuk kegiatan yang dapat dilaksanakan melalui kegiatan SKPD atau harus dilaksanakan melalui mekanisme pemberian hibah/ bantuan sosial.
- Kegiatan pembangunan fisik atau konstruksi yang dapat dilaksanakan oleh SKPD adalah kegiatan konstruksi yang dilakukan di atas tanah/ lahan aset pemerintah
kota atau aset milik umum, bukan dimiliki oleh perorangan atau lembaga.
- Usulan kegiatan yang dapat dilakukan melalui mekanisme pemberian hibah harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
Memiliki kepengurusan yang jelas
Berkedudukan dalam wilayah daerah dengan alamat yang jelas Memiliki sekretariat
Tidak terjadi konflik internal
Memiliki/ menguasai tanah yang sah apabila kegiatan yang diajukan merupakan pekerjaan konstruksi
Memiliki rekening bank atas nama lembaga/ organisasi/ instansi/ kelompok orang jika yang diajukan berupa hibah dalam bentuk uang
- Usulan kegiatan yang dapat diajukan melalui mekanisme bantuan sosial, harus memenuhi persyaratan:
Memiliki resiko sosial, yaitu kejadian atau peristiwa yang dapat menimbulkan potensi terjadinya kerentanan sosial yang ditanggung oleh individu, keluarga, kelompok dan/atau masyarakat sebagai dampak krisis sosial, krisis ekonomi, krisis politik, fenomena alam dan bencana alam yang jika tidak diberikan belanja bantuan
sosial akan semakin terpuruk dan tidak dapat hidup dalam kondisi wajar.
memiliki identitas yang jelas sebagai penduduk Kota Padang berdomisili dalam wilayah Kota Padang.
Terhadap usulan prioritas yang termasuk kategori hibah atau bantuan sosial, Lurah harus memastikan kesanggupan untuk menyusun proposal dan memenuhi persyaratan pemberian hibah/ bantuan sosial apabila diminta atau dibutuhkan oleh SKPD untuk penyusunan Renja SKPD;
Pembahasan Musrenbang Kelurahan diarahkan untuk menyusun daftar skala prioritas sebagai berikut:
- Daftar Usulan Kegiatan melalui dana Kecamatan, dengan ketentuan sebagai
berikut:
Merupakan usulan kegiatan hasil dari Rembug Warga yang dapat didanai APBD melalui kegiatan SKPD kecamatan (kegiatan pemberdayaan masyarakat dalam pembangunan wilayah);
Usulan kegiatan Fisik dengan jumlah dana antara Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta) sampai dengan maksimal Rp. 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah); Harus terdapat nilai swadaya dari total kebutuhan dana untuk melaksanakan
kegiatan yang diusulkan;
Usulan kegiatan ini akan dibahas pada Musrenbang Kecamatan untuk masuk sebagai usulan kegiatan Pemberdayaan Masyarakat dalam Pembangunan Wilayah Kecamatan;
Jumlah usulan yang disampaikan ke Musrenbang Kecamatan sebanyak- banyaknya adalah dua kali jumlah RW yang ada. Jadi, misalnya di kelurahan A terdapat 15 RW, maka jumlah usulan yang dapat disampaikan ke Musrenbang Kelurahan sebanyak-banyaknya adalah 30 usulan yang merupakan prioritas dengan skor nilai tertinggi;
Sisa usulan lain yang berasal dari Rembug Warga tetap dimasukkan dalam DSP, sebagai bahan pertimbangan untuk Musrenbang Kelurahan tahun berikutnya. Namun, yang disampaikan pada saat Musrenbang Kecamatan hanya usulan prioritas tertinggi sejumlah dua kali RW yang ada di kelurahan tersebut;
Usulan yang disampaikan adalah usulan dengan teknologi sederhana dan resiko kegagalan konstruksi yang kecil.
- Daftar Usulan Kegiatan Melalui Kegiatan SKPD Teknis, dengan ketentuan
sebagai berikut:
Merupakan usulan yang berasal dari Rembug Warga atau yang merupakan prioritas kelurahan yang bersifat mendesak dan lintas wilayah RW yang membutuhkan pendanaan yang besar;
Usulan kegiatan Fisik dengan kebutuhan dana di atas Rp. 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah).
Usulan kegiatan ini akan dibahas pada Musrenbang Kecamatan untuk dimasukkan dalam kegiatan Fasilitasi Hasil Musrenbang Kecamatan atau diteruskan ke SKPD teknis terkait melalui Musrenbang tingkat Kota;
Jumlah usulan yang disampaikan ke Musrenbang Kecamatan sebanyak- banyaknya adalah 5 (lima) usulan yang merupakan prioritas dengan skor nilai tertinggi;
Sisa usulan lain yang berasal dari Rembug Warga atau prioritas kelurahan tetap dimasukkan dalam DSP, sebagai bahan pertimbangan untuk Musrenbang Kelurahan tahun berikutnya.
Peserta diperbolehkan untuk menanyakan penjelasan tentang permasalahan dan usulan kegiatan serta penilaian prioritasnya. Perubahan prioritas dapat dilaksanakan dengan kesepakatan bersama peserta Musrenbang Kelurahan.
Peserta tidak diperbolehkan untuk mengurangi atau mengganti permasalahan yang ada; Peserta diperbolehkan untuk mengganti usulan solusi sesuai kesepakatan bersama. 8) Penentuan tim delegasi kelurahan. Tim delegasi kelurahan terdiri dari Lurah, Ketua LPMK
Kelurahan, TP PKK Kelurahan, Perwakilan RT, Perwakilan RW, Ketua BKM Kelurahan serta Kasi PM Kelurahan yang disepakati dalam Musrenbang Kelurahan dengan memperhatikan keterwakilan perempuan. Jika di kelurahan tidak terdapat BKM, maka jumlah yang dipilih sejumlah enam orang. Penentuan delegasi kelurahan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
Penyampaian dan penyepakatan kriteria tim delegasi Kelurahan. Untuk menentukan delegasi kelurahan diharuskan peserta yang mempunyai kemampuan untuk memberikan penjelasan dan memahami mekanisme Musrenbang;
Penentuan calon kandidat delegasi kelurahan berdasarkan usulan peserta Musrenbang; Pemilihan/pengambilan suara dan penetapan delegasi.
9) Perumusan kesepakatan hasil Musrenbang Kelurahan;
10)Penandatanganan berita acara oleh Lurah, Ketua dan Sekretaris Tim Penyelenggara Musrenbang Kelurahan;
11)Penutupan oleh Lurah;
12)Hasil keputusan urutan prioritas Musrenbang Kelurahan dapat langsung ditandatangani pada saat pelaksanaan Musrenbang Kelurahan atau selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan Musrenbang Kelurahan.
3.7.Keluaran Musrenbang Kelurahan
Musrenbang Kelurahan menghasilkan dokumen rencana kerja pembangunan yang terdiri dari: 1. Berita acara pelaksanaan Musrenbang Kelurahan (Form II-A)
2. Dokumen Rencana Kerja Anggaran Kelurahan (Form II-B), yang merupakan daftar panjang (long list) rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di kelurahan.
3. Daftar Skala Prioritas Usulan Kegiatan Prioritas Kelurahan melalui Kegiatan Kecamatan atau SKPD Teknis (Form II-C),
4. Daftar Usulan yang belum disepakati (Form II-D) 5. Daftar hadir Musrenbang Kelurahan (Form II-E);
6. Daftar Delegasi (perwakilan kelurahan) untuk mengikuti Musrenbang Kecamatan terdiri dari Lurah, Ketua LPMK, TP PKK, Perwakilan RT (1 orang), Perwakilan RW (1 orang), Ketua BKM dan utusan Kelurahan yang dipilih oleh peserta Musrenbang Kelurahan dengan memperhatikan keterwakilan perempuan. Jika di kelurahan tidak terdapat BKM, maka jumlah yang diusulkan oleh peserta Musrenbang Kelurahan berjumlah 6 (enam) orang (Form II-F) Hasil Musrenbang Kelurahan diserahkan ke kecamatan sebagai bahan pembahasan Musrenbang Kecamatan paling lambat 2 (dua) hari setelah penyelenggaraan Musrenbang Kelurahan dalam bentuk buku (isi buku : usulan kegiatan tahun 2016, Data Monografi Kelurahan terbaru, data pendukung beserta lampirannya). Jika ada usulan yang harus dilakukan melalui mekanisme hibah dan bantuan sosial disertai dengan Pernyataan kesanggupan hibah/bantuan sosial.