A.
Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan dengan banyak pengertian, antara lain dalam bukunya Gordon B. Davis mengatakan bahwa sistem informasi itu merupakan jalinan yang terintegrasi antara manusia dan atau mesin untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Sedangkan ensiklopedia manajemen menyebutkan bahwa sistem informasi itu adalah pendekatan yang telah direncanakan untuk mensuplai/memasok seluruh informasi yang akan digunakan sebagai pengambilan keputusan.
Namun secara pengertian umum dapat dikatakan bahwa sistem informasi adalah sekelompok komponen yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu (Turban, Mc Leod dan
Wetherbe; Information Technology for Management).
(data, interaksi, proses (manipulasi, kalkulasi) dan output (laporan, informasi). Sistem informasi memproses input dan menghasilkan output yang dikirim melalui pengguna atau sistem yang lain dan mungkin juga akan terjadi umpan balik selama proses ini terjadi.
B.
Pengertian Teknologi Informasi
Dalam arti sempit Teknologi Informasi (TI) dapat diartikan sebagai bagian dari sub sistemnya Sistem Informasi (SI) atau dalam kata lain teknologi informasi itu meliputi hardware, database, software, network dan peralatan lain (Turban, Mc
Leod dan Wetherbe; Informa- tion Technology for
Management). Namun kadang-kadang istilah TI dan SI dapat digunakan secara ber- gantian atau bahkan bisa juga digunakan dalam konsep yang lebih luas yaitu sekumpulan beberapa SI, beberapa pengguna dan manajemen untuk seluruh organisasi. Dalam dunia kerja pemerintah, TI sendiri sering diartikan sebagai bagian dari seluruh komponen yang ber-hubungan dengan data/informasi yang dihubungkan lewat sebuah
perangkat komputer seperti : Local Area Network (LAN),
Homepage, Multimedia, dan lain-lain.
C.
Pentingnya Informasi Bagi Pimpinan
Pada dasarnya informasi merupaka bagian yang penting untuk
mengambil keputusan, sehingga trial and error (coba dan salah)
dapat dikurangi sekecil mungkin bahkan kalau dapat hal seperti itu tidak perlu terjadi. Beberapa hal keuntungan yang dapat diperoleh dari perlunya informasi bagi pimpinan untuk mengambil sebuah keputusan, diantaranya :
1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja;
2. Jalur birokrasi jadi semakin ringkas;
3. Memperluas akses terhadap pihak lain;
4. Memudahkan kontrol/pengawasan langsung pada bawahan;
5. Dapat melakukan evaluasi setiap saat untuk perenca naan
kedepan, dan
6. Dapat memberikan keputusan yang lebih pasti.
D.
Perkembangan Teknologi Informasi
Sejarah perkembangan TI berawal dari perang dunia II dimana
perangkat teknologi ini digunakan untuk melakukan
penghitungan dan rumus-rumus yang diterapkan di bidang kemiliteran. Sedangkan untuk penggunaan di bidang bisnis dimulai pada awal tahun 50-an. Lama kelamaan sesuai dengan perkembangan pengetahuan TI semakin akrab dengan penggunanya dan ini terus berkembang sampai saat ini.
Perkembangan TI untuk perkantoran modern berawal di tahun 70-an yaitu munculnya komunikasi secara elektronik misalnya untuk sistem pemesanan tiket kereta api.
Kemudian pada permulaan tahun 80-an mulai muncul istilah
Artificial Intelligence (AI) yaitu kemampuan komputer untuk membentuk sistem terintegrasi yang semakin cerdas.
Pada awal 90-an, perkembangan TI semakin canggih di mana
produk-produk mesin pengolah menciptakan processor-
Perkembangan teknologi telah berjalan seiring dengan kehidupan manusia dan perubahan yang demikian itu membawa sebuah revolusi baru di bidang teknologi informasi dimana globalisasi yang melanda menjadikan dunia seakan-akan sudah tidak ada batasnya lagi. Apa yang terjadi pada belahan dunia lain dapat disaksikan secara bersamaan dalam hitungan menit bahkan dalam hitungan detik.
Yang paling dapat dirasakan secara nyata dibidang teknologi
informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) dimana kita
dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar, mahasiswa, pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS).
E.
Jenis-Jenis Aplikasi Teknologi Infor-Masi Pada
Perkantoran Modern
Software aplikasi terdiri dari interaksi-interaksi yang langsung dikenal oleh sistem komputer untuk melakukan aktifitas
pemrosesan informasi yang tentunya harus diketahui oleh pengguna.
Beberapa jenis aplikasi yang digunakan oleh perkantoran modern, adalah :
1. Spread sheet
Software ini biasanya digunakan untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
penggunaan baris dan kolom serta banyak dipakai untuk aplikasi di bidang keuangan, buku besar, journal dan lain- lain.
Contoh : Paket software spread sheet antara lain : Lotus, Sympony, Excel, dan lain sebagainya.
2. Word Processing
Software ini biasanya digunakan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor yang berkaitan dengan ketik mengetik (teks) seperti pembuatan laporan, memo, surat menyurat, dan lain-lain.
Contoh paket software word processing antara lain : Word Perfect, Word for Window, Chi-Writer, dan lain-lain.
Software ini biasanya digunakan untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
pembuatan desain dan grafik dan sering disebut juga dengan
software Computer Aided Design (CAD), seperti membuat
transparansi, presentasi grafik, dan lain-lain.
Contoh : Paket software Desktop Publishing antara lain Power Point, Photo Shop, Corel Draw, dan lain sebagainya.
4. Communication
Software ini biasanya digunakan untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
komunikasi antar komputer yang tentunya antar komputer tersebut sudah saling berhubungan (Local Area Network), seperti mengirim pesan elektronik, pertukaran data, dan lain sebagainya.
Contoh : Paket software Communication antara lain Winpop, E-mail, dan lain sebagainya.
F.
Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet
Bagi Perkantoran Modern
Dijaman informasi dan komunikasi abad 21 ini, penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke Kabupaten bahkan Kecamatan. Hal ini menunjukkan betapa cepatnya
pengaruh perkembangan teknologi informasi terhadap
peradaban manusia, dan tentunya akan berpengaruh langsung pada dunia perkantoran modern.
Bagi sebuah perkantoran modern, manfaat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan, antara lain :
1. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak
jangkauan yang sangat jauh;
2. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan
erat dengan masalah-masalah substansi organisasi;
3. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang
akan kita butuhkan;
4. Dapat mengurangi penggunaan kertas yang menumpuk
(paperless);
5. Dapat melakukan teleconference (komunikasi langsung jarak
Dengan kemampuan teknologi informasi yang begitu luar biasa maka dapat dikatakan bahwa begitu tingginya ketergantungan manusia terhadap teknologi informasi itu sendiri khususnya dalam dunia perkantoram modern, dan ini berarti bahwa tak akan berjalan sebuah kantor apabila secara tiba-tiba saja teknologi hilang dari muka bumi.
G.
Latihan
1. Uraikan dengan pengertian anda sendiri tentang Teknologi
Informasi !
2. Jenis-jenis Aplikasi TI apa saja yang ada dan dipergunakan
sehai-hari dalam membantu/menunjang pekerjaan di instansi Anda !
3. Bagaimana cara anda mengantisipasi terhadap cepatnya
perkembangan TI dalam tugas perkantoran sehari-hari.