3.1 Sejarah berdirinya Hotel Danau Toba Internasional Medan
Ide untuk mendirikan perusahaan dan menjalankan usaha perhotelan lahir sebagai akibat dari Surat Keputusan Bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan Menteri Perhubungan Republik Indonesia No. 101 bulan September 1968 yaitu keputusan tentang pemberian fasilitas yang sebesar-besarnya kepada pengusaha-pengusaha yang berminat untuk berusaha dibidang perhotelan, sebagai upaya mendorong kemajuan pariwisata di Indonesia.
Setelah mempelajari dokumen-dokumen dari surat keputusan tersebut dan mendengar keterangan-keterangan yang meyakinkan dari pihak-pihak yang berkompeten sehingga diambil kesimpulan bahwa usaha perhotelan untuk Indonesia masa itu adalah usah yang menguntungkan dan mempunyai aspek sosial ekonomi yang sangat luas. Oleh karena itu Bapak T.D Pardede mengambil keputusan untuk mendirikan usaha perhotelan sebagai tambahan bidang-bidang usahanya yang telah ada, antara lain :
- Perikanan, perkebunan eksport yang tergabung dalam Surya Sakti.
- Pendidikan, kesehatan, kerohanianyang tergabung dalam Group Foundation.
- Pertekstilanyang tergabung dalam Group Pertekstilan.
- Perbankan, asuransi yang terfabung dalam Group Perbankan.
COMPANY.
Secara berturut-turut didirikan beberapa hotel yang semuanya tergabung dalam satu grup dengan nama Pardede International Hotel Group (PIHG) yang unit-unitnya terdiri dari:
1. Hotel Danau Toba dan Copa Cabana Club 2. Mini Hotel Danau Toba Internasional 3. Pardede Internasional hotel
4. Belawan Internasional Hotel 5. Hotel Pardede Internasional
6. Hotel Danau Toba Internasional-Parapat 7. Hotel Danau Toba Internasional-Medan
8. Hotel Danau Toba Internasional-Tebing Tinggi 9. Danau Toba cottage Berastagi
Hotel Danau Toba Internasional Medan dibuka secara resmi untuk umum pada tanggal 10 Juni 1972 dengan General Manager pertama Stanley Allison dari London. Hotel ini beroperasi dengan 200 kamar di Jalan Imam Bonjol No. 17 Medan.
Pada mulanya pendirian hotel ini berakibat turunya ocupancy dari unit-unit lain yang tergabung dalam Pardede Internasional Hotel Group yang berdiri sebelumnya.
Pada akhir tahun 1972 Hotel Danau Toba Internasional ini hanya mempunyai occupancy rate sebesar 25% Break Event Point jauh dari jangkauan. Masa itulah yang paling sulit untuk mengoperasikan hotel bila ditinjau dari motive profit.
Aeropacific Hotel Corporation dengan General Manager R.E Selling dengan ketentuan bahwa dibawah pimpinan management PT. Aeropacific Hotel Corporation harus dapat dicapai ocupancy rate hotel rata-rata 50% sampai akhir tahun 1973. Ternyata target tersebut tidak dicapai sehingga kontrak tersebut diakhiri dengan General Manager tetap R.E Scelling yang bersedia memperpanjang kontrak kerjanya.
3.1.1 Tujuan Berdirinya Hotel Danau Toba Internasional
Dengan demikian semaraknya dekade kujungan wisata Indonesia maka akan berpegaruh juga terhadap peningkatan pelayanan hotel maka pihak hotel haruslah menciptakan dan menjaga standard dari hotel tersebut.
Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Berusaha/berupaya memberikan kepuasan tersendiri kepada tamu
2. Berupaya untuk memberikan pelayanan yang memuaskan dan juga penampilan yang menarik dan memelihara keramah-tamahan
3. Menciptakan dan menjaga kebersihan kamar
4. Menciptakan suasana yang baik supaya tamu datang kembali
Dengan adanya tujuan tersebut maka diharapkan supaya para tamu (pelanggan) semakin banyak datang berkunjung sehingga tingkat hunian hotel kamar makin tinggi dengan demikian yang maksimal akan tercapai.
3.2 Stuktur organisasi
Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai struktur organisasi berbentuk garis dan staff dimana pimpinan tertinggi dipegang oleh General Manager.
Untuk jelasnya struktur organisasi tersebut dapat dilihat dari bagian yang terlampir.
Sebagai uraian tugas pokok dan tanggung jawab dari struktur organisasi perusahaan terdiri dari:
1. General Manager
- Mengkoordinasi dan mengawasi beroperasinya perusahaan - Mengikuti perkembangan pelayanan perhotelan
- Membawahi keseluruhan Department Head yang ada
- Memecahkan segala masalah dan mengambil tindakan-tindakan yang perlu
2. Duty Manager
- Bertanggung jawab langsung kepada General Manager
- Bertanggung jawab atas Department yang dibawahinya yaitu, salesand Marketing Department, Food& Beverage Department, Personalia, security
- Mengevaluasi hasil kerja department yang dibawahinya
3. Personnnel Manager
- Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager
- Melaksanakan kebutuhan kerja
- Melaksanakan tes tertulis dan interview bagi pelamar yang dipanggil
- Menjabarkan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka pembinaan dan pengembangan karyawan
- Membuat anggaran secara menyeluruh
- Mewakili General Manager untuk menyelesaikan kasus-kasus perubahan yang timbul pada kanto Depnaker serta kepada instansi yang terkait
- Melakukan pembinaan tenaga kerja melalui kegiatan in hose training dan kegiatan lainnya.
4. Chief Accountant
- Bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager - Mengontrol uang masuk dan uang yang keluar ari perusahaan - Revisi cost flows
- Membuat budget plan (1 tahun sekali) - Memonitor budget setiap hari
5. Front Office Manager
- Bertanggung jawab kepada General Manager melalui Room Division Manager
- Mengawasi operasi di Front Office setiap hari - Membina hubungan baik dengan tamu-tamu hotel
- Mengatasi masalah-masalah yang terjadi apabila ada tamu-tamu yang melakukan complaint menaiakan income daripada rooms.
Bagian-bagian yang termasuk dibawah naungan Front Office adalah:
1. Reservation section
Tugasnya melayani tamu yang memesan kamar secara tak langsung atau tidak berhadapan langsung dengan pemesanan tapi dilakukan mellui telepon.
2. Reception section
Bagian reeption section merupakan ujung tombak penjualan kamar. Adapun tugas dan tanggung jawab rception adalah:
- Bila sudah tercapai kesepakatan dari penjualan kamar, maka tamu dimint untuk mengisi registration card. Lalu reception akan memberi gust card dan kunci kamar tamu.
- Atas dasar registration card, petugas akan memnuat room slip, whire slip, guest slip dan mengisi tamu.
- Memasukan data-data tamu kedalam komputer untuk pengarsipan
- Membuat laporan tentang pembuatan kamar, termasuk harga penjualanya. - Menangani pesan-pesan dari dan untuk tamu hotel. Setiap pesan yang
masuk dicatat di message form untuk kemudian diteruskan pada yang bersangkutan.
3. Information section
Tugasnya memberikan informasi secara umum tentang fasilitas-fasilitas hotel.
4. Uniform section
Tugasnya :
- Membuka pintu untuk tamu.
- Menangani barang bawaan tamu, baik tiba maupunn saat meninggalkan hotel.
- Mengantarkan tamu ke reception, lalu ke kamar begitupun sebaliknya waktu pulang.
- Memberikan pelayanan tambahan seperti pemberian informasi dan lain-lain selama berada di Lobby.
5. Front Office cashier
- Melayani penukaran valuta asing, penjualan perangko, dan penanganan kartu-kartu kredit pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas kamar hotel.
- Menagani segala pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas kamar hotel.
6. Food and Beverage Manager
Tugasnya :
- Bertanggung jawab kepada General Manager
- Bertanggung jawab atas bagian yang dibawah naunganya serta mengoperasi setiap bagian.
- Memeriksa hasil penjualan setiap harinya dari setiap bagian dibawah naungany
- Memeriksa hasil penjualan ke bagian Accounting Department.
Bagian-bagian dibawah naungan Food & Beverage Department terdiri dari : - Coffe shop, yang menjual makanan untuk breakfast, lunch, dinner.
- Javanese restaurant, menjual makanan khas jawa dan sunda.
- Piano Lounge, menjual atau menyediakan minuman yang beralkohol.
- Pool Bar, menyediakan minuman ringan dan beer, serta ada juga es krim dan menjual makanan ringan lainya.
- Mini Bar, menyediakan makanan dan minuman untuk setiap kamar tamu. - Main Kitchen, melayani pesanan makanan dari coffe shop dan banquet. - Pastry dan Banquet, mengolah kue-kue dan roti untuk dijual.
3.3 Fasilitas yang dimiliki
Untuk menentukan besar kecilnya suatu hotel dapat ditinjau dari berbagai fasilitas yang dimiliki oleh hotel tersebut. Dimana fasilitas-fasilitas tersebut juga
penunjang dalam melaksanakan operasional tersebut.
Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki fasilitas-fasilitas sesuai dengan klasifikasi bintang empat (IV).
1. Rooms.
HDTI Medan memiliki 258 kamar, dimana kamar-kamar tersebut terdiri dari berbagai tipe yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu; AC, bath room, dengan shower, lantai dengan karpet, TV berwarna, video, mini bar, dan IDD telephone system.
Adapun tipe-tipe kamar tersebut beserta tarifnya adalah sebagai berikut:
1. Standard Room US$ 89.00
2. Superior Room US$ 108.00
3. Deluxe Room US$ 129.00
4. Suite Room US$ 218.00
5. Junior Room US$ 305.00
6. President Room US$ 570.00
7. Extra Bed US$ 14.00
Adapun kamar tersebut sudah termasuk tax & service charge.
2. Restaurant, Bar, dan Outlet lainya
HDTI Medan memiliki beberapa outlet sebagai tempat penjualan makana dan minuman, dimana outlet tersebut sendiri dari restoran, bar, dan sejenisnya, antara lain:
a.The Cafe Terrace
Menyajikan makanan Indonesia, Eropa, seta oriental untuk breakfast, lunch dan dinner. The cafe terrace ini buka selama 24 jam. Sistem penyajianya dilakukan
dengan buffet/prasmanan, yaitu tersedianya beberapa jenis yang dapat dipilih oleh tamu sesuai dengan seleranya. Sistem buffet ini selalu diadakan pada saat breakfast, untuk lunch dan dinner dapat diadakan jika ada orderan/pesanan dari tamu group. The cafe teracce juga melayani pesanan atau orderan dari tamu berdasarkan buku menu yang ada atau dengan sistem a la carte menu dan biasanya ini dilaksanakan untuk lunch atau dinner.
b. Osaka Japanese Restaurant
Osaka Japanese Restaurant ini menyediakan makanan khas Jepang. Nama lain dari restaurant ini adalah Fiji Restaurant. Tamu-tamu dapat menikmati pelayanan yang baik dari waiterss. Para waiterrs memakai pakaian khas Jepang yang disebut dengan Kimono. Tamu-tamu dapat memilih sendiri tempat duduknya, baik duduk bersila ataupun duduk diatas kursi. Waiterss selalu bersiap atau stand by disamping tamu yang sedang mencicipi makananya hingga mereka selesai makan, makanan khas jepang tersebut yaitu tempura, teppan, yaki, shabu-shabu, dll.
c.Sunda & Javanese Restaurant
Yaitu restaurant yang menyediakan makanan dan minuman khas sunda atau jawa. Nama lain dari restaurant ini adalah “Riung Lembur” yang berasal dari bahasa Jawa. Restaurant ini dibuka mulai dari pukul 11.00am-11.pm. Bangunannya terbuat dari bambu-bambu yang berbentuk seperti : keranjang nasi, tempat lauk pauk, kecuali piring-piring dan gelas-gelas dan cup yang terbuat dari tanah liat.
d. Room Service
Room Service bertugas untuk melayani pemesanan makanan dan minuman kekamar-kamar tamu. dalam operasionalnya buka selama 24jam. dalam setiap kamar tersedia room service tamu, sehingga memudahkan tamu untuk memesan
makanan dan minuman. Menu di Room Service sama saja dengan menu yang ada dicafe teracce yang membedakan Cuma harganya, lebih mahal karrena langsung diantarkan kekamar tamu.
e.The Tavern
Yaitu Pub (tempat hiburan yang menyediakan makanan dari daging yang dipanggang khususnya dan hiburan yang ada berasal dari negara Philipina)
f.Piano Lounge
Yaitu Suatu tempat untuk menikmati hiburan dengan suasana romantis dimalam hari dengan pianist dan penyanyi dari luar negeri yang menyanyikan lagu-lagu berirama romantis jazz dan sentimen.
g. T.D Pardede Lounge/Lobby Bar
Menyediakan minuman beralkohol dan tidak beralkohol. disini tamu dapat menikmati minumanya sambil menonton televisi. Juga disediakan minuman compliment berupa orange juice.
h. Music Lounge
Satu tempat yang unik dengan gaya Inggris. disamping itu cocok digunakan sebagai tempat bersantai bagi tamu, dengan sungguhan pertunjukan band dari luar negeri.
3. Fasilitas Meeting/convention
HDTI memiliki 2 ruang function yang dapat disewakan baik untuk bisnis, pesta, disamping konferensi. kedua function itu adalah :
a. Deli Room
Ruangan ini dipakai untuk kegiatan bussines dinner, weding party dan cocktail party. Ruangan ini berkapasitas hingga 100 orang.
Ruangan ini dipakai untuk kegiatan konvensi, seminar, exhibition atau trade luncheon. berkapasitas mulai dari 50-400 orang. Royal room ini dibagi-bagi menjadi :
- Royal Room I - Royal Room II - Royal Room III - Royal Room IV - Royal Room V
Rungan ini dapat ditata sedemikian rupa sesuai dengan jenis kegiatan dan permintaan tamunya, misalnya:
- Theater style susunan kursi-kursinya seperti bioskop
- Untuk kegiatan reception maka meja-mejanya disusun berbentuk “U” dengan rapi dan setiap meja dilengkapi dengan bunga segar.
- Table buffet untuk kopi dan tea maka meja-mejanya disusun dengan rapi dan bentuk bulat.
4. Health dan Fitness centre
Health dan fitness centre adalah gedung olahraga sebagai fasilitas yang disediakan hotek untuk bermacam-macam kegiatan olahraga seperti basket, tenis lapangan, squash court dan mandi uap yang dilakukan untuk meningkatkan tingkat kebugaran dan kesehatan yang optimum.
Gedung olahraga ini dilengkapi alat-alat modern. Untuk berolahraga renang juga dapat dilakukan di kolam renang Hotel Danau Toba Internasional ini yang diberi dengan nama “Hermina”.
5. Danau Toba Executive Residence
Adapun fasilitas-fasilitas yang lain yaitu : Ari Kink Kink Discoutheque, Billiard Centre, Shopping Arcade, Malaysia Airline, Standard aand Charter Bank, Beauty/Barber Shop, Star Massage, Cake Shop, Mutiara Tour, and Travel Service, Swimming Pool and Waterfall, Video Casette Rental, Medical Clinic, Taxi Service, Laundry, Parking Area, Karaoke dan juga Pool Bar.
Karaoke atau Toba Singing Lounge yaitu tempat bersenang-senang sambil menikmati hiburan, dimana tamu-tamu itu sendiri bisa berkaraoke ditempat ini.
3.4 Klasifikasi Hotel
Hotel Danau Toba Internasional Medan adalah hotel berbintang 4 (empat) yang terletak dijalan Imam Bonjol no.17 Medan yang dapat digolongkan kedalam city hotel karena terletak ditengah-tengah kota dan tidak jauh dari pusat perbelanjaan, kantor-kantor dan airpot.
Klasifikasi hotel ini untuk lebih jelasnya adlah sebagai berikut : 1. Berdasarkan harga jual kamar (Plan System)
HDTI Medan menganut sistem Europian Plan dimana harga kamar yang dibayar tidak termasuk makan dan minum.
2. Dari jumlah kamar (Size Number of Room)
Hotel ini memiliki 2258 kamar. Sesuai dengan jumlah kamar tersebut hotel ini digolongkan kedalam Above Average Hotel.
3. Berdasarkan lamanya tamu tinggal (Lenght of Guest Stay)
HDTI Medan termasuk dalam kategori “Transient Hotel” karena tamu hotel yang menginap rata-rata 1-2 hari saja walaupun ada tamu yang menginap lebih dari 3 hari.
4. Berdasarkan jenis tamu hotel (Type of Guest)
Tamu yang menginap di HDTI Medan paling banyak dari kalangan bisnis disamping tamu-tamu wisatawan, keluarga dan sebagainya. Dengan demikian hotel ini dapat digolongkan kedalam business hotel.
5. Berdasarkan lamanya hotel dioperasikan (Lenght of Operation Period) Pengoperasian hotel ini berlangsung sepanjang tahun, tidak tergantung kepada musim, sehingga hotel ini dapat digolongkan kedalam unseasonal hotel.
6. Berdasarkan lokasi (location)
HDTI Medan termasuk kategory “city hotel” karena letaknya berada ditengah pusat kota, dekat dengan pusat perbelanjaan, perkantoran, airpot yang sangat erat hubunganya dengan kegiatan masyarakat sehari-hari. 7. Berdasarkan Under The Government Regulation
Berdasarkan ketetapan yang telah diberikan pemerintah pada hotel ini, yang dapat dilihat dari piagam pemerintah yang ditempatkan dikantor depan hotel, maka dapat dalam klasifikasi hotel berbintang empat.
BAB IV
KINERJA DAN PERANAN FRONT OFFICE DEPARTMENT DALAM